42709_6De Verordening op de raadscommissies 2008nlregelingDelft2016-01-20Gemeenteblad, 20 januari 2016, nr 6158De Commissieverordening 2008Gemeentewet, art. 149gemeenteraadbestuur en recht2015-12-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-01-292017-05-01technische wijzigingenOnbekendGeenGeenDe Verordening op de raadscommissies 2008De raad van de gemeente Delft,Gelezen het voorstel van het Presidium van 8 oktober 2008 met betrekking tot
de nieuwe werkwijze van de raad en de commissies;Overwegende dat het, gelet op het besluit van de raad van 10 juli 2008
inzake de nieuwe werkwijze van de raad en de commissies, noodzakelijk is een
nieuwe verordening op de raadscommissies vast te stellen ter vervanging van
de Verordening op de raadscommissies 2002;Gelet op de artikelen 82 en 147 van de Gemeentewet;Besluit:
In te trekken de Verordening op de raadscommissies 2002.
De Verordening op de raadscommissies 2008 vast te stellen, hetwelk
komt te luiden:
1BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
commissie: raadscommissie ex artikel 82 van de Gemeentewet;
raad: gemeenteraad van Delft;
lid: lid van een commissie;
voorzitter: voorzitter van een commissie of diens vervanger;
commissiegriffier: secretaris van een commissie of diens vervanger;
vergadering: vergadering van een commissie;
college: college van Burgemeester en Wethouders van Delft.
2Instelling commissies1.De raad stelt de volgende commissies in:
de commissie Sociaal Domein en Wonen;
de commissie Economie, Financiën en Bestuur;
de commissie Ruimte en Verkeer;
de commissie Algemeen
2.De commissie Sociaal Domein en Wonen adviseert en overlegt over de
volgende onderwerpen: de drie decentralisaties; arbeid en inkomen;
integratie en inburgering, emancipatie; jeugd/jeugdzorg; onderwijs,
volksgezondheid en zorg; wonen (incl. studentenhuisvesting) ;
sport.3.De commissie Economie, Financiën en Bestuur adviseert en overleg over de
volgende onderwerpen: financiën; deelnemingen; dienstverlening; bestuur
(regio); (kennis) economie; toerisme; cultuur; binnenstad; veiligheid;
openbare orde en toezicht; bestuur (internationaal beleid);
regiegemeente; bestuur (interne bedrijfsvoering).4.De commissie Ruimte en Verkeer adviseert en overlegt over de volgende
onderwerpen: ruimtelijke ordening; Spoorzone/Het Nieuwe Kantoor; verkeer
en vervoer; grondexploitatie/vastgoed; afvalbeleid; project
Delft-Zuidoost (incl. Technopolis); groen/duurzaamheid (incl. Delftse
Hout en Midden Delfland); beheer openbare ruimte; stedelijke
vernieuwing; project Nieuw Delft; project Harnaschpolder;5.De commissie Algemeen overlegt en adviseert over de in het tweede tot en
met vierde lid genoemde onderwerpen in de perioden waarin geen reguliere
vergaderingen van de genoemde commissies plaatsvinden. Daarnaast kan een
commissie Algemeen gebruikt worden voor de bespreking van onderwerpen,
waarvoor geldt dat agendering is verzocht door één of maximaal 2
fractie(s).6.Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat wordt dit behandeld in
de commissie die het onderwerp het meest aangaat, tenzij de voorzitters
van de betrokken commissies in overleg beslissen dat het onderwerp in
een gezamenlijke vergadering van de commissie zal worden behandeld.7.Indien een gezamelijke vergadering wordt belegd, vervult de voorzitter
van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de
voorzitter.3Taak commissiesDe commissies zijn belast met het voeren van overleg, en de voorbereiding
van de besluitvorming van de raad met betrekking tot de in artikel 2, tweede
tot en met zesde lid genoemde onderwerpen.4Samenstelling commissies1.De voorzitter van een commissie en zijn plaatsvervanger worden door de
raad uit zijn midden benoemd. De voorzitter is belast met het leiden van
de vergadering en het handhaven van de orde.2.a. Elk benoemd raadslid en elk commissielid/niet-raadslid zoals bedoeld
in het derde lid, wordt geacht lid te zijn van alle in deze verordening
genoemde raadscommissies;b. iedere fractie draagt per commissie maximaal vier woordvoerders voor,
zijnde raadsleden of commissieleden/niet-raadsleden, met inachtneming
van het bepaalde in het derde lid;c. met inachtneming van het bepaalde in artikel 16 lid 4 wordt elke
fractie tijdens een commissievergadering vertegenwoordigd door maximaal
twee woordvoerders zoals bedoeld in lid 2b. Deze vertegenwoordiging kan
per onderwerp verschillen.3.Elke in de raad vertegenwoordigende partij welke bij de laatst gehouden
gemeenteraadsverkiezingen was ingeschreven in het kiesregister kan
maximaal drie niet-raadsleden voordragen als lid van een commissie. Deze
commissieleden/niet-raadsleden dienen daarnaast tijdens de laatste
verkiezingen van de gemeenteraad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst
van de politieke partij onder welke naam deze politieke partij ook in de
gemeenteraad zitting heeft genomen.De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van
overeenkomstige toepassing op een lid van een commissie.4.Voorafgaand aan de voordracht van de commissieleden/niet-raadsleden
vindt onderzoek naar de geloofsbrieven plaats. Op dit onderzoek is het
bepaalde in artikel 6, eerste en tweede lid, van het Reglement van Orde
van de gemeenteraad van toepassing. Ten behoeve van dit onderzoek legt
het kandidaat commissielid/niet raadslid de daarvoor benodigde stukken
over aan de raad. 5.Het vierde lid is niet van toepassing op een raadslid dat na ontslag
direct aansluitend verder gaat als commissielid/niet-raadslid, en
hij/zij nog steeds voldoet aan de wettelijke vereisten.5Zittingsduur en vacatures1.De zittingsperiode van een lid en de (plaatsvervangend) voorzitter
eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de
raad.2.Een lid, zijnde een niet-raadslid, houdt op lid te zijn van een
commissie indien:
hij zijn ontslag als lid van de commissie schriftelijk kenbaar
maakt aan de raad
de raad hem ontslag verleent als lid van de commissie
hij door zijn fractie wordt teruggetrokken als
commissielid/niet-raadslid
een commissie ophoudt te bestaan
indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, lid 5 gestelde
eisen
hij overlijdt
3.De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.4.De (plaatsvervangend) voorzitter of een raadslid kunnen te allen tijde
ontslag nemen door een schriftelijke mededeling aan de raad.6Werkwijze commissies1.De commissies houden procedurevergaderingen waarin wordt besloten over
de wijze waarop onderwerpen zullen worden behandeld.2.De commissies houden overlegvergaderingen waarin onderwerpen inhoudelijk
worden behandeld.3.Naast de procedure- en overlegvergaderingen hebben de commissies een
eigen programmering ter externe oriëntatie.4.Een commissie is bevoegd:
zich tot een lid van het college of de burgemeester te wenden
ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennisneming
nodig acht.
tot het houden van hoorzittingen of een rondetafelgesprek.
tot het afleggen van werkbezoeken.
externe deskundigen in te schakelen; indien hieraan kosten zijn
verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium.
het voeren van overleg met (leden van) het college.
7Griffier en commissiegriffier1.Ter ondersteuning van iedere commissie fungeert een medewerker van de
griffie als commissiegriffier. Deze wordt door de griffier aangewezen.
2.De commissiegriffier is in iedere vergadering en bij elke overige
commissie-activiteit aanwezig.8Burgemeester, leden van het college en derden1.De commissie kan één of meer leden van het college dan wel de
burgemeester uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de
beraadslagingen deel te nemen. Dit geschiedt door middel van een
aantekening bij het punt op de agenda zoals bedoeld in artikel 11. 2.De leden van het college dan wel de burgemeester kunnen zich door
ambtenaren laten bijstaan. De voorzitter kan ambtenaren het woord
verlenen om inlichtingen te verstrekken.3.De commissies zijn bevoegd -steeds door tussenkomst van de
portefeuillehouder- ambtenaren uit te nodigen de vergaderingen bij te
wonen en van hen feitelijke inlichtingen, hun werkzaamheden betreffende,
te vragen. 4.Al dan niet op verzoek van één of meer commissieleden kan de voorzitter
derden bij geagendeerde onderwerpen uitnodigen en hen het woord
verlenen.9Vergaderfrequentie1.De commissies vergaderen als regel volgens een door het presidium
jaarlijks vast te stellen vergaderschema. De vergaderingen vinden plaats
in het stadhuis.2.De vergaderingen van de commissies vangen aan om 20.00 uur en eindigen
uiterlijk om 24.00 uur, tenzij door de vergadering anders wordt beslist.
Na 24.00 uur wordt geen nieuw agendapunt meer in behandeling genomen,
tenzij de commissie anders bepaalt.3.De dinsdag vóór de raadsvergadering wordt benut voor de voortzetting van
geschorste vergaderingen, tenzij de commissie anders beslist. Op de
uitwijkavond kunnen meer commissies, tegelijkertijd of achtereenvolgend
vergaderen. Zonodig beslist het presidium over de volgorde.4.Een commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt
of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen
daarom verzoeken.5.De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur
bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. 10Oproep1.Tenminste zes dagen voor een vergadering wordt de oproep voor de
vergadering op de website van de gemeenteraad gepubliceerd, onder
vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Bij
uitzondering kan de voorzitter, na overleg met het presidium, besluiten
deze termijn te bekorten.2.De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in
artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken,
worden tegelijkertijd met de oproep zoals genoemd in lid 1,
gepubliceerd.11Agenda1.Voordat de oproep wordt gepubliceerd, stelt de voorzitter in overleg met
de commissiegriffier de agenda van de vergadering op.2.De voorzitter bepaalt welke stukken schriftelijk aan de leden van de
commissie worden aangeboden en welke stukken via het Raads Informatie
Systeem ter beschikking worden gesteld, dan wel ter inzage worden
gelegd.3.Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. 4.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde
van behandeling van de agendapunten wijzigen.12Ter inzage leggen van stukken en beschikbaarstelling via het Raads
Informatie Systeem1.De aan de commissie gerichte stukken, welke niet aan de leden worden
toegezonden, worden voor hen ter inzage gelegd bij de commissiegriffier,
dan wel via het Raads Informatie Systeem ter beschikking gesteld.2.Indien voor stukken op grond van de Gemeentewet geheimhouding is
opgelegd, worden deze stukken voorzien van het opschrift geheim en ter
inzage gelegd bij de griffier voor stukken die worden overgedragen aan
de raad en bij de gemeentesecretaris voor stukken die aan het college
blijven.13Informatievoorziening1.Iedereen kan zich kosteloos abonneren op de toezending van de agenda van
één of meer commissies. 2.De vergadering wordt tegelijkertijd met de oproep door aankondiging in
één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk
informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke
wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente, ter openbare
kennis gebracht.3.De openbare kennisgeving vermeldt:a.de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;
de onderwerpen op de agenda;
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de
daarbij behorende stukken kan inzien;
de mogelijkheid tot inspraak als bedoeld in artikel 14.
14Spreekrecht burgers1.De voorzitter inventariseert wie gebruik wenst te maken van het
spreekrecht.2.Per instelling/groepering is één spreker toegestaan.3.Per spreker is drie minuten spreektijd beschikbaar. De voorzitter kan
voorstellen dat dit wordt verlengd. Na het inspreken is een korte
vragenronde mogelijk.4.De voorzitter kan toestaan dat ook voor de aanvang van de tweede termijn
in de commissie een tweede inspreekronde plaatsvindt. De spreektijd is
dan twee minuten.5.Insprekers wordt verzocht zich tijdig bij de griffie aan te melden. Bij
het inspreken kan naar een legitimatiebewijs worden gevraagd.
Schriftelijke bijdragen kunnen vooraf worden ingediend bij de griffie.
De brieven worden behandeld als een ingekomen stuk en worden onder alle
leden van de commissie verspreid.6.Indien er ingesproken wordt op een niet geagendeerd onderwerp, bespreekt
de commissie na de inspreker gehoord te hebben, op welke wijze de
commissie een vervolg geeft aan het onderwerp waarover is
ingesproken.15Advisering door en vastlegging van de openbare vergaderingen1.De commissies brengen hun adviezen aan de raad schriftelijk uit.2.De conceptbesluitenlijst van een vergadering wordt binnen zes werkdagen
op het Raads Informatie Systeem beschikbaar gesteld.3.Bij het begin van een vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige
vergadering vastgesteld. Degenen die aan de beraadslagingen deelnamen in
de vorige vergadering hebben het recht een voorstel tot wijziging van de
besluitenlijst aan de commissie te doen.4.De besluitenlijst moet inhouden:
de namen van de voorzitter en de commissiegriffier;
de namen van de leden van het college en de burgemeester, allen
voorzover aanwezig;
de namen van de aanwezige leden;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een samenvatting van het advies aan de raad of de
conclusie;
bij het desbetreffende agendapunt de namen van degenen die
gebruik hebben gemaakt van het spreekrecht.
5.De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de
commissiegriffier.6.Van de vergadering wordt een geluidsopname gemaakt. Deze geluidsopname
wordt ten minste één jaar bewaard. 16Aantal spreektermijnen1.De beraadslaging over een agendapunt geschiedt in ten hoogste twee
termijnen, tenzij de voorzitter anders beslist.2.Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.3.Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over
hetzelfde onderwerp of voorstel.4.Per fractie neemt als regel één lid deel aan de beraadslagingen in een
vergadering over een onderwerp.17SpreektijdDe voorzitter en commissiegriffier doen per vergadering een voorstel aan de
commissie m.b.t. de spreektijd voor elke fractie, het college en eventuele
insprekers. De commissie kan gedurende een vergadering besluiten om de
spreektijd per fractie respectievelijk voor het college te verlengen.18Voorstellen van orde1.De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een
voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.2.Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering
betreffen.3.Over een voorstel van orde beslist de commissie terstond.4.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen de
beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het
college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad.
De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken
is.19Handhaving orde; schorsing1.Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:
de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze
verordening te herinneren;
een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de
spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal
afronden.
2.Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen
veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere
spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde
verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de
spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de
vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp
het woord ontzeggen.3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een
door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde
opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.4.De voorzitter kan een commissie voorstellen aan een lid dat door zijn
gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf
in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet
beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering
onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling
van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de
toegang tot de vergadering worden ontzegd.5.In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke en ambtenarentribune,
is tijdens de vergadering het gebruik van mobiele communicatiemiddelen,
die inbreuk maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van
de voorzitter, niet toegestaan. De aanwezigen gedragen zich naar de
aanwijzingen van de voorzitter op dit punt.20Besloten vergadering1.Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van
overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn
met het besloten karakter van de vergadering.2.Indien een voorstel tot besloten vergadering is gedaan, verzoekt de
voorzitter ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten met
uitzondering van griffiemedewerkers en door de aanwezige
portefeuillhouder(s) aan te wijzen ambtenaren.3.Voor afloop van de besloten vergadering beslist de commissie
overeenkomstig artikel 86, Gemeentewet, of omtrent de inhoud van de
stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De commissie kan
besluiten de geheimhouding op te heffen 4.De conceptbesluitenlijst van een besloten vergadering wordt, onder het
opleggen van geheimhouding als bedoeld in artikel 86 Gemeentewet, aan de
leden toegestuurd.5.De geheime conceptbesluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk ter
vaststelling geagendeerd in een openbare vergadering. Tijdens deze
vergadering neemt de commissie een beslissing over het al dan niet
openbaar maken van deze besluitenlijst. Indien een van de leden het
woord vraagt, wordt de vergadering besloten verklaard.21Uitgangspunten geheimhoudingBij schending van geheimhouding besluit de burgemeester of hij namens de
gemeente aangifte doet.22Toehoorders en pers1.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op
de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.2.Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze
verstoren van de orde is verboden.3.De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van
de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij
herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste
drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. 4.Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel
beeldregistraties willen maken doen hiertoe voorafgaand aan de
vergadering een verzoek aan de aan de voorzitter en gedragen zich naar
zijn aanwijzingen.23Uitleg verordeningIn de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de
toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de
voorzitter.24CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als ‘De Commissieverordening
2008’.25InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op 1 november 2008.Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 oktober 2008.mr. drs. G.A.A. Verkerk ,burgemeester.R.H. van Luyk ,griffier.Gewijzigd bij raadsbesluit van 16 oktober 2008.Gewijzigd bij raadsbesluit van 27 november 2008.Gewijzigd bij raadsbesluit van 22 april 2010.Gewijzigd bij bij raadsbesluit van 13 juni 2013. Bekendgemaakt 24 juli
2013Gewijzigd bij raadsbesluit van 5 juni 2014.Laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 10 juli 2014.
Bekendgemaakt 1 augustus 2014.Artikelsgewijze toelichting behorend bij de Verordening op de
raadscommissies 2008.Toelichting artikel 2 (Instelling commissies)lid 5:Met ingang van 1 januari 2016 start de raad met de mogelijkheid van een
zogeheten "Delfts Uurtje", via de structuur van een commissie Algemeen.Het Delfts Uurtje is met name bedoeld om de reguliere overlegvergaderingen te
ontlasten. Collegebrieven of andere onderwerpen waarvoor slechts door één of
maximaal twee fracties is verzocht om agendering, worden voortaan niet meer
geagendeerd voor een procedurevergadering, maar voor een zogeheten Delfts
Uurtje. Daarnaast kan het Delfts Uurtje gebruikt worden voor het bespreken van
actuele situaties in de stad waarover op dat moment nog geen brief of nota van
het college is verschenen en waarvoor een actuele motie in principe niet het
juiste instrument is.Voor een Delfts Uurtje gelden bij de start vooralsnog de volgende
uitgangspunten:
een commissie Algemeen, ter afhandeling van het zogeheten
Delfts Uurtje, wordt als regel belegd op de reserve-avond in de
maandelijkse vergadercyclus (zijnde de donderdagavond in de
2e commissieweek);
deze commissie Algemeen begint om 19.30 uur en duurt tot
uiterlijk 20.40 uur en wordt als regel voorgezeten door de
voorzitter van het presidium;
elke fractie krijgt een spreektijd van maximaal 5 minuten; het
college maximaal 15 minuten;
voor het stellen van vragen over een bepaald actueel onderwerp
kan elke fractie drie minuten extra spreektijd krijgen. Het college
ontvangt 5 minuten extra spreektijd voor de beantwoording van de
vragen over het actuele onderwerp;
bij het Delfts Uurtje kan er niet worden
ingesproken;
Agendering van onderwerpen kan verzocht worden door raadsleden en/of
commissieleden/niet-raadsleden en verloopt op één van de volgende
manieren:A. via de lijst van ingekomen
stukken.In situaties waarbij door slechts één of maximaal twee fracties wordt
verzocht om bespreking van een bepaald stuk, zal het behandeladvies worden
gewijzigd van “vka” naar “doorgeleiden naar het eerstvolgende Delfts
Uurtje”. Stukken kunnen uiterlijk worden toegevoegd aan het Delfts Uurtje op de
dinsdag voor de donderdag van het Delfts Uurtje. B. via de reguliere
procedurevergaderingenDe reguliere vakcommissies hebben de mogelijkheid om een bepaald
stuk/onderwerp alsnog door te geleiden naar een Delfts
Uurtje.C. agendering van actuele
onderwerpenFracties kunnen tot uiterlijk dinsdag 12.00 uur in de week van het
Delfts uurtje een verzoek doen om over een bepaalde actuele situatie in de
stad het college te bevragen tijdens het Delfts Uurtje. Dit verzoek omvat
een korte omschrijving van het onderwerp en de vragen die een bepaalde
fractie hierover wil stellen.De griffie informeert de raad en het college uiterlijk dinsdagmiddag
14.00 uur over een eventueel verzoek dat op deze manier is ingediend.
Als uitgangspunt wordt geen maximum ingesteld aan het aantal te
bespreken onderwerpen in het Delfts Uurtje. Wel wordt als regel gehanteerd
dat er na 20.30 uur geen nieuw agendapunt meer wordt gestart. De eventuele
resterende niet besproken onderwerpen worden als schriftelijke vragen
doorgeleid naar het college. De volgorde van binnenkomst van verzoeken is
leidend voor de agendering in het Delfts Uurtje.Toelichting artikel 3 (Taak commissies)De taken van de commissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de
Gemeentewet. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot
uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De
commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit
advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. De agenda wordt
door de commissievoorzitter en commissiegriffier voorbereid. Daaronder vallen
ook de data voor de externe oriëntaties.Toelichting artikel 4 (Samenstelling commissies)Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van
een commissie raadslid moet zijn. De voorzitter treedt op als (technisch)
voorzitter die het primaire proces in goede banen leidt en de positie van de
commissie bewaakt. Naast raadsleden kunnen zijn er ook commissieleden/niet-raadsleden. Deze
bepaling worden door fracties voordragen (maximaal 3 niet-raadsleden). Deze
leden moeten op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van
de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van
de leden die op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.Op grond van het vijfde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen
aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet.
Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige
verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen
functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen
handelen met artikel 15 van de Gemeentewet. Toelichting artikel 5 (Zittingsduur en vacatures)De zittingsperiode van de leden zijnde niet-raadsleden en de (plaatsvervangend)
voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe
dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve na de periode van vier jaar van
rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een commissie eveneens
in een aantal andere gevallen.Toelichting artikel 6 (werkwijze commissies)Er wordt onderscheid gemaakt tussen procedure- en overlegvergaderingen. In de procedurevergadering wordt besloten over de wijze
waarop onderwerpen zullen worden behandeld. De commissiegriffier en
commissievoorzitter bereiden de procedurevergadering voor. Via de digitaal doorlopende lijst kunnen stukken op de agenda van de
procedurevergadering terecht komen. Commissieleden kunnen ook ter vergadering
andere onderwerpen voor agendering of anderszins voordragen. Tevens kunnen in de
procedurevergaderingen brieven of notities over een bepaald onderwerp aan het
college worden gevraagd. Een dergelijk verzoek zal via de commissiegriffier
vervolgens worden uitgezet. De leden van het college van B en W worden niet voor de procedurevergaderingen
uitgenodigd. De procedurevergaderingen zijn wel openbaar, een ieder kan derhalve
op de publieke tribune zitting nemen.In de overlegvergadering worden onderwerpen met (leden van)
het college besproken. Via een aantekening op de agenda worden de desbetreffende
portefeuillehouders uitgenodigd aanwezig te zijn bij de behandeling van een
bepaald onderwerp. Naast de vergaderingen kunnen commissies externe oriëntaties
houden. Dit kunnen bijvoorbeeld werkbezoeken, hoorzittingen, etc.
zijn. Elke commissie bepaalt hierin zijn eigen programmering. Deze externe
oriëntaties zijn net als commissievergaderingen in beginsel openbaarVerder heeft de raad een aantal aanvullende procedurele spelregels vastgesteld
die niet in de verordening zijn opgenomen:
Mededelingen van het college zijn geen formeel agendapunt op de
commissieagenda. Dit om geen onvoorbereide discussies te starten in een
commissievergadering. Mocht om praktische redenen een wethouder
verzoeken tóch een mededeling te doen aan het begin van de vergadering,
kan de voorzitter dit bij de vaststelling van de agenda aan de commissie
voorleggen. Het is voor een goede orde wenselijk belang dat de
portefeuillehouder vooraf bij de commissievoorzitter of – griffier meldt
dat hij/zij een mededeling wil doen.
De rondvraag inde overlegvergadering wordt beperkt gebruikt.
Uitgangspunt is dat urgente zaken aan het begin van de
overlegvergadering aan de agenda kunnen worden toegevoegd. Minder
urgente zaken kunnen via de procedurevergadering worden
geagendeerd.
Raadsvoorstellen met een ontwerpbesluit worden alleen gebruikt als er
een bevoegdheid is van de raad en er formele besluitvorming nodig is.
Overige voorstellen kunnen verder in de vorm van een brief, nota
notitie, actieprogramma etc. worden aangeboden zonder ontwerpbesluit.
Deze stukken behoeven niet per sé een raadsbehandeling, tenzij fracties
bv. moties willen indienen. Het is aan de commissievoorzitter om dat
vast te stellen aan het einde van het debat.
In de wensen en bedenkingenprocedure wordt een stuk zonder
ontwerpbesluit door het college aan de raad aangeboden. Op basis van een
commissieadvies wordt dit stuk vervolgens door de raad afgedaan.
Toelichting artikel 9 (Vergaderfrequentie)De commissies vinden plaats aan de hand van een jaarlijks door het presidium
vastgesteld vergaderschema. Een commissie vergadert vaker als de voorzitter het
nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien vergaderingen worden geschorst wordt zij in beginsel voortgezet op de
dinsdag voorafgaand aan de raadsvergadering. Op de uitwijkavond kunnen meer
commissievergaderingen, tegelijkertijd of achtereenvolgens, plaatsvinden. Indien een commissie een hoorzitting, externe oriëntatie, etc. wil houden, kan
de voorzitter gebruik maken van het vijfde lid en een andere dag, aanvangsuur of
plaats bepalen.Toelichting artikel 10 (Oproep)De leden van een commissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een
vergadering en de stukken een week voor de vergadering. Bij uitzondering kan de
voorzitter besluiten deze termijn te bekorten. Toelichting artikel 11 (Agenda)Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een commissie in
overleg met de commissiegriffier de agenda op. De commissie stelt deze bij het
begin van de vergadering vast. Toelichting artikel 12 (Ter inzake leggen van stukken)Naast de agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter
toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, op de griffie
(voor de fracties) en op het Stadskantoor (voor een ieder) ter inzage gelegd.
Tevens worden zij op het Raads Informatie Systeem geplaatst. Een uitzondering geldt voor de stukken die onder geheimhouding aan de commissie
zijn overgelegd. Stukken die geheim zijn en door het college niet aan de
commissie of raad zijn overgelegd, liggen ter inzage bij de gemeentesecretaris.
Geheime stukken die door het college wel aan de commissie of raad zijn
overgelegd, liggen ter inzage bij de desbetreffende commissiegriffier danwel de
griffier. Raadsleden en niet-raadsleden/commissieleden kunnen de geheime stukken
tijdens kantooruren of op afspraak inzien. Eventueel kan het inzien ook op het
stadhuis plaatsvinden. Hiervoor kan contact worden opgenomen met de
commissiegriffier. Er mogen vanzelfsprekend geen foto’s of aantekeningen gemaakt
worden van de stukken. De raadsleden worden op geheime stukken geattendeerd (via
DDL en mail) en kunnen zonodig aangeven bespreking te wensen. Dit kan naar
aanleiding van de doorlopende lijst of in een (zonodig besloten deel van de )
procedurevergadering worden aangegeven.Toelichting artikel 15 (Advisering en verslaglegging)Het schriftelijke advies aan de raad wordt door de commissiegriffier zo spoedig
mogelijk na een vergadering via de zogenoemde adviesbrief aan de raad kenbaar
gemaakt. In de adviesbrief is in ieder geval opgenomen welk advies de
afzonderlijke fracties hebben gegeven. Tevens worden de voor de raad relevante
toezeggingen, gedaan door (leden van) het college opgenomen. In de adviesbrief wordt ook vermeld of het stuk als hamerstuk of als
bespreekpunt dient te worden geagendeerd. Indien een fractie niet in een vergadering aanwezig kan zijn, kan deze zijn
stemadvies van te voren kenbaar maken aan de voorzitter. Hiervan wordt melding
gemaakt in de adviesbrief.De conceptbesluitenlijst wordt tegelijkertijd met de schriftelijk oproep voor de
eerstvolgende vergadering aan de leden toegezonden. Alle deelnemers aan de
beraadslagingen hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een
voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de
commissiegriffier worden ingediend. Het is aan de commissie om te beslissen of
een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de
commissie de besluitenlijst vaststelt. Toelichting artikel 16 (Spreektermijnen)De beraadslaging over een agendapunt zal niet twee termijnen hoeven duren. De
voorzitter kan per agendapunt bezien op welke wijze de beraadslaging het beste
tot zijn recht komt. Het stellen van vragen wordt overigens ook als een
spreektermijn beschouwd te worden. Een termijn wordt door de voorzitter
afgesloten. Na afloop van het debat wordt bezien of het onderwerp doorgeleid kan worden naar
de raadsvergadering en welk advies de afzonderlijk fracties/partijen geven.
Uiteraard kan de commissie ook besluiten dat met een commissiebehandeling kan
worden volstaan, als geen formele besluitvorming nodig is.Toelichting artikel 17 (Spreektijd)De voorzitter is bevoegd de commissie voor te stellen om de spreektijd te
beperken. Het verzoek hiertoe kan ook door een commissielid worden gedaan.Toelichting artikel 18 Voorstellen van orde)Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De
beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de
betreffende commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder
beraadslaging, besloten door de commissie. Toelichting artikel 19 (Handhaving orde)Het eerste lid verzekert dat leden van een commissie vrijelijk kunnen spreken.
Wel zijn uiteraard interrupties toegestaan. De voorzitter kan bij een overvloed
aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen
bepalen dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Leden van commissies zijn niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of
verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of
schriftelijk overleggen. Dit geldt voor alle deelnemers aan de beraadslagingen,
dus ook derden.Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de
voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige
onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering
schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering
sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en
hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de
vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is
sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke
regeling geeft ten aanzien van raadsleden.Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed-
of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor
wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar
artikel 21 van deze verordening.Toelichting artikel 20 (Besloten vergadering)Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht
worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en voorstellen
van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing,
voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter
van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties
voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. De vergaderingen van de commissies vinden op basis van de Gemeentewet in de
regel in het openbaar plaats. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van
een commissie of de voorzitter kan de commissie beslissen om achter gesloten
deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk
verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de commissie anders beslist. Als
bijlage is een beslisschema bijgevoegd dat kan dienen bij een dergelijk
verzoek.Niet alleen een commissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een
commissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een commissie
opleggen. Overigens kan een commissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het
college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt
(artikel 25, tweede lid, respectievelijk artikel 55, tweede lid, van de
Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een
besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan
geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de
geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.Toelichting artikel 21 (Uitgangspunten geheimhouding)Bij schending van geheimhouding is het in eerste instantie aan de burgemeester
om te beoordelen of er aangifte gedaan moet worden. De raad kan verder op basis van de eigen gedragscode een sanctie opleggen aan
een lid dat aantoonbaar de geheimhouding heeft geschonden. Daarbij kan worden
gedacht aan het onthouden van inzage in geheime stukken voor een bepaalde
tijd.Ten aanzien van de werkwijze rond geheime informatie zijn de volgende
uitgangspunten vastgelegd:- het college verklaart in het verkeer tussen college en raad zo min mogelijk
informatie geheim. Brieven worden niet gemengd met deels geheime informatie en
deels openbare informatie (waarbij dan het geheel geheim wordt verklaard). Als
er geheime informatie te delen is met de gemeenteraad dan wordt deze informatie
zoveel mogelijk in een geheime bijlage opgenomen. Dan kan het openbare
‘hoofddocument’ gewoon op het RIS geplaatst worden;- Er wordt standaard een horizonbepaling opgenomen. De geheimhouding vervalt dan
automatisch na verloop van tijd;- Geheime informatie wordt zoveel mogelijk schriftelijk gedeeld met de raad. Dat
brengt de raadsleden in de positie om de geheimhouding te bekrachtigen in de
raad. In dat verband is het relevant dat twee dagen voor de raadsvergadering
geen geheime stukken meer in ontvangst worden genomen. Dit om er voor te zorgen
dat men daadwerkelijk kennis kan nemen van de informatie alvorens zich uit te
spreken over het bekrachtigen van de geheimhouding. In aanvulling op de
schriftelijke informatie kan zonodig een mondelinge toelichting door het college
worden gegeven;- Geheime informatieve bijeenkomsten zijn een onderdeel van eenCommissievergadering. Soms is het wenselijk om een toelichting te krijgen op
geheime informatie. In die gevallen kan een commissievergadering belegd worden,
die weliswaar openbaar opent en sluit, maar voor het overige in beslotenheid
plaats kan vinden. Het is aan de commissie om te besluiten over geheime status
van (een deel van) het besprokene in het besloten deel van deze vergadering. Er
komt een (beperkte) geheime besluitenlijst met het onderwerp van de vergadering,
de aanwezigen, de inhoud op hoofdlijnen en de besluitvorming van de commissie
over het opleggen van de geheimhouding.Toelichting artikel 22 (Toehoorders en pers)Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter
van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij
volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor commissies ontbreekt
een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.Aangezien de vergaderingen van een commissie in principe openbaar zijn, kunnen
radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Zij dienen dit wel
vooraf aan de voorzitter te melden. Het maken van dergelijke registraties is
uiteraard niet toegestaan indien het een besloten vergadering betreft.Het vijfde lid heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van
mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter
onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter
aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten
staan.1