Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand
Artikel 1 Verzoek om informatie
- 1.
Een raadslid wendt zich tot een ambtenaar met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie of advies van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
- 2.
Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
- 3.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om technische/tekstuele bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
- 4.
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
- 5.
De gevraagde bijstand wordt bij voorrang verleend. Indien de secretaris van oordeel is dat de gevraagde bijstand een dermate omvangrijke inzet van de ambtelijke organisatie vraagt dat deze de normale bedrijfsvoering van de betrokken organisatieonderdelen doorkruist, treedt hij in overleg met de griffier over de wijze en het tijdstip waarop de bijstand kan worden verleend.
Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand
- 1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden;
- 2.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
- 3.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
- 4.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
- 5.
Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand
- 1.
Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.
Paragraaf 2. Fractieondersteuning
Artikel 6. Recht op financiële vergoeding
- 1.
De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;
- 2.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 500,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,-- per raadszetel.
- 3.
Aan elke fractie wordt een tablet in bruikleen ter beschikking gesteld. Hiervoor wordt een bruikleenovereenkomst met de gemeente ondertekend.
Artikel 7. Besteding financiële vergoeding
- 1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;
- 2.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
- d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- e.
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
Artikel 8. Voorschot bijdrage fractieondersteuning
- 1.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt;
- 2.
Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.
Artikel 9. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 10. Gevolgen splitsen fractie
- 1.
Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
- 2.
Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.
Artikel 12. Verantwoording en controle
- 1.
Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.
- 2.
Het verslag vermeldt in elk geval:
- a.
het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding is ontvangen;
- b.
ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed.
- 3.
Bij het verslag wordt gevoegd een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en zo mogelijk een fractielid.
- 4.
De uitgaven worden zoveel mogelijk onderbouwd met bewijsstukken die desgevraagd ter beschikking worden gesteld aan de comptabele.
- 5.
Controle van het verslag vindt plaats door de comptabele die advies uit brengt aan de raad.
- 6.
De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
- 7.
In afwijking van het eerste lid wordt door fracties die na verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan rekening en verantwoording afgelegd binnen drie maanden na de datum van beëindiging van de activiteiten.
Artikel 12.1 Niet gebruikte vergoeding
De gelden die aan het einde van het kalenderjaar niet zijn gebruikt vloeien terug naar de algemene middelen van de gemeente.
Artikel 12.2 Fractieruimte
- 1.
Elke in de raad vertegenwoordigde groepering kan, voor fractiedoeleinden, gebruik maken van de in het gemeentehuis aanwezige vergaderruimten.
- 2.
Reservering van vergaderruimte kan via het griffiesecretariaat, de bodes of de receptie plaatsvinden.
Paragraaf 3 Slotbepalingen
Artikel 14. Intrekking oude verordening
De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning zoals vastgesteld op 25 april 2002 en verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding zoals vastgesteld op 14 april 2011 worden ingetrokken.
Artikel 15. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 16. Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Borger-Odoorn 2016.