Organisatie | Achtkarspelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD |
Citeertitel | Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-10-2016 | Onbekend | 28-06-2016 Onbekend | Onbekend |
Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Werkmaatschappij 8KTD
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 32 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Werkmaatschappij 8KTD, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening WM8KTD).
Hoofdstuk III. De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeelvoor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden endocumentaire verzamelingen van de WM8KTD, ongeacht hun vorm.
1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van dearchiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheidenvoldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging vanbescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welkebescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen alsarchiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de WM8KTDvoldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor dearchiefbescheiden zijn verbonden.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regelingWerkmaatschappij 8KTD in de vergadering van 28 juni 2016
Het bestuur voornoemd,
de secretaris, de voorzitter,
Mr. Drs. E.H.C. van der Laan Drs. E.J. ter Keurs
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995,en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhefgenoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die hetDagelijks Bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke,papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordtgedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in hetArchiefbesluit 1995 en in de Archief regeling.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening eenmeer specifieke betekenis moest worden toegekend.
In de gemeenschappelijke regeling, vastgesteld in de Raadsvergadering van 19 december2013, is deze archiefbewaarplaats aangewezen. Het gaat hierbij vnl. om de te bewarenstukken betreffende de eigen bedrijfsvoering van de Werkmaatschappij en eventueel dedocumenten die ontstaan zijn betreffende de uitvoering van gedelegeerde taken en/ofbevoegdheden. Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/ofbevoegdheden van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zijn en blijven de
verantwoordelijkheid van deze betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebrachtnaar de archiefbewaarplaats die door elk van de twee genoemde gemeenten afzonderlijk isaangewezen. Overigens dient nog een elektronisch depot (zgn. e-depot) door de tweegemeenten te worden aangewezen ten behoeve van de te bewaren digitalearchiefbescheiden.
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn is geregeld in het Archiefbesluit 1995,respectievelijk in de Archiefregeling. De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierdelid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen dearchiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder wordt opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellenvoorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Dit besluit dient na het vaststellen van deArchiefverordening door het Dagelijks Bestuur van de WM8KTD te worden genomen.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van dedaarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing vanconserveringskosten voor deoverheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de teverzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaamheeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Zoals in artikel 32, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling staat vermeld dient hetDagelijks Bestuur de nadere regels voor het beheer van de archiefbescheiden van deWM8KTD vast te stellen. Deze voorschriften worden opgenomen in het nog te nemen BesluitInformatiebeheer van de WM8KTD.
Binnen één zittingsperiode verneemt het Algemeen Bestuur op deze manier tweemaal wat ervoor wat betreft het archief van de Werkmaatschappij 8KTD op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Deverslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accentwordt gelegd op de horizontale verantwoording.