| Organisatie | Werk en Inkomen Lekstroom |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Integriteitsbeleid Werk en Inkomen Lekstroom |
| Citeertitel | Integriteitsbeleid Werk en Inkomen Lekstroom |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 125quater Ambtenarenwet
Gedragscode WIL;
Klachtenregeling ongewenst gedrag WIL;
Regeling ambtseed of belofte WIL;
Regeling melden vermoeden misstanden WIL;
Regeling nevenwerkzaamheden WIL;
Regeling thuiswerken WIL.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-12-2015 | Nieuwe regeling | 15-12-2015 Het interne netwerk Pleio; | Onbekend |
Overheidsorganisaties staan altijd in de schijnwerpers; onze activiteiten worden onder een vergrootglas gehouden. Burgers verwachten dat we onze activiteiten goed, maar vooral integer uitvoeren. Maar hoe kunnen organisaties aan deze verwachting voldoen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze handelingen integer zijn, vooral in die situaties die zich in een grijs gebied bevinden en waarvan het niet duidelijk is wat integer handelen is. Een integriteitsbeleid, zoals deze, biedt richtlijnen over wat dit integer handelen is.
Ook de overheid ziet het belang van een goed werkend integriteitsbeleid, het wordt zelfs verplicht gesteld. De Ambtenarenwet schrijft namelijk voor dat overheidsorganisaties een integraal integriteitsbeleid dienen te ontwikkelen, vaststellen en uitdragen.
Met dit integriteitsbeleid voldoet Werk en Inkomen Lekstroom (hierna te noemen WIL) aan deze verplichting. Maar niet alleen zien we het binnen WIL als een verplichting opgelegd vanuit de Wet. Wij zien ook de toegevoegde waarde van een integriteitsbeleid in onder andere de samenwerking, het vertrouwen en de medewerking richting collega’s en klanten.
In dit integriteitsbeleid worden de visie en doelstellingen van WIL inzake integriteit beschreven. Daarnaast vormt dit document de kapstok waaraan verschillende regelingen, die elk op hun eigen manier bijdragen aan het integriteitsbeleid van WIL, gehangen kunnen worden.
Dit integriteitsbeleid is specifiek toegespitst op WIL en is daarmee van toepassing op alle medewerkers in dienst van WIL, inhuurkrachten, flexibele medewerkers, stagiaires en werkervaringsplekken.
Integriteit is een begrip waar veel verschillende definities aan gehangen kunnen worden. Dit is ook wat we om ons heen zien gebeuren.
Integriteit heeft in de eerste zin te maken met een persoonlijke eigenschap. Het gaat om eerlijkheid, betrouwbaarheid, onomkoopbaarheid en het handelen volgens de geldende normen en waarden. Het heeft te maken met jouw eigen verantwoordelijkheid en de keuzes die je maakt.
De Ambtenarenwet (artikel 125quater) omschrijft integriteit als ‘goed ambtelijk handelen’. Het heeft dan te maken met ‘doen wat van je verwacht wordt als goed ambtenaar’. Dit houdt ook in dat het gedrag in lijn is met de normen en waarden van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving. Integriteit is hiermee dan ook een erg belangrijk onderdeel van de professionaliteit van de medewerkers van WIL.
In de praktijk is de toepassing van waarden en normen situatieafhankelijk. Wat in de ene situatie of omgeving als normaal wordt gezien, is in een andere context onacceptabel. Dit maakt dat er ‘grijze gebieden’ zijn in wat toelaatbaar is. Niet iedereen heeft een helder beeld over de grenzen van toelaatbaar handelen. Een discussie op de werkvloer over zulke situaties levert inzicht op en kan individuele medewerkers ondersteunen in hun keuzes.
Integriteit is hoe dan ook veel meer dan het vastleggen van een aantal gedragsregels in een gedragscode. Integriteit heeft te maken met cultuur, mentaliteit en bewustwording.
Het doel van ons integriteitsbeleid is het beschrijven van de visie en het vastleggen van de kaders met betrekking tot integriteit binnen WIL. Concreet betekent dit:
Het integriteitsbeleid is vooral gericht op het geven van richting aan het gedrag van medewerkers. Het beleid bestaat uit een mix van instrumenten en regelingen met als doel: het opstellen van regels voor toelaatbaar en ontoelaatbaar gedrag en het bevorderen van het integriteitbesef van medewerkers.
Integriteit is een belangrijk onderdeel van het professioneel functioneren van medewerkers. Dat houdt onder meer in dat handelingen en gedrag in lijn moeten zijn met belangrijke normen en waarden van een organisatie.
3.1 Kernwaarden voor de organisatie
WIL vindt het belangrijk dat de kernwaarden voor de organisatie met betrekking tot integriteit, samenhangen met onze algemene kernwaarden: meedoen, ontwikkelen, presteren en respect. Deze kernwaarden worden door iedere medewerker binnen WIL uitgedragen, niet alleen naar onszelf maar ook naar onze klanten.
Als we kijken naar integriteit vinden we, naast respect, de volgende kernwaarden passen bij onze organisatie:
Deze kernwaarden voor integriteit zullen de rode draad vormen door dit integriteitsbeleid.
Een integriteitsbeleid omvat meerdere elementen. Naast gedragsregels behoren diverse activiteiten en maatregelen zoals; het bevorderen van bewustwording van integriteitrisico’s en het kunnen omgaan met integriteitschendingen tot onderdelen van een integriteitsbeleid. De elementen die een noodzakelijk onderdeel vormen van een volwaardig integriteitsbeleid worden hieronder benoemd en afzonderlijk uitgewerkt. Deze elementen sluiten aan op de ‘Modelaanpak basisnormen Integriteit’, zoals opgesteld door koepels en vertegenwoordigers van gemeenten (VNG), provincies (IPO), waterschappen (UvW), politie en het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Meldingsprocedure bij het (vermoeden van) een integriteitschending
1.Integriteitsbeleid (aandacht voor integriteit)
WIL heeft het integriteitsbeleid en andere aan integriteit gerelateerde relevante documenten vastgesteld. Deze zijn op één centraal punt beschikbaar voor alle medewerkers. Met het integriteitsbeleid wordt samenhang gebracht aan verschillende documenten die allen bijdragen aan het vergroten van het integriteitsbesef van onze medewerkers.
Het doel is om aandacht voor integriteit in de organisatie in te bedden en te borgen. Dit kan op verschillende manieren. Het beleid benoemt diverse instrumenten en activiteiten die hieraan bijdragen. Deze instrumenten volgen hierna.
WIL heeft een gedragscode integriteit voor haar medewerkers opgesteld. De gedragscode is onderdeel van dit integriteitsbeleid. Het doel van deze gedragscode is om medewerkers houvast te bieden bij het hanteren van de normen en waarden van WIL, onder andere door vast te stellen wat wordt verstaan onder 'goed ambtelijk handelen'. De gedragscode maakt duidelijk wat de waarden en normen zijn die WIL van belang acht en wat wel en niet toelaatbaar is voor medewerkers. De gedragscode is daarmee ook een instrument om medewerkers aan te spreken op hun handelen en gedrag.
3.Integriteit bij werving en selectie
In de werving en selectie besteedt WIL aandacht aan integriteit, bijvoorbeeld via het controleren van originele diploma’s en getuigschriften en het eventueel nagaan van referenties. Voor aanstelling kan aan kandidaten als vereiste worden gesteld dat zij in het bezit zijn van een verklaring omtrent het gedrag (VOG). Integriteit kan tijdens selectiegesprekken aan de orde komen via het voorleggen van integriteitsdilemma’s. Ons beleid rondom integriteit wordt verder tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek toegelicht aan nieuwe medewerkers, ook wordt aangegeven dat zij -als onderdeel hiervan- de eed/-belofte moeten afleggen. Nieuwe medewerkers ontvangen tevens de gedragscode als onderdeel van hun introductiepakket. In dit introductiepakket is ook informatie te vinden over ons agressieprotocol en wordt hen verwezen naar onze lokale regelingen, waar de klachtenregeling ongewenst gedrag en de regeling melden vermoeden misstanden onder andere onderdeel van uitmaken.
4.Afleggen van de eed of belofte
Op basis van de Ambtenarenwet en artikel 15:1a van de CAR/UWO en de lokale ’regeling ambtseed en belofte’ dienen alle nieuwe medewerkers in dienst van WIL de eed of belofte af te leggen. Dit is ook opgenomen in de ‘regeling eed of belofte Werk en Inkomen Lekstroom’. Na het afleggen van de eed of belofte ondertekenen de medewerker en de directeur of de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van WIL een formulier. Dit formulier wordt opgenomen in het personeelsdossier. Medewerkers die niet in dienst zijn bij WIL, zoals inhuurkrachten en stagiaires, ondertekenen een geheimhoudingsverklaring. Deze geheimhoudingsverklaring wordt ook opgeslagen in hun dossier.
Medewerkers zijn, conform artikel 15:1e van de CAR/UWO, verplicht om nevenwerkzaamheden die belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken te melden. In de ‘regeling nevenwerkzaamheden Werk en Inkomen Lekstroom’ staan onze lokale regels omtrent nevenwerkzaamheden opgenomen. Ook is het feit dat nevenwerkzaamheden gemeld dienen te worden opgenomen in onze gedragscode.
Het melden van de nevenwerkzaamheden gaat met behulp van het formulier nevenwerkzaamheden. De HR manager beslist of er wel of geen toestemming wordt gegeven voor de vervulling van deze nevenwerkzaamheden, deze beslissing wordt middels een besluit aan de medewerker bevestigd. Ook registreren we de opgegeven nevenwerkzaamheden van onze medewerkers.
De basis voor melding van financiële belangen is neergelegd in artikel 125quinquies van de Ambtenarenwet en artikel 15:1f van de CAR/UWO. Het gevaar van (de schijn van) belangenverstrengeling speelt als een ambtenaar financiële belangen heeft die een onafhankelijke besluitvorming in de weg kunnen staan. Het gaat dan om belangen in ondernemingen die een relatie met WIL hebben of kunnen krijgen. Een medewerker die functioneel betrokken is bij beslissingen ten aanzien van zo’n onderneming zou zich kunnen laten leiden door zijn persoonlijk financieel belang daarin. Financiële belangenverstrengeling kan zich voordoen bij medewerkers die inkopen, aanbesteden of betrokken zijn bij het verstrekken van subsidies of opdrachten. Hoe medewerkers van WIL omgaan met financiële belangen is vastgelegd in de gedragscode en in de ‘regeling melden financiële belangen’.
Medewerkers melden hun financiële belangen middels het formulier melding financiële belangen, deze wordt na ontvangst opgenomen in het persoonsdossier van de medewerker.. De HR manager zal vervolgens middels een besluit aan de medewerker bevestigen of hun financiële belangen mogen bestaan. De opgegeven financiële belangen worden geregistreerd.
7.Maatregelen gericht op informatiebescherming
Er zijn voorschriften vastgesteld over het kennisnemen van en/of omgaan met vertrouwelijke informatie. Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo zijn in deze gedragscode voorschriften opgenomen die betrekking hebben op de informatiebescherming en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast biedt de gedragscode ook richtlijnen voor het gebruik van internet en social media.
8.Geschenken, giften en diensten
In de gedragscode integriteit zijn voorschriften opgenomen over hoe medewerkers moeten omgaan met het aannemen van relatiegeschenken, giften, diensten en honoraria.
9.Inkoop- en aanbestedingsprocedure
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van WIL is onder andere vastgelegd in de algemene inkoopvoorwaarden WIL. Alle relevante vastgestelde documenten zijn op één centraal punt beschikbaar voor alle medewerkers.
WIL heeft een externe vertrouwenspersoon. Zij kan altijd worden aangewend indien de medewerker te maken krijgt met kwesties die hij/zij niet wil of kan bespreken met collega’s, leidinggevende of HR. De taken van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd in de lokale regelingen ‘klachtenregeling ongewenst gedrag’ en de ‘regeling melden vermoeden misstanden’.
11.Meldingsprocedure ongewenst gedrag
WIL heeft een klachtenregeling ongewenst gedrag vastgesteld ook besteden we aandacht aan ongewenst gedrag in onze gedragscode. Ongewenst gedrag kan onder meer betrekking hebben op seksuele intimidatie, agressie, geweld, intimidatie en discriminatie. Medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag kunnen dit melden bij hun leidinggevende, HR of bij de vertrouwenspersoon. De procedure die bij een dergelijke melding wordt opgestart staat beschreven in de klachtenregeling ongewenst gedrag. Indien de melding niet leidt tot een oplossing kan de medewerker een formele klacht indienen bij een externe klachtencommissie. WIL is hiertoe aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie ongewenst gedrag. Voor deze klachten geldt de regeling klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid, welke als bijlage bij de klachtenregeling ongewenst gedrag van WIL is vastgesteld.
12.Meldingsprocedure bij het (vermoeden van) een misstand
In de gedragscode en de regeling melden vermoeden misstanden is de procedure opgenomen die medewerkers dienen te volgen bij het melden van een vermoeden van integriteitskwesties. In het licht van deze regeling kan een medewerker, indien daartoe aanleiding en behoefte bestaat, een melding doen bij een extern meldpunt. Wij hebben ons hiervoor aangesloten bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid.
Veel gedragsregels die van belang zijn voor de integriteit van een medewerker zijn vastgelegd in wetten en rechtspositionele voorschriften. Hierin zijn de minimumvereisten voor integriteitsbeleid aangegeven. Hieronder volgt een overzicht van relevante wet- en regelgeving op het gebied van (ambtelijke) integriteit.
De Ambtenarenwet verplicht de gemeentelijke organisaties voorschriften vast te stellen over melding, registratie en het verbieden van nevenwerkzaamheden (artikel 125quinquies, eerste lid, sub b, en d). Zoals voorschriften voor de openbaarmaking van geregistreerde nevenwerkzaamheden (lid 1, sub c) en de melding van financiële belangen van ambtenaren in een functie waarvoor dit ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst noodzakelijk is (lid 1, sub e). Op basis van artikel 125quinquies, lid 1 sub f, moeten de gemeenten ook voorschriften vaststellen voor een procedure voor het omgaan met vermoedens van medewerkers van misstanden binnen de organisatie waarin zij werkzaam zijn (voorheen klokkenluidersregeling). De Ambtenarenwet zegt verder dat de ambtenaar verplicht is tot geheimhouding van wat hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt (artikel 125a, derde lid). Op basis van artikel 125quater van de ambtenarenwet is WIL verplicht een eigen integriteitsbeleid te voeren. Ook moet WIL beschikken over een gedragscode voor goed ambtelijk handelen en moet de eed of belofte worden afgenomen bij alle ambtenaren die in dienst treden bij WIL. Ten slotte is de verplichting opgenomen dat het bevoegd gezag en de ambtenaar zich als goed werkgever en goed ambtenaar dienen te gedragen (artikel 125ter).
De manager is, eventueel in samenwerking met de senioren, binnen de eigen afdeling verantwoordelijk voor:
5 | INVOERING BORGING EN HANDHAVING
Na vaststelling en implementatie van dit integriteitsbeleid, inclusief de gedragscode en bijbehorende regelingen, is invoering, borging en handhaving van integriteitsbeleid ontzettend belangrijk. Hieronder wordt aangegeven hoe wij bij WIL met deze aspecten omgaan.
Een vastgesteld integriteitsbeleid speelt een belangrijke rol bij het bevorderen en borgen van integriteit. Het geeft duidelijkheid over de uitgangspunten van integriteit, over de kaders en regels en over de samenhang tussen instrumenten. Een beleid alleen is echter niet voldoende, het beleid uitdragen en draagvlak creëren is minstens zo belangrijk.
Het bevorderen van integriteit binnen de organisatie stopt dan ook niet na een eenmalige publicatie op Pleio. Het onderwerp integriteit gaat alleen leven als het een regelmatig terugkerend onderwerp is in gesprekken en overleggen. Het gaat erom dat medewerkers zich bewust blijven van integriteit. Hierin hebben alle betrokkenen hun eigen verantwoordelijkheid.
Voor bewustwording is het in ieder geval belangrijk om het onderwerp regelmatig actief onder de aandacht van medewerkers te brengen. Het management kan integriteit bijvoorbeeld agenderen voor overleggen op afdelings- of teamniveau en het onderwerp aan de orde stellen en bespreken in de jaarlijkse HR gesprekken. Regelmatig zal HR het thema integriteit weer onder de aandacht brengen.
Gemaakte afspraken en regelingen over integriteit moeten worden nageleefd door alle medewerkers van WIL. Als een medewerker de afspraken, regelingen overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in privétijd kunnen plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor het aanzien van de organisatie wordt geschaad of waardoor diens integriteit, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, in het geding is. Dit kan een disciplinaire straf tot gevolg hebben.
De gekozen maatregel is vanzelfsprekend afhankelijk van de ernst en omvang van de schending van de afspraken/regelingen. Wanneer het gaat om overtreding van de wet, doet WIL aangifte bij de politie. Het gaat dan om een strafbaar feit, dat beoordeeld moet worden door het Openbaar Ministerie.
Op organisatieniveau wordt -als onderdeel van de bedrijfsvoeringcyclus- verantwoording over integriteit afgelegd en vastgelegd in rapportages. Hiermee monitort WIL integriteit op organisatieniveau. Op individueel niveau vindt monitoring plaats als onderdeel van de HRM-gesprekscyclus via het maken van afspraken, evaluaties en beoordelingen. Als onderdeel van de periodiek uit te voeren medewerkerstevredenheidsonderzoeken meet WIL hoe medewerkers aspecten van integriteit beleven en ervaren. Op de resultaten hiervan kan gericht worden gestuurd.
Kortom, integriteit moet door iedereen gedragen en gemonitord worden. HR en managers zijn in de lead als het gaat om de monitoring. Signalen van misstanden, ongewenst gedrag etc. worden altijd serieus genomen en onderzocht.
WIL evalueert en actualiseert zo nodig het integriteitsbeleid en de onderliggende gedragscode minimaal elke twee jaar. De evaluatie wordt gedaan door de HR afdeling met input van leidinggevenden en de directeur. Het verslag van de evaluatie en de eventuele verbeterpunten worden behandeld in het managementteam, vastgesteld in de directie en ter informatie behandeld in de ondernemingsraad.