Verordening Rekenkamercommissie gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2016

Artikel 1 Begripsomschrijvingen.

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  wet: Gemeentewet

• b.

  commissie: rekenkamercommissie

• c.

  voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie

• d.

  college: college van burgemeester en wethouders

• e.

  extern lid: lid van de rekenkamercommissie niet zijnde raadslid

Artikel 2 Rekenkamercommissie.

• 1.

  Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als rekenkamercommissie.

• 2.

  De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming.

• 1.

  De commissie bestaat uit vijf leden: een voorzitter en vier overige leden.

• 2.

  De raad benoemt de voorzitter en twee leden van de rekenkamercommissie uit externen en twee leden uit zijn midden en/of uit burgerraadsleden (maximaal 1 burgerraadslid per periode). De leden van de commissie die tevens (burger)raadsleden zijn, worden voor een periode van vier jaren (een raadsperiode) benoemd.

• 3.

  De voorzitter en de leden worden voor een periode van vier jaren benoemd. Deze leden kunnen door de raad op voordracht van de commissie een keer worden herbenoemd voor een periode van vier jaar.

• 4.

  De commissie wijst uit haar midden uit de externe leden een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 5.

  De commissie kan externe deskundigen benoemen tot tijdelijk adviseur van de commissie. De adviseur heeft geen stemrecht.

Artikel 4 Eed.

Ten aanzien van de externe leden is artikel 81g van de wet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit.

• 1.

  De raad ontslaat de leden van de commissie of stelt hen op non-activiteit.

• 2.

  Het lidmaatschap van een raadslid eindigt:

  • a.

    op eigen verzoek;

  • b.

    indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c.

    indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen;

• 3.

  Het lidmaatschap van de voorzitter of een extern lid eindigt:

  • a.

    op eigen verzoek;

  • b.

    bij de aanvaarding van een functie die naar het oordeel van de raad onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

  • c.

    wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • d.

    indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; e. indien de voorzitter of de leden door ziekte of gebrek blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.

Artikel 6 Vergoeding externe leden.

• 1.

  De externe leden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie en het verrichten van onderzoek overeenkomstig artikel 14, eerste lid van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden per 1 januari 2016. De voorzitter ontvangt een vergoeding van 325% maal het basisbedrag, leden ontvangen een vergoeding van 250% maal het basisbedrag.

• 2.

  De vergoeding, bedoeld in het eerste lid, komt ten laste van het budget van de commissie.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris.

• 1.

  De raad benoemt de ambtelijk secretaris in overleg met de commissie. Tevens wordt een plaatsvervangend secretaris aangewezen.

• 2.

  De secretaris maakt deel uit van de griffie.

• 3.

  De secretaris staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

• 4.

  De secretaris wordt bij zijn inhoudelijke werkzaamheden primair aangestuurd door de voorzitter van de commissie.

• 5.

  De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

• 6.

  Ter ondersteuning van de secretaris kan in overleg met burgemeester en wethouders een beroep worden gedaan op de ambtelijke organisatie.

Artikel 8 Reglement van orde

De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad.

Artikel 9 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

• 1.

  De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2.

  De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisneming aan de raad verstuurd.

• 3.

  De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

• 4.

  Indien de commissie voornemens is een rechtmatigheidsonderzoek te doen, vindt een afstemmingsoverleg plaats als bedoeld in artikel 4, derde lid van de Controleverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht.

Artikel 10 Bevoegdheden

• 1.

  De commissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht.

• 2.

  De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.

• 3.

  De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de wet verstrekt desgevraagd, door tussenkomst van de auditcommissie, aan de commissie controleprogramma's en licht haar volledig in omtrent de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere voor de commissie aan te geven wijze.

Artikel 11 Werkwijze

• 1.

  De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2.

  De commissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 4.

  De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 5.

  De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 6.

  Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

• 7.

  De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 8.

  Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 12 Budget

• 1.

  De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2.

  Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  • a.

    de vergoedingen aan de externe leden;

  • b.

    externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld;

  • c.

    de kosten van de ambtelijk secretaris.

  • d.

    eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3.

  De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 13. Regionale samenwerking.

De rekenkamercommissie onderzoekt de mogelijkheden tot samenwerking met rekenkamers of rekenkamercommissies in de regio om schaalvoordelen te behalen.

Artikel 14. Verslag.

De rekenkamercommissie brengt jaarlijks verslag uit van de werkzaamheden.

Het verslag wordt ter kennisneming gezonden aan de raad.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  De verordening Rekenkamercommissie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, vastgesteld voor de gemeenteraad van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht op 5 september 2005, wordt ingetrokken.

• 2.

  De inwerkingtreding van deze verordening wordt met terugwerkende kracht gesteld op 7 november 2016.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening Rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht 2016".

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 november 2016.

De griffier, De voorzitter,

G.H. Logt J. Heijkoop

Artikelsgewijze toelichting.

De begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de

Gemeentewet zijn genoemd) worden in deze toelichting gedefinieerd.

Onder deze termen wordt verstaan:

Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten

worden bereikt.

Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het

beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt.

Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan

vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming

van de gemeentelijke baten en lasten.

De rekenkamercommissie bestaat uit vijf leden: een externe voorzitter, twee externe leden en twee raads- of burgerraadsleden.

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor een onafhankelijk

rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van

overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de commissie.

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op

non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd.

De reiskostenvergoeding (ad € 0,37 per kilometer) is overeenkomstig de bedragen van artikel 2 van de Reisregeling Binnenland.

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris. Deze wordt door de raad benoemd. De

commissie dient zelfstandig te functioneren en in het vijfde lid is voorzien in een rechtstreekse

verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de commissie.

Bij dit artikel wordt nadrukkelijk de mogelijkheid opengelaten dat de secretaris een aanstelling heeft bij de griffie, bij de ambtelijke organisatie of in dienst is bij b.v. een buurgemeente.

Ambtenaren die bij de werkzaamheden voor de commissie worden ingeschakeld, verrichten hun taken op aanwijzing van de secretaris van de commissie.

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de

rekenkamercommissie. In het reglement van orde worden zaken als de volgorde van aftreden van de

leden van de commissie, verhouding voorzitter-secretaris, de procedure die wordt gevolgd bij

onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten,

enzovoorts geregeld.

Als indicatie bij mogelijk in te stellen onderzoeken kunnen criteria bij de onderwerpkeuze gehanteerd worden die betrekking hebben op:

• 1.

  de doelstelling van het onderzoek. Hierbij dient met name gedacht te worden aan het evalueren van het gemeentelijk beleid vanuit de taakopdracht van de commissie.

• 2.

  het nastreven van authenticiteit en originaliteit van de te verrichten onderzoeken. Een onderzoek behoort een toegevoegde waarde te hebben en dient bijvoorbeeld te voorzien in informatie waarover de raad nog niet beschikt, althans vanuit de taakopdracht van de commissie bezien. De toegevoegde waarde kan tot uitdrukking komen in een nadrukkelijk 'leereffect' dat met het onderzoek wordt beoogd.

• 3.

  het inkaderen van mogelijke risico's die betrekking hebben op de gekozen onderwerpen. Voorkomen dient te worden dat onderzoeken inefficiënt en ineffectief worden uitgevoerd.

• 4.

  de actualiteit al dan niet vanuit een (in)direct belang van de burgers;

• 5.

  structureel beleid, waarbij onderzoek naar incidenten uitgesloten behoort te zijn. Immers voor dat laatste zijn wellicht andere instrumenten van de raad meer op zijn plaats . Zo kan b.v. de raad zelfstandig een onderzoek instellen

• 6.

  duur en omvang van een onderzoek.

De doorlooptijd van een onderzoek dient beperkt te zijn gegeven de beschikbare middelen en het streven elk jaar een substantieel of twee kleinere onderzoeken af te ronden. Een duidelijke afbakening van het onderzoeksontwerp strekt tot aanbeveling.

De commissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de commissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

In het reglement van orde zal de procedure voor de totstandkoming van de keuze van het onderzoeksonderwerp beschreven worden.

Op het moment dat de commissie een onderzoek doet betreffende de rechtmatigheid moet er

afstemming zijn met de auditcommissie om te voorkomen dat onderzoeken elkaar overlappen of dubbel worden uitgevoerd.

Om te waarborgen dat de commissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en

relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van

alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren.

De wet bevat voor de rekenkamercommissie geen regeling voor de bevoegdheden voor het verkrijgen

van informatie. Met betrekking tot de bevoegdheden is bepaald dat artikel 183 van de wet van overeenkomstige toepassing ís op de commissie.

In de samenhang van controle-instrumenten voor de raad bestaat er in zekere zin een relatie tussen

de commissie en de accountant; de commissie kan de accountantscontrole als 'studieonderwerp'

selecteren. Omgekeerd kan de accountant, binnen de grenzen en eisen die aan de onafhankelijkheid

zijn gesteld, van dienst zijn bij het opzetten en uitvoeren van rekenkameronderzoeken.

Het verstrekken van controleprogramma's en/of resultaten van rapporten door de accountant kan

bijdragen aan de samenhang en afstemming tussen de onderscheidenlijke controle-instrumenten en

voorkomt versnippering van gelden.

De rapporten van de commissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd

in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te

reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats

waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren

worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van

toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te

reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde)

bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met

bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

De commissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is

voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde

kosten gebracht.

In de startnotitie heeft de raad zich uitgesproken voor onderzoek naar de mogelijkheden van

samenwerking in de regio om schaalvoordelen te behalen.. Deze wens is als opdracht aan de rekenkamercommissie in de verordening opgenomen.

****************