Gedragscode Werk en Inkomen Lekstroom

Voor je ligt de gedragscode van Werk en Inkomen Lekstroom (WIL). De gedragscode is onderdeel van ons integriteitsbeleid en geeft een overzicht van waarden, regels en richtlijnen die gelden binnen WIL. Het is een handreiking die je een houvast kan bieden bij het hanteren van de normen en waarden van onze organisatie en je daarbij ook kan helpen bij het nemen van beslissingen in integriteitskwesties.

De gedragscode kan je niet altijd uitsluitende antwoorden bieden. In integriteitskwesties is er vaak sprake van een ‘grijs gebied’. De belangrijkste aanbeveling die wij kunnen doen is; bij twijfel, altijd overleggen met collega’s, leidinggevende en/of HR.

De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de gedragscode ligt bij ons allemaal: de directeur, het management en de medewerkers. Onder medewerkers worden de medewerkers in vaste- en tijdelijke dienst, externe medewerkers, stagiaires en werkervaringsplekken verstaan. Integriteit moet een onderwerp van gesprek zijn bij leidinggevende en bij collega’s onderling. Spreek elkaar aan indien het nodig is!

De gedragscode geldt voor alle medewerkers in dienst van WIL maar ook voor andere groepen, zoals inhuurkrachten en stagiaires.

Onze gedragscode willen we graag beginnen met een uiteenzetting van de belangrijkste aspecten van ‘goed ambtenaarschap’. Uiteindelijk zijn we allemaal ambtenaar en dienen we ons hier ook naar te gedragen

• ·

  Je beseft je dat je onderdeel uitmaakt van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met jouw handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. Je bent je ervan bewust dat je ‘ambassadeur’ bent van de organisatie en haar imago kunt schaden door jouw handelingen of uitlatingen;

• ·

  Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers en bedrijven. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen;

• ·

  Je voert jouw werk op een professionele manier uit. Je geeft het bestuur en de dagelijkse leiding juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kan werken stelt je intern aan de orde;

• ·

  Je gaat respectvol met jouw collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag;

• ·

  Je gaat verantwoord om met middelen van de organisatie (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten;

• ·

  Je draagt verantwoordelijkheid voor jouw eigen handelen. Je kan de keuzes die je binnen jouw werk maakt verantwoorden;

• ·

  Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw leidinggevende door hem of haar waar nodig te informeren.

Informatie kent vele vormen: gesprekken, papieren documenten, digitaal opgeslagen informatie, dvd’s, foto’s, etc. Digitale informatie kan op allerlei plekken zijn opgeslagen: pc’s, laptops, telefoons, servers, websites, netwerken, usb-stick etc.

Informatie vertegenwoordigt een waarde voor WIL. Daarom is bescherming van de informatie noodzakelijk. Informatiebeveiliging omvat alle maatregelen die ervoor zorgen dat:

• ·

  Informatie beschikbaar is;

• ·

  Informatie juist is;

• ·

  Vertrouwelijke informatie niet in verkeerde handen valt.

Informatiebeveiliging draait zeker niet alleen om technische maatregelen. Het gedrag van iedereen die met informatie omgaat, is het belangrijkste onderdeel.

Binnen WIL hanteren we onderstaande regels als het gaat om informatiebeveiliging.

• ·

  Houd je aan de gedragscode en respecteer de (privacy)wet- en regelgeving die voor je werk van toepassing is;

• ·

  Houd je aan de convenanten (met externe partners) en de protocollen over informatie-uitwisseling;

• ·

  Spreek collega’s aan op het niet naleven van de regels.

• ·

  Berg informatie op bij het verlaten van de werkplek, zowel voor een kort overleg als indien je naar huis gaat. Vertrouwelijke informatie hoort achter slot en grendel (clean desk);

• ·

  Breng geen vertrouwelijke informatie naar buiten;

• ·

  Behandel gegevens waarvoor geheimhoudingsplicht geldt, als geheim;

• ·

  Verwijder documenten onmiddellijk van printers, kopieerapparaten en faxen;

• ·

  Voer vertrouwelijke documenten af in de daarvoor bestemde afgesloten afvalcontainers of de papiervernietiger.

• ·

  Leen je toegangspas niet uit;

• ·

  Laat onbevoegden niet meelopen bij het naar binnen gaan;

• ·

  Spreek onbekenden op de werkvloer aan;

• ·

  Laat mobiele apparatuur niet onbeheerd achter.

• ·

  Deel wachtwoorden en codes niet met anderen;

• ·

  Vergrendel je computer bij het verlaten van je werkplek.

• ·

  Wees je ervan bewust dat iemand kan meekijken naar documenten (ook op beeldscherm) of kan meeluisteren bij (telefoon)gesprekken;

• ·

  Weet met wie je communiceert via telefoon, fax, internet of e-mail;

• ·

  Geef bij verstrekking van informatie aan waarom en door wie deze gebruikt mag worden.

• ·

  Gebruik internet en e-mail hoofdzakelijk voor je werk;

• ·

  Open geen e-mail van onduidelijke afzenders en wees zorgvuldig wanneer je informatie (bijlagen) downloadt;

• ·

  Benader, download, bewaar of verzend geen illegale of aanstootgevende gegevens;

·Meld verdachte activiteiten op je PC of verlies of diefstal onmiddellijk bij de ICT-afdeling en je leidinggevende.

Voor alle medewerkers van WIL geldt de geheimhoudingsplicht. Het met opzet ’lekken’ van vertrouwelijke informatie is uiteraard niet toegestaan. Je gaat binnen en buiten jouw werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van klanten, organisaties en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van WIL kan schaden. Voordat je toegang krijgt tot de gegevens in Suwinet, teken je een geheimhoudingsverklaring.

Ook dien je er van bewust te zijn dat op (werk)plekken buiten de glazen deuren van WIL anderen jouw gesprekken kunnen meeluisteren. Wees je er dan ook altijd van bewust welke informatie je op welke locatie (zowel binnen als buiten WIL) bespreekt. Vertrouwelijke informatie over (klanten van) WIL mag niet in handen komen van de verkeerde personen.

Bij contacten met de pers wordt verwacht dat de medewerker zich realiseert welke externe impact uitlatingen kunnen hebben. Overleg altijd van tevoren met de leidinggevende en met de afdeling Communicatie, ga zelf niet zomaar het gesprek aan.

Bij nevenwerkzaamheden kan je denken aan bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, lidmaatschap van een bestuur en/of vereniging, vennoot- of aandeelhouderschap.

De lijn is helder: je dient - betaalde of onbetaalde – nevenwerkzaamheden die je verricht of van plan bent om te gaan verrichten, op te geven. In overleg met de leidinggevende wordt besloten hoe er gehandeld zal worden.

Er zal geen toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden worden gegeven als er sprake is, of kan zijn, van belangenverstrengeling of belangenconflicten. Bijvoorbeeld als het denkbaar is dat de nevenwerkzaamheden zo omvangrijk zijn dat de combinatie met de eigen functie tot praktische problemen zal leiden, dan zullen deze nevenwerkzaamheden niet worden toegestaan. In overleg zijn er echter altijd mogelijkheden.

Bedrijven en klanten laten nogal eens hun waardering blijken voor de contacten via het geven van cadeaus. Op zich is daar niets mis mee. Integendeel zelfs, zo lijkt het: tevreden klanten, wie wil dat nu niet? In sommige delen van het bedrijfsleven is dit ook een normale gang van zaken. Echter geldt dit voor een overheidsorganisatie anders.

Tot elke prijs moet worden voorkomen dat ook maar de indruk ontstaat dat het geven van een geschenk leidt tot bevoorrechting van de gever. Een ontvangen geschenk dient, onafhankelijkvan de waarde ervan, bij de leidinggevende te worden gemeld. Geschenken die naar jouw idee meer dan

€ 50,- waard zijn worden niet geaccepteerd. Een aangenomen relatiegeschenk mag je niet voor jezelf houden. Dat wordt aan het eind van het jaar met jouw collega’s gedeeld.

Naast het ontvangen van geschenken is het ook niet ongebruikelijk dat er lunches, diners of andere vormen van uitstapjes worden aangeboden. Maar ook hier geldt dezelfde regel als bij het aannemen van geschenken, te weten: deelname hieraan dient vooraf bij de leidinggevende gemeld te worden. In overleg met de leidinggevende wordt bepaald hoe er gehandeld zal worden.

Het voor privé doeleinden gebruik maken van gemeentelijke voorzieningen is in beperkte mate toegestaan. Hierbij kan men denken aan een beperkt gebruik van kantoorartikelen, e-mail, computer, telefoon, kopieerapparaat etc. Het gebruik ervan dient de dagelijkse werkzaamheden niet te hinderen.

In de pauze even een kwartiertje op internet zoeken naar privé-informatie is geen probleem. Maar onder werktijd surfen naar vakantie-websites, regelmatig WhatsApps sturen/lezen etc. kan niet. Voor het grijze gebied daartussen is geen harde regel te geven. Twijfel je aan jouw eigen gedrag hierin of aan het gedrag van een collega? Bespreek dit dan met elkaar of met jouw leidinggevende.

Binnen WIL is het niet toegestaan is om privé post te versturen via de medewerkers gegevensbeheer en op kosten van WIL. Wel is het toegestaan om jouw post, welke je zelf hebt voorzien van een postzegel, mee te laten gaan met de verzending.

Het is uitdrukkelijk niet toegestaan via het computernetwerk teksten en plaatjes te verspreiden die kwetsende humor, porno of (extreme) politieke uitingen bevatten. Hiertegen zal na ontdekking direct worden opgetreden. En natuurlijk is het illegaal kopiëren van software ook niet toegestaan.

Social media kent vele verschillende vormen zoals Facebook, Yammer, Twitter, LinkedIn. Door de social media is de beheersbaarheid van de communicatie sterk veranderd, dit komt doordat iedereen zelf zender is geworden van massamediale boodschappen. Iedereen kan zijn of haar genoegens en ongenoegens uiten en hier gelijkgestemden voor vinden.

Social media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en het kan bijdragen aan een positief imago van WIL. Blijf je je hierbij wel van bewust dat je ambassadeur bent van WIL. Maak in jouw communicatie duidelijk of je een persoonlijk standpunt ventileert of een officieel standpunt van onze organisatie. Bedenk je wel dat het publiekelijk stelling nemen tegen een onderwerp in tegenstelling kan zijn met de belangen van WIL. Dit kan een conflict veroorzaken, met alle gevolgen van dien. Daarom gaan officiële mededelingen of contacten met de pers altijd via de afdeling Communicatie.

Lees je positieve of negatieve berichten over WIL? Neem dan contact op met de afdeling Communicatie en kijk gezamenlijk hoe je hier het beste mee om kan gaan.

Alle klanten dienen gelijk en met respect te worden behandeld. Je onthoudt je van taalgebruik dat indruist tegen de algemeen gangbare opvattingen en je voorkomt dat je discriminerende opmerkingen maakt op grond van geslacht, nationaliteit, geloof etc. Zie of hoor je dit een collega wel doen bespreek dit met hem of haar of licht de leidinggevende in.

Wees er ook hier weer van bewust dat klanten meer meekrijgen zonder dat je het in de gaten hebt. Heb je een lastig telefoongesprek gehad met een klant? Zorg er dan voor dat je zeker weet dat de hoorn op de haak is voordat je jouw collega wat vertelt over het gesprek dat je net hebt gehad.

• a.

  Omgang met collega's

  Net als bij onze klanten dien je jouw collega’s gelijk en met respect te behandelen. Gedoe op tafel staat bij ons hoog in het vaandel en is hierbij zeker van belang. Spreek je collega’s aan indien zij gedrag vertonen wat je vervelend vindt, maar hou ook rekening met je collega’s. We werken op open werkplekken en kunnen daardoor eerder hinder van elkaar ondervinden. Heb je het gevoel dat jouw collega’s ongewenst gedrag naar jou vertonen zoals agressie, pesten, (seksuele) intimidatie, dan bestaat er binnen WIL een klachtenregeling ongewenst gedrag en kan je aanspraak maken op een vertrouwenspersoon.

• b.

  Privérelaties op het werk

  Privérelaties kunnen overal ontstaan dus ook op het werk: Familierelaties, vriendschappelijke relaties, liefdesrelaties tussen collega’s of tussen een collega en een externe relatie van WIL. Dit hoeft geen probleem te zijn. Toch kunnen dit soort relaties problematisch zijn of worden. Denk hierbij aan (de schijn van-) belangenverstrengeling, het delen van vertrouwelijke informatie of bevoordeling. Bovendien kan een (verbroken) relatie leiden tot een ongewenste verstoring van de werkverhoudingen. Dit risico is groter als de functies elkaar raken en zeker wanneer er sprake is van een hiërarchische verhouding.

  Om de ongewenste effecten van privérelaties te voorkomen is de Gedragscode liefdesrelaties op het werk vastgesteld. Hierin staat aangegeven wat wij van elkaar verwachten, hoe te handelen, onder welke condities een relatie binnen WIL wel- of niet wordt toegestaan en wat de gevolgen voor je functie kunnen zijn als er sprake is van een relatie op de werkvloer.

Binnen WIL kennen we geen bedrijfskleding, wel wordt van je verwacht dat je je op representatieve en aanvaardbare wijze kleedt. Het is niet toegestaan om kleding of andere lichaamskenmerken te dragen die aanstootgevend zijn of die uitingen van ongewenst gedrag bij klanten of collega’s kan uitlokken. Heb je vragen over de representativiteit van jouw kleding of die van jouw collega? Bespreek dit dan met jouw leidinggevende.

Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dat licht je jouw leidinggevende, de HR manager of de vertrouwenspersoon in. Je bent daarbij zelf ook aanspreekbaar op jouw handelen en jouw uitlatingen.

Als je een vermoeden van fraude, corruptie, discriminatie, en ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten) hebt, meldt je dit bij jouw leidinggevende, de HR manager of de vertrouwenspersoon.

Bij vermoedens van integriteitsschendingen kan je gebruik maken van de regeling melden vermoeden misstanden. WIL is verplicht om een reactie te geven op jouw melding.

Handhaving van de regels in deze gedragscode wordt in de eerste plaats gewaarborgd door de openheid rondom integriteitsvraagstukken, zowel naar leidinggevenden toe als naar directe collega’s.

Van strafbare feiten wordt aangifte gedaan bij de politie.

Ander normoverschrijdend gedrag kan leiden tot disciplinaire maatregelen als berisping, schorsing, terugzetting in rang, bevriezing van salaris, overplaatsing of oneervol ontslag. De zwaarte van de sanctie is afhankelijk van het normoverschrijdend gedrag en wordt per geval bepaald door het bevoegd gezag.