De Verordening op de raadscommissies 2008

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: raadscommissie ex artikel 82 van de Gemeentewet;

• b.

  raad: gemeenteraad van Delft;

• c.

  lid: lid van een commissie;

• d.

  voorzitter: voorzitter van een commissie of diens vervanger;

• e.

  commissiegriffier: secretaris van een commissie of diens vervanger;

• f.

  vergadering: vergadering van een commissie;

• g.

  college: college van Burgemeester en Wethouders van Delft.

Artikel 2 Instelling commissies

• 1. De raad stelt de volgende commissies in:

  • a.

    de commissie Sociaal Domein;

  • b.

    de commissie Economie, Financiën en Bestuur;

  • c.

    de commissie Ruimte, Verkeer en Wonen

  • d.

    de commissie Algemeen

• 2. De commissie Sociaal Domein adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: de drie decentralisaties; arbeid en inkomen; integratie en inburgering, emancipatie; jeugd/jeugdzorg; onderwijs, volksgezondheid en zorg; sport.

• 3. De commissie Economie, Financiën en Bestuur adviseert en overleg over de volgende onderwerpen: financiën; deelnemingen; dienstverlening; bestuur (regio); (kennis) economie; toerisme; cultuur; binnenstad; veiligheid; openbare orde en toezicht; bestuur (internationaal beleid); regiegemeente; bestuur (interne bedrijfsvoering).

• 4. De commissie Ruimte, Verkeer en Wonen adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: ruimtelijke ordening; Spoorzone/Het Nieuwe Kantoor; verkeer en vervoer; grondexploitatie/vastgoed; afvalbeleid; project Delft-Zuidoost (incl. Technopolis); groen/duurzaamheid (incl. Delftse Hout en Midden Delfland); beheer openbare ruimte; stedelijke vernieuwing; wonen (incl. studentenhuisvesting'; project Nieuw Delft; project Harnaschpolder;

• 5. De commissie Algemeen overlegt en adviseert over de in het tweede tot en met vierde lid genoemde onderwerpen in de perioden waarin geen reguliere vergaderingen van de genoemde commissies plaatsvinden.

• 6. Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat wordt dit behandeld in de commissie die het onderwerp het meest aangaat, tenzij de voorzitters van de betrokken commissies in overleg beslissen dat het onderwerp in een gezamenlijke vergadering van de commissie zal worden behandeld.

• 7. Indien een gezamelijke vergadering wordt belegd, vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 3 Taak commissies

De commissies zijn belast met het voeren van overleg, en de voorbereiding van de besluitvorming van de raad met betrekking tot de in artikel 2, tweede tot en met zesde lid genoemde onderwerpen.

Artikel 4 Samenstelling commissies

• 1. De voorzitter van een commissie en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd. De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering en het handhaven van de orde.

• 2. a. Iedere fractie draagt per commissie maximaal twee raadsleden, of commissieleden/niet-raadsleden als bedoeld in het derde lid, voor als lid van de commissie.

  b. De fractie die de commissievoorzitter levert, kan een extra lid voor de commissie voordragen.

  c. Indien geen stemming wordt gevraagd over de benoeming, kan worden volstaan met een mededeling van de voorzitter van de raad tijdens een raadsvergadering welke nieuwe commissieleden aan een commissie worden toegevoegd.

  d. Raadsleden en commissieleden/niet-raadsleden, die niet benoemd zijn als lid van een commissie kunnen in elke commissievergaderind aan de beraadslaging deelnemen, na een verzoek daartoe aan de voorzitter.

• 3. Elke in de raad vertegenwoordigende partij welke bij de laatst gehouden gemeenteraadsverkiezingen was ingeschreven in het kiesregister kan maximaal 3 niet-raadsleden voordragen voor benoeming tot lid van een commissie. Deze commissieleden/niet-raadsleden dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de gemeenteraad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de politieke partij onder welke naam deze politieke partij ook in de gemeenteraad zitting heeft genomen.

  De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een commissie.

• 4. Voorafgaand de benoeming van commissieleden/niet-raadsleden vindt onderzoek naar de geloofsbrieven plaats. Op dit onderzoek is het bepaalde in artikel 6, eerste en tweede lid, van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van toepassing. Ten behoeve van dit onderzoek legt het kandidaat commissielid/niet raadslid de daarvoor benodigde stukken over aan de raad.

• 5. Het vierde lid is niet van toepassing op een raadslid dat na ontslag direct aansluitend verder gaat als commissielid/niet-raadslid, en hij/zij nog steeds voldoet aan de wettelijke vereisten.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een lid en de (plaatsvervangend) voorzitter eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een lid, zijnde een niet-raadslid, houdt op lid te zijn van een commissie indien:

  • -

    hij zijn ontslag als lid van de commissie schriftelijk kenbaar maakt aan de raad

  • -

    de raad hem ontslag verleent als lid van de commissie

  • -

    hij door zijn fractie ordt teruggetrokken als commissielid/niet-raadslid

  • -

    een commissie ophoudt te bestaan

  • -

    indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, lid 5 gestelde eisen

  • -

    hij overlijdt

• 3. De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

• 4. De (plaatsvervangend) voorzitter of een raadslid kunnen te allen tijde ontslag nemen door een schriftelijke mededeling aan de raad.

Artikel 6 Werkwijze commissies

• 1. De commissies houden procedurevergaderingen waarin wordt besloten over de wijze waarop onderwerpen zullen worden behandeld.

• 2. De commissies houden overlegvergaderingen waarin onderwerpen inhoudelijk worden behandeld.

• 3. Naast de procedure- en overlegvergaderingen hebben de commissies een eigen programmering ter externe oriëntatie.

• 4. Een commissie is bevoegd:

  • a.

    zich tot een lid van het college of de burgemeester te wenden ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennisneming nodig acht.

  • b.

    tot het houden van hoorzittingen of een rondetafelgesprek.

  • c.

    tot het afleggen van werkbezoeken.

  • d.

    externe deskundigen in te schakelen; indien hieraan kosten zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium.

  • e.

    het voeren van overleg met (leden van) het college.

Artikel 7 Griffier en commissiegriffier

• 1. Ter ondersteuning van iedere commissie fungeert een medewerker van de griffie als commissiegriffier. Deze wordt door de griffier aangewezen.

• 2. De commissiegriffier is in iedere vergadering en bij elke overige commissie-activiteit aanwezig.

Artikel 8 Burgemeester, leden van het college en derden

• 1. De commissie kan één of meer leden van het college dan wel de burgemeester uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit geschiedt door middel van een aantekening bij het punt op de agenda zoals bedoeld in artikel 11.

• 2. De leden van het college dan wel de burgemeester kunnen zich door ambtenaren laten bijstaan. De voorzitter kan ambtenaren het woord verlenen om inlichtingen te verstrekken.

• 3. De commissies zijn bevoegd -steeds door tussenkomst van de portefeuillehouder- ambtenaren uit te nodigen de vergaderingen bij te wonen en van hen feitelijke inlichtingen, hun werkzaamheden betreffende, te vragen.

• 4. Al dan niet op verzoek van één of meer commissieleden kan de voorzitter derden bij geagendeerde onderwerpen uitnodigen en hen het woord verlenen.

Artikel 9 Vergaderfrequentie

• 1. De commissies vergaderen als regel volgens een door het presidium jaarlijks vast te stellen vergaderschema. De vergaderingen vinden plaats in het stadhuis.

• 2. De vergaderingen van de commissies vangen aan om 20.00 uur en eindigen uiterlijk om 24.00 uur, tenzij door de vergadering anders wordt beslist. Na 24.00 uur wordt geen nieuw agendapunt meer in behandeling genomen, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 3. De dinsdag vóór de raadsvergadering wordt benut voor de voortzetting van geschorste vergaderingen, tenzij de commissie anders beslist. Op de uitwijkavond kunnen meer commissies, tegelijkertijd of achtereenvolgend vergaderen. Zonodig beslist het presidium over de volgorde.

• 4. Een commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 5. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 10 Oproep

• 1. De voorzitter zendt tenminste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Bij uitzondering kan de voorzitter, na overleg met het presidium, besluiten deze termijn te bekorten.

• 2. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden, die op de verzendlijst van de commissie staan, verzonden. Onder verzending wordt hierbij mede verstaan digitale verzending.

Artikel 11 Agenda

• 1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter in overleg met de commissiegriffier de agenda van de vergadering op.

• 2. De voorzitter bepaalt welke stukken schriftelijk aan de leden van de commissie worden aangeboden en welke stukken via het Raads Informatie Systeem ter beschikking worden gesteld, dan wel ter inzage worden gelegd.

• 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast.

• 4. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 5. De leden van de commissie, als bedoeld in het tweede lid, krijgen de vergaderstukken van de betreffende commissie toegezonden. Iedere fractie kan op verzoek twee extra sets vergaderstukken toegezonden krijgen.

  Dit vijfde lid vervalt na de raadsbrede invoering van het papierloos vergaderen. Het fractievoorzittersoverleg bepaalt wanneer het toezenden van papieren vergadersets wordt gestopt.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken en beschikbaarstelling via het Raads Informatie Systeem

• 1. De aan de commissie gerichte stukken, welke niet aan de leden worden toegezonden, worden voor hen ter inzage gelegd bij de commissiegriffier, dan wel via het Raads Informatie Systeem ter beschikking gesteld.

• 2. Indien voor stukken op grond van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken voorzien van het opschrift geheim en ter inzage gelegd bij de griffier voor stukken die worden overgedragen aan de raad en bij de gemeentesecretaris voor stukken die aan het college blijven.

Artikel 13 Informatievoorziening

• 1. Iedereen kan zich kosteloos abonneren op de toezending van de agenda van één of meer commissies.

• 2. De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente, ter openbare kennis gebracht.

• 3. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b.

    de onderwerpen op de agenda;

  • c.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • d.

    de mogelijkheid tot inspraak als bedoeld in artikel 14.

Artikel 14 Spreekrecht burgers

• 1. De voorzitter inventariseert wie gebruik wenst te maken van het spreekrecht.

• 2. Per instelling/groepering is één spreker toegestaan.

• 3. Per spreker is drie minuten spreektijd beschikbaar. De voorzitter kan voorstellen dat dit wordt verlengd. Na het inspreken is een korte vragenronde mogelijk.

• 4. De voorzitter kan toestaan dat ook voor de aanvang van de tweede termijn in de commissie een tweede inspreekronde plaatsvindt. De spreektijd is dan twee minuten.

• 5. Insprekers wordt verzocht zich tijdig bij de griffie aan te melden. Schriftelijke bijdragen kunnen vooraf worden ingediend bij de griffie. De brieven worden behandeld als een ingekomen stuk en worden onder alle leden van de commissie verspreid.

• 6. Indien er ingesproken wordt op een niet geagendeerd onderwerp, bespreekt de commissie na de inspreker gehoord te hebben, op welke wijze de commissie een vervolg geeft aan het onderwerp waarover is ingesproken.

Artikel 15 Advisering door en vastlegging van de openbare vergaderingen

• 1. De commissies brengen hun adviezen aan de raad schriftelijk uit.

• 2. De conceptbesluitenlijst van een vergadering wordt binnen zes werkdagen op het Raads Informatie Systeem beschikbaar gesteld.

• 3. Bij het begin van een vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld. Degenen die aan de beraadslagingen deelnamen in de vorige vergadering hebben het recht een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de commissie te doen.

• 4. De besluitenlijst moet inhouden:

  • a.

    de namen van de voorzitter en de commissiegriffier;

  • b.

    de namen van de leden van het college en de burgemeester, allen voorzover aanwezig;

  • c.

    de namen van de aanwezige leden;

  • d.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • e.

    een samenvatting van het advies aan de raad of de conclusie;

  • f.

    bij het desbetreffende agendapunt de namen van degenen die gebruik hebben gemaakt van het spreekrecht.

• 5. De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de commissiegriffier.

• 6. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

• 7. Van de vergadering wordt een geluidsopname gemaakt. Deze geluidsopname wordt ten minste één jaar bewaard.

Artikel 16 Aantal spreektermijnen

• 1. De beraadslaging over een agendapunt geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de voorzitter anders beslist.

• 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Per fractie neemt als regel één lid deel aan de beraadslagingen in een vergadering over een onderwerp.

Artikel 17 Spreektijd

De voorzitter kan, al dan niet op verzoek van een commissielid, voorstellen de spreektijd van leden maximeren.

Artikel 18 Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Over een voorstel van orde beslist de commissie terstond.

• 4. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 19 Handhaving orde; schorsing

• 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4. De voorzitter kan een commissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 5. In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke en ambtenarentribune, is tijdens de vergadering het gebruik van mobiele communicatiemiddelen, die inbreuk maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan. De aanwezigen gedragen zich naar de aanwijzingen van de voorzitter op dit punt.

Artikel 20 Besloten vergadering

• 1. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

• 2. Indien een voorstel tot besloten vergadering is gedaan, verzoekt de voorzitter ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten met uitzondering van griffiemedewerkers en door de aanwezige portefeuillhouder(s) aan te wijzen ambtenaren.

• 3. Voor afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 86, Gemeentewet, of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen

• 4. De conceptbesluitenlijst van een besloten vergadering wordt, onder het opleggen van geheimhouding als bedoeld in artikel 86 Gemeentewet, aan de leden toegestuurd.

• 5. De geheime conceptbesluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk ter vaststelling geagendeerd in een openbare vergadering. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. Indien een van de leden het woord vraagt, wordt de vergadering besloten verklaard.

Artikel 21 Schending geheimhouding

Bij schending van geheimhouding kan de voorzitter van de raad dan wel het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, besluiten aangifte te doen bij de politie.

Artikel 22 Toehoorders en pers

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

• 4. Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiertoe voorafgaand aan de vergadering een verzoek aan de aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 23 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘De Commissieverordening 2008’.

Artikel 25 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 november 2008.