Hoofdstuk 3 De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 3 Strategisch informatieoverleg
- 1.
Er is een Strategisch Informatie Overleg.
- 2.
De secretaris-directeur draagt zorg voor de organisatie en bemensing van het Strategisch Informatie Overleg.
- 3.
Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.
Artikel 4 Kwaliteitssysteem
Als kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 3 van de archiefverordening wordt gehanteerd Kwaliteitshandboek Informatiebeheer Team DIV (registratienummer 15.54197).
Artikel 5 Verantwoordelijkheid beheer niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
- 1.
De secretaris-directeur is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van het hoogheemraadschap voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
- 2.
De secretaris-directeur zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van het hoogheemraadschap en zijn bestuursorganen, andere overheden, personen en bedrijven kan worden vastgesteld.
- 3.
De inrichting van het informatiebeheer omvat tenminste:
- a.
de organisatie van het informatiebeheer;
- b.
de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;
- c.
het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;
- d.
procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;
- e.
het aanwijzen van een archiefruimte;
- f.
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
- g.
het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
- 4.
De secretaris-directeur zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
Artikel 6 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
- 1.
Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd, tenzij vervanging plaatsvindt overeenkomstig artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995. Een verandering in de vorm wordt aangemerkt als vervanging.
- 2.
Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en door het hoogheemraadschap wordt bewaard.
- 3.
Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
- a.
- b.
informatiebeveiliging en -geheimhouding;
- c.
duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
- 4.
Voor de beveiliging van informatie treft de secretaris-directeur adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.
Artikel 7 Bewaartermijnen van de informatie
- 1.
De secretaris-directeur zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
- 2.
De secretaris-directeur stelt alvorens tot vernietiging van de informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.
Artikel 8 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie
Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de secretaris-directeur voorschriften op.
Hoofdstuk 4 Slotbepalingen
Artikel 9 Inwerkingtreding, intrekking en citeertitel
- 1.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag waarop de archiefverordening in werking treedt.
- 2.
Het Besluit Informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2005, vastgesteld bij besluit van 22 februari 2005, registratienummer 05.2850, wordt ingetrokken met ingang van de in het eerste lid genoemde dag.
- 3.
Dit besluit wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Dijkgraaf en Hoogheemraden van het hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier van 24 mei 2016.