Organisatie | Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd 2015 |
Citeertitel | Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-12-2014 | Nieuwe regeling | 11-12-2014 Wegener Bladen, 30-12-2014 | AB141211.4i |
Het algemeen bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 27 november 2014;
gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995, alsmede artikel 45 van de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid;
vast te stellen de Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd, regelende de zorg voor de archiefbescheiden van de Dienst en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 De zorg voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 6 Vervaardiging en bewaring bescheiden
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Hoofdstuk 3 Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats
Ingevolge artikel 45 van de regeling wordt de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht aangewezen voor de bewaring van de op grond van de artikelen 12 en 13 van de wet over te brengen archiefbescheiden van de Dienst. De ter zake van de archiefbewaarplaats door het gemeentebestuur van Dordrecht gegeven voorschriften zijn van toepassing.
In afwijking van het eerste lid worden de archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Dienst, en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van door de deelnemers aan de Dienst gemandateerde taken, overeenkomstig de wet overgedragen aan de door de desbetreffende deelnemer aangewezen archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 4 Toezicht van de archivaris
Ingevolge artikel 45 van de regeling oefent de archivaris van de gemeente Dordrecht het toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De ter zake van de archivaris door het gemeentebestuur van Dordrecht gegeven voorschriften zijn van toepassing.
Artikel 11 Vervanging archivaris
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een ambtenaar die in het bezit is van een diploma als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur
van 11 december 2014,
de secretaris, de voorzitter,
A.J.A. Wijten C.M.L. Lambrechts
Toelichting op de Archiefverordening
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten:
De verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.
In de verordening zijn bepalingen opgenomen die handelen over het beheer van archiefbescheiden die door deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling ter beschikking zijn gesteld en archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van aan de Dienst gemandateerde taken. Echter, bij de vaststelling van de verordening was daarvan feitelijk nog geen sprake. Noch van beschikbaarstelling van archiefbescheiden, noch van mandatering van taken. De bepalingen zijn opgenomen om in voorkomend geval daarin te kunnen voorzien.
Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 4) is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk 4 is een uitwerking van het “toezicht” bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Gelet op hoofdstuk VII van de Archiefwet en artikel 45 van de gemeenschappelijke regeling is het archieftoezicht op het beheer van archiefbescheiden van de Dienst en haar organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, belegd bij de gemeentearchivaris van de gemeente Dordrecht.
In het Besluit Informatiebeheer Dienst Gezondheid & Jeugd zijn voorschriften vastgelegd ter nadere uitwerking van het bepaalde in de Archiefverordening.
Voor deze verordening is onder meer gebruik gemaakt van de modelregeling van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis wordt toegekend.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder en het aanstellen van voldoende deskundig personeel is opgenomen in de op grond van artikel 3 vast te stellen Besluit informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. De Archiefregeling stelt nadere regels ten aanzien van vervanging van archiefbescheiden
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop, heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.
Door de Wet revitalisering generiek toezicht wijzigt het sturende archieftoezicht vooraf, in toezicht achteraf. Daardoor wordt het interne toezicht op het beheer belangrijker. Dit betekent onder meer:
Op het gebied van archiefbeheer betekent dit dat de archiefinspectie duidelijk een stapje terug doet en zich meer als toezichthouder gaat opstellen. De nadruk op eigen verantwoordelijkheid staat voorop met bijbehorende eigen inspectie en toezicht binnen elke overheidsorganisatie.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie begrepen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Archiefrechtelijke regels maken bijzondere handelingen ten aanzien van informatie mogelijk, zoals vernietiging, vervanging en vervreemding. Zij vereisen een machtiging van de archivaris:
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 8.