Organisatie | Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit elektronische post Dienst Gezondheid & Jeugd |
Citeertitel | Besluit elektronische post Dienst Gezondheid & Jeugd |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd, art. 3
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-12-2014 | Nieuwe regeling | 27-11-2014 Wegener Bladen, 30-12-2014 | DB141127.6g.1 |
In dit besluit wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 Het beheer van functionele e-mail
Een medewerker die de beschikking heeft over e-mailfaciliteiten is verplicht zijn persoonlijke postbus regelmatig op ingekomen berichten te controleren of te doen controleren. Het hoofd van de beheerseenheid kan hiervoor nadere aanwijzingen geven.
Het overbrengen van een functioneel e-mailbericht op een andere drager met als doel slechts die afdruk voor blijvende bewaring te bestemmen, moet worden beschouwd als het vervaardigen van een reproductie die aan alle eisen, gesteld in artikel 7 van de wet en artikel 6 van het besluit, dient te voldoen.
Aldus vastgesteld op 27 november 2014;
Het dagelijks bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd,
de secretaris, de voorzitter,
A.J.A. Wijten C.M.L. Lambrechts
In het algemeen kunnen we stellen dat elektronische post op dezelfde manier behandeld wordt als papieren post. Daar waar over e-mail wordt gesproken is dit ook van toepassing op een faxbericht.
In 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht. De wet heeft zowel betrekking op geadresseerde verzending, bijvoorbeeld e-mail, als het op elektronische wijze openbaar maken van stukken. De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest. De wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer.
Mocht de Dienst ooit voornemens zijn om op basis van dit algemene kader ook formeel elektronisch benaderbaar te zijn - nu kan dat alleen per post – dan moet dit besluit geactualiseerd c.q. verruimd worden naar bijvoorbeeld een Besluit elektronisch verkeer.
Het besluit betreft alle soorten en vormen van e-mail. De nadruk in dit besluit ligt met name op hoe om te gaan met verzonden of ontvangen berichten via de persoonlijke postbus. In het beheer van de afdelings- e.o. de dienstpostbus bestaat weinig verschil.
Er moeten wel beheerders van betreffende postbussen aangewezen moeten worden. De verantwoordelijkheid voor een nadere uitwerking van het bepaalde in dit besluit ligt bij het hoofd van de beheerseenheid.
Alle vormen van functionele e-mail worden beschouwd als archiefbescheiden bestemd om onder de Dienst te blijven berusten.
Ook bij het sterk decentrale gebruik van e-mail moeten de bestaande regels omtrent bevoegdheden onverkort worden toegepast. Zo moet er aandacht zijn voor een duidelijke opdracht van de leidinggevende, waar dit in de rede ligt.
Verzekert dat informatie die langer bewaard moet blijven buiten de persoonlijke brievenbus wordt opgeslagen. Niet alleen het bericht, maar de gehele context waarin een dergelijk archiefstuk is ontvangen of opgemaakt. Alleen door de samenhang (het werkproces) volledig te bewaren, is op een later tijdstip een juiste interpretatie van de informatie mogelijk. Maak een gecontroleerde archivering van berichten mogelijk, bij voorkeur in een organisatiebreed in gebruik zijnd document managementsysteem. In voorkomend geval is de ontvanger of verzender van een functioneel e-mailbericht verantwoordelijk voor een goede registratie en archivering van betreffende bericht met eventuele aangehechte bijlagen.
Maakt de weg vrij voor het verzenden van e-mailberichten met een formele inhoud op voorwaarde dat de bestaande (analoge) procedure om een dergelijk bericht te verzenden gelijktijdig wordt toegepast. De e-mailvariant is een mogelijkheid om snel een ‘vooraankondiging’ te doen. Het is verstandig de geadresseerde mee te delen dat alleen op basis van het schriftelijke stuk rechten of verplichtingen kunnen ontstaan.
Om als organisatie in bijvoorbeeld juridische procedures sterk te staan, zal er speciale aandacht moeten worden geschonken aan de exclusiviteit, integriteit, duurzaamheid, controleerbaarheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van niet afgedrukte (blijvend) te bewaren e-mailberichten. In daartoe gecertificeerd DMS biedt hiervoor goede borging.
lid 4 Maakt duidelijk dat het afdrukken van e-mailberichten, met als doel slechts de afdruk blijvend te bewaren, een vorm van conversie is waarvoor een machtiging van het dagelijks bestuur – gehoord de archivaris - benodigd is.
de hier bedoelde aanwijzingen zijn opgenomen in het protocol post- en archiefzaken. Algemeen beleid is: houdt digitaal wat digitaal is en maak het overige digitaal.