Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Artikel 1 (definities)

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financiële positie;

  • -

    het financieel beheer;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    de uitvoering van investeringsprojecten;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• c.

  rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen bestuur en College, wordt gehandeld;

• d.

  doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;

• e.

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• f.

  netto-kosten: lasten die aan een bepaald programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de baten (met uitzondering van de belasting– en andere algemene opbrengsten) die aan hetzelfde programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend;

• g.

  beleidsproducten: de beleidsproducten die zijn opgenomen in de door de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;

• h.

  beheerproducten: de beheerproducten die zijn opgenomen in de door de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;

• i.

  Waterschapswet: de Waterschapswet zoals deze luidt na het in werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van 28 april 2009;

• j.

  Waterschapsbesluit: ‘Besluit van 29 november 2007, houdende regels met betrekking tot de waterschappen‘ (Staatsblad 2007, 497).

Artikel 12 (financieel beleid algemeen)

• 1.

  Het college doet voorstellen aan het algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

  • a.

    waardering en afschrijving van activa;

  • b.

    weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen;

  • c.

    kostentoerekening en onderbouwing tarieven;

  • d.

    financiering.

• 2.

  Het college zorgt er voor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg van deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

Artikel 13 (waardering en afschrijving van activa)

• 1.

  Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:

  • a.

    onder welke voorwaarden investeringen worden geactiveerd;

  • b.

    de wijze waarop het waterschap omgaat met de verplichtingen uit het Waterschapsbesluit dat de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;

  • c.

    de afbakening tussen investering en onderhoud;

  • d.

    de afschrijvingsmethode.

Artikel 14 (weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen)

• 1.

  Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:

  • a.

    een beschrijving van de risico´s die het waterschap loopt;

  • b.

    de weerstandscapaciteit van het waterschap, zijnde de middelen en mogelijkheden van het waterschap om niet begrote kosten te dekken;

  • c.

    het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;

  • d.

    de vorming en besteding van reserves;

  • e.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • f.

    de berekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2.

  Als element van het in het eerste lid onder d bedoelde onderdeel reserves wordt voor de reserves die onderdeel uitmaken van de algemene reserves en de bestemmingsreserves die niet zijn bedoeld voor tariefsegalisatie per reserve ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.

• 3.

  Als element van het in het eerste lid onder e bedoelde onderdeel voorzieningen wordt per voorziening ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.

Artikel 15 (kostentoerekening en onderbouwing tarieven)

• 1.

  Het beleid omtrent kostentoerekening en onderbouwing van tarieven omvat in ieder geval:

  • a.

    een beschrijving van het kostentoerekeningssysteem;

  • b.

    de wijze waarop het waterschap invulling geeft aan de eis uit het Waterschapsbesluit dat de kostentoerekening plaatsvindt op basis van objectieve, bedrijfseconomische criteria;

  • c.

    de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de kostentoerekeningssystematiek;

  • d.

    de methodiek voor de berekening van de rentelasten van vaste activa;

  • e.

    de onderbouwing van de tarieven die gelden voor de door het waterschapsbestuur in rekening te brengen rechten als bedoeld in artikel 115 van de Waterschapswet, zijnde rechten ter zake van:

  • -

    het gebruik overeenkomstig de bestemming van voor de openbare dienst bestemde bezittingen van het waterschap of van voor de openbare dienst bestemde werken of inrichtingen die bij het waterschap in beheer of in onderhoud zijn;

  • -

    het genot van door of vanwege het bestuur van het waterschap verstrekte diensten;

  • -

    het behandelen van verzoeken tot het verlenen van vergunningen of ontheffingen;

  • f.

    de onderbouwing van de prijs van producten en diensten die het waterschap aan derden kan leveren, waaronder ook begrepen verhuur, verkoop en erfpachting van onroerende zaken die aan derden kunnen worden geleverd, alsmede de kosten van bestuursdwang, en waarbij onderscheid wordt gemaakt in directe kosten, indirecte kosten en toegerekende kosten;

  • g.

    de mate van kostendekkendheid van de onder e en f bedoelde tarieven.

• 2.

  Het college zorgt er voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde rechten, diensten en zaken.

Artikel 16 (financiering)

• 1.

  Het college zorgt er voor dat bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

  • a.

    goede ondersteuning plaatsvindt van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen;

  • b.

    een continue toegang tot de financiële markten is;

  • c.

    voldoende financiële middelen worden aangetrokken en overtollige gelden worden uitgezet om de programma’s binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de meerjarenraming en de begroting te kunnen uitvoeren;

  • d.

    de volgende risico’s verbonden aan de financieringsfunctie worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s;

  • e.

    de kosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt bereikt;

  • f.

    een bijdrage wordt geleverd aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het waterschap;

  • g.

    de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities worden beperkt.

• 2.

  Het risicobeheer van het waterschap wordt gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

  • a.

    ten opzichte van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen heeft de financieringsfunctie een ondersteunende rol. Financiering volgt en is dienstbaar aan deze taken (servicecentrum);

  • b.

    de uitvoering van de financieringsfunctie voegt geen financiële risico’s toe aan degene die zijn verbonden aan de uitvoering van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen, maar is er op gericht toekomstige risico’s te verminderen of te verschuiven;

  • c.

    bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het College indien mogelijk zekerheden;

  • d.

    het wettelijk kader van de Wet Fido wordt als uitgangspunt voor het beheersen van renterisico’s gehanteerd;

  • e.

    wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de portefeuille vlottende opgenomen leningen en verstrekte leningen wordt de kasgeldlimiet van de Wet Fido in acht genomen.

  • f.

    wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de portefeuille vaste opgenomen leningen en verstrekte leningen wordt de renterisiconorm van de Wet Fido in acht genomen;

• 3.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen en limieten in acht:

  • a.

    in besluiten over uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties wordt het openbaar belang van dergelijke uitzettingen gemotiveerd;

  • b.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij

  • -

    het is een financiële instelling die gevestigd is in een lidstaat van de EER die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus;

  • -

    voor henzelf of voor door de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een AA-minusrating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus;

  • -

    er kan worden afgeweken van de bovenstaande 2 punten, indien de periode minder dan 3 maanden betreft. In dat geval dient de voor henzelf of de door hen uitgegeven waardepapieren ten minste over een A-rating, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus te beschikken.

  • c.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • d.

    middelen worden uitsluitend uitgezet in de vorm van de volgende instrumenten:

  • -

    callgeld, kasgeld, deposito’s en rekening–courant;

  • -

    onderhandse leningen en beleggingen;

  • -

    Medium Term Notes;

  • -

    obligaties;

  • -

    beleggingsfondsen met een hoofdsomgarantie zoals bedoeld in de ‘Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden’;

  • -

    andere internationale financieringsprogramma’s.

  • e.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s, dit zal worden uitgewerkt in het treasurystatuut;

  • f.

    het is slechts toegestaan gelden uit te zetten bij financiële ondernemingen die gevestigd zijn in een lidstaat van de EER, Europese Economische Ruimte, die minimaal over een AA-rating beschikt;

  • g.

    de hoofdsom van een verstrekte lening is niet onderhevig aan indexatie;

  • h.

    aandelen worden niet gekocht tenzij dit gebeurt in het kader van de uitvoering van de in het eerste lid bedoelde publieke taken.

Artikel 17 (algemeen)

• 1.

  Het college zorgt er voor dat de paragrafen in begroting en in het jaarverslag voldoen aan de relevante bepalingen van het Waterschapsbesluit en aan de in deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

• 2.

  In de hieronder genoemde paragrafen van de begroting wordt ingegaan op de wijze waarop in het begrotingsjaar invulling zal worden gegeven aan het desbetreffende onderdeel van het in artikel 12 bedoelde beleid:

  • a.

    kostentoerekening;

  • b.

    weerstandsvermogen;

  • c.

    financiering;

• 3.

  Indien het in het tweede lid bedoelde beleid afwijkt van de in het desbetreffende onderdeel van het in artikel 12 bedoelde beleid vastgelegde kaders wordt daarop in de betreffende paragraaf ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

• 4.

  De paragrafen van het jaarverslag bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen van de begroting is opgenomen. Indien tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in artikel 12 bedoelde beleid wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

Artikel 18 (paragraaf weerstandsvermogen)

• 1.

  Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van het jaarverslag weer de risico’s van materieel belang. Het College brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s die worden genoemd in het beleid bedoeld in artikel 14.

• 2.

  Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van het jaarverslag aan wat de weerstandscapaciteit is en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 19 (paragraaf bedrijfsvoering)

• 1.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting gaat het College in op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.

• 2.

  Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en het jaarverslag over de plannen en voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 109a van de Waterschapswet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 20 (paragraaf verbonden partijen)

In de begroting en het jaarverslag wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van relaties met bestaande verbonden partijen, wijzigingen bij of ten aanzien van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 21 (paragraaf financiering)

In de begroting en het jaarverslag doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a.

  algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financieringsfunctie;

• b.

  de relatie met de meerjarenraming;

• c.

  de ontwikkeling van de rente (rentevisie);

• d.

  de liquiditeitsprognose en de financieringsbehoefte;

• e.

  de kasgeldlimiet;

• f.

  de renterisiconorm;

• g.

  de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;

• h.

  de plannen inzake het risicobeheer, inclusief de eventuele inzet van derivaten.

Artikel 22 (administratie)

Het college zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het waterschap als geheel en in zijn organisatie-onderdelen;

• b.

  het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen van het waterschap, waaronder ook worden begrepen de niet-geactiveerde objecten met cultuurhistorische waarde (waaronder panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen en kunstvoorwerpen) alsmede overige investeringen die niet zijn geactiveerd;

• c.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten;

• d.

  het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

• e.

  een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;

• f.

  een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie;

• g.

  het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• h.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• i.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23 (financiële administratie)

Het college zorgt er voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Waterschapsbesluit en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de financiële administratie tijdig alle door het algemeen bestuur en het College genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens en stukken verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarden nodig is;

• c.

  de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.

Artikel 24 (organisatie en administratieve organisatie)

• 1.

  Het college zorgt voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • b.

    de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • e.

    de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatorische eenheden;

  • f.

    de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake;

  • g.

    regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten die aan het algemeen of College worden voorgelegd;

  • h.

    regels ter uitvoering van het gestelde in artikel 16, die samen met regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in een financieringsstatuut worden opgenomen;

  • i.

    de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap wordt gemaakt.

Artikel 25 (inwerkingtreding)

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de datum van vaststelling door het algemeen bestuur.

• 2.

  De meerjarenramingen die worden opgesteld in begrotingsjaren met ingang van 2010 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 26 (slotbepalingen)

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden”.