Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Ridderkerk

Organisatiebesluit 2009

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Ridderkerk
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Organisatiebesluit 2009
Citeertitel	Organisatiebesluit 2009
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	personeel en organisatie

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Het Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2008, met budgethoudersregeling, zoals vastgesteld op 8 januari 2008 wordt ingetrokken.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 103
Gemeentewet, art. 160
Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2003

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

1.Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
26-06-2009		29-11-2011	nieuwe regeling	08-04-2009 gemeentejournaal, 25-06-2009	RI 09/00224

Tekst van de regeling

Intitulé

Organisatiebesluit 2009

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk;

gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en de Financiële verordening gemeente

Ridderkerk 2003;

b e s l u i t :

vast te stellen het

Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2009

§ 0 Algemeen

Artikel 0.1 Begripsbepaling

Dit besluit verstaat onder:

a.
ambtelijke organisatie: het directieteam en de organisatorische eenheden van de gemeente, met uitzondering van de griffie;
b.
algemeen directeur/secretaris: de ambtenaar zoals bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, die tevens belast is met de algemene eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie;
c.
directeur/adjunct secretaris: de ambtenaar, die onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur, mede belast is met taken van de gemeentesecretaris en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van het hoofdproces Sturing en Beleid;
d.
directieondersteuner: de ambtenaar die belast is met de ondersteuning van de algemeen directeur en de directeur;
e.
directieteam: de algemeen directeur, de directeur en de directieondersteuner tezamen;
f.
afdeling: de organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie zoals die op grond van dit besluit is vastgesteld;
g.
afdelingshoofd: de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse zorg voor de medewerkers van de afdeling;
h.
trainee afdelinghoofd: de ambtenaar die de leerplek HR vervult;
i.
hoofdproceseigenaar: de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van een hoofdproces;
j.
procescoördinator: de ambtenaar, die onder verantwoordelijkheid van de hoofdproceseigenaar belast is met en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van een proces;
k.
hoofdproces: een verzameling van processen, die met elkaar verband houden;
l.
proces: een aaneenschakeling van activiteiten die met elkaar verband houden en tot een vooraf vastgesteld resultaat moeten leiden;
m.
productenraming: door het college vastgesteld totaaloverzicht van producten;
n.
budgethouder: persoon die verantwoordelijk is voor de inkomsten en uitgaven binnen een vastgesteld budget;
o.
budgetbeheerder: door de budgethouder gemandateerde persoon die het beheer voert over

(een deel van) het budget van de budgethouder.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 1.1 Structuur

1.
De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in afdelingen, een algemeen directeur en een directeur.
2.
De algemeen directeur bepaalt, na consultatie van het Breed Management Overleg, welke afdelingen er zijn.

Artikel 1.2 Processen

1.
De activiteiten in de ambtelijke organisatie worden gerelateerd aan een proces.
2.
De resultaten worden vastgesteld door het college. Elk resultaat wordt toegewezen aan één of meerdere processen.
3.
Een proces wordt ondergebracht in een hoofdproces.
4.
De algemeen directeur stelt, na consultatie van het Breed Management Overleg, de indeling van de hoofdprocessen vast.

Artikel 1.3 Sturing

1.
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de bedrijfsvoering van ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur.
2.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisatie en rechtstreeks verantwoordelijk voor de aansturing van de directeur, afdelingshoofden en de directieondersteuner.
3.
De directeur is onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur verantwoordelijk voor de aansturing van de hoofdproceseigenaren;
4.
Het afdelingshoofd draagt, met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor de capaciteit van de afdeling en de ontwikkeling en inzetbaarheid van de medewerkers van de afdeling.
5.
De hoofdproceseigenaar is verantwoordelijk voor de aansturing van de procescoördinatoren.
6.
De hoofdproceseigenaar is verantwoordelijk voor de resultaten die behaald moeten worden binnen het hoofdproces en voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:
- -
  de tijdigheid, juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
- -
  de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

De hoofproceseigenaar draagt zorg voor de afstemming en verbinding met andere hoofdproceseigenaren.

§ 2 Instructie algemeen directeur

Artikel 2.1 Ondersteuning college

De algemeen directeur ondersteunt de collegeleden in de uitoefening van hun functie door de benodigde informatie te verzamelen en gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de onderwerpen waarmee zij zich bezighouden.

Artikel 2.2 Ondersteuning raad/commissies

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de ambtelijke bijstand aan de raad en individuele raadsleden, zulks overeenkomstig het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003, gewijzigd d.d. 26 januari 2004.

Artikel 2.3 Functioneren

Het college voert jaarlijks met de algemeen directeur een:

a.
een functioneringsgesprek;
b.
een beoordelingsgesprek;
c.
een gesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan.

Artikel 2.4 Bestuursopdrachten

1.
Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten aan de algemeen directeur geven.
2.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.
3.
De algemeen directeur draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

§ 3 Budgethouderschap

Artikel 3.1 Budgethouder en budgetbeheerder

1.
Budgethouders worden aangewezen bij de procesraming.
2.
De budgethouder kan (delen van) het toegewezen budget laten beheren door budgetbeheerders.
3.
De budgetbeheerders kunnen (delen van) het budgetbeheer mandateren aan medewerkers.
4.
De aanwijzing als budgetbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie schriftelijk vastgelegd op een parafenlijst.

Artikel 3.2 Taken en bevoegdheden

1.
De budgethouder/-beheerder levert alle relevante gegevens en informatie ten behoeve van: het opstellen van de programmabegroting en procesraming aan, het voeren van de centrale administraties, het voeren van het centrale budgetsysteem, het opstellen van periodieke monitors en de jaarstukken, zodat gerichte verantwoordingsinformatie aan het college van burgemeester en wethouders en de raad kan plaatsvinden.
2.
Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de budgethouder gerechtigd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten die nodig zijn om de vastgelegde prestaties te kunnen verrichten waarvoor budget is toegewezen.
3.
De budgethouder draagt zorg voor een doorlopende budgetbewaking.
4.
De budgethouder rapporteert aan de algemeen directeur over de stand van zaken van de hem toegewezen budgetten.
5.
Met inachtneming van het inkoopbeleid, blijvend binnen de grenzen van het vastgestelde budget mag de budgethouder ter realisering van de vastgelegde prestaties verplichtingen aangaan.
6.
De budgethouder of –beheerder kan een verplichting vastleggen in de financiële administratie.
7.
De budgethouder neemt de bepalingen van de Financiële Verordening in acht.
8.
Een budgethouder realiseert zich welke politieke en bestuurlijke gevolgen zijn handelen kan hebben. In voorkomende gevallen overlegt de budgethouder met de algemeen directeur en de verantwoordelijke bestuurder(s).

Artikel 3.3 Budgetafwijkingen

1.Budgetafwijkingen met een financiële dekking.

1.1. Een budgethouder mag zelfstandig schuiven met de geraamde uitgaven en inkomsten binnen het proces (inclusief wijziging van de procesraming).

1.2. Budgetverschuivingen tussen producten die binnen hetzelfde raadsprogramma vallen (inclusief wijziging van de procesraming), dienen door het college te worden besloten.

1.3. Budgetverschuivingen tussen raadsprogramma’s worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

2.Budgetafwijkingen zonder directe financiële dekking (tegenvallers) of waarop geen directe financiële aanspraak is begroot (meevallers), worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

§ 4 Overlegvormen en vervanging

Artikel 4.1 Breed Management Overleg

1.
Het Breed Management Overleg wordt op tactisch niveau gevoerd door de algemeen directeur, de directeur, de afdelingshoofden en de hoofdproceseigenaren met als doel de samenwerking onderling te bevorderen.
2.
Aspecten die aan de orde komen zijn o.a. gezamenlijke bespreking organisatiebrede zaken, behandeling van thema’s en uitwisseling van ervaringen, bijvoorbeeld door reflectie op proceszaken.
3.
De algemeen directeur is voorzitter van bijeenkomsten van het breed management overleg.

Artikel 4.2 Overig overleg

1.
Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van afdelingsoverleg.
2.
De hoofdproceseigenaar is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van overleg over de voortgang van het werk.

Artikel 4.3 Vervanging

1.
Bij afwezigheid vervangen de algemeen directeur en de directeur elkaar onderling.
2.
Bij verhindering vervangen de afdelingshoofden elkaar onderling.
3.
Bij verhindering vervangen de hoofdproceseigenaren elkaar onderling.

§ 5 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 5.1 Overgangs- en slotbepalingen

1.
Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt.
2.
Het Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2008, met budgethoudersregeling, zoals vastgesteld op 8 januari 2008 wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

Artikel 6.2 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2009”.

Ridderkerk, 8 april 2009

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris, de burgemeester,

Toelichting Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2009.

Algemeen

De betekenis van de organisatorische begrippen is uitgewerkt in artikel 0.1 van dit besluit.

In de Ridderkerkse situatie is de algemeen directeur tevens gemeentesecretaris. Bij de opbouw van het organisatiebesluit is een onderscheid gemaakt in taken die op grond van de Gemeentewet aan de gemeentesecretaris zijn opgedragen en taken die zijn aan te merken als leiding van de ambtelijke organisatie.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Hoewel de ambtelijke organisatie is ingedeeld in afdelingen wordt er procesgericht gewerkt. Verwante processen worden ondergebracht in een hoofdproces, waarvoor de hoofdproceseigenaar verantwoordelijk is. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de afdeling.

§ 2 Instructie algemeen directeur

Bestuursopdrachten worden uitsluitend door tussenkomst van de algemeen directeur in de ambtelijke organisatie uitgezet.

§ 3 Budgethouderschap

In deze paragraaf zijn de aanwijzing en de taken en bevoegdheden van budgethouders en - beheerders vastgelegd. Ook is in deze paragraaf opgenomen op welke wijze “geschoven” kan worden met budgetten. Er staat beschreven wat een budgethouder of -beheerder mag. Dat houdt in dat wat er niet staat, niet is toegestaan.

De aanwijzing van budgethouders gebeurt niet op naam, maar als functionaris. (art. 3.1)

Artikel 3.3. regelt hoe de budgethouders bij budgetafwijkingen (mee- en tegenvallers) moeten handelen.

De hoofdregel is hierbij dat alle (jaar)budgetten en kredieten taakstellend zijn. Budgethouders dienen zich dan ook tot het uiterste in te spannen om de programmabegroting en productenraming uit te voeren binnen de toegewezen budgetten of kredieten. Dit houdt ook in dat budgethouders tegenvallers moeten zien te voorkomen. In de praktijk van de begrotingsuitvoering spelen echter talloze interne en externe factoren een rol. Deze kunnen leiden tot het ontstaan van afwijkingen.

De post onvoorzien is beschikbaar voor het opvangen van incidentele tegenvallers.

Een budgethouder dient zich te realiseren welke politieke en bestuurlijke gevolgen zijn handelen, binnen de hem gegeven bevoegdheden en verplichtingen, kan hebben voor het college of de verantwoordelijke bestuurder. Voordat dan ook een beslissing in politiek of bestuurlijk gevoelige zaken kan worden genomen, dient eerst overleg plaats te vinden tussen de budgethouder, de algemeen directeur en de verantwoordelijke bestuurder(s).

Op welke wijze afwijkingen aan de raad worden voorgelegd (raadsvoorstel via programmamonitor, afzonderlijk raadsvoorstel of kadernota/programmabegroting) hangt af van de aard van het voorstel (politieke relevantie) of de hoogte, dan wel de aard van het bedrag (incidenteel of structureel). Uiteindelijk beslist de algemeen directeur in overleg met het college/de verantwoordelijke bestuurder(s).

§ 4 Overlegvormen en vervanging

In deze paragraaf is onder andere de vervanging bij afwezigheid van de directeuren, de afdelingshoofden en de hoofdproceseigenaren opgenomen.