De raad van de gemeente Schouwen-Duiveland;
gelezen het voorstel van het fractievoorzittersoverleg van 17 maart 2016;
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet en artikel 4 van de Controleverordening Schouwen-Duiveland;
besluit:
vast te stellen de Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2016
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissie: de auditcommissie;
- b.
de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- c.
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- d.
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.
Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden
- 1.
Er is een auditcommissie.
- 2.
De commissie heeft als aandachtsgebied de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
- 3.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en burgemeester en wethouders.
- 4.
Onder de in het tweede lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de Controleverordening Schouwen-Duiveland;
- d.
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- e.
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
het voorbereiden van het aanbestedingstraject voor de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;
- g.
een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamercommissie en burgemeester en wethouders en over de uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;
- h.
het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.
- 5.
De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
- 1.
De commissie bestaat uit minimaal vier en maximaal zoveel leden als er fracties zijn in de gemeenteraad.
- 2.
De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en de overige leden van de commissie.
- 3.
De griffier of diens plaatsvervanger vervult het secretariaat van de commissie.
- 4.
De commissie heeft als vaste adviseurs de wethouder met de portefeuille financiën, de concerncontroller, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering 2 of een door hem aan te wijzen ambtenaar, de accountant en een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie.
- 5.
De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 4 Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.
- 2.
De raad kan een lid tussentijds ontslaan.
- 3.
Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.
Artikel 5 Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier van de commissie.
Artikel 6 Vergaderingen, besluiten en verslaglegging
- 1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
- 2.
De agenda van de vergadering wordt in concept voorgesteld door de voorzitter in overleg met de griffier, en wordt ter vergadering door de commissie vastgesteld.
- 3.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 4.
De vaste adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere vaste adviseurs.
- 5.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 6.
De besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.
- 7.
De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 8.
Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.
Artikel 7 Informeren raad
- 1.
De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant of andere adviseurs.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 8 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking.
Artikel 9 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2016.