CVDR419719_1Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016nlregelingEmmen2017-12-12EmmenEmmenGeen.Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016Gemeentewet, art. 61Gemeentewet, art. 61aGemeentewet, art. 61cGemeentewet, art. 84Gemeentewet, art. 86Gemeentewet, art. 147Gemeentewet, art. 149Archiefwet, art. 15Archiefbesluit, art. 31Archiefbesluit, art. 9gemeenteraadbestuur en recht2016-09-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-09-30Deze nieuwe verordening is door de raad vastgesteld onder gelijtijdig intrekking van de “Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester 2012”.RA16.0051Geen.De procedure voor de benoeming van een burgemeester is gebonden aan wet- en regelgeving (Grondwet en Gemeentewet) en bestaat uit een aantal vast voorgeschreven stappen. Om de procedurestappen goed te doorlopen en vorm te geven dient de gemeenteraad een verordening vast te stellen en een vertrouwenscommissie uit zijn midden in te stellen. De door de gemeenteraad vast te stellen verordening is niet alleen van toepassing op de benoeming van de burgemeester, maar ook op de functioneringsgesprekken met de burgemeester en de eventuele herbenoeming. De verordening regelt onder andere de samenstelling, ambtelijke ondersteuning, geheimhouding en verslaglegging van de vertrouwenscommissie bij de drie hiervoor genoemde taken (benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming). In de verordening is ook een bepaling opgenomen op basis waarvan een of meer wethouders als adviseur betrokken kunnen worden bij de benoeming en herbenoeming van de burgemeester. Zorgvuldigheid is een belangrijke rode draad in deze procedure en in het belang van alle betrokkenen.Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016De raad van de gemeente Emmen;gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 29 augustus 2016, gelezen de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de
artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995;gelet op de Circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties;besluit:Verordening benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester gemeente Emmen 20161.TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te
bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2.Samenstelling commissie
De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de
gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de
gemeenteraad.
Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming
door de raad.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een
plaatsvervangend voorzitter.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voorzover in deze
verordening daarin niet is voorzien.
3.Ambtelijke ondersteuning
1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie. 2.De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van
de commissie. 3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke
ondersteuning aan de commissie. 4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de
commissie en heeft daarin geen stemrecht.
4.Adviseur
1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders toevoegen als
adviseur in verband met de vervulling van de in artikel
1 onder a genoemde taken. 2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van
de commissie. 3.Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft
daarin geen stemrecht.
5.Geheimhouding
1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle
stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de
stukken vermeld. 2.De voorzitter van de commissie wijst bij de
(her)benoemingsprocedure elke vergadering op de
geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit
de Gemeentewet. 3.De commissie legt bij de (her)benoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk
gesprek, op grond van de Gemeentewet, geheimhouding op
over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens
de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de
commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. 4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan
raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de
commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de
artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze
verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de
inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering
of in het gesprek wordt verstrekt. 5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7,
8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een
voorziening met betrekking tot de wijze waarop de
geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de
bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding
waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de
geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet
opheffen. 7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de
commissie van kracht. 8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige
toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en,
indien van toepassing, de adviseur.
6.Vergaderingen
1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of
tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de
vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering
tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de
leden van de commissie, indien een adviseur aan de
commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het
gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. 3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft
van het aantal leden aanwezig is. 4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een
aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen,
waarbij elk lid één stem heeft en verplicht is deze uit
te brengen. Bij het staken van de stemmen over de uit te
brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing
uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van
de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in
die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen
van de commissie, maar de verschillende meningen in het
verslag opgenomen. De commissie streeft naar
unanimiteit. 5.De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de
verslaglegging van het verhandelde tijdens de
vergaderingen van de commissie.
7.Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
1.De voorzitter van de commissie treedt op als
contactpersoon. 2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder
vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de
envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de
voorzitter en gezonden aan het werkadres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van
archivering. 3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder
vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de
envelop en boven de ingesloten stukken door de
voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
werkadres van de secretaris verzonden.
8.Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1.In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de
Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door
tussenkomst van de commissaris van de Koning de door
haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk
overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is
uitgesloten. 2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de
kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De
commissie treft voorzieningen met betrekking tot de
wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip
van de gesprekken zodanig te kiezen dat de
vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
9.Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
1.De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de
wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie
tussentijds een functioneringsgesprek met de
burgemeester. 3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe
burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie
tot zes maanden een evluatiegesprek plaats.4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester
bij wie zij informatie zal inwinnen over het
functioneren van de burgemeester. De commissie en de
burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor
het functioneringsgesprek vast. De commissie en de
burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de
gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van
het vorige functioneringsgesprek in te zien. 5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad
zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het
functioneren van de burgemeester in elk geval aan de
profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester
alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken.
Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de
afspraken uit het vorige functioneringsgesprek. 6.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van
de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de
burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op
dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal
stuiten.
10.Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis
waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren
van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij
vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en
de commissaris van de Koning. 2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de
gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden,
bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het
gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar
wordt gemaakt. 3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester
in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken
worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester,
worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld.
De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
11.Verslag
1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van
de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of
herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de
commissaris van de Koning door middel van een verslag
van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke
verslag bevat tenminste: a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht, b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van
bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de
kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd, c.aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen
de commissie.En heeft in ieder geval de volgende bijlagen: d.bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen, e.bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en
de conceptaanbeveling. 2.Van het functioneringsgesprek wordt een verslag
opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag
wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage
gelegd bij de raadsgriffier. 3.Een afschrift van het verslag van het
functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de
burgemeester en de commissaris van de Koning.
12.Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de
commissie. 13.Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
a.bij benoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is
gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
b.bij herbenoeming: door de minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend
is gemaakt dat de voordracht van de minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties door een
Koninklijk besluit is gevolgd; c.bij een functioneringsgesprek: het verslag van het
functioneringsgesprek is vastgesteld.
14.Archivering
1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen
er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg
voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle
archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop
en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de
op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen
archiefbewaarplaats. 2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen
er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg
voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging
een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9
van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing
van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995
gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor
een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen
er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg
voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de
in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden
vernietigd. 4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken
zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de
stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde
verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle
betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
15IntrekkingDe Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester 2012 wordt
ingetrokken. 16CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie
benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente
Emmen 2016”. 17InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 september
2016.De griffierH.D. Werkmande wnd. voorzitter. G.J. HorstmanToelichting AlgemeenDe verordening regelt de werkzaamheden van de commissie, die de aanbeveling
tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de commissie, die
functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en van de commissie, die
de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. De drie
genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze verordening tot
uitdrukking gebracht. De verordening is ontleend aan de modelverordening van
het Ministerie van BZK. Artikel 2 Samenstelling commissie De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie. In voorliggend
ontwerp is het aan de fracties overgelaten de voorzitter of een ander lid
van de fractie voor benoeming door de raad voor te dragen. In de verordening
kan de samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de
burgemeester voert anders worden ingevuld, dan die van de commissie die de
aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.
De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak
ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden
vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie
ingesteld. Artikel 4 AdviseurIn artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de
gemeenteraad kan bepalen dat bij benoeming één of meer wethouders als
adviseur aan de vertrouwenscommissie kan/kunnen worden toegevoegd. Deze
mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a,
vierde lid, van de Gemeentewet. Op grond van artikel 61, tweede lid, van de
Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in de
gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de
eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld. Artikel 5 GeheimhoudingStrikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in de
verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering
uitdrukkelijk te laten wijzen, nu deze rechtstreeks voortvloeit uit de
Gemeentewet. Gelet op het belang van geheimhouding en een zorgvuldige
procedure is een uitwerking daarvan in de verordening opgenomen. Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
Waar in deze verordening sprake is van functioneringsgesprekken worden
gesprekken bedoeld, zoals beschreven in de “Handreiking burgemeesters,
Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het Ministerie
van BZK van mei 2016, waarin de gemeenteraad niet in de rol van werkgever
het functioneren van de burgemeester beoordeelt, maar een rol heeft als
bestuurlijk partner van de burgemeester. Deze gesprekken zijn bedoeld als
klankbordgesprekken, waarin afspraken gemaakt worden over het wederzijds
functioneren en de mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. Aan
het functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. De
raadsgriffier ondersteunt het proces.Artikel 12 Onvoorziene gevallen Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan
daarbij bij voorbeeld terugvallen op de circulaire Benoeming,
functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 14 Archivering Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden
van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door
de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot
digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet
op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden
gegarandeerd.