Organisatie | Landgraaf |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad 2016 |
Citeertitel | Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad 2016 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-11-2016 | 16-08-2019 | nieuwe regeling | 13-10-2016 | Onbekend |
De gemeenteraad van de gemeente Landgraaf,
gelet op de artikelen 61 a, 61 c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van mei 2016;
vast te stellen de "Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad 2016".
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 13 oktober 2016.
De griffier, De voorzitter,
Voor de vorm en inrichting van de klankbordgesprekken gelden geen wettelijke verplichtingen.
Het is wenselijk de gehanteerde werkwijze vast te leggen in een verordening. Op deze manier krijgen de gesprekken ook een zeker gewicht, waardoor structuur en regelmaat is geborgd. Het is raadzaam de volgende zaken te regelen in de verordening:
• de procedure en het tijdschema;
• de werkwijze rond het inwinnen van informatie;
• de inrichting van het klankbordgesprek;
Deze verordening is gebaseerd op de Handreiking burgemeesters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van mei 2016.
Lid 4. De secretaris is verantwoordelijk voor de procesmatige en logistieke ondersteuning van de commissie. De secretaris heeft dus geen inhoudelijke rol in de commissie.
Het ligt voor de hand dat de raadsgiffier optreedt als secretaris van de commissie vanwege de bestaande relatie met de gemeenteraad. In voorkomende gevallen is het echter ook mogelijk om iemand anders te benoemen tot secretaris van de commissie. Het is niet wenselijk dat de rol van secretaris vervuld wordt door iemand van buiten de gemeentelijke organisatie vanwege de extra eisen aan vertrouwelijkheid van stukken en archivering etc., de aanwijzing tot secretaris is daarom beperkt tot ambtenaren van de gemeente.
Lid 5. Raadsleden overzien slechts een beperkt deel van het functioneren van de burgemeester, omdat veel van het werk zich buiten hun blikveld afspeelt. Het is daarom belangrijk dat de gemeenteraad zich laat informeren over de andere rollen van de burgemeester.
Dat kan bijvoorbeeld door het college, de gemeentesecretaris, andere raadsleden, de raadsgriffier, collega-bestuurders, ondernemers, een politiefunctionaris of de officier van justitie te vragen te reflecteren op hun samenwerking met de burgemeester. Ook de burgemeester zelf kan suggesties doen voor gesprekspartners van buiten de gemeenteraad, bijvoorbeeld ambtenaren die signalen vanuit het ambtelijk apparaat kunnen inbrengen of samenwerkingspartners.
Lid 6. Een externe gespreksleider kan extra markeren dat de aard van dit gesprek anders is dan de reguliere contacten van een raadslid met de burgemeester. Het verdient aanbeveling dat zowel de raadsleden als de burgemeester hiermee vooraf instemmen. Ook dient de geheimhouding te allen tijde goed gewaarborgd te worden. Dit kan door de externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
Lid 1. Om een cultuur van reflectie te laten ontstaan is structuur en regelmaat belangrijk. Om die reden dient minimaal een maal per jaar een formeel klankbordgesprek plaats. Op deze wijze kunnen gemeenteraad en burgemeester routine en regelmaat laten ontstaan in het reflecteren op hun samenwerking.
Lid 2. Een burgemeester spreekt ook op gezette tijden met de commissaris van de Koning. Gedurende de benoemingstermijn voert, zoals aangegeven, ook de commissaris van de Koning in de regel ten minste drie gesprekken met de burgemeester. Door de klankbordgesprekken op deze gesprekken af te stemmen, kan het gespreksverslag meegenomen worden in het gesprek met de commissaris van de Koning.
De basis voor het klankbordgesprek en het verzamelen van informatie over het functioneren is de profielschets. Hierin staan de competenties en vaardigheden benoemd op basis waarvan de burgemeester is geselecteerd of herbenoemd.
Goede verslagging is om meerdere redenen cruciaal. Om te beginnen biedt een goed verslag
inzicht in de gemaakte afspraken en de beelden die bestaan van elkaars functioneren. Om die reden zijn de verslagen ook een belangrijke bron om op terug te vallen bij een eventueel herbenoemingsgesprek, of wanneer problemen ontstaan in de samenwerkingsrelatie. Ook zijn de verslagen een belangrijke bron voor de commissaris van de Koning om het functioneren van een burgemeester te kunnen volgen. Dankzij de verslagen kan de commissaris van de Koning de signalen uit deze gesprekken meenemen en meewegen in het klankbordgesprek dat hij voert met de burgemeester.
Verslagen van klankbordgesprekken en bijbehorende stukken zijn geheim en worden, na te zijn vastgesteld, door de ambtelijk secretaris in een gesloten enveloppe in het archief gedeponeerd.
Alleen de burgemeester, de raadsleden die aanwezig waren bij het klankbordgesprek en de ambtelijk secretaris hebben toegang tot de verslagen. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.