CVDR418592_1Organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015nlregelingStein2015-06-26SteinDigitaal gemeenteblad, 16-8-2016Organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015artikel 107a Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2015-06-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-06-262025-10-10OnbekendOnbekendGeenGeenOrganisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 20152015, no. 126De Raad der gemeente Stein;Gezien het voorstel van het Presidium inzake de vaststelling van de
organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein 2015 (Gem. blad Afd. A 2015, no. 126);Gelet op artikel 107a Gemeentewetbesluit:Vast te stellen de organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein
20151Verantwoordelijkheden1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gemeenteraad staat de
griffier aan het hoofd van en geeft leiding aan de griffie.2.De griffie is samengesteld uit de volgende functies; de functie van
raadsgriffier, de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en de
administratieve kracht griffie.3.De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de
griffie.4.De griffier pleegt periodiek overleg met de voorzitter van de raad, het
presidium, het seniorenconvent en de gemeentesecretaris teneinde een
goede afstemming te bewerkstelligen tussen het gemeentebestuur, de
griffie en de ambtelijke organisatie.5.De griffier is bevoegd alle door of namens het college van burgemeester
en wethouders of de burgemeester ter behandeling in een adviescommissie
of de gemeenteraad aan hem gezonden stukken op hun beslissingsrijpheid
en compleetheid te toetsen en waar nodig terug te zenden aan de
afzender. Voorstellen worden door de griffier getoetst op:
Rechtmatigheid;
Tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven
informatie;
De doelmatigheid;
De juistheid van de te volgen en gevolgde procedure.
6.De griffier is verantwoordelijk voor het management van de griffie.2Algemene ondersteuningDe Griffie draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van
de leden van de raad, zoals nader is bepaald in het reglement van
orde.3AgenderingDe Griffie ondersteunt de gemeenteraad en zijn vaste commissies bij het
vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.4Bijstand voorzitters1.De griffier staat de voorzitter van de gemeenteraad ter zijde bij zijn
zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de
vergaderingen van de gemeenteraad.2.De griffier en/of raadsadviseur staat de voorzitters van de vaste
raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en
een goed verloop van de vergaderingen van de vaste raadscommissies.5Vergaderingen raad en raadscommissies1.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en die
van de vaste raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige
verslaglegging van de vergaderingen.2.De griffie draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda,
notulen en overige stukken aan leden van de gemeenteraad respectievelijk
de leden van de commissies.6Ondersteuning raadspresidium en seniorenconvent.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en
seniorenconvent en draagt zorg voor de tijdige toezending van agenda en
stukken en een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.7Ondersteuning onderzoekscommissieIndien de gemeenteraad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a
Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.8Ambtelijke bijstandDe griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris,
zorg voor dat de gemeenteraad, de leden van de raad en in de gemeenteraad
vertegenwoordigde groeperingen ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt
verleend zoals geregeld in de verordening ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning 2003 gemeente Stein.9Verhindering en vervanging1.Indien de griffier meer dan 30 aaneengesloten dagen verhinderd is zijn
ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.2.Gedurende diens afwezigheid wordt de griffier vervangen door de door de
raad benoemde plaatsvervangend griffier.3.Afspraken over de bezetting van de griffie zijn een verantwoordelijkheid
van de griffier.10.WerkgeverscommissieVanaf 1 juli 2015 is voor de uitoefening van het z.g. werkgeverschap t.a.v.
de griffie een werkgeverscommissie ingesteld. Voor de taken en bevoegdheden
hiervan wordt verwezen naar de “verordening werkgeverscommissie griffie”.
11Onvoorziene gevallenIn gevallen waarin deze organisatieverordening niet voorziet, pleegt de
griffier zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.12Evaluatie1.De griffier brengt na de voorzitter, het presidium en het
seniorenconvent gehoord te hebben om de twee jaren een evaluatieverslag
uit aan de gemeenteraad inzake het functioneren van de verordening en
werkwijze van de griffie.2.In zijn evaluatieverslag besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag
of de organisatie van de griffie aanpassing behoeft als gevolg van
wettelijke of maatschappelijke omstandigheden en het door de
gemeenteraad vastgestelde beleid.13CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als ‘Organisatieverordening
raadsgriffie gemeente Stein 2015’.14InwerkingtredingDeze organisatieverordening treedt in werking op de dag na die van
vaststelling.Aldus besloten in de openbare vergadering van 25 juni 2015.De Raad voornoemd,De Griffier, De Voorzitter,Toelichting op de “organisatieverordening raadsgriffie gemeente Stein
2015” Artikel 1In dit artikel worden een aantal verantwoordelijkheden van de Griffier genoemd.
Daarbij wordt in zekere mate aangegeven hoe de Griffier zijn werkzaamheden dient
in te vullen. Zo voorziet het derde lid in het op structurele basis voeren van
overleg om een goede afstemming te bewerkstelligen.Op grond van het vierde lid krijgt de Griffier de bevoegdheid stukken die niet
beslissingsrijp of compleet zijn ter aanvulling of wijziging terug te zenden aan
de afzender.Met name de onder onderdeel c. genoemde doelmatigheid vraagt om toelichting. De
griffier kan stukken terugzenden aan de afzender als deze naar zijn oordeel niet
aan de doelmatigheidstoets voldoen. Net als bij de andere terugzendingsgronden
gaat het ook hierbij niet om een inhoudelijke beoordeling van het stuk.Gedoeld wordt op die zaken waarbij de Gemeenteraad wordt voorgesteld een
beleidstraject in te gaan terwijl wellicht ook op een andere, eenvoudiger en/of
snellere wijze tot een zelfde doel kan worden gekomen.Artikel 2De hoofdverantwoordelijkheid van de griffie is de ondersteuning van de raad.
Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffie
is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad
en de individuele raadsleden.Artikel 3De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het
presidium (zie de toelichting op artikel 6). De griffie neemt de ambtelijke
voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt namens de griffie
verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de
griffie ook daarbij ondersteuning biedt. Artikelen 4 en 5De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door
de griffier, hetzelfde geldt voor de commissievoorzitters. In zijn functie van
voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente
wordt de burgemeester net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De
griffier zit naast de voorzitter tijdens raads- en commissievergaderingen,
verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve)
ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads-
en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Artikel 6 Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor
de raad in het algemeen. Het presidium bestaat uit de voorzitters van de
commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze
commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het
bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van
onderwerpen. Artikel 7Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben
aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie
verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht
zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten
worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op
grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening
opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde
enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.Artikel 8De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke
ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de
verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt
is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden
ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de
termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en
omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief
bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel
voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.Artikelen 9 t/m 13Deze artikelen behoeven geen toelichting.