Verordening kaderstelling en controle

Artikel 1 Begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leek en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  Financiële administratie: De financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leek, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel-economische positie;

  • -

    het beheer van vermogenswaarden;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  Planning en control systeem (PCS): Het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en van de administratie. Hierna aan te duiden met de term PCS.

• d.

  Rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

• e.

  Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• f.

  Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• g.

  Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instandhouden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. De inrichting van de administratieve organisatie maakt deel uit van het PCS.

• h.

  Financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Leek.

Artikel 2 Inrichting organisatie

• 1.

  Het college wijst de gemeentelijke taken eenduidig toe aan de afdelingen en legt in het organisatiebesluit de indeling van de gemeentelijke organisatie en toekenning van de gemeentelijke taken aan de afdelingen vast.

• 2.

  Het college legt de verdeling van functies, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de functionarissen die belast zijn met het financieel beheer vast in het Organisatiebesluit.

• 3.

  Het college legt de organisatie van de kassiersfunctie en van de comptabele bevoegdheden vast in een financiële mandaatregeling.

Artikel 3 Programmabegroting

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de programmabegroting aangeboden aan de gemeenteraad.

• 2.

  De begroting is ingedeeld overeenkomstig de voorgeschreven indeling in het Besluit begroting en verantwoording.

• 3.

  De raad stelt de programma-indeling vast.

• 4.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde beleidsdoelstellingen;

  • b.

    de te leveren prestaties;

  • c.

    de baten en lasten.

• 5.

  Met het vaststellen van de programmabegroting worden ook de voor het begrotingsjaar opgestelde investeringsplannen geautoriseerd. De raad autoriseert de investeringskredieten via de begroting, het college doet de investering.

• 6.

  Het college doet voorstellen aan de raad met betrekking tot de beoogde doelstellingen en indicatoren/streefwaarden van de begrotingsprogramma's.

• 7.

  De raad stelt de indicatoren/streefwaarden, bedoeld in het zesde lid, vast.

• 8.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en beleidsdoelen, opdat de beoogde doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 9.

  Ter uitvoering van de programmabegroting stelt het college een productenbegroting vast.

• 10.

  Het college bepaalt welke producten in de productenbegroting worden opgenomen.

• 11

  Bij iedere programmabegroting wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten aan de programma’s, waarbij wijzigingen expliciet worden aangegeven.

Artikel 4 Kadernota

• 1.

  Het college biedt jaarlijks voor 1 juli aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  De in lid 1 genoemde beleidskaders geven inzicht in de relevante prioriteiten en de stand van zaken per programma.

• 3.

  De in lid 1 genoemde financiële kaders bevatten de budgettaire mogelijkheden waarbinnen de begroting dient te worden opgesteld.

• 4.

  De raad stelt de prioriteiten per programma en de financiële kaders vast.

Artikel 5 Tussenrapportage en verantwoording

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van een halfjaarlijkse rapportage over de programmatische en financiële realisatie van de programmabegroting van de gemeente over de eerste vijf maanden van het lopende boekjaar. Tevens wordt hierin een prognose opgenomen over de realisatie van de resterende maanden van het jaar.

• 2.

  Voor de opleverdatum van de halfjaarlijkse rapportage geldt dat deze voor 1 oktober van het lopende jaar aan de raad wordt aangeboden.

• 3.

  In de jaarrekening verantwoordt het college de definitieve realisatie van de begroting.

• 4.

  De inrichting van de halfjaarlijkse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 5.

  De raad autoriseert de bijstellingen op de begroting bij de halfjaarlijkse rapportage en bij de jaarrekening.

Artikel 6 Planning en control systeem

• 1.

  Onder het opzetten en in stand houden van het PCS valt de planning, de coördinatie en het opstellen van de begroting, de rapportages en de jaarstukken van de gemeente Leek en de controle van de aansluiting van deze stukken op de daaraan ten grondslag liggende besluiten, administraties, budgetten en plannen.

• 2.

  De opzet en de werking van het PCS zijn gericht op het waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van middelen, het opzetten en het onderhouden van de planning, de budgettering en de bewaking van activiteiten, de beoordeling van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

• 3.

  Het college zorgt bij de inrichting van de ambtelijke organisatie voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de informatie die aan de bestuursorganen wordt verstrekt, is gewaarborgd.

• 4.

  Het PCS wordt vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Bij de inrichting van het PCS dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze, waarop tussen het college en de afdelingsmanagers afspraken worden gemaakt over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbaar te stellen budgetten en de wijze en frequentie, waarmee over de voortgang van de activiteiten en uitputting van budgetten wordt gerapporteerd. Het afdelingsplan is daarbij een peiler onder de planning en control van de bestuursdienst.

Artikel 7 Budgetbeheer

• 1.

  Het college legt in een Besluit budgethouderschap de regels vast voor de verlening van mandaten aan afdelingsmanagers voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten, de verlening van ondermandaten door afdelingsmanagers en de rapportage over en aanpassing van budgetten.

• 2.

  Het college wijst budgetten van de programmabegroting eenduidig toe aan de afdelingen.

Artikel 8 Interne controle

• 1.

  Het college ziet toe op het functioneren van een adequate administratieve organisatie van de bedrijfsprocessen van de bestuursdienst.

• 2.

  Het college rapporteert de raad in de paragraaf bedrijfsvoering over de voortgang van de maatregelen die de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen bevorderen.

• 3.

  Het college rapporteert de raad jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering over de maatregelen getroffen naar aanleiding van de bevindingen en aanbevelingen van de externe accountant over de financiële rechtmatigheid.

Artikel 9 Informatieplicht financiële transacties

• 1.

  Het college doet vooraf kennisgeving aan de raad en neemt geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college te brengen, van:

  • a.

    het aangaan van verplichtingen ten aanzien van registergoederen;

  • b.

    het aangaan van verplichtingen met betrekking tot het verstrekken van meerjarige subsidies;

  • c.

    het verstrekken van leningen en garanties;

  • d.

    het aangaan van meerjarige verhuur-, huur-, lease- en onderhoudsverplichtingen, voor zover deze transacties al niet begrepen zijn in de begroting of de halfjaarlijkse rapportage.

• 2.

  Het college voorziet de raad van informatie die noodzakelijk behoort bij zijn kaderstellende en controlerende taak.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt de raad jaarlijks in de programmabegroting en in de kadernota inzicht in het verloop van reserves en voorzieningen. Dit betreft de vorming en vrijval van reserves; de vorming en vrijval voorzieningen; de toerekening en verwerking van rente over de algemene reserves en bestemmingsreserves.

• 2.

  De vorming, herschikking en vrijval van reserves wordt ter vaststelling aan de raad voorgelegd.

• 3.

  De inzet van de algemene reserves is voorbehouden aan de raad.

• 4.

  Ten aanzien van het gebruik van voorzieningen en bestemmingsreserves verantwoordt het college de onttrekkingen in de jaarrekening.

Artikel 11 Inkoop en aanbesteding

Het college legt de interne regels die zij hanteert voor het dagelijks beheer van de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, vast in een besluit. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13 Weerstandsvermogen

In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in elk geval op:

• a.

  het risicomanagement, waaronder het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins;

• b.

  een inschatting van de kans dat de risico’s zich voordoen.

Artikel 14 Financiering

• 1.

  Het college stelt een treasurystatuut op met de regels die zij hanteert voor het dagelijks bestuur van koersrisico- en valutarisicobeheer, kredietrisico- en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag over: de kasgeldlimiet; de renterisico norm; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen; de omvang en samenstelling van de uitzettingen; de huidige liquiditeitspositie; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar.

Artikel 15 Verbonden partijen

Het college biedt jaarlijks in de begroting en de jaarstukken in de paragraaf verbonden partijen een actueel overzicht van het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente in elk van de verbonden partijen. Daarbij wordt ingegaan op de ontwikkelingen aangaande het aangaan van nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande participaties en het voordoen van problemen bij bestaande participaties.

Artikel 16 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt minimaal eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota onderhoud openbare ruimte aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair.

• 2.

  Het college biedt minimaal eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota rioleringsplan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu.

• 3.

  Het college biedt eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota onderhoud gebouwen en materieel aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en het gemeentelijk materieel.

• 4.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen en materieel.

Artikel 17 Bedrijfsvoering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf bedrijfsvoering in elk geval verslag van:

• 1.

  de ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de inhuur van externen, de personeelsvoorzieningen. Daarnaast wordt verslag gedaan van organisatorische wijzigingen;

• 2.

  de ontwikkeling betreffend de gemeentelijke huisvesting en andere facilitaire zaken;

• 3.

  de ontwikkeling betreffende het gemeentelijke informatieplan en de automatiseringssystemen;

• 4.

  de voortgang betreffend de uitvoering van de beheersverordeningen;

• 5.

  de voortgang van de periodieke onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 18 Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor het toekomstige grondbeleid, de huidige vastgoedpositie, de aan en verkoop van vastgoed, de deelname in PPS-constructies, de stand van zaken aangaande in exploitatie genomen projecten, de geraamde kosten en opbrengsten van projecten, de uitgifte van gronden in erfpacht; de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf grondbeleid verslag van: de financiële positie inzake het grondbeleid; de deelname in PPS-constructies, de onderbouwing van de winstneming uit grondexploitatie; de voorzieningen en te verwachten verliezen inzake het grondbeleid; de winstverwachting inzake het grondbeleid; de voortgang van de verwerving van gronden en opstallen; de voortgang van in exploitatie genomen projecten dan wel door derden in PPS-verband in exploitatie genomen projecten; de voortgang van de verkoop van gronden en opstallen.

Artikel 19 Belastingen en heffingen

• 1.

  Het college biedt eens in de vier jaar voor 1 juli de (bijgestelde) nota lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor het beleid inzake de lokale heffingen.

• 2.

  Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke heffingen, tarieven en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening waarin deze heffingen, tarieven en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekt product, waarover de tarieven en de heffingen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte producten.

• 3.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de waardeontwikkeling van de onroerende zaken in de gemeente; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 20 Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd.

• 2.

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd met dien verstande dat:

  • -

    de gemeente redelijke afschrijvingstermijnen in acht neemt;

  • -

    op deze investeringen reserves in mindering mogen worden gebracht;

  • -

    resultaat afhankelijk mag worden afgeschreven indien de raad daar goedkeuring aan verleent.

• 3.

  De vaste activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs.

• 4.

  De vaste activa worden in principe lineair afgeschreven waarbij de afschrijvingsperiode is gebaseerd op de technische levensduur volgens de bijlage bij deze verordening.

• 5.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair afgeschreven in vijf jaar.

• 6.

  Investeringsgoederen met een aanschafwaarde beneden de € 2000,00 worden niet geactiveerd.

Artikel 21 Waardering debiteuren en overige vorderingen

De vorderingen betreffende onroerendgoedbelasting, rioolrechten en reinigingsrechten die wegens oninbaarheid niet ingevorderd kunnen worden, worden periodiek ten laste van het resultaat gebracht.

Artikel 22 Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de bestuurdienst als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van registergoederen, kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden, c.a.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 23 Financiële administratie

• 1.

  De inrichting en de werking van de financiële administratie dienen aan te sluiten aan de op grond van artikel 186, Gemeentewet krachtens algemene maatregel van bestuur ingestelde regels en moeten de mogelijkheid bieden informatie te verstrekken aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

• 2.

  De gemeentelijke producten in de financiële administratie waaraan de werkelijke kosten en baten door middel van de integrale kostenplaatsenmethode worden toegerekend, zijn eenduidig toe te wijzen aan de producten van de door het college vastgestelde productenbegroting.

Artikel 24 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2008.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening kaderstelling en controle.

• 3.

  Bij inwerking treden van deze verordening vervalt de Verordening kaderstelling en controle van 30 januari 2006.