CVDR421291_1Beleidsregel overlegging en onderzoek brondocumentennlregelingZeist2018-01-09ZeistGemeenteblad d.d. 27 oktober 2016Beleidsregel overlegging en onderzoek brondocumentenArtikel 4:81 Algemene wet BestuursrechtWet Basisregistratie PersonenID protocol burgerzaken van de NVVBcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-10-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-10-28Onbekend16cv.00340Basisregistratie PersonenGeenGeenBeleidsregel overlegging en onderzoek brondocumentenBeleidsregel overlegging en onderzoek brondocumentenHet college van burgemeester en wethouders van Zeist;Gezien de Wet basisregistratie personen en het ID-protocol Burgerzaken van de NVVB;Overwegende dat het noodzakelijk is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot het overleggen en onderzoeken van brondocumenten om zodoende de kwaliteit en actualiteit van in de basisregistratie personen (BRP) opgenomen, en op te nemen, gegevens te waarborgen;heeft besloten vast te stellen:Regeling overlegging en onderzoek brondocumenten ten behoeve van de basisregistratie personen (BRP).Artikel 1 BegrippenIn deze regeling wordt verstaan onder:

Brondocument:

identiteitsvaststellende documenten: een door enig bevoegd gezag afgegeven document bedoeld ter vaststelling van de identiteit. Naast Nederlandse paspoorten, identiteitskaarten, rijbewijzen en verblijfsdocumenten betreft het buitenlandse paspoorten en identiteitskaarten;

documenten betreffende de burgerlijke staat: een door enig bevoegd gezag afgegeven document, houdende gegevens over de burgerlijke staat, zoals bedoeld in artikel 2.8 Wet BRP.

Wet BRP: Wet basisregistratie personen

BRP: de basisregistratie personen.

Ingezetene: degene die zijn adres heeft in een Nederlandse gemeente en als zodanig actueel staat ingeschreven in de BRP.

College: het college van burgemeester en wethouders van Zeist.

Artikel 2 Overlegging brondocumenten

In de volgende gevallen dienen door de ingezetene of degene die dient te worden geregistreerd als zodanig, brondocumenten te worden overgelegd:

indien een persoon zich wenst te (her)vestigen in Zeist en daartoe conform artikel 2.38 Wet BRP dient te worden ingeschreven in de BRP. In ieder geval dient een geldig legitimatiebewijs te worden overgelegd. Daarnaast dienen te worden overgelegd de door of namens het college verzochte documenten die nodig zijn voor een juiste en volledige registratie in de BRP;

indien zich ten aanzien van een ingezetene, buiten Nederland, een wijziging heeft voorgedaan in zijn burgerlijke staat en/of nationaliteit. De ingezetene overlegt zo spoedig mogelijk de brondocumenten welke nodig zijn voor opname of wijziging van zijn gegevens in de BRP;

indien door of namens het college wordt verzocht om overlegging van brondocumenten welke nodig worden geacht voor een juiste bijhouding van gegevens over de burgerlijke staat en/of nationaliteit van de ingezetene.

De op grond van het eerste artikellid over te leggen buitenlandse brondocumenten dienen, daar waar dit wordt vereist op grond van de legalisatiecirculaire, te zijn gelegaliseerd.

De op grond van het eerste artikellid over te leggen brondocumenten dienen te zijn opgesteld in de Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal. Wordt naast het brondocument een vertaling ervan in één van bedoelde talen overgelegd, dan dient ook de vertaling, daar waar dat wordt vereist op grond van de legalisatiecirculaire, te zijn gelegaliseerd.

Indien hierom door of namens het college wordt verzocht, dient een door een in Nederland beëdigd vertaler opgestelde Nederlandse vertaling van het brondocument te worden overgelegd.

Artikel 3 Onderzoek brondocumenten

Onderzoek van identiteitsvaststellende documenten vindt plaats bij overlegging hiervan waarbij gebruik kan worden gemaakt van een paspoortscanner of andere controle apparatuur. Indien geen afwijkingen worden geconstateerd wordt het document terstond aan betrokkene teruggeven. Is er twijfel over de echtheid van het document of bestaat het vermoeden dat degene die het document overlegt niet de rechtmatige houder ervan is (look alike), dan wordt het ingehouden voor nader onderzoek. Waar nodig zal tijdens het nader onderzoek een beroep worden gedaan op de expertise van derden. Worden er geen onregelmatigheden geconstateerd dan wordt het document teruggegeven aan betrokkene.

Wordt een buitenlands document betreffende de burgerlijke staat overgelegd, dan zal dit worden ingehouden en onderzocht. Betrokkene ontvangt hiervan een bewijs. Het document wordt gecontroleerd op vorm, echtheid en inhoud waarbij gebruik kan worden gemaakt van controle apparatuur. Waar nodig zal tijdens het onderzoek een beroep worden gedaan op de expertise van derden. Indien er twijfel bestaat ten aanzien van de juistheid van de inhoud van het document kan een verificatieonderzoek worden opgestart. Worden er geen onregelmatigheden geconstateerd dan wordt het document teruggegeven aan betrokkene.

Artikel 4 Aangifte bij ontdekking valse of vervalste documentenIndien na onderzoek van een brondocument wordt geconstateerd dat er mogelijk sprake is van een vals of vervalst document, dan wel van look alike fraude, zal hiervan door of namens het college aangifte worden gedaan bij de politie, waarbij het onderzochte document ter inbeslagname zal worden overhandigd. Artikel 5 InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking op de eerste dag na publicatie in het Gemeenteblad.Artikel 6 CiteertitelDeze regeling kan worden aangehaald als: Regeling brondocumenten.Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 4 oktober 2016Burgemeester en wethouders van Zeist,De secretaris, I. Lissenberg-van Dam De burgemeester, drs. J.J.L.M. JanssenToelichting op de Regeling overlegging en onderzoek brondocumentenToelichting artikel 1 onder a sub IIOnder burgerlijke staat wordt verstaan: de algemene rechtstoestand van een persoon, die onder andere wordt bepaald door afstamming, naam, nationaliteit, geslacht, leeftijd en huwelijkse staat.Artikel 2.8 Wet BRP bevat een limitatieve opsomming van brondocumenten waaraan gegevens kunnen worden ontleend ter opname in de BRP. Indien betrokkene aantoonbaar in de onmogelijkheid verkeerd om brondocumenten te overleggen of is vrijgesteld van de verplichting om deze te overleggen, kunnen gegevens over de burgerlijke staat worden ontleend aan een verklaring onder ede.Toelichting artikel 2 lid 2Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad van de ondertekenaar afkomstig is. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Meestal wordt het document als laatste gelegaliseerd door de Nederlandse ambassade onder welk ressort het afgifteland valt. Men noemt dit wel een “legalisatieketen”. Op de website van de Rijksoverheid wordt per land aangegeven welke legalisatieregels er gelden. De legalisatiecirculaire geeft aan in welke gevallen er een uitzondering bestaat op het legaliseren van documenten.Toelichting artikel 2 lid 4Documenten welke zijn opgesteld of vertaald in de Duitse, Engelse of Franse taal worden in principe geaccepteerd. In voorkomende gevallen, zoals bij beschikkingen van buitenlandse rechtscolleges, is soms echter een vertaling in de Nederlandse taal noodzakelijk. Toelichting artikel 3 lid 1Bij twijfel over de echtheid van een identiteitsvaststellend document of indien het vermoeden bestaat dat degene die het document overlegt niet de rechtmatige houder ervan is, zal contact worden opgenomen met het ‘Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten’ (ECID), een samenwerkingsverband van de Koninklijke Marechaussee en politie, voor het nader onderzoeken van het document. Tevens zal in zo’n situatie, daar waar betrokkene niet aantoonbaar de Nederlandse nationaliteit bezit, contact worden opgenomen met de vreemdelingenpolitie voor het uitvoeren van nader onderzoek naar de identiteit en verblijfsrechtelijke status van betrokkene. Toelichting artikel 3 lid 2Een buitenlands document betreffende de burgerlijke staat zal worden ingehouden om te worden onderzocht. Met behulp van controle apparatuur en de ter beschikking zijnde informatie opgenomen in diverse kennisbanken wordt het document technisch, tactisch en inhoudelijk onderzocht. Indien er getwijfeld wordt aan de echtheid van het document, zal dit voor nader onderzoek worden gestuurd naar het Bureau Documenten van de Immigratie- en Naturalisatiedienst. Is er twijfel ten aanzien van de juistheid van de in het document opgenomen gegevens, dan kan er een verzoek om verificatie (=inhoudelijke controle van een document op de juistheid van de daarin opgenomen gegevens) worden gedaan via het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Toelichting artikel 4Indien uit het onderzoek van het overgelegde brondocument blijkt dat er mogelijk sprake is van een vals of vervalst document, zal hiervan aangifte worden gedaan bij de politie. Bij de aangifte wordt het document overgedragen aan de politie. Door het overdragen van het document wordt voorkomen dat betrokkene het document opnieuw zou kunnen aanbieden bij een andere gemeente of overheidsinstantie. Justitie beslist uiteindelijk of het document aan betrokkene wordt teruggegeven.