CVDR424416_1Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017nlregelingVoorst2017-12-05VoorstGemeenteblad 581Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017Wet basisregistratie personencollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-11-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-01-01Onbekend2016-42656GeenPrivacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorstgelet op de Wet basisregistratie personen en de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014 B E S L U I T E N:Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Voorst vast te stellen1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
wet: de Wet basisregistratie personen;
verordening: de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 15-09-2014;
Besluit: het Besluit basisregistratie personen
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
basisregistratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 2.7 van de wet;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals die nu nog functioneert totdat de centrale opslag en bewerking van persoonsgegevens is geregeld;
beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2017, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen;
bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisregistratie personen wordt gevoerd;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de wet, in de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente is opgenomen;
binnengemeentelijke afnemer: een organisatieonderdeel van de gemeente Voorst;
authentiek gegeven: een in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
2Beheer van de basisregistratie personen
Beheerder van de basisregistratie personen is de coördinator Publiekszaken of een door deze functionaris aangewezen functionaris.
Bewerker van de gemeentelijke basisregistratie personen is niet van toepassing.
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
(rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
verstrekkingen aan organen van de gemeente of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie.
3Authentieke gegevensMet inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, 4Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen1.Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:
de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de vakgroep Publiekszaken;
de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Voorst;
de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2.De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.3.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersDe in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen, ontvangen de in die tabel aangegeven gegevens systematisch ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.6Verbanden met andere gemeentelijke registratiesMet het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 genoemde afnemers van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.7Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, en derden, als bedoeld in artikel 3.3 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.8Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt1.Aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers kunnen gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden met de beperkingen zoals omschreven in artikel 3.13 van de wet.2.Wij kunnen bij afzonderlijk besluit gegevens verstrekken aan instellingen die zijn aangewezen in de artikelen 3.2, 3.3 en 3.9 van de wet en met inachtneming van de verordening. 9Terugmeldplicht1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen of de BRP-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.2.De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;3.De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan.4.In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.10BeveiligingDe beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.11Slotbepaling1.Dit reglement treedt in werking 1 januari 2017.2.Het Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2014 wordt ingetrokken per 1 januari 2017.3.Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2017”.Aldus besloten in de vergadering van 1 november 2016Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst, secretarisE.J.M. vanLeeuwenburgemeesterdrs. T.H.M.Penninx1Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheidDe Wet basisregistratie personen noemt in artikel 2.69, lid 1 de volgende algemene gegevens
algemene gegevens:
gegevens over de burgerlijke staat waar het betreft de naam, de geboorte, het geslacht en het overlijden;
gegevens over de nationaliteit, met dien verstande dat geen gegevens over een vreemde nationaliteit worden opgenomen naast gegevens over het Nederlanderschap of het feit dat de betrokkene als Nederlander wordt behandeld;
gegevens in verband met het verblijfsrecht van de vreemdeling;
gegevens over het woonadres ;
gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene;
Waar in het vervolg wordt gesproken over persoonsgegevens wordt bedoeld:Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, naamgebruik, geslacht/De volgende dienstonderdelen van de gemeente Voorst hebben toegang tot de basisregistratie personen:
Organisatie onderdeelTaakvelden/wettelijk kaderGegevenssetAlle gemeentelijke vakgroepenVoor alle publieke taakvelden en met name voor het correct adresseren van brievenGegevens betreffende de Geslacht, naam , adres, postcode, woonplaats van de ingezetenen van de Gemeente Voorst.Deze gegevens worden beschikbaar gesteld via het programma Corsa.Vakgroep Publiekszaken Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Alle gegevens op PL en aangehaakte gegevens Vakgroep Welzijn(WZ)LeerlingenadministratieLeerplichtwet en Leerplichtregeling 1995. persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, adresgegevens, Vakgroep Zorg(ZRG)Opvang nieuwkomersVoorzieningen gehandicaptenJeugdzorg Ouderenzorgpersoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, , verblijfstitel.Vakgroep documentatie en Informatievoorziening (DIV)-documentaire informatievoorziening;Persoonsgegevens, adresgegevens.Vakgroep Personele Zaken (PZ)-personeel en organisatie;Persoonsgegevens, adresgegevens.Vakgroep Communicatie en Representatie (C&R)-communicatie en representatie;persoonsgegevens, adresgegevens,oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verblijfstitel.Vakgroep Informatie en Automatisering(I&A) Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties; Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens;Vakgroep Ruimtelijke Ontwikkeling(ROW)Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BWPersoonsgegevens, adresgegevensVakgroep Openbaar Grondgebied (BOG) beheer en inrichting openbare ruimtePersoonsgegevens, adresgegevens Vakgroep Veiligheid (VLH) veiligheid en rampenbestrijdingPersoonsgegevens,adresgegevensVakgroep Groen en Infrastructuur (G&I) Beheer wegen, riool, groen, waterPersoonsgegevens,adresgegevensVakgroep Belastingen (BEL)- Invorderingswet;- belastingen;Persoonsgegevens, adresgegevens,naamsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, Vakgroep Huishoudelijke Dienst (HHD) - weekmarkt en standplaatsen;Persoonsgegevens, adresgegevensVakgroep Economie en Grondzaken (EGZ)- grondexploitatie, economie en planrealisatie;Persoonsgegevens, adresgegevensVakgroep Inkoop en gebouwenmanagement (IGM)- beheer gemeentelijke accommodaties;Persoonsgegevens, adresgegevensVakgroep Vastgoedinformatie (VGI)- vastgoedregistratie en -informatiePersoonsgegevens, adresgegevensVakgroep Handhaving, Milieu en Afval (HMA)- Controle naleving wetgeving op het terrein van milieu en afval en voorschriften op het terrein van de ruimtelijke ordening en bouw;Persoonsgegevens,adresgegevensVakgroep Financiën en Controlling- Controle adresgegevens debiteuren en crediteuren- verrichten interne controle werkzaamheden - ontwikkeling en bewaking van de integrale kwaliteitszorg; Persoonsgegevens,AdresgegevensVakgroep Grondgebonden Projecten (GGP)- ontwikkelen en opstellen van strategische beleidskaders– plannen op het gebied van planontwikkeling;Persoonsgegevens,AdresgegevensGriffie- secretariaat van de griffie;Persoonsgegevens,AdresgegevensJuridische Administratieve Ondersteuning en Veiligheid (JAOV)- complexe bezwaar- en beroepschriften:- oplossing geschillen met burgers;- behandelen aanvragen voor urgentie en woonvergunningen;Persoonsgegevens,AdresgegevensManagersassistende (MA)- ondersteunen in leidinggevende taken;- Bieden van secretariële ondersteuning;- Verlenen administratieve ondersteuning;Persoonsgegevens,AdresgegevensVergunning (VRG)- regelgeving bouw- en sloopvergunningen en naleving daarvan; - Afhandelen subsidieverzoeken; - deelnemen aan ruimtelijke projecten; Persoonsgegevens,VerblijfplaatsgegevensCultuurhistorie, archeologie en monumenten (CAM)- ontwikkelen, uitvoeren en beheren van beleid op het terrein van cultuurhistorie, archeologie en monumentenzorg; Persoonsgegevens,VerblijfplaatsgegevensManagers (MAN)Leidinggevende takenPersoonsgegevens,Verblijfplaatsgegevens
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. 2Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP
WieWaarvoorGegevenssetVakgroep Zorg (ZRG)Uitvoering Sociale wetten.Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden. Vakgroep Welzijn (WZ)Ten behoeve van registratie leerlingen en leerplicht Uitvoering LeerplichtwetUitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.Mutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Vakgroep Vastgoedinformatie(VGI)VastgoedadministratieMutatiegegevens: vestigingen, binnen-verhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.
3Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.
RegistratieWaarvoorGegevenssetDocumentenadministratie(CORSA)Registratie Documenten, Dossiers, Organisatie, Personen Titiels en VastgoedPesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevensBegraafplaatsenadministratieBijhouding van het onderhoud van graven; rechthebbendePesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevensVergunningen en handhaving-administratie(SQUIT-XO)Bijhouding administratie voor vergunning en handhavingszaken. Bijhouding van klachten, vergunningen als ook controle en handhavingPesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens
4Lijst van derden waaraan gegevens worden verstrekt.
WieWaarvoorWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisWoningbouwverenigin-gen/woningcorporatiesTen behoeve van de bijhouding van de huurdersadministra-tie en de woningtoewijzingMaximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRPMogelijkNeeArt. 3.9 Wet BRPZiekenhuizenVoor het uitoefenen van patiëntenzorg en het verlenen van medische zorg.Overlijdens worden doorgegeven; van belang voor planning ingrepen.Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRPMoeilijkNeeArt. 3.9 Wet BRPStichting Mens en Welzijn Voorst Ten behoeve van de zorgverlening aan oudere inwoners van de gemeenteMaximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP betreffende inwoners ouder dan 75 jaar.MogelijkNeeArt.3.9 Wet BRP
5Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.