Besluit van het algemeen bestuur van de Regio Twente houdende Reglement Taken en werkzaamheden van de auditcommissie Regio Twente

Artikel 1. Instelling

Bij het besluit van het algemeen bestuur (toen genaamd regioraad) van 15 februari 2012 is een auditcommissie Regio Twente ingesteld.

Artikel 2. Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit tenminste drie leden waarvan bij voorkeur één tevens lid is van het algemeen bestuur.

• 2.

  Het algemeen bestuur benoemt en ontslaat de leden op voordracht van het portefeuilleberaad Middelen.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

• 4.

  De zittingsperiode van de leden eindigt wanneer zij ophouden lid van het portefeuilleberaad Middelen en/of het algemeen bestuur te zijn.

• 5.

  In tussentijds openvallende plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 6.

  Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

• 7.

  De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter. De voorzitter is bij voorkeur lid van het algemeen bestuur.

• 8.

  De secretariële ondersteuning wordt geleverd door domein Bedrijfsvoering.

Artikel 3. Adviseurs

De commissie kan beschikken over twee adviseurs, te weten de directeur domein Bedrijfsvoering en de algemeen directeur/secretaris. Zij worden (indien gewenst) voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. Afhankelijk van de agenda kunnen ook andere adviseurs worden uitgenodigd, die de commissie noodzakelijk acht.

Artikel 4. Taken

De commissie heeft tot taak;

• 1.

  het algemeen bestuur adviseren over de jaarrekening, o.a. door;

  • •

    bespreking (indien gewenst) van een onderzoeksplan en door de accountant uit te voeren specifieke controles;

  • •

    bespreking van de door de accountant over de (interim)controle uitgebrachte boardletter;

  • •

    bespreking van de (concept) jaarstukken op getrouwheid en afwijkingen rechtmatigheid;

  • •

    bespreking van het verslag van bevindingen van de accountant behorende bij de jaarstukken.

• 2.

  het evalueren van de uitgevoerde accountantscontrole en adviseren over de selectie van de accountant na afloop van het bestaande contract.

• 3.

  het in onderling overleg afstemmen van en adviseren over de noodzaak tot specifieke onderzoeksplannen, zowel uit eigen beweging als op initiatief van het algemeen bestuur of op advies van de accountant.

• 4.

  de commissie adviseert het algemeen bestuur eveneens over ontwikkelingen in de planning- en controlcyclus (en de daarbij behorende stukken) en de rapportages daarover.

• 5.

  de commissie kan tevens, in de rol van klankbordgroep, in bijzondere gevallen, wanneer bijvoorbeeld op financieel-technisch gebied een visie van het algemeen bestuur wordt gevraagd, bijeen worden geroepen om hierover vanuit de visie van het algemeen bestuur voorbereidende werkzaamheden te verrichten. ¹

Artikel 5. Vergaderingen

• 1.

  De auditcommissie vergadert zo vaak als nodig is om goed te kunnen functioneren en advies uit te kunnen brengen.

• 2.

  Als er minder dan twee leden aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden. Er wordt dan een nieuwe datum vastgesteld.

• 3.

  De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, alleen de commissieleden hebben stemrecht.

• 4.

  Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 5.

  De vergaderingen als auditcommissie worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd.

• 6.

  De vergaderingen als klankbordgroep vinden naar behoefte op verzoek van het algemeen bestuur plaats.

• 7.

  De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter. Een agenda dient ten minste zeven dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden en de vaste adviseurs.

• 8.

  De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

• 9.

  Hieronder wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    het voorbereiden van de (concept)agenda;

  • b.

    het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

  • c.

    het leiden van de vergaderingen;

  • d.

    het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

  • e.

    het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

• 10.

  De voorzitter treedt naar buiten op als woordvoerder van de commissie.

• 11.

  Het domein Bedrijfsvoering bereidt de concept agenda voor en draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst. Deze besluitenlijst is tevens beschikbaar voor leden van het algemeen bestuur. Bedrijfsvoering Regio Twente draagt zorg voor de archivering van de stukken.

Artikel 6. Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 2.

  De adviezen van de commissie en de besluitenlijsten van de vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. De voorzitter kan, de commissie gehoord, geheimhouding opleggen en opheffen over het in de commissie behandelde en de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overlegd.

• 3.

  De vergaderstukken van de commissie worden geagendeerd voor het overleg van het portefeuilleberaad Middelen.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeerregel

• 1.

  Dit Reglement Taken en werkzaamheden van de auditcommissie Regio Twente treedt in werking na dat deze is bekendgemaakt.

• 2.

  Het op 15 februari 2012 vastgestelde reglement taken en werkzaamheden van de auditcommissie Regio Twente wordt ingetrokken op de datum van bekendmaking van de in het eerste lid genoemde reglement.