Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Financiële verordening provincie Zeeland 2017 |
Citeertitel | Financiële verordening provincie Zeeland 2017 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Organisatie |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2019 | 24-03-2021 | Art. 2.2.1, 2.3.2, 3.1, 3.4, 3.5, 3.9, 3.10, Bijlage I en toelichting | 09-11-2018 | 18926043 | |
01-01-2017 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 04-11-2016 | 16013967 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Interne controle: controle op het financiële beheer en de betrouwbare werking van de administratieve organisatie (het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding).
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Paragraaf 2.1 Kaderstellen (door PS)
Provinciale staten stellen tijdig voor het opstellen van de begroting van het volgende begrotingsjaar de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren vast.
Naast de financiële omvang van het investeringskrediet bevat het hiervoor in het vijfde lid benoemde investeringsvoorstel tevens tenminste inzicht in de looptijd van voorbereiding en uitvoering, de periode en wijze van afschrijving en de daarbij horende afschrijvingslasten, het verwachte jaar van gereedkomen, de omvang en de dekking van de toekomstige beheer- en onderhoudslasten van het betreffende investeringsproject en een voorstel tot wijziging van de begroting waarin de financiële gevolgen van het investeringsvoorstel zijn opgenomen.
Paragraaf 2.2 Uitvoering (door GS)
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van beleidsindicatoren, beleidsprestaties en de maatschappelijke effecten, zoals opgenomen in het programmaplan, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door provinciale staten kunnen worden getoetst.
Paragraaf 2.3 Rapportage en verantwoording (door GS aan PS)
Volgens het vigerende planning- en controlinstrumentarium informeren gedeputeerde staten provinciale staten door middel van een tussentijdse rapportage over de uitvoering van de begroting.
Gedeputeerde staten geven van een investering bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting het benodigde en geautoriseerde investeringskrediet weer en geven de ramingen en bestedingen van de uitputting van het investeringskrediet tot het lopende, in het lopende en de volgende drie begrotingsjaren weer.
In aanvulling op het eerste lid beschrijven gedeputeerde staten nieuwe investeringskredieten voor vervangingsinvesteringen ten opzichte van eerder vastgestelde investeringskredieten in voorgaande begrotingen en begrotingswijzigingen expliciet in de ‘staat van verloop investeringskredieten’ in de begroting.
Gedeputeerde staten geven van een investering bij de uiteenzetting van de financiële positie in de jaarstukken de bestedingen ten laste van het investeringskrediet in het boekjaar, tot en met het boekjaar weer en een inschatting van de toereikendheid van het investeringskrediet tot afronding van de investering.
Materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijke nut, bedoeld in artikel 35 van het BBV, met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs per individueel object beneden de ondergrens zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Gedeputeerde staten kunnen een voorziening groot onderhoud gebouwen of groot onderhoud infrastructuur instellen.
Resterende investeringskredieten mogen binnen de vastgestelde projectperiode worden overgeheveld naar een volgend begrotingsjaar, tenzij de vooraf afgesproken prestatie is gerealiseerd. In dat geval volgt een voorstel tot het beëindigen van het investeringskrediet als bedoeld in artikel 2.3.2, vijfde lid.
De prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht door de provincie Zeeland dekken alle directe aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten. Voor de indirecte aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten wordt een opslag van 50% over de directe personeelskosten voor overhead gehanteerd.
Voor door de provincie specifiek te verrichten diensten worden rechten als bedoeld in artikel 225 Provinciewet geheven op basis van ten hoogste kostendekkende tarieven. Hiertoe wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd waarbij naast de directe kosten alleen die indirecte kosten worden toegerekend die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten. Hierbij worden tenminste betrokken:
Op voorstel van gedeputeerde staten bepalen provinciale staten de hoogte van de provinciale tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst. Deze tarieven worden vastgelegd in de tarieventabel, behorende bij de vigerende "Legesverordening Provincie Zeeland" respectievelijk de "Grondwaterheffingsverordening provincie Zeeland".
Hoofdstuk 4 Financieel beheer en interne controle
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij geschikt is voor:
Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 4 november 2016.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
Drs. P. Joosse, griffier
Uitgegeven 14 november 2016.
De secretaris, A.W. Smit
Bij het bepalen of een investeringskrediet noodzakelijk is, en dus activering op de balans, worden de volgende grensbedragen gehanteerd.
Grond-, weg- en waterbouwkundige werken: | |
(telefoons, tablets, laptops, servers, etc.) |
In het investeringsvoorstel van gedeputeerde staten aan provinciale staten, overeenkomstig artikel 2.1.3, wordt uiteengezet welke categorie van vaste activa van toepassing is en de daarbij horende afschrijvingstermijn. De maximale afschrijvingstermijn is ten hoogste de termijn dat het actief gebruiksnut heeft voor de Provincie Zeeland. Bij het bepalen van het jaarlijkse afschrijvingsbedrag wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde aan het einde van de gebruiksduur.
Bijdragen aan activa in eigendom van derden die voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in artikel 61 van het BBV, worden lineair afgeschreven in 30 jaar of minder, indien de levensduur van het actief minder dan 30 jaar bedraagt.
Investeringen met economisch nut of investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut, worden lineair afgeschreven in maximaal:
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Paragraaf 2.1 Kaderstellen (door PS)
Artikel 2.1.1 Kaders begroting
In maart-april van het begrotingsjaar worden door gedeputeerde staten de uitgangspunten voor het komende begrotingsjaar geformuleerd. Dit voorstel wordt verwoord in de voorjaarsnota, waarin onder meer de (gewijzigde) beleidsuitgangspunten nader worden uitgewerkt, inclusief loon- en prijsstijgingen. De voorjaarsnota wordt ter vaststelling aan provinciale staten gezonden.
Artikel 2.1.2 Programma-indeling
Provinciale staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast. Op basis van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) kunnen provinciale staten zelf de begrotingsopzet indelen, aangepast aan de politiek-bestuurlijke wensen. Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen:
Bij bijvoorbeeld duidelijke taakwijzigingen van de provincie kan een wijziging in de programma-indeling worden overwogen. Provinciale staten heeft echter altijd de bevoegdheid op een andere wijze hieraan invulling te geven.
In de jaarrekening wordt op dezelfde wijze verantwoording afgelegd over de in de begroting opgenomen programma's.
Artikel 2.1.3 Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten
Met dit artikel wordt expliciet het budgettaire kader vastgesteld door provinciale staten. Uitgangspunt is het wettelijke minimum, op de totale lasten en baten per programma, maar op basis van lid 3 is het mogelijk voor provinciale staten om hiervan af te wijken, met de mogelijkheid van een afwijking geldend voor de gehele begroting of voor onderdelen (één of meer programma's).
Tevens geeft dit artikel de spelregels voor het doen van nieuwe investeringsvoorstellen, zowel op inhoud als budgettair kader (krediet).
Paragraaf 2.2 Uitvoering (door GS)
Artikel 2.2.1 Uitvoering begroting
Dit artikel geeft aan welke informatie gedeputeerde staten in de begroting nader op moeten nemen, om transparant invulling te kunnen geven aan de kader stellende rol voor de begroting en voor de controlerende rol van provinciale staten bij de jaarstukken, die de indeling van de begroting volgen. Lid 3 is toegevoegd naar aanleiding van de aanbeveling van de commissie BBV medio 2018 en vloeit voort uit de eis dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is. Dit houdt in dat structurele lasten worden gedekt door structurele baten en dat de in de begroting en meerjarenraming opgenomen bedragen volledig en realistisch zijn. Voor het inzicht in de financiële positie is een toelichting in de begroting en jaarstukken van belang. Voor dit inzicht is het van belang dat tenminste de van materiële omvang zijnde bedragen worden toegelicht.
Paragraaf 2.3 Rapportage en verantwoording (door GS aan PS)
Artikel 2.3.1 Tussentijdse rapportage
Dit artikel geeft inhoud aan de informatiebehoefte van provinciale staten met betrekking tot de stand van zaken van uitvoering van de begroting. Provinciale staten geven aan welke informatie zij van gedeputeerde staten wensen te ontvangen en met welke frequentie. Op basis van deze informatie kunnen provinciale staten de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing noodzakelijk is. Gebruikelijk is om via voortgangsrapportages per kwartaal van de grote projecten en de voor- en najaarsnota informatie over de uitvoering van de begroting te verstrekken.
Artikel 2.3.2 Investeringskredieten
Op grond van dit artikel worden minimaal in de begroting, najaarsnota en de jaarstukken door gedeputeerde staten gerapporteerd over de financiële benutting van de investeringskredieten.
Artikel 3.1 Waardering en afschrijving vaste activa
Artikel 3.1 stelt de nadere regels ten opzichte van het wettelijke kader voor activering, waardering en afschrijving van vaste activa, zoals is voorgeschreven door artikel 216 Provinciewet. De algemene rubricering en waardering van de vaste activa is vastgelegd in het BBV, artikel 33 t/m 36 en artikel 59 t/m 65. Dit is dan ook het uitgangspunt. In dit artikel is binnen deze regelgeving aangesloten bij de gebruikelijke gedragslijn binnen de provincie, in overeenstemming met de verwachte gebruiksduur van vaste activa.
De kosten van onderzoek en ontwikkeling (eerste lid) worden niet geactiveerd. Dit sluit aan bij de intentie van de opzet van het BBV dat immateriële vaste activa kunnen (en niet moeten) worden geactiveerd. Voor zeer grote projecten kan het wenselijk zijn om de kosten van onderzoek en ontwikkeling toch te activeren, hiervoor is een afzonderlijk statenbesluit noodzakelijk (tweede lid).
De kosten bedoeld in het derde lid (afsluiten geldleningen en saldo van agio en disagio) worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht. Dit sluit aan bij de intentie van de opzet van het BBV dat immateriële vaste activa kunnen (en niet moeten) worden geactiveerd.
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Hierbij worden onder gronden en terreinen die percelen (inclusief opstallen) verstaan, waarop bijvoorbeeld geen wegen of natuur wordt aangelegd. Dit zijn onder meer percelen (inclusief opstallen) die in het kader van de Grondbank Zeeland zijn verkregen ter verdere verhandeling-ruiling. De kosten voor bijvoorbeeld de aanschaf van een perceel inclusief opstal waarop uiteindelijk wegen of natuurcompensatie wordt gerealiseerd waarvan de beheerlasten bij de provincie Zeeland blijven, worden wel geactiveerd en hierop wordt wel afgeschreven.
Op basis van de ‘notitie materiële vaste activa’ van de commissie BBV worden voor de verschillende categorieën materiële vaste activa verschillende grensbedragen voor activering gehanteerd. Hiermee wordt gewaarborgd dat de diverse soorten investeringen ook daadwerkelijk worden geactiveerd en er geen materiële investeringen direct in de exploitatie worden verantwoord.
In het zesde lid is bepaald dat geen gebruik wordt gemaakt van de componentenmethode bij activering. Dit houdt in dat een actief in zijn geheel wordt geactiveerd en afgeschreven en niet in afzonderlijke componenten wordt geactiveerd met verschillende afschrijvingstermijnen.
In het negende lid wordt aangegeven op welke wijze de financiële dekking van de afschrijvingslasten plaatsvindt. Uitgangspunt is dat afschrijvingslasten van vervangingsinvesteringen binnen de bestaande ramingen (inclusief de budgettaire ruimte) in de begroting en meerjarenraming gevonden moeten worden. Voor nieuwe investeringen is de volgorde bij het investeringsvoorstel om de afschrijvingslasten ten laste van het meerjarenperspectief (bestaande budgetten, budgettaire ruimte of algemene reserve) te brengen, dan wel het (in één keer) vormen van een bestemmingsreserve, mits hiervoor toereikende middelen in het begrotingsjaar van besluitvorming zijn.
Aan vaste activa wordt geen rente toegerekend (tiende lid). Overeenkomstig de aanbevelingen van de commissie BBV vindt dit niet plaats, mede om de administratieve lasten niet te vergroten.
Artikel 3.2 Overige waarderingsgrondslagen
Dit artikel is opgenomen als samenvatting voor de te hanteren uitgangspunten bij het opstellen van de jaarrekening. De overige voorraden overeenkomstig het eerste lid betreffen geen voorraden die mogelijk verhandeld worden (zoals bij gronden), maar betreffen voorraden gebruiksgoederen.
Het derde lid geeft regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.
Dit artikel bepaalt hoe reserves worden gevormd of gewijzigd (eerste en tweede lid). Dit gaat via een statenvoorstel waarin expliciet aandacht wordt besteed aan tenminste de onderdelen genoemd in het tweede lid. Met de verwoording in het ontwerp-besluit van het statenvoorstel wordt expliciet besloten tot het instellen, wijzigen of opheffen van een reserve.
Lid drie geeft aan dat provinciale staten besluiten over de aanwending van reserves, via het vaststellen van de begroting, begrotingswijzigingen of de jaarstukken.
Aan reserves wordt geen rente toegerekend (lid vier). Overeenkomstig de aanbevelingen van de commissie BBV vindt dit niet plaats, mede om de administratieve lasten niet te vergroten.
Artikel 3.4 Voorzieningen groot onderhoud
Dit artikel bepaalt voor welke vormen van groot onderhoud een voorziening kan worden gevormd, zoals bedoeld in artikel 44 lid 1 sub c, met als doel om deze lasten over een aantal begrotingsjaren gelijkmatig te verdelen. Gezien de verschillende aard van de kapitaalgoederen, moet dan tenminste onderscheid worden gemaakt in een voorziening voor groot onderhoud van gebouwen en een voorziening voor groot onderhoud aan de provinciale infrastructuur (wegen, waterwegen, kunstwerken). Gezien de omvangrijke wettelijke voorschriften uit het BBV en de nadere duiding hiervan in de notitie materiële vaste activa van de commissie BBV, is nog niet besloten tot het instellen van één of meer voorzieningen groot onderhoud.
Artikel 3.5 Budgetoverheveling
Dit artikel bepaalt welke budgetten en voor welke omvang wel en niet in aanmerking komen voor overheveling naar een ander begrotingsjaar en op welke manier deze aan provinciale staten ter besluitvorming worden voorgelegd (via een statenvoorstel met begrotingswijziging) en hoe deze worden verwerkt in de begroting/jaarrekening (via de bestemmingsreserve meerjarige projecten).
Artikel 3.6 Indexering provinciale begroting
In dit artikel wordt aangegeven op welk moment en via welke methode de indexering van de materiële budgetten in de provinciale begroting. Personele budgetten (programma 94 personeelsbegroting) worden niet jaarlijks met een vast percentage geïndexeerd, maar zullen pas wijzigen na aanpassing en vaststelling van de cao. Periodieken in de personeelslasten maken reeds onderdeel uit van de meerjarenraming en worden derhalve niet nogmaals geïndexeerd. De financiële effecten worden daarna separaat aan provinciale staten voorgelegd inclusief een statenvoorstel voor begrotingswijziging.
Als voorbeeld: Bij een nieuwe vierjaarsperiode, startende met de begroting 2017, is het CPB 'overheidsindexcijfer voor materiële uitgaven (IMOC)' gehanteerd volgens de toen laatst beschikbare publicatie van het CPB genomen over de periode 2009-2016 en afgerond op een heel / half percentage. Het gemiddelde bedroeg bij de voorjaarsnota 2016 over deze jaren 1,08%, wat dan afgerond wordt op 1,0%. Dit percentage geldt vervolgens voor de begrotingsjaren van 2017, 2018, 2019 en 2020. In 2020 wordt bij de voorjaarsnota een nieuwe berekening gemaakt voor de volgende vierjaarsperiode 2021-2024.
Het vastgestelde indexpercentage is overigens niet het percentage waarmee subsidiebedragen voor instellingen die in aanmerking komen voor een integrale kostensubsidie in een volgend begrotingsjaar worden geïndexeerd. Alleen een materieel provinciaal budget wordt geïndexeerd, waaruit onder meer de verleende subsidies kunnen worden gedekt. Of en voor welk bedrag een instelling voor een integrale kostensubsidie in aanmerking komt, is afhankelijk van de onderbouwde subsidieaanvraag, de geldende subsidievoorwaarden en de besluitvorming op deze aanvragen. Indexering van subsidiebedragen maakt geen onderdeel uit van de provinciale subsidieverordening en het subsidiebesluit.
Stelposten zijn ramingen in de (meerjaren)begroting waar nog geen concreet bestedingsdoel voor is vastgelegd of een raming voor een benoemd beleidsdoel waarvoor nog een concreet bestedingsplan opgesteld moet worden.
Met dit artikel wordt aangegeven hoe omgegaan moet worden met de stelpost voor het provinciefonds en de budgettaire ruimte.
Artikel 3.8 Grondslagen prijzen en rechten
Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de berekening van kostprijzen. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor heffingen is echter in de Provinciewet bepaald dat BTW wel meegenomen mag worden in de kostprijsberekening, omdat de provincie deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd. Artikel 225 Provinciewet stelt hierbij echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. De heffingen mogen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan.
Artikel 3.9 Vaststelling hoogte prijzen en rechten
Dit artikel bepaalt op welke wijze en door wie de prijzen en rechten worden vastgesteld.
Artikel 3.10 Financierings- en treasuryfunctie
De financierings- en treasuryfunctie zijn een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 216 lid 2c van de Provinciewet het expliciete voorschrift dat deze verordening een bepaling over de financieringsfunctie bevat, waarmee de regels in acht worden genomen die zijn vastgelegd in de Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) en de regelgeving die op deze Wet FIDO is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving).
De voorwaarden en zekerheden bedoeld in het derde lid worden expliciet verwoord in het betreffende statenvoorstel (besluit financieringsstatuut).
De in het vierde lid bedoelde derden betreffen bijvoorbeeld vennootschappen, stichtingen, verenigingen, maar ook personen.
Hoofdstuk 4 Financieel beheer en interne controle
Dit artikel geeft de kaders voor de inrichting van de administraties van de provincie. In hoofdlijnen wordt aangegeven welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van gedeputeerde staten, die dit vast moeten leggen in een nadere uitwerking voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.
Gedeputeerde staten zorgen voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatieverstrekking en van de beheershandelingen. Dit artikel regelt niet de onderzoeken van gedeputeerde staten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 217a Provinciewet.
De maatregelen tot herstel worden genomen bij afwijkingen, aansluitend op de toleranties zoals zijn vastgelegd in het normen-en toetsingskader rechtmatigheid, behorend bij de controleverordening ex artikel 217 Provinciewet.
Artikel 4.3 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Hierin is aangegeven dat gedeputeerde staten hiervoor zorgdraagt. Van belang is om in de vigerende of bij actualisatie van provinciale regelgeving bepalingen op te nemen die het misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen voorkomt, waarmee ook invulling wordt gegeven aan de Wet BIBOB.
Hoofdstuk 5 Financiële organisatie
Artikel 5.1 Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan gedeputeerde staten bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moeten geven. De uitgangspunten vormen kaders voor gedeputeerde staten waaraan zij zich moeten houden. Onderdelen hiervan zijn voor:
Sub a: procedureomschrijvingen, functieomschrijvingen, organisatiestructuur;
Sub b: procedureomschrijvingen, functieomschrijvingen;
Sub c: delegatie- en mandaatregeling, regeling budgetbeheer, inkoop- en aanbestedingsbeleid,
Sub d: inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2017, betreffende het begrotingsjaar 2017. Bij het opstellen van de begroting 2017 zal hiermee al rekening worden gehouden.
De jaarrekening 2016 wordt opgesteld overeenkomstig de uitgangspunten bij de begroting 2016 op basis van de Financiële verordening Provincie Zeeland 2009.