Protocol Sponsorbijdragen
Artikel 1. Begripsomschrijving
Sponsoring: een zakelijke overeenkomst, die gericht is op profijt voor beide partijen, waarbij het profijt voor de gemeente Alkmaar met name is gelegen in het versterken van het imago van de gemeente Alkmaar, het verkrijgen van naamsbekendheid dan wel het verstevigen van relaties.
Promotionele meerwaarde: het stelselmatig wekken van positieve aandacht voor de gemeente Alkmaar, waarbij wordt bijgedragen aan de doelstellingen zoals opgenomen in het Actieplan Economie, Citymarketingbeleid en Evenementenbeleid.
Evenement/activiteit: een voor het publiek toegankelijke gebeurtenis van tijdelijke aard gericht op vermaak of educatie, die van lokale, regionale, nationale of internationale betekenis is en die georganiseerd worden voor een relatief groot aantal bezoekers.
Project: een samenhang van activiteiten of inspanningen waarvan het resultaat in tijd en omvang begrensd is.
Sponsorovereenkomst: een verbintenisrechtelijke overeenkomst met een rechtspersoon of private persoon over een financiële bijdrage die is gekoppeld aan een tegenprestatie die de doelen van de gemeente Alkmaar op het gebied van promotie en relatiebeheer ondersteunt.
Exposuremogelijkheden: mogelijkheden om de aandacht van een gewenst publiek op de gemeente Alkmaar te vestigen.
Artikel 2. Doelstelling
De te sponsoren activiteit/project/evenement dient een promotionele meerwaarde te hebben om recreatie en toerisme te stimuleren in de gemeente Alkmaar en te passen binnen de doelstellingen van het Actieprogramma Economie of Citymarketingbeleid of het Evenementenbeleid.
Sponsoring van (bestaande en nieuwe) evenementen, activiteiten of projecten in de gemeente Alkmaar heeft als doel:
- -
het toeristisch-recreatief product dan wel de economische ontwikkeling van de gemeente te versterken en
- -
de merkzichtbaarheid/naamsbekendheid van de gemeente Alkmaar op lokaal, regionaal en/of (inter)nationaal niveau te vergroten.
- -
mogelijkheden te creëren voor het aanknopen en onderhouden van relaties die een positieve bijdrage (kunnen) leveren aan de economische en maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente Alkmaar (en de regio).
Artikel 3. Criteria sponsoring
- 1.
Bij de behandeling van een sponsorverzoek gelden de volgende criteria waaraan de aanvraag wordt getoetst:
- a.
het verzoek betreft in ieder geval een evenement/activiteit of project dat in de gemeente Alkmaar georganiseerd wordt;
- b.
het verzoek wordt schriftelijk gedaan en is voorzien van een begroting c.q. financiële onderbouwing en een omschrijving van het evenement/activiteit/project;
- c.
het evenement/activiteit of project heeft een promotionele meerwaarde en voldoende exposuremogelijkheden voor Alkmaar;
- d.
niet voor een sponsorbijdrage komen in aanmerking: advertenties, recepties, reünies, consumpties, persoonlijke diensten, verzoeken van individuen, particuliere feesten, bingo’s, fancy fairs en verzoeken die een politiek of religieus doel hebben.
- e.
het evenement/activiteit of project past in de spreiding van evenementen in tijd en ruimte;
- f.
het evenement/activiteit of project heeft in beginsel een niet-commercieel karakter, en
- g.
de toegezegde sponsorbijdrage geldt uitsluitend indien de benodigde vergunningen – indien van toepassing – zijn verkregen.
- 2.
Toekenning van een sponsorbijdrage aan een regelmatig terugkerend evenement/activiteit of project schept geen rechten voor de toekomst.
- 3.
De afspraken worden vastgelegd in een sponsorovereenkomst.
- 4.
De gemeente is niet verplicht ieder evenement dat bijdraagt aan de doelstellingen te sponsoren.
Artikel 4. Hoogte van de sponsorbijdrage
De hoogte van het sponsorbedrag is afhankelijk van de reikwijdte van het evenement/activiteit of project en staat in verhouding tot het geboden sponsorpakket. Bij het vaststellen van het sponsorbedrag wordt tevens gekeken naar de begroting van het evenement.
De sponsorbijdrage bedraagt maximaal € 10.000,-- per evenement danwel in natura.
Artikel 5. Tegenprestatie sponsoring
De tegenprestatie voor het sponsoren van een evenement/project/activiteit of project wordt aangeboden in de vorm van een sponsorpakket. Dit sponsorpakket kan de volgende promotiemogelijkheden bieden:
- a.
exposure geven aan Alkmaar in alle media-uitingen (schriftelijk, social media, drukwerk etc.) in afstemming met de gemeente Alkmaar;
- b.
vermelding van naam “gemeente Alkmaar” op PR-materiaal van het evenement/activiteit/project of vermelden dat het “mede mogelijk is gemaakt door de gemeente Alkmaar” dan wel gebruik van een door de gemeente Alkmaar gehanteerd beeldmerk in alle (media-)uitingen (schriftelijk, social media, drukwerk etc.) in afstemming met de gemeente Alkmaar;
- c.
plaatsen van een advertentie logo van de gemeente Alkmaar of ander door de gemeente Alkmaar gehanteerd beeldmerk op het PR-materiaal van het evenement/activiteit of project;
- d.
vermelding van algemene promotietekst van de gemeente Alkmaar in bijvoorbeeld promotie- en informatiemateriaal, waar mogelijk ondersteund met beeldmateriaal in afstemming met de gemeente Alkmaar;
- e.
duidelijk zichtbaar ophangen van vlag(gen) van de gemeente Alkmaar en/of plaatsen van meerdere spandoeken/borden met logo van de gemeente Alkmaar tijdens het evenement/activiteit/project;
- f.
het verspreiden van promotiemateriaal van de gemeente Alkmaar tijdens het evenement/activiteit/project en verstrekken aan de deelnemers ervan;
- g.
het plaatsen van een promotiestand van de gemeente Alkmaar bij het evenement/project/activiteit waar tevens promotiemateriaal kan worden uitgereikt aan bezoekers en deelnemers;
- h.
opening / startschot / voorwoord door bestuurder;
- i.
een uitnodiging van de sponsor om aanwezig te zijn bij het evenement/project/activiteit;
- j.
mogelijkheden voor de gemeente Alkmaar om relaties uit te nodigen voor en te ontvangen op het evenement/project/activiteit
- k.
bereidheid mee te werken aan een bezoekersonderzoek in het kader van citymarketing.
De omvang van het sponsorpakket is mede bepalend voor de hoogte van de sponsorbijdrage.
Artikel 6. Procedurevoorschriften verzoek
- a.
een verzoek om een sponsorbijdrage wordt ten minste 8 weken voor aanvang van het evenement/activiteit of project schriftelijk ingediend met een uitgebreide beschrijving van het evenement/activiteit/project;
- b.
indien het verzoek korter dan 8 weken voor de aanvang van het evenement/activiteit of project wordt ingediend, kan het verzoek worden afgewezen.
- c.
verzoeken die worden ingediend tijdens of na afloop van het evenement/activiteit/project worden niet gehonoreerd.
Artikel 7. Betaling
Zodra de organisatie schriftelijk aantoont dat is voldaan aan de in het sponsorcontract gemaakte afspraken en prestaties wordt de sponsorbijdrage betaald, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 8. Hardheidsclausule
Het college van burgemeester en wethouders kan van dit protocol afwijken indien, gelet op het doel en de strekking van de regeling, de toepassing kan leiden tot onbillijkheden van overwegende aard.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit protocol treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking ervan.
- 2.
Het Protocol Sponsorbijdragen, zoals vastgesteld door het college op 19 november 2012 wordt ingetrokken.
- 3.
Dit protocol kan worden aangehaald als: Sponsorprotocol gemeente Alkmaar