Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de  vaststelling van de Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (Financiële verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid)

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van de Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (Financiële verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid)

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid,

Gelet op

- artikel 216 van de Provinciewet;

- het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

- artikel 59, zesde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

- artikel 27 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

Besluit

de Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid als volgt vast te stellen.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen 

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de Omgevingsdienst, of onderdelen ervan, ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding en ter verankering van de interne controle;

c. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;

d. BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

e. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

f. directeur: de directeur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 23 van de regeling;

g. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen;

h. financiële administratie: administratie ten behoeve van een goed inzicht in:

- de financieel-economische positie;

- het financiële beheer;

- de uitvoering van de begroting;

- het afwikkelen van vorderingen en schulden;

- het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

i. niet-wettelijke taken: de taken van de Omgevingsdienst die in het kader van de Wet op de Vennootschapsbelasting worden aangemerkt als ondernemingsactiviteiten;

j. Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, bedoeld in artikel 2 van de regeling;

k. producten: concrete activiteiten die de Omgevingsdienst verricht op grond van de wettelijke taken, niet wettelijke taken en expertisetaken;

l. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

m. wettelijke expertisetaken: het bieden van specifieke expertise door de Omgevingsdienst aan de deelnemers of andere organisaties, in het verlengde van de uitvoering van de wettelijke taken, overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de regeling;

n. wettelijke taken: de taken die de Omgevingsdienst uitvoert ten behoeve van de deelnemers en bestuursorganen niet zijnde deelnemers aan de regeling, als bedoeld in artikel 4, tweede tot en met zesde lid, van de regeling.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2 Inrichting van de begroting

1. Het algemeen bestuur stelt bij de aanvang van de nieuwe zittingsperiode een begrotingsindeling, conform het BBV, vast.

2. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient en met inachtneming van het bepaalde in artikel 25 van de regeling.

3. Het algemeen bestuur kan gedurende het begrotingsjaar begrotingswijzigingen vaststellen.

4. Het algemeen bestuur stelt van de begroting als bedoeld in het eerste lid, in ieder geval het volgende vast:

a. de te leveren producten;

b. de baten en lasten.

5. De begroting bevat een uiteenzetting van de financiële positie van de Omgevingsdienst gedurende de periode waarop de begroting betrekking heeft.

6. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

7. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de besluiten van het algemeen bestuur, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen zijn opgenomen.

8. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

9. Het dagelijks bestuur stelt aan het algemeen bestuur per product de indicatoren voor de beoordeling van de geleverde prestaties voor.

10. Het algemeen bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het negende lid, vast.

11. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de producten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, kunnen worden getoetst.

12. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten.

Artikel 3 Kaders begroting

1. Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk in november van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende begrotingsjaren, zijnde de richtlijnen over de begroting van het jaar t+2 alsmede de indexering van de tarieven en lasten van het jaar t+1. De kaders betreffen een meerjarenraming op hoofdlijnen van de belangrijkste baten en lasten, voorzien van een toelichtende beschouwing. Bij de baten en lasten wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering, bedoeld in artikel 4 en de jaarstukken, bedoeld in artikel 5.

2. Het algemeen bestuur stelt de nota, bedoeld in het eerste lid, uiterlijk 15 december van elk begrotingsjaar vast.

3. De door het algemeen bestuur vastgestelde nota dient als uitgangspunt voor de opstelling van de begroting voor het volgende begrotingsjaar t+2.

4. In de begroting wordt een post onvoorzien van 1% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 4 Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. De deelnemers worden eveneens over dezelfde perioden gerapporteerd over de gerealiseerde diensten met daarbij een prognose van de nog te realiseren diensten en de effecten daarvan op de uitputting van de budgetten. De deelnemers worden maandelijks voorzien van een financiële rapportage.

2. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de begroting of de doelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

3. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting en een overzicht met de bijgestelde raming van:

a. de baten en de lasten en het verwachte resultaat ten opzichte van de begroting;

b. de realisatie op de begrote subsidieverwachtingen;

c. de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; en

d. het verloop van de investeringskredieten.

4. In de tussenrapportages worden afwijkingen behandeld groter dan 10% of afwijkingen groter dan € 50.000 ten opzichte van de begrote baten en de lasten.

5. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur zonodig voorstellen voor het wijzigen van de baten en lasten en de investeringskredieten.

6. Wanneer het Rijk de Omgevingsdienst bericht dat alle uitvoeringsorganisaties samen het collectieve aandeel van uitvoeringsorganisaties in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 5 Jaarstukken

1. Het dagelijks bestuur legt met de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de begroting.

2. De jaarstukken zijn spiegelbeeldig aan de begroting. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

a. wat is bereikt;

b. welke diensten zijn geleverd;

c. wat de kosten zijn;

d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

3. In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

4. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, vast in het begrotingsjaar volgend op het begrotingsjaar waarop deze betrekking heeft, met inachtneming van artikel 25 van de regeling.

5. Het gerealiseerde resultaat van een vastgestelde jaarrekening in jaar X komt ten bate / laste van de deelnemers en / of de gemeenschappelijke regeling conform artikel 26 van de Regeling.

6. Het dagelijks bestuur doet een voorstel tot bestemming van het gerealiseerde resultaat.

7. Het algemeen bestuur stelt de bestemming van het gerealiseerde resultaat vast.

8. Alvorens de bepaling van het gerealiseerde resultaat vindt een controle plaats op het resultaat van de niet-wettelijke taken. Een positief resultaat van de niet-wettelijke taken wordt op nacalculatorische kostprijs verrekend met opdrachtgevers indien geconcludeerd wordt dat er sprake is van winstoogmerk in het kader van de Wet Vpb.

Artikel 6 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven.

2. Voor het activeren van investeringen wordt een minimumbedrag van € 450 gehanteerd, met uitzondering van gronden en terreinen.

3. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

4. De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

a. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

b. 3 jaar: automatiseringsapparatuur;

c. 10 jaar: kantoormeubilair en schoolmeubilair;

d. 20 jaar: motorvaartuigen;

e. 5 jaar: aanhangwagens, personenauto’s en lichte motorvoertuigen.

5. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

6. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in vier jaar afgeschreven, indien voldaan wordt aan de voorwaarden genoemd in het BBV.

Artikel 7 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 8 Reserves en voorzieningen

1. Het dagelijks bestuur biedt tenminste eens per vier jaar de nota reserves en voorzieningen aan.

2. De nota, bedoeld in het eerste lid, wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt:

a. de vorming en besteding van reserves;

b. de vorming en besteding voorzieningen;

c. de toerekening van rente aan reserves en de voorzieningen.

Artikel 9 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de kostprijs van producten van de Omgevingsdienst wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door Omgevingsdienst verleende diensten.

2. Het systeem van kostprijsberekening wordt elke vier jaar vastgesteld door het algemeen bestuur

3. De begroting voorziet in:

a. de berekening van de kostprijs voor de producten;

b. de bepaling van de renteomslag en de wijze van rentetoerekening als onderdeel van de kapitaallasten.

Hoofdstuk 4 Paragrafen van de begroting en jaarrekening

Artikel 10 Weerstandsvermogen en risicomanagement

1. Het dagelijks bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar aan het algemeen bestuur een nota of bijgestelde nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Het algemeen bestuur stelt de nota vast binnen zes maanden nadat de nota is aangeboden.

2. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het BBV in ieder geval op een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen en de impact van de risico's.

Artikel 11 Bedrijfsvoering

1. Het dagelijks bestuur stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan het algemeen bestuur gezonden.

2. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand;

b. de loonkosten;

c. de kosten van inhuur derden;

d. de huisvestingskosten;

e. de automatiseringskosten.

Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en financieel beheer 

Artikel 12 Financieringsfunctie

1. Het dagelijks bestuur zorgt voor de kaders en de inrichting van de financieringsfunctie en legt regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Het dagelijks bestuur zendt het Treasurystatuut ter vaststelling aan het algemeen bestuur.

2. In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van BBV in ieder geval op:

a. de kasgeldlimiet;

b. de renterisico norm;

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie;

e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 13 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, en contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten, investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 14 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

f. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 15 Interne controle

1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder a, van de Provinciewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder b van de Provinciewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de Omgevingsdienst. Alle bedrijfsprocessen worden binnen een periode van 4 jaar getoetst. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

3. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor 31 december van het jaar voorafgaand aan het controlejaar een intern controleplan vast.

4. De resultaten van toetsing, bedoeld in het tweede lid, en het verbeterplan worden ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

Artikel 17 Bekendmaking en inwerkingtreding

1. De Financiële Verordening Omgevingsdienst ZHZ van 5 december 2012 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop dit besluit in werking treedt.

2. Deze verordening wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

3. Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 24 november 2016.

De directeur,  

Mr. R. Visser

De voorzitter,

mr. R.A. Janssen