CVDR429184_1Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente OosterhoutnlregelingOosterhout2016-12-13Oosterhoutgmb-2016-179068Controleverordening gemeente Oosterhout 2017Gemeentewet, art. 213Besluit accountantscontrole gemeentengemeenteraadfinanciën en economie2016-12-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-01-012021-01-01Nieuwe regelingBI.0160526GeenDeze verordening vervangt per 1 januari 2017 de Controleverordening gemeente Oosterhout 2013Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de
financiële organisatie van de gemeente OosterhoutDe raad van de gemeente Oosterhout besluit;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;vast te stellen:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting
van de financiële organisatie van de gemeente Oosterhout.Controleverordening gemeente Oosterhout artikel 213
Gemeentewet1Definities
accountant:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de in
artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.
accountantscontrole:
de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid
3
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening
gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en
lasten en balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens
algemene maatregel van bestuur te stellen regels
bedoelt in artikel 186
Gemeentewet;
het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid
4
de inrichting van het financieel beheer en de
financiële organisatie gericht op de vraag of deze
een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk
maken;
onrechtmatigheden in de jaarrekening;
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:
het overeenstemmen van het tot stand komen van de
financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de
relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole gemeenten.
deelverantwoording: een in opdracht van de raad
ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een
afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke
organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de
jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel
213, lid 2, Gemeentewet wordt opgedragen aan een door de
raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in
principe voor een periode van drie jaar. 2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de
accountantscontrole het programma van eisen vast. 3.In het contract met de accountant worden in principe de toe te passen
goedkeuring- en rapporteringstoleranties opgenomen. De raad heeft de
mogelijkheid om vooraf onderwerpen af te spreken met de accountant met
bijbehorende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht dient te besteden. 4.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en
gunningcriteria vast en per gunningcriterium de bijbehorende weging
vast.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening uiterlijk vijf weken
voor vaststelling door de raad, samen met de accountantsverklaring en
het verslag van bevindingen aan de raad, zodanig dat vaststelling door
de raad uiterlijk voor de in de Gemeentewet, artikel 200 genoemde datum van elk jaar
volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.5.Informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan in
voorkomende gevallen de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande
kennisgeving uitvoeren; in onderling overleg en rekening houdend met de
raadsagenda worden de tijdstippen van aanvang en rapportering jaarlijks
bepaald.3.De accountant heeft periodiek overleg met de auditcommissie, de
portefeuillehouder financiën, de directie, de auditfunctie en de
concerncontroller. 5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Specifieke controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van
de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht
te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant,
indien dit in het belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de
raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente
is.7.Rapportage1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde tussentijdse en
eindejaarscontroles verslag uit over zijn bevindingen. Het betreft
bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het
geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de
beheersdaden zijn gecontroleerd. Ook het hoofd van de afdeling waar de
ambtenaar werkzaam is, de directie, de concerncontroller dan wel andere
daarvoor in aanmerking komende ambtenaren ontvangen het verslag. Een
afschrift wordt net als de managementletter ter kennisgeving verzonden
aan de raad.Frequentie en tijdstip van aanlevering zijn contractueel bepaald en
kunnen afhankelijk van de jaarlijks in overleg samen te stellen planning
worden aangepast.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukkenhet verslag van bevindingen met de auditcommissie.8.Intrekken oude verordening en overgangsrecht1.De ‘Controleverordening
gemeente Oosterhout 2013’ vastgesteld met raadsvoorstel
BI.0120095 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing
blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van
het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in
werking treedt.9.Inwerkingtreding en citeertitel1.Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017.2.Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening gemeente
Oosterhout 2017”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 december 2016.DE RAAD VOORNOEMD,,voorzitter,griffierToelichting bij controleverordeningArtikel 2. Opdrachtverlening
accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1, GW). Voor het overleggen van deze stukken aan
de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 GW). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht
van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213,
lid 2 GW). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de
accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant op grond van artikel 171, lid 1 GW
ondertekent. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,
luidt artikel 171, lid 1 GW.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een
registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Artikel 213, lid 7 GW
zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld.
Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de
raad te geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het tweede lid regelt,
dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van
de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de
accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt
gewisseld en / of een nieuwe aanbesteding plaatsvindt.Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten”
dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het
“Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of
onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten
van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de
accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.
In het Besluit accountantcontrole worden maximale percentages voor de
goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en
eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor
onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad
lager worden vastgesteld. Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een
goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag
van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden
gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria, gunningscriteria en
bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant
voor de controle van de jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat
de accountant aanwijst en moet dus de selectiecriteria, gunningscriteria en
bijbehorende wegingsfactoren vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid
van artikel 2. Artikel 3. Informatieverstrekking door college Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het
jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor
de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de
verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende documenten. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende documenten goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen. Het derde lid wordt het college verplicht een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor
de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring
wordt ook wel een LOR (Letter of Representation) genoemd. Hoewel het een
algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een
dergelijke verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet
namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar op dit moment in elk geval voor
15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college
bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij
moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het vierde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting en
uitvoering van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een
soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole. Artikel 5. Toegang tot informatie In het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te
voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan
het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van
de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Indien dit
noodzakelijk is voor een goede controle moet de accountant dus inzage kunnen
hebben in alle stukken, inclusief vertrouwelijke stukken als daar aanleiding
voor is.Artikel 6. Specifieke controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een
bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk
moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het
gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen.
Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te
informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende
uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan
het college kenbaar te maken.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Het is een zelfstandige bevoegdheid van het college zonder voorafgaand de raad
te informeren. Wel is ook hierbij van toepassing de meldingsplicht zoals
opgenomen in artikel 7 bij constatering van afwijkingen die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening.Artikel 7. Rapportage Het derde en vierde lid van artikel 213 GW regelt de rapportering en de inhoud
daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen
van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het
eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde
afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
afdeling kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.