Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent financiën Financiële Verordening Gemeente Leiden 2016 |
Citeertitel | Financiële verordening gemeente Leiden 2016 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-12-2018 | 09-06-2020 | artikel 23, 24, 25, 29, 37, bijlage 1 | 06-12-2018 | 18.0079 | |
18-11-2016 | 18-12-2018 | nieuwe regeling | 10-11-2016 | RV 16.0089 |
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder de volgende begrippen:
De jaarrekening en het jaarverslag. Beide worden door de raad vastgesteld op grond van artikel 198 van de Gemeentewet.
De door de raad vastgestelde hoofdindeling van de begroting. Een programma bestaat uit één of meerdere beleidsterreinen.
Onderdelen van een programma met één of meerdere doelen en die bijdragen aan de totale programmarealisatie. De beleidsterreinen staan tussen programma en prestatie in. De som van de beleidsterreinen is het programma.
Een activiteit die of project dat bijdraagt aan de realisatie van een beleidsterrein. De som van de prestaties vormt een beleidsterrein.
Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies en is een algemene maatregel van bestuur ter invulling van artikel 186 uit de gemeentewet. Het BBV regelt de financiële beleidskaders waaraan de gemeenten gebonden zijn.
Weerstandvermogen/weerstandscapaciteit
Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.
Het aantrekken en uitzetten van liquide middelen.
De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen.
Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente Leiden een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake indien Leiden risico loopt met aan deze partijen beschikbaar gestelde middelen of als Leiden aangesproken kan worden als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Van bestuurlijk belang is sprake als Leiden zeggenschap heeft, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofde van stemrecht.
Investering met economisch/maatschappelijk nut
Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld vastgoed, vervoermiddelen.
Investeringen met een maatschappelijk nut zijn naar hun aard nietverhandelbaar, bijvoorbeeld veel zaken in de openbare ruimte.
Plankosten zijn kosten die horen bij de voorbereiding en ontwikkeling van ruimtelijke plannen,infrastructurele projecten en vastgoedprojecten. Het gaat om o.a. de volgende disciplines:projectmanagement, planning, financieel management, communicatie, stedenbouwkunde, civiele techniek, landmeten, groen, verkeer, verwerving, uitgifte, juridische ondersteuning en administratie.
Reeks van rapportages over een kalenderjaar of een aantal kalenderjaren, ten behoeve van een adequate verantwoording van het college aan de raad over het voorgenomen of uitgevoerde beleid en financieel beheer. De cyclus bestaat in ieder geval uit de wettelijk verplichte begroting en jaarstukken, en daarnaast uit een of meer tussentijdse rapportages (Bestuursrapportages) en een kaderstellend stuk voor de opstelling van de begroting (Kaderbrief).
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2. Planning- en controlcyclus
Het college informeert jaarlijks voor 1 november de raad over de inrichting van de planning- en controlcyclus voor het nieuwe jaar. Daarvan zijn onderdeel de data voor het aanbieden van de P&C-producten door het college aan de raad en de data voor het vaststellen van P&C-producten door de raad. De cyclus bestaat in ieder geval uit de wettelijk verplichte begroting en jaarstukken, en daarnaast uit een of meer tussentijdse rapportages (Bestuursrapportages) en een kaderstellend stuk voor de opstelling van de begroting (Kaderbrief).
Het college biedt voor 15 juni aan de raad ter vaststelling de Kaderbrief aan met daarin een beschrijving van het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.
Artikel 5. Vaststellen begroting: investeringen
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringen, niet zijnde investeringen in bedrijfsmiddelen, hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige investeringen worden bij de vaststelling van de begroting geautoriseerd.
Hoofdstuk 3 Paragrafen in programmabegroting en jaarstukken
Paragraaf 1. Verplichte paragrafen conform titel 2.3 BBV
In de paragraaf Lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:
Artikel 9. Weerstandvermogen en risicobeheersing
In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:
Artikel 10. Onderhoud kapitaalgoederen
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen verslag van:
In de paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:
In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:
Paragraaf 2. Overige paragrafen, niet verplicht
Artikel 16. Taakstellingen en Reserveringen
In de begroting is een paragraaf opgenomen met daarin een meerjarig overzicht van de voorgenomen bezuinigingen vanaf het begrotingsjaar t tot en met het jaar t+3, de wijze waarop deze bezuinigingen zullen worden gerealiseerd en eventuele reserveringen die zijn gedaan om de bezuinigingen te realiseren.
Hoofdstuk 5 Reserves en voorzieningen
Bij reserves met een egalisatie- of inkomensfunctie mag een positief- of negatief exploitatiesaldo bij de jaarrekening vóór bestemming worden verrekend met de corresponderende reserve. In deze gevallen maakt het betreffende exploitatiesaldo geen onderdeel uit van het bestemmingsvoorstel bij de jaarrekening.
Artikel 24. Concernreserve en risicomanagement
De ratio weerstandsvermogen (verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de waardering van de geïnventariseerde risico’s) is minimaal 1,0. Bij een te lage stand van de concernreserve geeft het college aan welke maatregelen er getroffen worden om de concernreserve weer op peil te krijgen.
Hoofdstuk 6 Investeringen en afschrijvingen
Artikel 29. Autorisatie van investeringen
Ter voorbereiding op een investering mag het college, zonder voorafgaande goedkeuring door de raad, maximaal voor 5% van het investeringsbedrag, genoemd in het investeringsplan, met een maximum van € 50.000, aan verplichtingen aangaan. Indien de nieuwe ontwikkeling niet leidt tot een kaderbesluit worden de voorbereidingskosten bij de jaarrekening afgeboekt.
Artikel 31. Actualisering, uitputting en afsluiting van kredieten
In de begroting wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie, onderdeel investeringen, de ontwikkeling van de kapitaallasten over 4 jaar weergegeven. Daarnaast wordt in het meerjareninvesteringsplan een totaaloverzicht gegeven van de investeringen over een periode van 4 jaar. Hierbij is het jaar van beschikbaarstelling van het krediet bepalend voor opname in enig jaar. Tot slot wordt het overzicht te voteren kredieten weergegeven.
Hoofdstuk 7 Financieel beheer en interne controle
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 35. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Het college zorgt, ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk 9 Overige bepalingen
Het college kan naar aanleiding van artikel 1 tot en met 39 uitvoeringsregels financiën vaststellen. De indeling van de uitvoeringsregels volgt die van de Financiële Verordening.
Artikel 42. Inwerkingtreding en citeerartikel
Regelingen die zijn vastgesteld onder de werking van de Financiële verordening gemeente Leiden en die van kracht zijn op het moment van inwerkingtreding van deze verordening, worden aangemerkt als regelgeving krachtens deze verordening. De volgende regelingen komen met inwerkingtreding van deze verordening te vervallen:
Artikelsgewijze toelichting Financiële Verordening Gemeente Leiden 2016
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2. Planning- en controlcyclus
Het college wil de raad op tijd informeren over de planning van de P&C-producten. De raad kan dan in de agendaplanning tijdig rekening houden met de behandeling hiervan. De P&C-planning is uitgangspunt voor de planning van de raads- en commissievergaderingen.
Als het college besluit tot het opstellen van een Kaderbrief wordt deze aan de raad aangeboden vóór 15 juni. Dat is nodig omdat de Kaderbrief bepalend is voor het financieel kader aan de hand waarvan in de zomer de begroting wordt opgesteld. Het is in dat geval noodzakelijk dat de raad voor de zomer zich heeft kunnen uitspreken over het kader voor de begroting.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
De verantwoording van het college vindt plaats op het niveau van beleidsterrein (zie ook artikel 4 lid 14). Op dat niveau ligt de bevoegdheid van het college. De raad besluit op het niveau van programma.
Artikel 5 en 6 Vaststellen begroting, investeringen en post onvoorzien
Dit artikel regelt de verhouding tussen de bevoegdheden van het college en van de raad op het gebied van investeringen en de post onvoorzien. Het artikel dient vooral voor het duidelijk vastleggen van de onderdelen uit de begroting die door de raad worden vastgesteld.
De bestuursrapportage is het instrument waarmee het college aan de raad verantwoording aflegt over het lopende begrotingsjaar. Ook hierin ligt de verdeling tussen college op raad op het niveau beleidsterrein en programma. Het college legt op dat moment, als dat nodig is, aan de raad een begrotingswijziging voor. Dit gebeurt in ieder geval bij de tweede bestuursrapportage om er voor de zorgen dat er bij de jaarrekening niet de grote verschillen optreden tussen begroting en jaarrekening. De uitkomst van de jaarrekening wordt daardoor zo min mogelijk belast met verschuivingen in de begroting.
Hoofdstuk 3. Paragrafen in programmabegroting en jaarstukken
Het instrument van een paragraaf is bedoeld om onderwerpen uit te lichten die door de diverse begrotingsprogramma’s heen lopen of die betrekking hebben op de gehele begroting. Er is in dit hoofdstuk een onderscheid gemaakt tussen paragrafen die verplicht zijn vanuit hogere regelgeving (BBV) en paragrafen waartoe de raad zelf besluit.
Voor de verplichte paragrafen heeft de raad geen keuze of zij hiertoe wel of niet besluit. Dat is anders bij de niet-verplichte paragrafen, deze stelt de raad zelf vast. Een voorbeeld van deze laatste categorie is de paragraaf subsidies. Daarnaast kent Leiden ook bijzondere programma’s. Deze zijn opgenomen onder de paragrafen en bevatten beleidsterreinen die specifieke aandacht van de raad vragen.
Artikel 19. Financieringsfunctie
In dit artikel besluit de raad tot de kaders waarbinnen het college de financieringsfunctie uitoefent. Van belang is vooral het beperken van de kosten én van de risico’s van het aantrekken en uitzetten van gemeentelijke middelen.
Artikel 20. Prijzen, tarieven en kostenverdeling
Prijzen en tarieven worden voor een groot deel door de Wet Markt en Overheid. Deze bepalingen zijn in onderhavige verordening niet opgenomen. Ook zijn regels ingesteld over specifieke gemeentelijke beleidsterreinen waarop de raad regels vaststelt. Het gaat dan om belastingen, heffingen en leges en gemeentelijk vastgoed.
Op het terrein van het grondbeleid loopt de gemeente potentieel veel risico omdat het over grote bedragen gaat met plannen die een langdurige tijdshorizon hebben. Door dit grote belang is het wenselijk om een duidelijk beleidskader te hebben waarbinnen de afwegingen van het grondbeleid kunnen plaatsvinden. Ook is het van belang dat de raad over de langere periode gezien de kaderstellende taak goed kan uitoefenen.
Daarom stelt de raad één maal in de vijf jaar de Nota Grondbeleid vast. Hierin worden de beleidsmatige kaders van het grondbeleid vastgelegd. Het college legt deze nota ter besluitvorming aan de raad voor.
Plankosten worden gemaakt voorafgaand en tijdens het opstellen van een (ruimtelijk) plan. We onderscheiden drie soorten plankosten:
Door het college is in de uitvoeringsregels aangegeven hoe de verantwoording plaatsvindt.
Hoofdstuk 5 Reserves en voorzieningen
Het instellen en beheren van reserves is een bevoegdheid van de raad. De raad stelt reserves in, heft ze op en bepaalt de hoogte van de onttrekkingen en dotaties.
Positieve- of negatieve exploitatiesaldi mogen niet voor bestemming bij de jaarrekening verrekend worden met de reserve, een uitzondering hierop zijn reserves met een inkomens- of egalisatiefunctie en de verrekening van de Voorziening negatieve grondexploitaties met de Vereveningsreserve grondexploitaties.
In beginsel wordt aan reserves geen rente toegerekend. Voor sommige (egalisatie) reserves zou dit echter wél een logische afspraak zijn. De reden hiervoor is dat de verwachte uitgave die te zijner tijd uit de reserve zal worden gedaan door de rente wordt beïnvloed. Alleen na een uitdrukkelijk besluit
van de raad wordt jaarlijks aan deze reserves rente toegevoegd. Bij toelichting reserves in de programmabegroting wordt onder het kopje bijzonderheden aangegeven als aan betreffende reserve rente wordt toegerekend en het gehanteerde rentepercentage.
Artikel 24. Concernreserve en risicomanagement
Voor de concernreserve is de regelgeving aangepast. De concernreserve dient als weerstandvermogen van de gemeente. Voor het beoordelen van het weerstandvermogen is de verhouding tussen reserve en hoeveelheid risico bepalend. De ratio weerstandsvermogen (verhouding tussen de waardering van de geïnventariseerde risico’s en beschikbare weerstandscapaciteit) moet in Leiden minimaal 1,0 zijn. Als dit niet meer het geval is moet het college voorstellen uitwerken waarbij de concernreserve binnen één jaar weer op peil is.
Artikel 25. Bedrijfsvoeringsreserve
Bedrijfsvoeringsreserves hebben in principe een egalisatiefunctie. Dat betekent dat zij zijn ingesteld om schommelingen in de bedrijfsvoering op te kunnen vangen. Er bestaat in ieder geval een bedrijfsvoeringsreserve voor concern (i.e. de gehele organisatie). Voor de overige organisatieonderdelen wordt een bedrijfsvoeringsreserve niet noodzakelijk geacht. De reserve
bedrijfsvoering concern kan ook worden benut voor het oplossen van knelpunten in de bedrijfsvoering. Omdat deze reserves betrekking hebben op de bedrijfsvoering, besluit het management over de inzet van de bedrijfsvoeringreserve, in een later stadium door de raad te bekrachtigen via een begrotingswijziging.
Voor de organisatieonderdelen Lakenhal, De Zijl Bedrijven en Erfgoed Leiden e.o. is het uit oogpunt van bedrijfsvoering wenselijk om over een reserve te beschikken. Wel is het zo dat het college over deze reserves nadere regels kan vaststellen.
Evenals bij de reserves ligt de bevoegdheid van het instellen en beheren van een voorziening bij de raad. Het verschil met een reserve is echter groot. Voor het instellen van een voorziening heeft de raad geen eigen beleidsruimte. Een voorziening moet ingesteld worden op grond van boekhoudkundige regels. Instellen van een voorziening in plaats van een reserve zit in het feit dat bij een voorziening de uitgaaf naar verwachting zal plaatsvinden maar het precieze tijdstip waarop dit gebeurt nog niet. Als de voorziening niet (volledig) is besteed valt het overschot vrij.
Artikel 28. Onderhoudsvoorziening
Vooral groot onderhoud vraagt een planmatige benadering. Daarom wordt er een beheerplan opgesteld zodat het noodzakelijke onderhoud op langere termijn in beeld is. Om dit benodigde onderhoud te kunnen financieren stelt de raad een voorziening in.
Hoofdstuk 6 Investeringen en afschrijvingen
Artikel 29. Autorisatie van investeringen
Investeringen leggen de uitgaven een de gemeente op een bepaald terrein van langere tijd vast. Daarom is de bevoegdheid tot het aangaan van investeringen belegd bij de raad. Uitzondering hierop is het besluiten over vervangingsinvesteringen voor bedrijfsmiddelen. Dit is de bevoegdheid van het college. Gedachte hierachter is dat dit valt binnen de grenzen van de bedrijfsvoering. Op het gebied van bedrijfsvoering is het college bevoegd.
Vaak is het wenselijk dat, ter voorbereiding op een plan en daarmee een gewenste investering, er verplichtingen kunnen worden aangegaan door het college. Om dit bij de raad te beleggen is uit oogpunt van de meest efficiënte wijze van besluitvorming niet gewenst. De hoogte van het bedrag waartoe het college bevoegd is, wordt vastgesteld door de raad.
Op de beleidsterreinen waarop dit artikel betrekking heeft is het benodigde kader redelijk constant. Bovendien hebben deze kapitaalgoederen een lange levensduur. Daarom is actualisatie van de beleidskaders één keer in de acht jaar, voldoende. Zolang over het minimaal gewenste onderhoudsniveau overeenstemming is kan het college daarbinnen bewegen. Voor de raad vormt dit een garantie dat het onderhoud in ieder geval daarbinnen blijft.
Artikel 31. Actualisering, uitputting en afsluiting van kredieten
De autorisatie van investeringen is geregeld in artikel 28, de actualisering ervan in dit artikel.
Voor elke begroting actualiseert het college het investeringsplan voor 4 jaar. De effecten hiervan op de begroting zijn dan verwerkt in de kapitaallasten.
Artikel 32. Waardering, activering en afschrijving
De kapitaalgoederen van de gemeente Leiden moeten tegen een reële waarde op de balans gewaardeerd staan. Omdat de waarde in de loop der tijd afneemt en er rekening gehouden moet worden met vervanging in de toekomst schrijven we af. Om dit op een uniforme wijze te doen voor de hele gemeente zijn hiervoor regels opgesteld.
Hoofdstuk 7 Financieel beheer en interne controle
De bepalingen in dit hoofdstuk zijn er op gericht de rechtmatigheid en getrouwheid van de gemeentelijke financiën te waarborgen. De artikelen hebben dan bijvoorbeeld betrekking op het inrichten van een administratie en de verdeling van bevoegdheden.
Naast getrouwheid en rechtmatigheid is ook de doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitgaven van belang. Dit vindt zijn uitwerking in het regelmatig houden van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. De basis hiervoor ligt in de gemeentewet verankerd.
Hoofdstuk 8 Bestuurlijke deelname in organisaties
Artikel 38. Verbonden partijen
Het Beleidskader, door de raad vast te stellen, regelt de kaders waarbinnen gemeenschappelijke regelingen kunnen worden ingesteld, gemonitord en beëindigd.
Artikel 39. Bestuurlijke deelname in privaatrechtelijke organisaties
Het Beleidskader, door het college vast te stellen, regelt de kaders waarbinnen ambtenaren of bestuurders van de gemeente namens de gemeente deelnemen in besturen van privaatrechtelijke organisaties.
Hoofdstuk 9 Overige bepalingen
j. Investeringen met een investeringsbedrag kleiner of gelijk aan € 25.000,- en / of een gebruiksduur korter dan 3 jaar.
k. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio.