Verordening Auditcommissie Aalsmeer

Artikel 1 Begripsbepaling

• a.

  de commissie: de auditcommissie.

• b.

  de raad: de gemeenteraad.

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders.

• d.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie.

• e.

  een fractie: raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst

  verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.

• f.

  de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• g.

  de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 5 van deze verordening

• h.

  de griffier: de griffier zoals bedoeld in de gemeentewet.

• i.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaar rekening.

• j.

  de rekenkamer: de rekenkamercommissie van de gemeente Aalsmeer.

• k.

  de controller: de concerncontroller van de gemeente Aalsmeer.

• l.

  hoofd financiën: de functionaris die vanuit de A-A organisatie verantwoordelijk is voor de advisering ten aanzien van het financieel beleid en de jaarcyclusdocumenten.

Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  De commissie heeft primair een algemene adviesfunctie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in het derde lid van dit artikel.

• 3.

  De commissie heeft tot taak:

  • a.

    het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen, bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet en het treasurystatuut;

  • b.

    het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van de planning en control;

  • c.

    de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en de invulling van de rekenkamerfunctie en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;

  • d.

    het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek;

  • e.

    het beoordelen – voor de aanvang van de accountantscontrole over het voor gaande boekjaar – van het jaarlijks controleprotocol en het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;

  • f.

    het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening – en verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, recht matigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountants verklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;

  • g.

    voorafgaand aan het onderzoeksjaar een afstemmingsoverleg te houden met de accountant, de rekenkamer en het college over voorgenomen onderzoeken.

• 4.

  De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit minimaal 3 leden, met een maximum van één per fractie.

• 2.

  De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het vakgebied van de commissie.

• 3.

  De leden zijn raadslid.

• 4.

  Een lid van de commissie kan zich laten vervangen door een raadslid die door de raad als plaatsvervanger is benoemd.

• 5.

  De commissie heeft als adviseurs: de burgemeester, de portefeuillehouder financiën, het hoofd financiën (op uitnodiging), de concerncontroller van de gemeente, de accountant (op uitnodiging) en de griffier.

• 6.

  De griffier draagt zorg voor het secretariaat van de commissie.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

• 1.

  De leden en plaatsvervangend leden van de commissie worden door de raad benoemd.

• 2.

  De raad benoemt de voorzitter. De fractie die de voorzitter levert, kan ook een lid c.q. plaatsvervangend lid voordragen.

• 3.

  Het lidmaatschap van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittings- periode van de raad of bij tussentijds ontslag van het raadslid.

• 4.

  Voorts eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.

• 5.

  Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 5 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezon- derd – uitgegaan van tenminste vijf dagen voor de betreffende vergadering.

• 2.

  De uitnodigingen vermelden datum, tijd en plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden ter beschikking gesteld.

• 3.

  De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van de commissie en het doen naleven van deze verordening.

• 4.

  De voorzitter neemt deel aan de beraadslagingen en bewaakt een niet-politieke

  benadering door de commissie.

• 5.

  De voorzitter vertegenwoordigt de auditcommissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten.

• 6.

  De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 6 Secretariaat

• 1.

  In overleg tussen de voorzitter van de auditcommissie en de griffier wordt een ambtelijk secretaris aangewezen.

• 2.

  De ambtelijk secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor:

  • a.

    organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de auditcommissie;

  • b.

    voorbereiding van de voorlopige agenda’s;

  • c.

    opstellen van een besluitenlijst;

  • d.

    voorbereiding van notities en voorstellen ten behoeve van of namens de auditcommissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De auditcommissie vergadert zo dikwijls als dat voor haar taakuitoefening noodzakelijk is.

• 2.

  Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.

• 3.

  De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie.

• 4.

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden en fractie-

  assistenten kunnen de vergadering als toehoorder bijwonen. De informatie uit de

  vergadering wordt niet openbaar gemaakt.

• 5.

  Van iedere vergadering van de commissie wordt door de secretaris een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt in de daaropvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.

Artikel 8 Quorum

• 1.

  De vergadering vindt geen doorgang indien blijkt dat niet meer dan de helft van het

  aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  In dat geval kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij er tenminste 48 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur dient te zijn.

• 3.

  De vergadering als bedoeld in lid 2 van dit artikel, vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

Artikel 9 Informatie

• 1.

  De adviseurs van de commissie dragen zorg voor het tijdig aanleveren van informatie aan de commissie, die nodig is voor het uitoefenen van haar taken als bedoeld in artikel 2.

• 2.

  De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met haar adviseurs.

• 3.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadscommissie of raadsvergadering.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1.

  In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie Aalsmeer 2016.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.