Besluit van het Dagelijks Bestuur van de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland
(verder RUD), de wijziging in bijlage 3 van de Collectieve
Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies
Het Dagelijks Bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland,
Gelet op
Bijlage 3, bedoeld in artikel F.1, elfde lid, van de gemeenschappelijke
regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland;
Besluit vast te stellen:
de Regeling melden vermoeden van een misstand
Pre-ambule
Deze regeling is de uitwerking van de wettelijke verplichting uit de Wet
Huis voor Klokkenluiders. De definities uit deze wet zijn dus ook van
toepassing in deze regeling.
Artikel 1. Definities
- 1.
In deze Regeling melden vermoeden van een misstand wordt verstaan
onder:
- a.
werknemer: de persoon die werkt of heeft gewerkt
voor de RUD zoals bedoeld in artikel 1 onderdeel h van de
Wet Huis voor Klokkenluiders;
- b.
werkgever: het Dagelijks Bestuur van de RUD
Zeeland dat handelt zoals bedoeld in artikel 1 onderdeel g
van de Wet Huis voor Klokkenluiders;
- c.
vermoeden van een misstand: het vermoeden van een
werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of
heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door
zijn werk met die organisatie in aanraking is gekomen,
sprake is van een misstand voor zover:
- 1e.
het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die
voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn
werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de
kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn
werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere
organisatie, en
- 2e.
het maatschappelijk belang in het geding is
bij:
- i.
de (dreigende) schending van een wettelijk
voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar
feit,
- ii.
een (dreigend) gevaar voor de
volksgezondheid,
- iii.
een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van
personen,
- iv.
een (dreigend) gevaar voor de aantasting van
het milieu,
- v.
een (dreigend) gevaar voor het goed
functioneren van de organisatie als gevolg van een
onbehoorlijke wijze van handelen of
nalaten;
- d.
vermoeden van een onregelmatigheid: een op
redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid
of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële
aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de
organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de
reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van
de direct leidinggevende overstijgt;
- e.
adviseur: een persoon die door zijn functie een
geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in
vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid;
- f.
vertrouwenspersoon: de persoon die is aangewezen
om als vertrouwenspersoon integriteit voor de RUD te
fungeren;
- g.
afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders:
de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders,
bedoeld in artikel 3a, tweede lid, Wet Huis voor
Klokkenluiders;
- h.
melding: de melding van een vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid op grond van deze
regeling;
- i.
melder: de werknemer die een vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze
regeling;
- j.
contactpersoon: de persoon die door de directeur
na ontvangst van de melding, in overleg met de melder, is
aangewezen als contactpersoon met het oog op het tegengaan
van benadeling;
- k.
onderzoekers: de personen aan wie de directeur
het onderzoek naar de misstand opdraagt;
- l.
externe instantie: de instantie die naar het
redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt
om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij
te doen;
- m.
externe derde: iedere organisatie of
vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk
oordeel van de melder in staat mag worden geacht (in)direct
de vermoede misstand te kunnen (doen) oplossen;
- n.
afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders:
de afdeling onderzoek van het Huis voor
Klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, Wet Huis
voor Klokkenluiders.
Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer
Een werknemer kan over een vermoeden van een misstand of
onregelmatigheid:
- a.
een adviseur in vertrouwen raadplegen;
- b.
de vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen;
- c.
de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen
raad plegen.
Artikel 3. Interne melding
- 1.
Een werknemer met een vermoeden van een misstand of
onregelmatigheidbinnen de organisatie van zijn werkgever kan daarvan
melding doen:
- a.
bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie
hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij;
- b.
via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de
melding, in overleg met de werknemer, door naar een
leidinggevende of Dagelijks Bestuur als de werknemer een
redelijk vermoeden heeft dat de directeur bij de vermoede
misstand of onregelmatigheid betrokken is.
- 2.
Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden
met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen, en een
vermoeden heeft van een misstand of onregelmatigheid binnen de
organisatie van de werkgever kan ook een interne melding doen.
- 3.
Als de werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de directeur bij
de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, moet in deze
regeling voor "directeur" "voorzitter van het Dagelijks Bestuur"
worden gelezen.
- 4.
Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van
aangifte van een strafbaar feit onverlet.
Artikel 4. Bescherming van de melder tegen benadeling
- 1.
De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van
een misstand of onregelmatigheid meldt, zal in verband daarmee geen
nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na
de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere
organisatie, een externe instantie of een externe derde.
- 2.
Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan het nemen van
een benadelende maatregel, zoals:
- a.
het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
- b.
het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een
aanstelling voor bepaalde tijd;
- c.
het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in
een aanstelling voor onbepaalde tijd;
- d.
het treffen van een disciplinaire maatregel;
- e.
de opgelegde benoeming in een andere functie;
- f.
het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of
toekenning van vergoedingen;
- g.
het onthouden van promotiekansen;
- h.
het afwijzen van een verlofaanvraag.
- 3.
De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook op geen andere manier
bij zijn werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding.
- 4.
Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende
maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel
nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te
goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid.
- 5.
De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan
benadelingvan de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of
een disciplinaire maatregel opleggen.
Artikel 5. Het tegengaan van benadeling van de melder
- 1.
De contactpersoon bespreekt samen met de melder, welke risico’s op
benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico's kunnen worden
verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake
is van benadeling. De contactpersoon maakt een verslag van deze
bespreking en stuurt dit naar de melder.
- 2.
Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan
hij dat bespreken met de contactpersoon. De contactpersoon en de melder
bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te
gaan. De contactpersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt
dit na goedkeuring door de melder naar de directeur.
- 3.
De directeur zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling
tegen te gaan worden genomen.
Artikel 6. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling
De werkgever zal:
- a.
de adviseur in dienst van de werkgever niet benadelen vanwege het
fungeren als adviseur van de melder;
- b.
de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de
in deze regeling beschreven taken;
- c.
de contactpersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in
deze regeling beschreven taken;
- d.
de onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen
vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven
taken;
- e.
een werknemer die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of
anderszins edewerking verleend aan de onderzoekers niet benadelen in
verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
Artikel 7. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder
- 1.
De melder die meent dat er sprake is van benadeling in verband met het
doen van een melding van een vermoeden van een misstand of
onregelmatigheid, kan de directeur vragen om onderzoek te doen naar hoe
er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
- 2.
Ook de personen bedoeld in artikel 6 kunnen de directeur vragen om
onderzoek te doen naar hoe er binnen de organisatie met hen wordt
omgegaan.
- 3.
De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders
vragen om een onderzoek in te stellen over hoe de werkgever zich
richting hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een
vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
Artikel 8. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de
melder
- 1.
De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zo wordt
bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de
personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
- 2.
De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken
de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke
schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de
melding vertrouwelijk om.
- 3.
Als het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de
vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn
identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding
verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit
zonder uitstel door aan de melder.
- 4.
De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken
de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke
schriftelijke instemming van de melder en de adviseur.
Artikel 9. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne
melding
- 1.
De leidinggevende of de vertrouwenspersoon die de melding ontvangt,
stuurt de melding zonder uitstel door aan de directeur.
- 2.
Een mondelinge melding of mondelinge toelichting wordt schriftelijk
vastgelegd en ter goedkeuring voorgelegd aan de melder.
- 3.
De directeur stuurt de melder zonder uitstel een ontvangstbevestiging
van de melding.
- 4.
De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de
melding, de datum waarop deze is ontvangen en een kopie van de
melding.
- 5.
Na ontvangst van de melding wijst de directeur, in overleg met de
melder, zonder uitstel een contactpersoon aan met het oog op het
tegengaan van benadeling.
Artikel 10. Behandeling van de interne melding door de werkgever
- 1.
De directeur stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid, tenzij:
- a.
het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
- b.
op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft
op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
- 2.
Als de directeur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de
melder schriftelijk binnen twee weken na de interne melding. Daarbij
wordt aangegeven waarom de directeur geen onderzoek instelt.
- 3.
De directeur beoordeelt of een externe instantie van de interne melding
van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op de hoogte moet
worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte
stelt, stuurt de directeur de melder hiervan een kopie tenzij het
onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden
geschaad.
- 4.
De directeur draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk
en onpartijdig zijn.
- 5.
Als de directeur een externe instantie op de hoogte gesteld heeft van de
interne melding, kan hij voor het onderzoek aansluiten bij het onderzoek
dat deze externe instantie laat verrichten.
- 6.
Personen die mogelijk betrokken zijn (geweest) bij de vermoede misstand
of onregelmatigheid voeren het onderzoek niet uit.
- 7.
De directeur informeert zonder uitstel de melder schriftelijk dat een
onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De
directeur stuurt de melder daarbij een kopie van de onderzoeksopdracht
tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen
worden geschaad.
- 8.
De directeur informeert de personen op wie een melding betrekking heeft
over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang
daardoor kan worden geschaad.
Artikel 11. De uitvoering van het onderzoek
- 1.
De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord.
De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter
goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het
vastgestelde verslag.
- 2.
De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor
een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor
aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het
vastgestelde verslag.
- 3.
De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle
documenten inzien en opvragen die zij voor het onderzoek redelijkerwijs
nodig achten.
- 4.
Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij
het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader
van het onderzoek kennis van nemen.
- 5.
De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de
melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen
ernstige bezwaren bestaan.
- 6.
De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij
sturen de melder hiervan een kopie, tenzij hiertegen ernstige bezwaren
bestaan.
Artikel 12. Standpunt van de werkgever
- 1.
De directeur informeert de melder binnen acht weken na de melding
schriftelijk over het standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden
van een missstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven
tot welke stappen de melding heeft geleid.
- 2.
Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden
gegeven, dan informeert de directeur de melder daarover schriftelijk.
Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt
tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken
is, wordt dit gemotiveerd.
- 3.
Na afronding van het onderzoek beoordeelt de directeur of een externe
instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand of
onregelmatigheid van het onderzoeksrapport en het standpunt van de
werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een
externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een
kopie, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan
worden geschaad.
- 4.
De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde
manier geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het
handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.
Artikel 13. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt
werkgever
- 1.
De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport
en het standpunt van de werkgever te reageren.
- 2.
Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van
de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand of
onregelmatigheid niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of
dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is
van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier inhoudelijk op
en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit
nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het
eerste onderzoek.
- 3.
Als de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft
gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op
het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe
instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.
Artikel 14. Externe melding
- 1.
Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand
of onregelmatigheid, kan de melder een externe melding doen als:
- a.
de melder het niet eens is met het standpunt van de werkgever of
van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is
gelegd;
- b.
de melder niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn
interne melding.
- 2.
De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid als het eerst doen van een interne melding
in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval
aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of
sprake is van:
- a.
acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend
maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding
noodzakelijk maakt;
- b.
een redelijk vermoeden dat de werkgever bij de vermoede misstand
betrokken is;
- c.
een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor
tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne
melding;
- d.
een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of
vernietiging van bewijsmateriaal;
- e.
een eerdere melding volgens de procedure van dezelfde misstand,
die de misstand niet heeft weggenomen;
- f.
een plicht tot directe externe melding.
- 3.
De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die
daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking
komt. Een externe instantie is in ieder geval:
- a.
een instantie die is belast met de opsporing van strafbare
feiten;
- b.
een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van
het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
- c.
een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een
misstand of onregelmatigheid kan worden gemeld, waaronder de
afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
- 4.
Als naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang
zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de
melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn
redelijk oordeel in staat mag worden geacht (in)direct de vermoede
misstand of onregelmatigheid te kunnen (doen) opheffen.
Artikel 15. Rapportage en evaluatie
- 1.
De directeur maakt jaarlijks een rapportage over de uitvoering van deze
regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
- a.
informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de
aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de
standpunten van de werkgever;
- b.
algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van
benadeling van de melder;
- c.
informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar
benadeling in verband met het doen van een melding van een
vermoeden van een misstand of onregelmatigheid en een indicatie
van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de
werkgever.
- 2.
De directeur stuurt de rapportage voor bespreking aan de
ondernemingsraad.
Artikel II
De Uitvoeringsregelingen van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling
Provincies wordt als volgt gewijzigd: de Regeling Procedure en bescherming
bij melding vermoedens van een misstand wordt ingetrokken.
Artikel III
Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie en werkt terug tot en
met 1 juli 2016.