| Organisatie | Urk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregels privacy en gegevensverwerking sociaal domein |
| Citeertitel | Beleidsregels privacy en gegevensverwerking sociaal domein |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Onbekend
Diverse wetten
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-09-2016 | Onbekend | 26-08-2016 ww.urk.nl | 2016.05647 |
Bij het verlenen van hulp en zorg aan inwoners van Urk zijn vaak meerdere organisaties en professionals van verschillende disciplines in het sociaal domein en daarbuiten betrokken. Het gaat daarbij onder andere om hulpverleners, artsen, gezinsvoogden en ambtenaren, elk met hun eigen deskundigheid en verantwoordelijkheid.
De hulp en zorg aan inwoners wordt waar nodig in samenhang verleend. Samenwerken veronderstelt uitwisseling van persoonsgegevens. Zowel bij het vragen als het verstrekken van persoonsgegevens respecteert Urk de wensen van betrokkenen. Slechts in situaties waar dat niet mogelijk blijkt, wijkt Urk hier gemotiveerd vanaf.
Bij samenwerking kunnen spanningen en dilemma’s ontstaan over de vraag of en welke persoonsgegevens uitgewisseld mogen worden tussen professionals. Bijvoorbeeld doordat vanuit verschillende verantwoordelijkheden andere inschattingen gemaakt worden over de noodzaak om bepaalde gegevens uit te wisselen. Hierbij speelt vaak de vraag hoe het uitwisselen van persoonsgegevens zich verhoudt tot de professionele geheimhoudingsverplichtingen.
De uitgangspunten van de Wet bescherming persoonsgegevens, met de criteria dat gegevens alleen mogen worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor de eigen taakvervulling, de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit, de rechten van de betrokkenen en de wetgeving waarin de professionele geheimhoudingsverplichtingen zijn vastgelegd, bieden kaders voor het handelen.
Om hier concrete handvatten aan te geven hebben koepels van partijen in het jeugddomein zoals VNG, GGDGHOR Nederland en GGZ Nederland een manifest en tien vuistregels opgesteld. In het manifest spreken zij af de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en het privacy-bewustzijn in het veld te bevorderen. Tien privacy-vuistregels helpen professionals in situaties waarin dilemma's zich kunnen voordoen. Deze vuistregels zijn een aanvulling op bestaande beroeps- en meldcodes.
Deze vuistregels zijn niet alleen toepasbaar in het jeugddomein, maar zijn algemeen toepasbaar in het sociale domein. Gemeente Urk hanteert daarom deze tien vuistregels voor het gehele sociale domein.
Vuistregels voor professionals bij gegevensuitwisseling en privacy
Deze vuistregels in dit document sluiten aan op, maar zijn geen samenvatting van de wetgeving. Ze zijn bedoeld om professionals te ondersteunen in situaties waarin dilemma’s en spanningen zich voor kunnen doen. Deze vuistregels zijn gericht op een goede samenwerking met oog voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
De positie van de inwoner, zijn
1. Wij respecteren de rechten van de inwoner, zijn ouders of verzorgers.
Dit betekent dat wij de inwoner en zijn ouders of verzorgers in staat stellen om zich zelf een oordeel te vormen over de noodzaak om persoonsgegevens te verwerken of uit te wisselen. Wij zijn transparant over de voorgenomen gegevensverwerking, leggen het waarom van de noodzaak tot gegevensverwerking- en -uitwisseling uit, informeren hen over hun rechten en stellen hen in staat deze uit te oefenen.
Uitgangspunt is dat wij geen gegevens verwerken als betrokkene(n) hier bezwaar tegen heeft (hebben). En wij vragen expliciet toestemming als wij persoonsgegevens willen vragen of verstrekken waarop een professionele geheimhoudingsverplichting rust. Hier zijn uitzonderingen op mogelijk, maar alleen als er sprake is van een zwaarwegend belang of een wettelijke bepaling die het mogelijk maakt gegevens zonder toestemming te verwerken. In dergelijke situaties motiveren wij onze handelwijze en proberen wij desondanks zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de geuite bezwaren.
Uitgangspunt is dat waar overleg tussen professionals over een inwoner, zijn ouders of verzorgers noodzakelijk is, dit gebeurt in het bijzijn van en met instemming van de betrokkene(n).
Er zijn echter situaties denkbaar waarin dit niet kan. Dit vraagt dan om een zorgvuldige afweging en moet altijd gemotiveerd worden. Betrokkenen worden in zulke situaties in principe altijd vooraf geïnformeerd. Alleen als dit niet anders kan, gebeurt dit achteraf.
Dit betekent dat wij ons realiseren dat als deze garantie voor de inwoner en zijn ouders of verzorgers ontbreekt, dit hen ervan kan weerhouden om de benodigde hulp of zorg te zoeken en/of te aanvaarden, of om de informatie te verstrekken die noodzakelijk is voor een kwalitatief goede zorg.
De professional en de samenwerking tussen professionals
Dit betekent dat wij geen gegevens opvragen met als doel het deskundige oordeel van de ander nog een keer te controleren.
Dit betekent dat degene aan wie wij persoonsgegevens vragen, er altijd van op aan kan dat wij een bewuste en zorgvuldige afweging hebben gemaakt over de noodzaak hiervan voor onze eigen taak. Wij stellen ons daarbij altijd de vraag of het doel waarvoor wij de gegevens nodig hebben ook bereikt kan worden door minder, of helemaal geen persoonsgegevens te vragen. En wij zijn in staat om onze afweging te motiveren.
Dit betekent dat we aan elkaar uitleggen met welk doel wij gegevens aan elkaar vragen. En dat de ander er op mag vertrouwen dat we de verstrekte gegevens vervolgens niet voor een geheel ander doel gaan gebruiken. Een voorbeeld: als wij gegevens hebben gevraagd voor het bepalen van toegang tot jeugdhulp, gaan we die niet gebruiken voor fraudebestrijding.
Dit betekent onder andere dat wij ons bewust zijn van de beperkingen voor de ander om gegevens te verstrekken. Beperkingen die voort kunnen vloeien uit bijvoorbeeld een professionele geheimhoudingsverplichting, en de professionele ethiek en beroepscodes die voor de ander gelden.
Dit betekent dat wij de vraag van de ander serieus in overweging nemen en voor ons toepasselijke wetgeving, beroeps- en meldcodes ook actief gebruiken om tot een zorgvuldige afweging te komen om al dan niet te verstrekken. Het oplossen van de problematiek in het belang van de inwoner, zijn ouders of verzorgers laten wij in belangrijke mate meewegen bij onze beslissing. Wij zijn in staat om onze afweging te motiveren.
Dit betekent dat wij elkaar niet onder druk zetten. Zo nodig gaan we het gesprek aan om beter zicht te krijgen op doel en achtergrond van een vraag om gegevens, of de afweging om gegevens niet te verstrekken en zo tot mogelijk andere oplossingen te komen.
Dit betekent dat in situaties waarin wij tot de conclusie komen dat persoonsgegevens niet kunnen worden verstrekt, bijvoorbeeld vanwege professionele geheimhoudingsverplichtingen, wij bekijken of we op een andere manier kunnen bijdragen aan een oplossing voor de probleemsituaties van inwoners en hun ouders/verzorgers, of aan het voorkomen van escalatie van problemen.
1.2 Beleidsregels privacy en gegevensverwerking Sociaal Domein Urk
De bovenstaande vuistregels dienen als uitgangspunt voor de beleidsregels privacy en gegevensverwerking Sociaal Domein voor de gemeente Urk en haar samenwerkingspartners.
Gemeente Urk is samen met haar samenwerkingspartners continu bezig (nieuwe) werkwijzen te ontwikkelen om de dienstverlening in het sociaal domein zo effectief en efficiënt mogelijk te organiseren. Wanneer een inwoner een beroep doet op de gemeente Urk voor ondersteuning is gegevensverwerking noodzakelijk. De wijze van gegevensverwerking binnen de drie decentralisatiewetten is geborgd in de Wet bescherming persoonsgegevens en aanvullend in de relevante sectorwetgeving geregeld. Met deze beleidsregels wordt richting gegeven aan het borgen van de privacy en wordt er voor gezorgd dat het borgen van de privacy deel uitmaakt van dit ontwikkelproces. Ook wordt helderheid verschaft over de positie en de rol van de gemeente waar het gaat om de verwerking van persoonsgegevens en met name het uitwisselen van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de decentraliseerde taken.
Deze beleidsregels zijn gebaseerd op de beleidsvisie van het Rijk, genaamd ‘Zorgvuldig en bewust, Gegevensverwerking en Privacy in een gedecentraliseerd sociaal domein’. Er is voor gekozen om deze visie van het Rijk te vertalen in richtinggevende beleidsregels voor de gegevensverwerking in het sociaal domein bij de gemeente Urk.
Als gemeente is Urk eerst en vooral gehouden wettelijke taken uit te voeren. In dat kader is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. In de drie decentralisatie-wetten (Jeugdwet, Wet maatschappelijke ontwikkeling 2015 en Participatiewet) zijn hier de nodige bepalingen aan gewijd. Er zijn echter ook veel andere wetten die van belang zijn bij deze gegevensverwerking. Dit gelet op het feit dat de gemeente Urk, maar vooral veel samenwerkingspartners waarmee de gemeente Urk samenwerkt/afstemt om de wettelijke taken uit te voeren, vanuit het hulpverlenersperspectief werken. Dat brengt extra rechten en verplichtingen met zich mee, waaraan in diverse wetten bepalingen zijn gewijd.
Tijdens de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de volgende wettelijke kaders in acht:
In de bijlage bij deze beleidsregels worden deze wetten c.q. de relevante bepalingen hiervan kort samengevat.
Deze beleidsregels zijn richtinggevend voor alle organisaties, professionals en ambtenaren die bij uitvoering actief betrokken zijn. verschaft een richting nadere instructies en autorisaties voor professionals, reglementering van betrokken organisatiesmeede gewenste sturing in de praktijk (governance
Kernpunten in de beleidsregels
De beleidsregels privacy en gegevensverwerking in het sociale domein voor de gemeente Urk zijn gebouwd op drie pijlers: balans tussen noodzakelijke gegevensverwerking vanuit de maatschappelijke opgave in het sociaal domein en borging van de privacy, versterking van de positie van de inwoner, en versterken van de democratische verantwoording over gegevensverwerking en privacy op lokaal niveau.
1.Balans tussen noodzakelijke gegevensverwerking vanuit de maatschappelijke opgave in het sociaal domein en borging van de privacy
2. Versterking van de positie van de inwoner
Uitgangspunt van de decentralisatiewetten is de betrokkenheid van de en zijn omgeving bij het tot stand komen van ondersteuning in het sociaal domein. Ondersteuning en de daarvoor noodzakelijke gegevensverwerking vindt in de regel plaats in samenspraak met de betrokkene. Ook dan geldt dat de overheid de plicht heeft om terughoudend om te gaan met de uitvraag en de registratie van persoonsgegevens.
3. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de zorgvuldigheid van de gegevensverwerking die door of namens de gemeente plaats vindt.
Uitvoering van de gedecentraliseerde taken betekent noodzakelijkerwijs dat gegevens dienen te worden uitgewisseld tussen gemeente en diverse instellingen en instanties. Zoals uit de samenvatting over het wettelijk kader is af te leiden, is in de wet en daarop gebaseerde besluiten soms vrij nauwkeurig, soms meer in algemene termen, beschreven welke gegevens nodig zijn voor de taakuitoefening en welke instanties/instellingen op basis hiervan de bevoegdheid hebben om die te verstrekken. Bij het uitoefenen van die bevoegdheid dienen echter wel bepaalde principes in acht te worden genomen: behalve doelbinding (die in de meeste gevallen dus rechtstreeks uit de wet voortvloeit), gaat het daarbij om de principes van subsidiariteit en proportionaliteit. Dit zijn tevens de leidende principes van de Wet bescherming persoonsregistraties. Bovendien gelden er strengere eisen in die gevallen waarbij sprake is van gevoelige gegevens (met name gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens). Daarbij is in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst leidend. Vooral met het oog op de uitwisseling van gevoelige gegevens is het gewenst om meer helderheid te scheppen over het beleid dat de gemeente voorstaat voor de uitvoering in de praktijk. In de hoofdstukken worden deze drie pijlers nader uitgewerkt met de volgende thema’s;
Intake, Toegang en Vraagverheldering
Belangrijk uitgangspunt van de decentralisatiewetten is de betrokkenheid van de inwoner en zijn omgeving bij het tot stand komen van ondersteuning in het sociaal domein. Dit betekent dat ook de ondersteuning en de daarvoor noodzakelijke gegevensverwerking in de regel in samenspraak met de betrokkene zal plaatsvinden. Een belangrijk aspect hiervan is dat er een vertrouwensrelatie tussen de inwoner en de hulpverlener ontstaat.
Intake, Toegang en Vraagverheldering
Wanneer een inwoner bij de gemeente terecht komt met een verzoek tot ondersteuning zal de gemeente zich in eerste instantie een beeld moeten vormen van de situatie.
Bij het vormgeven van de vraagverheldering en de toeleiding naar voorzieningen doen zich verschillende privacy-dilemma’s voor.
Uitgangspunt voor de beantwoording van deze vragen is dat de hulpvraag leidend is. De WBP vraagt van de gemeente om terughoudend te zijn in de uitvraag en verwerking van persoonsgegevens. Ook als in samenspraak met de inwoner wordt gewerkt, moet deze erop kunnen vertrouwen dat de wijze waarop de gemeente dat doet, voldoet aan de criteria van noodzaak, subsidiariteit en proportionaliteit.
de fase van intake en vraagverheldering er nog veel onduidelijk. De vraag of en zo ja welke (achterliggende) problematiek er speelt is nog Welke informatie en/of persoonsgegevens noodzakelijk en relevant zijn, is niet aan te geven. In deze fase zal dan ook gebruik gemaakt moeten worden van triage. Het uitgangspunt daarbij dat de uitvraag van persoonsgegevens in eerste instantie de hulpvraag en de informatie die de betrokkene geeft, leidend is en niet de beschikbaarheid van persoonsgegevens.
Als duidelijk is welke nadere informatie nodig is voor vervolgstappen, kan een in samenspraak met de betrokkene overgaan tot het opvragen van persoonsgegevens uit registraties, of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene in contact treden met andere hulpverlenende instanties die betrokken zijn en waarbij beroepsgeheim een rol speelt. Het hulpverleningsperspectief brengt met zich mee dat eerst en vooral uitgegaan wordt van toestemming. In de meeste gevallen is er toestemming voor de behandeling en daarmee ook toestemming voor de gegevensverwerking.
Is er eenmaal sprake van toestemming voor de behandeling (daaronder ook begrepen: begeleiding en verzorging), dan hoeft niet ook nog eens afzonderlijke toestemming te worden gevraagd voor het delen van gegevens tussen zorgverleners die rechtstreeks bij de behandeling zijn betrokken. Wie rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling is op te maken uit het ondersteuningsplan, dat door betrokkene wordt ondertekend.
Gebruik toestemmingsverklaringen
Tijdens de aanmelding gemeente Urk , in die gevallen dat voor van een ondersteuningsplan gegevens van betrokkenen worden opgevraagd bij derden (met name behandelaars) of indien met derden worden uitgewisseld (bijvoorbeeld in verband met een casusoverleg). ook de gevallen waarbij extra deskundigheid wordt ingeschakeld of een externe instantie dossierinformatie nodig heeft in het kader van een juridische procedure (klacht, bezwaar en beroep).
Die opvraging gericht en duidelijk, hetgeen zorgvuldigheid vergt van zowel de verstrekker als de opvrager. Het opvragen van een heel dossier zal in de regel niet nodig zijn.
Tijdens het proces van dienst- en zorgverlening doen zich tal van keuzes voor waarin professionele inschattingen gemaakt moeten worden die betrekking hebben op het belang voor gezondheid en veiligheid van mensen, en het belang van privacy. De uitdaging voor de gemeente en haar is om effectief een inschatting te maken of een eenvoudige of potentiële multiprobleemsituatie.
Triage betekent dat een inschatting van de ernst van het probleem om te prioriteren. Met betrekking tot gegevensverwerking betekent triage dat er een stapsgewijs proces waarin de afweging wordt gemaakt of gegeven de situatie, bredere of diepgaandere gegevensverwerking noodzakelijk is, of niet, en zo ja, met welk doel.
Een geheimhoudingsplicht is er voor alle ambtenaren, of deze nu de rol van handhaver of hulpverlener vervullen. Dit maakt onderdeel uit van de eed of gelofte die zij afleggen in het kader van de Ambtenarenwet. Daarin staat dat de ambtenaar verplicht is tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen.
Belangrijk is dat het hulpverleningsperspectief een extra dimensie toevoegt aan deze plicht, hetgeen alles te maken heeft met bovengenoemde vertrouwensrelatie. Bij veel van de samenwerkingspartners werken professionals die als beroepsbeoefenaar vallen onder de Wet BIG waarbij het niet zorgvuldig omgaan met geheimhouding kan leiden tot een klacht bij het medisch tuchtcollege. Hierdoor wordt de verantwoordelijkheid van het hulpverlenerschap nog meer gevoeld. Maar ook niet-BIG geregistreerden dienen zich te realiseren dat het onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens neer kan komen op plichtsverzuim. Om die reden wordt bij autorisaties van medewerkers in verband met toegang tot cliëntsystemen uitdrukkelijk gewezen op de geheimhoudingsplicht en de consequenties van overtreding c.q. plichtsverzuim.
Hulpverlening versus toezicht/handhaving
Het bieden van hulp op basis van vertrouwen kan onder druk komen te staan als gegevens worden gedeeld met instanties/medewerkers die in de eerste plaats toezicht of handhaving als taak hebben, zoals politie/OM, leerplichtambtenaren en medewerkers in het domein werk en inkomen (die onder andere bezig zijn met het opsporen van bijstandsfraude). Samenwerking van hulpverleners met genoemde toezichthouders/handhavers kan op zich nuttig zijn en ook voordeel opleveren voor betrokkene, als tenminste het hulpverleningsperspectief niet uit het oog wordt verloren. Vooral ligt de vraag voor wat te doen als een hulpverlener erachter komt dat een cliënt in strijd handelt met bepaalde regels of zelfs strafbare feiten op het spoor komt of daarover vermoedens heeft, zonder dat dit nog bij handhavers bekend is. In dat geval zal de hulpverlener betrokkene hiermee dienen te confronteren. De hulpverlener zal de stappen doorlopen zoals deze beschreven worden in de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling die door organisaties/professionals (in Flevoland) dient te worden gebruikt als leidraad voor het professioneel handelen.
Verstrekkingen van politie uitgaande van hulpverleningsperspectief
Uitgaande van het hulpverleningsperspectief (‘voor het verlenen van hulp aan hen die deze behoeven’) is het voor de politie mogelijk om informatie aan de gemeente te verstrekken. Zoals in de bijlage onder het kopje ‘Wet politiegegevens’ is aangegeven, is de politie hierbij wel gebonden aan de in deze wet opgenomen bepalingen. De zorgmeldingen aan het AHMK/Veilig Thuis zijn een voorbeeld van een verstrekking door de politie vanuit het hulpverlenersperspectief. Vanuit het oogpunt van veiligheid kan het noodzakelijk en gerechtvaardigd zijn om zonder toestemming van betrokkenen gegevens uit te wisselen. Wat overigens niet betekent dat betrokkenen hierover niet geïnformeerd worden en de eigen verantwoordelijkheid van de hulpverlener/professional onverlet laat. Aan die professionals dient echter wel houvast geboden te worden, ook om te voorkomen dat in gelijke gevallen verschillend gehandeld wordt.
Afgezien van de politie is ook het Openbaar Ministerie (vallend onder de Minister van Justitie en Veiligheid) een belangrijke partij voor de gemeente om gegevens uit te wisselen, zeker nu ook de zorg voor de uitvoering van jeugdreclassering een gemeentelijke verantwoordelijkheid is geworden.
Hulpverlening aan en verwerking van gegevens van minderjarigen/wilsonbekwame meerderjarigen
De cliënt zo veel mogelijk betrekken wordt lastig als betrokkene niet goed in staat is om zijn eigen belangen goed te behartigen of als er sprake is van wilsonbekwaamheid. In de wet is hiervoor cliëntondersteuning geregeld. kan een bewindvoerder, een mentor of zelfs een curator door de rechter aangesteld. Een veel lichtere vorm van vertegenwoordiging is een getekende volmacht. Een volmacht kan bijvoorbeeld iemand het recht geven om deel te nemen aan een casusoverleg over betrokkene. In de Jeugdwet is met betrekking tot toestemming, dossier en privacy een aantal specifieke bepalingen opgenomen. Ook in de Wmo zijn soortgelijke bepalingen opgenomen, met name waar het gaat om de rechten van personen over wie een Veilig Thuis (AMHK) melding wordt gedaan. De gemeente biedt te allen tijde de mogelijkheid aan betrokkene om zich tijdens de gesprekken die plaats vinden te laten ondersteunen door iemand van zijn/haar eigen keuze.
Toegankelijkheid van informatie, beveiliging
Er moet worden voorkomen dat inwoner door de gemeente onnodig wordt lastig gevallen met het vragen naar informatie die al in de gemeentelijke systemen beschikbaar is. Dat vergt het nodige van de systemen waarin gegevens van inwoners worden verwerkt. Reeds verstrekte/verwerkte informatie van betrokkene moet makkelijk te vinden zijn. Dit vraagt sturing op de gewenste architectuur van de informatiesystemen. Op deze manier kan de toegankelijkheid van persoonsgegevens worden gewaarborgd, maar is alertheid op het risico van datalekken noodzakelijk. Het streven is niet één groot systeem, maar wel een manier van verwerking die gegevens voor gebruikers benaderbaar maakt en tegelijkertijd goed te beveiligen is. Waarbij aparte bestanden worden gecreëerd met inachtneming van het vereiste van doelbinding en er sprake is van een goed doordacht toezicht op basis van autorisaties.
Er worden afdoende maatregelen genomen op basis van te stellen beveiligingseisen. Deze eisen zijn afhankelijk van de onderkende risico’s met betrekking tot processen en systemen. Hierbij wordt aangesloten bij de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten De helpt gemeenten bij het borgen van een goede, zorgvuldige en veilige gegevensuitwisseling en procesuitvoering. Van de wordt verwacht dat zij dezelfde eisen stellen aan beveiliging van cliëntgegevens als hierboven aangegeven. Indien derden als bewerkers in de zin van de Wbp in opdracht van de gemeente gegevens van cliënten verwerken, maakt de gemeente afspraken met deze bewerkers over de beveiliging van deze gegevens.
Gegevensverwerking zonder toestemming
In een zeer beperkt aantal situaties zal de gemeente toch gegevens willen verwerken zonder medeweten van , tegen de wil van betrokkene, of zonder toestemming van . Dit terwijl die toestemming wel aangewezen is omdat in een eerste fase van onderzoek of signalering van problematiek niet in alle gevallen op voorhand duidelijk is dat ingrijpen door de overheid noodzakelijk is. Het gaat dan meestal om zware multiprobleemsituaties of meervoudig complexe problematiek.
Bij gegevensverwerking zonder toestemming doen zich verschillende privacy-dilemma’s voor:
kunnen andere professionals verplicht worden gegevens van een inwoner of gezin te delen in het kader van bijvoorbeeld een casusoverleg als de SZT voorzitter/coördinator/medewerker na een zorgvuldige afweging tot de conclusie komt dat dit noodzakelijk is? Zo nee, hoe moet dan met de situatie worden omgegaan?
Gegevensverwerking zonder toestemming
Zoals hierboven al aangegeven, kan er ook sprake zijn van hulpverlening met een gedwongen karakter. Zo zijn er voor jeugdigen aparte vormen van toezicht in de wet geregeld, die door de rechter ingesteld kunnen worden. Dit wordt ook wel het gedwongen kader genoemd. gemeente hierover afspraken gemaakt met de Raad voor de Kinderbescherming (die onderzoeken verrichten ten behoeve van het instellen van kinderbeschermingsmaatregelen) en gecertificeerde (die dit toezicht uitvoeren en ook beslissen welke jeugdhulp wordt geboden). Deze afspraken betreffen onder andere de uitwisseling van gegevens, gegeven het feit dat de gemeente de uitvoering van de maatregelen en de te verlenen hulp betaalt. Voor de uitwisseling van deze gegevens is geen toestemming van betrokkene nodig zolang maar duidelijk is dat dit noodzakelijk is ter uitvoering van de wettelijke taak en ook principes van proportionaliteit en subsidiariteit in acht zijn genomen.
Indien de veiligheid van andere personen (waaronder met name andere gezinsleden) in het geding is, kan er reden zijn om tegen de wil van betrokkene in te handelen
Behandelaars en/of leden van het sociaal zorgteam die gevraagd worden dossierinformatie te geven in het kader van een onderzoek door iemand van het Veilig Thuis kunnen die informatie zonder toestemming van betrokkene verstrekken. Ook bij onderzoek door de Raad voor de Kinderbescherming ter voorbereiding op beslissingen van de rechter over te nemen dwangmaatregelen, geldt dat de informatie zonder toestemming van betrokkene verstrekt kan worden.
Vooral bij jeugdigen kan overlast (waarbij de veiligheid in het geding is) een aanleiding zijn voor de politie om informatie hierover te delen met de behandelaar en/of het sociaal zorgteam, vanuit de aanname dat dit vaak een uitvloeisel is van multiproblematiek waarbij een gecoördineerde aanpak het meest gewenste effect sorteert.
Een goede, sluitende aanpak waarbij heel vaak de betreffende personen niet vrijwillig meewerken, maar juist uit handen van de overheid willen blijven, vereist informatie uitwisseling tussen het sociale (lokale) domein en het veiligheidsdomein. Het maatschappelijk belang dat hiermee gemoeid is, kan soms betekenen dan zonder toestemming bepaalde persoonsgegevens worden uitgewisseld. Hiervoor kent het Veiligheidshuis Flevoland reeds diverse gereglementeerde casus overleggen waarbij gegevensuitwisseling noodzakelijk is voor een gecoördineerde en persoonsgerichte aanpak. De relatie vanuit het Veiligheidshuis met de behandelaars en/of sociale zorgteams is ingeregeld via de reeds bestaande convenanten of reglementen.
Ten slotte kunnen nog de volgende convenanten genoemd worden, waarin met het oog op veiligheid/overlast en een gecoördineerde aanpak, regels/afspraken zijn vastgelegd over de gegevensuitwisseling:
In het kader van bemoeizorg (zorg die geboden wordt aan zorgwekkende zorgmijders) is het toegestaan om in eerste instantie zonder toestemming van betrokkene gegevens te verwerken, met als doel een effectieve hulpverleningsrelatie tot stand te brengen. Zodra het contact met de zorgmijder is gelegd en een vertrouwensrelatie tot stand is gebracht, geldt wel weer onverkort het toestemmingsvereiste. het afspraken met diverse betrokken partijen over gestructureerde gegevensuitwisseling
Bij jeugdigen is er de mogelijkheid om zonder toestemming (maar wel met medeweten van) betrokkene signalen af te geven in de (in de regio Flevoland ‘ESAR’ genaamd). Omdat dit in het algemeen een positief effect heeft op de afstemming rond de hulpverlening, is dit een in de wet geregelde en geoorloofde inbreuk op de privacy. Vooral ook omdat die inbreuk niet disproportioneel is: het betreft een ‘dat-gegeven’.
Het algemeen belang van de volksgezondheid kan meebrengen dat zonder toestemming gegevens dienen te worden verstrekt. Met name in het kader van de in de bijlage genoemde Wet publieke gezondheid hebben artsen de plicht om bepaalde ziektegevallen te melden bij de GGD. Ook de uitvoering van gezondheidsenquêtes bij leerlingen in het kader van de jeugdgezondheidszorg dienen het algemeen belang van de volksgezondheid. Om die reden hoeft niet bij elke ouder van tevoren toestemming worden gevraagd. Wel is het recht om van tevoren bezwaar te maken, omdat het onderzoek op vrijwillige basis is.
Expliciet besluit op basis van een zorgvuldig (triage)proces
De wet biedt voor de hiervoor omschreven situaties mogelijkheden voor het delen van persoonsgegevens tussen professionals zonder betrokkene daar in te kennen, zij het onder zeer strikte voorwaarden. Namelijk in die gevallen dat het niet ingrijpen door de overheid een gevaar op zou leveren voor de veiligheid en gezondheid van betrokkene of hun omgeving. De juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens kan in dergelijke situaties gevonden worden in artikel 8d van de Wbp: vrijwaring van een vitaal belang van betrokkene. Het inschatten van situaties waarin dit geoorloofd is, is niet in vastomlijnde criteria te vatten. Dit vraagt om een zorgvuldig triageproces waarin middels een stapsgewijs proces de afweging wordt gemaakt of gegeven de situatie, bredere of diepgaandere gegevensverwerking noodzakelijk is, of niet, en zo ja met welk doel.
De inwoner heeft recht om te weten dat gegevens gedeeld worden
De Wet bescherming persoonsgegevens voorziet in de waarborgen voor de betrokkene. In beginsel wordt betrokkene vooraf geïnformeerd over het voornemen tot gegevensdeling, tenzij er zwaarwegende overwegingen zijn dat niet te doen. In dergelijke gevallen wordt betrokkene achteraf geïnformeerd. De betrokkene moet in staat gesteld worden bezwaar aan te tekenen en heeft (achteraf) recht op inzage in welke gegevens zijn gedeeld en met wie. Ook hier geldt dat er zwaarwegende overwegingen kunnen zijn om die inzage pas na geruime tijd te geven, bijvoorbeeld in verband met lopend justitieel onderzoek, of de veiligheid van anderen. .
De professionele inschatting telt
Professionals maken vanuit verschillende disciplines en gebonden door verschillende richtinggevende juridische kaders en professionele standaarden daarin, soms verschillende inschattingen en afwegingen. Dit is onderdeel van de noodzakelijke checks en balances. Dit geldt in het bijzonder daar waar het gaat om bijzondere persoonsgegevens en professionals gehouden zijn aan het medisch beroepsgeheim. professional niet gedwongen worden om mee te werken aan het delen van persoonsgegevens een zorgvuldige afweging is van belang dat het triageproces een gezamenlijk proces is samenwerkingspartners
Dit heeft betrekking op een niet in de wet geregelde uitzondering voor hulpverleners/medici: de plicht om te zwijgen moet in uiterste gevallen soms wijken voor de plicht om te spreken. Acute, levensbedreigende situaties kunnen dan een reden vormen om het beroepsgeheim te doorbreken. Daaronder valt bijvoorbeeld ook het geval dat betrokkene dreigt zichzelf van het leven te beroven.
Zorgvuldigheid is in al die gevallen van groot belang, al helemaal als gegevens worden verstrekt aan derden zonder medeweten van betrokkene.
de verstrekking aan een derden in het dossier een aantekening voorkeur degene die de informatie ontvangt dit nog eens d hoeft niet te vrezen voor een verzoek om inzage door betrokkene: indien de veiligheid van anderen nog (steeds) in het geding is, kan die dossierinformatie afgeschermd worden. Andere eisen die van belang zijn voor gevallen waarin een professional zonder toestemming van betrokkene het beroepsgeheim doorbreekt:
Proportionaliteit en subsidiariteit
Aandacht voor proportionaliteit en subsidiariteit is bij elke handeling van de professional die persoonlijke gegevens verwerkt continu aanwezig. Zo is bij uitwisseling tijdens een casusoverleg oplettendheid geboden, met name wanneer de betrokkene zelf hierbij niet aanwezig kan zijn. De betrokkene is wel altijd op de hoogte van dit overleg en weet wie hieraan deelnemen. Als dit niet het geval is, dan wordt de casus anoniem besproken.
Informatie voor onderzoek, beleidsinformatie
Cliëntinformatie wordt veel gebruikt voor onderzoek en beleidsontwikkeling. Ook daarbij geldt als hoofdregel ‘toestemming, tenzij’. In de nieuwe Wmo is een aparte bepaling gewijd aan de mogelijkheid van het verstrekken van gegevens voor statistiek en wetenschappelijk onderzoek, zoals in de bijlage is vermeld. Daarnaast wordt de Code gezondheidsonderzoek, die is uitgegeven door Federa (een samenwerkingsverband van onderzoekers in de gezondheidszorg) gehanteerd. Deze gedragscode gaat o.a. in op wanneer toestemming nodig is, hoe onderzoekers een derde partij kunnen inschakelen om gegevens te verzamelen en hoe onderzoeksregistraties geregeld kunnen worden.
De gemeente is eerstverantwoordelijke als het gaat om de integrale dienstverlening in het sociaal domein. In situaties waarbij betrokkene niet meer in staat is zelf de regie te voeren wordt de regie op de ondersteuning door de gemeente of een door de gemeente aangewezen derde uitgevoerd. Regie kan plaats vinden op procesniveau en op casusniveau. De wijze waarop die rollen worden ingevuld verschilt. Soms liggen proces- en casusregie in één hand, soms zijn de rollen nadrukkelijk gescheiden.
Bij procesregie gaat het erom dat als een casus zich aandient er regie wordt gevoerd op het proces van triage, en de organisatie van het casusoverleg. Procesregie heeft betrekking op de zorgvuldigheid van het proces. De gemeente heeft hiervoor een onafhankelijk regisseur voor het sociaal netwerk Urk benoemd.
Casusregie heeft betrekking op het ene aanspreekpunt voor betrokkene. De casusregisseur signaleert tijdens de uitvoering van het plan wat er wel en niet goed gaat en stemt af met andere hulpverleners
Verantwoordelijk voor privacy bij uitbesteding van taken
De gemeente Urk blijft ook bij het uitbesteden van de regierol verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met gegevens en de borging van de privacy, zowel in politieke zin als in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarnaast zullen de afspraken in ieder geval het niveau van informatiebeveiliging moeten vastleggen (dat is minimaal hetzelfde niveau als neergelegd in de ) en het garanderen van continuïteit van dienstverlening.
De afspraken van de gemeente met de samenwerkingspartners over het verwerken van gegevens zijn openbaar en komen transparant tot stand, de cliëntenraden hebben hierbij een adviserende rol.
maken integraal onderdeel uit van de subsidiebeschikkingen en raamovereenkomsten die door de gemeente Urk worden afgesloten. De samenwerkingspartners onderschrijven daarmee de privacyregels en leven deze na.
Aanvullend hierop maken samenwerkingspartners gebruik van de standaarden voor privacy binnen de organisatie of beroepsgroep.
Eén gezin/huishouden – Eén plan
In het kader van de integrale aanpak geeft de gemeente invulling aan het adagium van ‘één gezin – één plan’. Dit plan komt in de regel in samenspraak met betrokkenen tot stand.
Bij één gezin – één plan, komen de volgende privacy-dilemma’s voor:
Hoe worden de rechten van de inwoner geborgd?
Scheiding tussen regie-informatie en inhoudelijke informatie
De Wet bescherming persoonsgegevens eist dat het vastleggen en verwerken van persoonsgegevens moet voldoen aan de beginselen van doelbinding, noodzaak, subsidiariteit en proportionaliteit. Uit de Wet bescherming persoonsgegevens vloeit ook voort dat als er alternatieven zijn om met de verwerking van minder gegevens een publiekrechtelijke taak toch uit te voeren, dat alternatief de voorkeur heeft.
Binnen gemeente Urk wordt een onderscheid gemaakt tussen het ‘plan’ en een ‘dossier’. Het plan bevat de informatie die noodzakelijk is voor het voeren van regie. Informatie over de situatie, betrokken instanties en afspraken die er zijn gemaakt. Met dossier wordt dan bedoeld de achtergrond informatie die hulpverleners nodig hebben en bijhouden over hun hulpverlening.
Om te komen tot ‘één plan’ wordt gebruik gemaakt van een door de betrokkene ingevuld aanmeldformulier met ‘dat’-informatie. Aan de hand van een individueel gesprek wordt een ‘plan’ (gespreksverslag met advies) opgesteld. Het plan bevat de benodigde achtergrondinformatie over de problematiek en de inhoudelijk afweging voor de in te zetten ondersteuning en/of zorg. Specifieke achtergrondinformatie is, waar nodig, vastgelegd in de eigen dossiers van de verschillende samenwerkingspartners. De vastlegging en verwerking van persoonsgegevens is geminimaliseerd. In essentie zal daarom het ‘één plan’ de volgende gegevens bevatten:
Uitgangspunt is dat een zo beperkt mogelijk aantal mensen toegang tot het plan, en alleen voor dat deel dat zij nodig hebben om hun eigen dienstverlening goed te kunnen doen. Betrokken hulpverleners hebben toegang voor zover het noodzakelijk is voor hun eigen dienstverlening. Voor de toegang door betrokkene(n) kunnen uitzonderingen gelden, bijvoorbeeld in het gedwongen kader, of in situaties van huiselijk geweld en kindermishandeling.
De gUrk Voor alle registraties van behandelgegevens, geldt een wettelijke bewaartermijn van ten minste 15 jaren. Registraties van met het oog op zorgcoördinatie vallen niet onder die bewaartermijn, aangezien die registraties vooral op het proces gericht zijn en de registraties door behandelaars in het kader van de Wgbo onverlet laten. Die afbakening met behandeldossiers/-gegevens moet duidelijk blijven. Voor verwerking van gegevens in verband met geldt een bewaartermijn van vijf jaar nadat het actieve dossier is afgesloten. Voor signalen in ESAR die niet meer actief zijn is in de Jeugdwet een bewaartermijn van vijf jaar vastgelegd.
De genoemde bewaartermijnen zijn zowel een maximum als een minimum. De hulpverlener kan en moet het dossier langer bewaren ‘indien dat redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit’. Uit oogpunt van privacybescherming is het echter een maximum.
Gegevensverwerking en vroegtijdig signaleren
Onder vroeg signalering verstaan we het vroegtijdig onderkennen van situaties met een hoog risico op escalatie. Doel is door preventie of tijdig te voorkomen dat personen of gezinnen in een situatie terecht komen dat ze een beroep moeten doen op zwaardere vormen van zorg. Het ontvangen en op de juiste waarde schatten van (vroeg)signalen is
Bij signalering onderscheiden we drie categorieën :
De gemeente Urk en haar werken met meldcode en verwijsindex De professionals volgen trainingen en cursussen hoe hiermee om moet worden gegaan, zodat zij bekwaam zijn in het goed herkennen van signalen en vervolgens ook in staat zijn om over gaan tot de juiste acties. Er bestaat geen meldplicht, maar wel een plicht om adequate actie te ondernemen bij een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling. De meldcode en de verwijsindex gaan ervan uit dat professionals hierbij komen tot een goede oordeelsvorming vanuit het hulpverleningsperspectief. Er wordt gebruik gemaakt van de taxatie instrumenten die hiervoor in de loop der tijd zijn ontwikkeld en in gebruik genomen.
Er zijn afspraken gemaakt met derden over signalering, waaronder met name politie (zorgmeldingen), woningcorporaties (woninguitzettingen) en energie- en waterleveranciers (afsluitingen). Dat houdt concreet in dat in de afspraken van de gemeente met deze partijen scherpe criteria worden geformuleerd met betrekking tot de vraag welke gevallen door de gemeente als overheid kunnen worden opgepakt en dat dit ook van tijd tot tijd geëvalueerd dient te worden.
Signalering door professionals of vanuit de omgeving van de betrokkene(n) valt binnen de huidige kaders. Van belang is dat de instanties die in actie komen een zorgvuldig proces volgen in het omgaan met het onderzoeken van signalen in principe met medeweten van betrokkene. Belangrijk is dat niet puur op grond van een geautomatiseerde vergelijking een besluit wordt genomen, maar dat een professional de informatie altijd beoordeelt.
Signalering door het matchen van bestanden om te kijken of er sprake is van inwoners die voldoen aan een bepaald profiel is zonder een vooraf opgesteld en gevalideerd profiel niet toegestaan. Daarnaast stelt ook het noodzakelijkheidsvereiste voorwaarden bij het gebruik van profielen. De gemeente Urk maakt op dit moment geen gebruik van profilering. Indien er een wens ontstaat om dit type signalering toe te passen dan is eerst uitgebreider onderzoek nodig naar de mogelijkheid om tot gevalideerde profielen te komen en naar de wenselijkheid en effectiviteit van het gebruik van dergelijke profielen: zonder een duidelijke noodzaak is er geen wettelijke basis om profielen te gebruiken.
Dat-gegevens in plaats van wat-gegevens
Uit de beginselen van noodzaak, subsidiariteit en proportionaliteit uit de Wbp vloeit voort dat signalen geen ‘inhoudelijke informatie’ (wat-gegevens) bevatten, maar alleen ‘dat-informatie’. Wanneer er signalen zijn kan met behulp van triage besloten worden of en welke informatie verder uitgewisseld wordt.
Recht om te weten en recht om vergeten te worden
Als een signaal over een inwoner wordt gemeld, moet deze daarover worden geïnformeerd door de melder Uitzondering hierop zijn situaties waarin kan ontstaan voor de melder. Als een signaal niet terecht blijkt is het ook van belang dat dit direct uit het systeem wordt verwijderd
Grondslag: taken waarvoor verwerking van persoonsgegevens is toegestaan
Voor de volgende taken is in de Jeugdwet een grondslag opgenomen voor verwerking van
Toestemming voor jeugdhulpverlening en dossiervoering
Jeugdhulp wordt, met inachtneming van een in de wet vastgelegde informatieplicht, verleend met toestemming van betrokkene, tenzij het hulp betreft in het gedwongen kader (met name hulp in het kader van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering die door de rechter zijn opgelegd).
Er zijn twee uitzonderingen hierop:
Voor personen van zestien jaar en ouder die niet in staat kunnen worden geacht tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake: dan dienen de jeugdhulpverlener en de curator of mentor uit te gaan van een weigering als dit blijkt uit de kennelijk opvatting van betrokkene op basis van eerdere uitingen toen betrokkene nog wel in staat was tot een redelijke waardering van belangen. De jeugdhulpverlener kan hiervan echter afwijken als hij daartoe gegronde redenen aanwezig acht.
Het is de plicht van jeugdhulpverlener om voor de hulp aan betrokkene een dossier in te richten en bij te houden. Hieraan dient hij desgevraagd een door betrokkene afgegeven verklaring toe te voegen. Er geldt een bewaartermijn van ten minste 15 jaar. Verder dient dossier (of delen daarvan) op verzoek van betrokkene binnen drie maanden vernietigd te worden, tenzij aannemelijk is dat bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander of een wettelijke regeling zich hiertegen verzet.
De jeugdhulpverlener dient ervoor zorg te dragen dat hij geen informatie over betrokkene (of inzage in of afschrift van het dossier) aan anderen dan de patiënt verstrekt dan met zijn toestemming; onder deze anderen zijn niet begrepen:
Verstrekking geschiedt slechts voor zover daardoor de persoonlijke levenssfeer van de ander niet wordt geschaad.
De verstrekking kan ook opgelegd zijn bij of krachtens de wet, in welk geval er geen beperkingen gelden. Verder kan de jeugdhulpverlener altijd besluiten niet te verstrekken in de gevallen dat hij dit instrijd acht met goed hulpverlenerschap.
Alle hierboven genoemde verplichtingen gelden jegens ouders die het gezag over betrokken uitoefenen of diens voogd indien betrokkene nog geen twaalf jaar oud is. Datzelfde geldt in de gevallen dat betrokkene ouder is dan twaalf jaar maar niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, tenzij betrokkene meerderjarig is en er een mentor of curator is benoemd jegens wie de verplichtingen gelden. Is er geen mentor of curator, dan is de volgorde: schriftelijk gemachtigde, echtgenoot/geregistreerde partner/levensgezel (tenzij deze dat niet wenst), ouder, kind, broer of zus (tenzij deze dat niet wenst). De verplichtingen zijn echter niet van toepassing als deze niet verenigbaar zijn met zorg van een goed hulpverlener. Ook geldt dat de vertegenwoordiger zijn taak goed dient te vervullen en betrokkene zoveel mogelijk hierbij betrekt. Mocht die zich verzetten, dan kan een verrichting van ingrijpende aard waarvoor geen toestemming is verleend slechts worden uitgevoerd indien zij kennelijk nodig is om ernstig nadeel voor betrokkene te voorkomen.
De gecertificeerde instelling, de jeugdhulpaanbieder, de raad voor de kinderbescherming enhet college (lees: de gemeente) dienen bij hun taakuitoefening gebruik te maken van hetburgerservicenummer van betrokkene, uitgezonderd uitwisseling van gegevens in het kadervan de jeugdreclassering ten behoeve van het strafrecht en uitgezonderd situaties waarafwijking van deze regel noodzakelijk is in verband met spoedeisende gevallen.Om als gemeente conform de wettelijke eisen te zorgen voor de uitvoering van reclassering enjeugdhulp in dat kader, is geregeld dat de Minister van Justitie en Veiligheid aan een door hetcollege aangewezen ambtenaar of aan een door het college aangewezen en onder zijnverantwoordelijkheid werkzame functionaris het burgerservicenummer kan verstrekken vaneen jeugdige ten aanzien ten aanzien van wie dat bepaald is in een strafrechtelijke beslissing.
2. Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
Toezichthoudende ambtenaren mogen voor zover dat noodzakelijk is in het kader van hun taak inzage in dossiers vragen, met dien verstande dat zij gebonden zijn aan dezelfde geheimhoudingsplicht als die op de aanbieder van toepassing is. Uitzonderingen: bij wilsonbekwaamheid van betrokkene of indien noodzakelijk ter bescherming van cliënten.
Grondslag: taken waarvoor verwerking van persoonsgegevens is toegestaan
Om te beoordelen of iemand in aanmerking komt voor een Wmo-voorziening, een pgb of om het verhaalsrecht uit te oefenen, mogen de uit onderzoek verkregen persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, worden verwerkt.
Persoonsgegevens van de mantelzorger van cliënt mogen worden verwerkt voor zover deze noodzakelijk zijn om te bepalen welke hulp deze aan de cliënt kan bieden en voor zover deze zijn verkregen van de cliënt of de mantelzorger en deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wet. Een soortgelijke bepaling is opgenomen met betrekking tot persoonsgegevens van andere personen in het sociaal netwerk van de cliënt.
Indien uit een melding een redelijk vermoeden van huiselijk geweld kan worden afgeleid, mag Veilig Thuis (AMHK) in het kader van haar taakuitvoering persoonsgegevens registreren van personen die bij het huiselijk geweld betrokken zijn. Gemeente mag bepaalde persoonsgegevens verstrekken aan aanbieders van Wmo-voorzieningen, het CAK, de instantie die de eigen bijdrage int, de Sociale Verzekeringsbank en toezichthoudende ambtenaren.
Toestemmingsvereiste bij afstemming van hulp in kader van uitvoering van andere wetten en bij opvragen persoonsgegevens bij zorgverzekeraar
Ondubbelzinnige toestemming van betrokkene is vereist voor verwerking van persoonsgegevens van betrokkene zelf dan wel van personen in zijn directe omgeving, met het oog op een goede afstemming van de hulp in het kader van aan de gemeente opgedragen taken in andere wetten (Jeugdwet, Participatiewet, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening), ervan uitgaande dat dit noodzakelijk is voor uitvoering van wet. Dat geldt ook voor persoonsgegevens van betrokkene die worden opgevraagd bij een zorgverzekeraar.
Uitzondering op toestemmingsvereiste bij verstrekken gegevens aan Veilig Thuis
Derden die beroepshalve beschikken over inlichtingen die kindermishandeling kunnen beëindigen of nodig zijn om een redelijk vermoeden van kindermishandeling te onderzoeken, kunnen deze gevraagd en ongevraagd aan Veilig Thuis (Advies- en Meldpunt Kindermishandelling / AMHK) verstrekken zonder toestemming van degene die het betreft, indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van de wet hun ambt of beroep.
Cliënt is verplicht om zich te identificeren bij de aanbieder van een maatwerkvoorziening.
Gemeente, Veilig Thuis (AMHK), aanbieders, toezichthouders en andere uitvoerende instanties zijn verplicht bij verstrekkingen gebruik te maken van het burgerservicenummer van betrokkene.
Informatieplicht bij meldingen Veilig Thuis (AMHK)
Bij meldingen bij Veilig Thuis (AMHK) door een ander dan betrokkene, wordt betrokkene zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, hiervan op de hoogte gesteld. Uitstel is alleen mogelijk als dit noodzakelijk is om een situatie van huiselijk geweld te beëindigen of een redelijke vermoeden daarvan te onderzoeken.
Uitoefening privacyrechten bij Veilig Thuis (AMHK)
Geclausuleerd recht op inzage, afschrift en vernietiging van persoonsgegevens op verzoek van betrokkene.
Gebruik persoonsgegevens voor onderzoek
Het recht om zonder voorafgaande toestemming van betrokkene persoonsgegevens te verstrekken ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek. Hierbij gelden strenge voorwaarden als uitwerking van de principes van subsidiariteit en proportionaliteit. Ook geldt de restrictie dat betrokkene niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
De Wet werk en bijstand gaat per 1 januari 2015 over in de Participatiewet. Vanaf dat moment is deze wet toegankelijk voor een bredere doelgroep, die voorheen een beroep deed op de Wet Wajong (Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten) of de Wsw (Wet sociale werkvoorziening).
Gegevensverwerking en Suwinet (Inkijk)
Gegevensverwerking in de Participatiewet is geregeld conform een gesloten verstrekkingsregime om zo de privacy van inwoners binnen de sociale zekerheid zo goed mogelijk te waarborgen. Dat regime houdt in dat Werk en Inkomen gegevens uitsluitend hergebruikt als daar een wettelijke grondslag voor is of als de inwoner daar toestemming voor heeft gegeven.
Bij het uitvoeren van de Participatiewet maakt Werk en Inkomen gebruik van de landelijk beschikbare applicatie Suwinet-Inkijk. Suwinet-Inkijk mag niet voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de Participatiewet gebruikt worden. Via deze Inkijk mogen gegevens in het kader van de Wet structuur en uitvoeringorganisatie werk en inkomen (Wet SUWI) en de Wbp tussen organisaties binnen het SUWI-stelsel worden uitgewisseld. Maar gegevens van werkzoekenden mogen in beginsel alleen aan organisaties buiten SUWI worden verstrekt als daar een uitdrukkelijke wettelijke grondslag of verplichting voor bestaat of als de cliënt daar toestemming voor heeft gegeven.
Grondslag voor verwerking gegevens werkzoekende, inlichtingenplicht
De uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van werk en inkomen brengt mee dat er veel privacygevoelige gegevens worden verwerkt. Zo wordt aan werkzoekenden in verband met hun arbeidsinschakeling gevraagd naar hun tijdsbesteding en dagritme, maar ook naar het gebruik van alcohol en verdovende middelen. Verder worden vragen gesteld over medische aangelegenheden, zoals over het gebruik van geneesmiddelen, over lichamelijke beperkingen en over de aanwezigheid van sociale of psychische problemen. Een werkzoekende heeft de verplichting om mee te werken en de gevraagde gegevens te verstrekken. Een werkzoekende heeft echter ook recht op privacy. De gemeente moet daarom altijd aan de cliënt duidelijk kunnen maken waarom het noodzakelijk is dat hij bepaalde gegevens aan de gemeente verstrekt. Een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer mag alleen plaatsvinden als daar een wet aan ten grondslag ligt en de inbreuk noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van die wet.
Grondslag voor verwerking gegevens van verwanten/huisgenoten
Bijzondere aandacht dient te worden besteed aan gegevens van verwanten van de werkzoekende. De gemeente heeft soms gegevens nodig van kinderen of inwonende ouders van de werkzoekende. Het gaat dan bijvoorbeeld om inkomensgegevens van meerderjarige kinderen in verband met de afdracht van kostgeld en de berekening van het gezinsinkomen of om inkomensgegevens van de ex-partner in verband met de afdracht van alimentatie. Het verstrekken van deze gegevens wordt door de betrokkenen doorgaans ervaren als een grote inbreuk op hun privacy. Daarom dient het vragen van gegevens van derden tot een minimum beperkt te blijven. Gegevens van verwanten kunnen nodig zijn om bijvoorbeeld het gezinsinkomen te bepalen of om vast te stellen of de aanvrager wel recht heeft op een uitkering. Ook hierbij geldt dat als de gemeente deze gegevens vraagt van verwanten/huisgenoten, voor deze mensen de noodzaak tot verstrekking van hun gegevens, in relatie tot de uitkering van de werkzoekende, duidelijk dient te zijn.
Inlichtingenverplichting instanties
In de Participatiewet zijn de instanties vermeld die verplicht zijn om kosteloos opgaven en inlichtingen aan de gemeente te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wet. Voor de niet vermelde instanties geldt dat zij zelf dienen af te wegen of verstrekking van de gegevens aan de gemeente verenigbaar is met het doel waarvoor zij de gegevens verkregen hebben en gebruiken. In een aantal gevallen is het instanties (of personen) verboden om inlichtingen aan de gemeente te verstrekken. Het gaat dan om personen die uit hoofde van hun beroep of functie een geheimhoudingsplicht hebben, waaronder met name medici en paramedici op grond van de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de Wet Beroepsbeoefenaren individuele gezondheidszorg (BIG) of hun beroepscode. Denk bijvoorbeeld aan huisartsen, keuringsartsen en psychologen. Gegevensverstrekking aan de gemeente door personen of instanties met een geheimhoudingsplicht kan alleen na (vrijwillig gegeven) schriftelijke toestemming van de werkzoekende (machtiging). Verder is in de Participatiewet vastgelegd dat bij verstrekkingen door het college, het Inlichtingenbureau en de in de wet genoemde instanties geldt dat zij, indien daartoe bevoegd, gebruik dienen te maken van het burgerservicenummer.
Geheimhoudingsplicht, wettelijke grondslag of toestemming voor verstrekking
Voor een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de Participatiewet geldt een geheimhoudingsplicht: wat hem wordt medegedeeld mag niet verder worden bekend gemaakt dan voor de uitvoering van de wet noodzakelijk is dan wel op grond van de wet is voorgeschreven of toestaan. Verstrekking aan niet bij wet of regeling benoemde instanties is alleen met schriftelijke toestemming van de werkzoekende mogelijk.
Wel kunnen desgevraagd gegevens aan derden worden verstrekt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek voor zover de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Indien er een wettelijke grondslag is voor verstrekking aan de gemeente, dient de verstrekker na te gaan of degene aan wie hij de gegevens verstrekt redelijkerwijs bevoegd is te achten om die gegevens te verkrijgen.
Geen algemene machtiging en geen dwang
Algemeen geformuleerde machtigingen waarmee de werkzoekende toestemming geeft aan derden om inlichtingen te verschaffen aan de gemeente zijn niet toegestaan. In een machtiging moet staan bij wie de gegevens opgevraagd worden en om welke gegevens het gaat. De machtiging kan slechts betrekking hebben op een specifiek geval en mag dus niet algemeen geformuleerd worden. Een machtiging dient vrijwillig door een werkzoekende getekend te worden.
Een machtiging mag niet gekoppeld zijn aan een formulier dat de werkzoekende verplicht is in te vullen. Dit wekt namelijk de indruk dat de werkzoekende ook verplicht is om de machtiging te tekenen.
Er zijn verschillende vormen van bestandsvergelijking, de wettelijk verplichte en de niet wettelijk verplichte (themacontroles). Bij wet is geregeld dat het Inlichtingenbureau (IB) de bestanden van een aantal organisaties binnen de keten van werk en inkomen met elkaar vergelijkt. Is er ergens sprake van overlap, dan stuurt het IB een samenloopsignaal naar de organisatie die hier belang bij heeft. Deze organisatie zoekt het signaal uit en onderneemt indien nodig actie in de richting van de werkzoekende. Bij bestandsvergelijkingen in het kader van themacontroles zijn er twee varianten: geanonimiseerde bestandsvergelijking en de vergelijking waaruit tot het individu herleidbare gegevens voortkomen. Geanonimiseerde bestandsvergelijkingen kunnen statistisch materiaal opleveren over bepaalde risicofactoren. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor het opstellen van een risicoprofiel. Over geanonimiseerde bestandsvergelijkingen hoeft de werkzoekende niet te worden geïnformeerd. Voorwaarde hiervoor is wel dat de gegevens op geen enkele manier te herleiden zijn (of zullen worden) tot individuele personen. De Participatiewet staat het vergelijken van bestanden met de daar genoemde organisaties toe mits voldaan is aan een aantal criteria. Zo moet de bestandsvergelijking ten eerste noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de Participatiewet. Verder moet bestandsvergelijking niet een te zwaar middel zijn in verhouding tot het doel dat men wil bereiken (het proportionaliteitsbeginsel). Ook moet het doel niet op een andere wijze, die minder belastend is voor de persoonlijke levenssfeer, kunnen worden bereikt. Dit is het zogenoemde subsidiariteitsbeginsel.
Nadat een tip is binnengekomen beoordeelt de gemeente of deze verwerkt mag worden. Alleen rechtmatig verkregen tips mogen verwerkt worden. Een ander aandachtspunt is de plicht van de gemeente de werkzoekende op de hoogte te stellen van het feit dat zij informatie over hem verkregen heeft. Op grond van de Wbp is het mogelijk om de informatieplicht op te schorten in het belang van het onderzoek. De werkzoekende moet na afloop van het onderzoek alsnog geïnformeerd worden over de met de tip verkregen gegevens en de wijze waarop het onderzoek heeft plaatsgevonden. Deze verplichting geldt ongeacht het resultaat van het onderzoek. De werkzoekende wordt dus ook
geïnformeerd over een onderzoek dat geen fraude aan het licht heeft gebracht.
Hierin zijn diverse bepalingen opgenomen met betrekking tot het door de rechter opleggen en het door gecertificeerde instellingen uitvoeren van kinderbeschermingsmaatregelen.
Verschaffen inlichtingen aan Raad voor de Kinderbescherming
Degene die op grond van de wet, ambt of beroep tot geheimhouding verplicht is, kan zonder toestemming van degene die het betreft, aan de raad voor de kinderbescherming inlichtingen verschaffen, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van de raad.
Hierin is een bepaling opgenomen die geheimhouding oplegt aan een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan ten aanzien van ‘gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden’. Dat geldt ook voor de instellingen en de daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden ingeschakeld of de die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen. Naar dit ambtsgeheim wordt vervolgens ook weer in andere wetten verwezen, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en het Wetboek van strafvordering.
Meldingsplicht infectieziekten, dossierplicht jeugdgezondheidszorg
Hierin is een meldingsplicht geregeld voor bepaalde besmettelijke ziekten (artsen mogen de hierop betrekking hebbende persoonsgegevens zonder toestemming van betrokkene verstrekken), alsmede de plicht om voor de uitvoering van de jeugdgezondheidszorg een digitaal bestand bij te houden.
7. Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG)
Titelbescherming, tuchtrechtspraak, medisch beroepsgeheim
Deze wet gaat over de kwaliteit van de beroepsuitoefening, met onder meer bepalingen over
titelbescherming en tuchtrechtspraak. Tevens is in deze wet de plicht opgenomen om ‘geheimhouding in acht te nemen ten opzichte van al datgene wat hem bij het uitoefenen van zijn beroep op het gebied van de individuele gezondheidszorg als geheim is toevertrouwd, of wat daarbij als geheim ter kennis van hem is gekomen of wat daarbij ter kennis is gekomen en waarvan hij het vertrouwelijke karakter had moeten begrijpen’.
8. Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
Doelbinding, informatieplicht, privacy rechten
Geeft, ter uitvoering van art. 10 van de Grondwet, aanvullende regels voor gebruik van persoonsgegevens teneinde het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer te waarborgen. Doelbinding, transparantie (uitgewerkt in informatieplicht en privacy rechten), proportionaliteit en subsidiariteit zijn hierbij kernbegrippen.
9. Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo)
Geheimhoudingspicht, dossierplicht, positie wilsonbekwamen
Van toepassing op handelingen met betrekking tot de geneeskunst. Geeft bepalingen met betrekking tot geheimhoudingsplicht, dossierplicht, positie meerderjarige wilsonbekwame patiënten en minderjarigen. Wat betreft verwerking van persoonsgegevens zijn er kleine verschillen tussen Wgbo en de Wbp, waarbij de Wgbo, als lex specialis , voorgaat voor zover toepassing van beide wetten strijdigheid zou opleveren. De Wgbo geeft de patiënt het recht om een aanvulling in het dossier op te nemen (in Wgb is alleen het recht opgenomen om onjuiste gegevens te corrigeren), kent een ongeclausuleerd vernietigingsrecht (in Wbp is verwijderingsrecht wel aan voorwaarden gebonden) en kent een bewaartermijn van 15 jaar (Wbp kent geen vaste bewaartermijn).
Incidentele en structurele verstrekkingen door politie
De Wet politiegegevens kent een gesloten verstrekkingensysteem. Dat wil zeggen datlimitatief is benoemd aan wie de politie in het kader van de taakuitoefening gegevens mag verstrekken (dit is uitgewerkt in het Besluit politiegegevens).Op degenen die deze gegevens vervolgens ontvangen, rust een eveneens in deze wetgeregelde geheimhoudingsplicht die een verbijzondering is ten opzichte van de algemenegeheimhoudingsplicht in de Awb en de Wbp. Uitzondering op deze geheimhoudingsplicht is erals de wet dat voorschrijft of de gegevens noodzakelijk zijn om een taak uit te voeren.Bijvoorbeeld kan in het kader van de Jeugdwet de gemeente gegevens van de politieontvangen over gedragingen van een jeugdige en deze delen met de Raad voor deKinderbescherming en gecertificeerde instellingen met het oog op de voorbereiding vankinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering.
Is de verstrekking niet expliciet benoemd, dan kunnen in bijzondere gevallen, voor zover dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang en in overeenstemming met het bevoegd gezag politiegegevens incidenteel worden verstrekt aan personen of instanties voor de volgende doeleinden:
Dat kan ook structureel zijn indien dit is ten behoeve van een samenwerkingsverband van politie met personen en instanties. In dat geval worden extra eisen gesteld aan de vastlegging van de daarop betrekking hebbende beslissing. Bij incidentele verstrekkingen moet men denken aan crisisachtige situaties, bijvoorbeeld wanneer er een KIZ-aanpak is (KIZ: Kleinschalige Incidenten of Zedenzaken). Bij structurele meldingen gaat het altijd om via een convenant/reglement vastgelegde verstrekkingen, zoals bijvoorbeeld bij de aanpak van veelplegers in het kader van het Veiligheidshuis of de aanpak van jeugdoverlast in het kader van een wijkgerichte, sluitende aanpak.
11. Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens
Verstrekkingen strafvorderlijke gegevens door OM
Deze wet stelt regels met betrekking tot de verwerking van justitiële gegevens in
persoonsdossiers en de verklaring omtrent het gedrag.
Regelt onder andere dat het College van procureurs-generaal (namens het Openbaar
Ministerie) strafvorderlijke gegevens kan verstrekken aan personen of instanties (waaronder
met name de Burgemeester) voor de volgende doeleinden:
Die verstrekking moet noodzakelijk zijn met het oog op een zwaarwegend belang of de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte. Bovendien moet redelijkerwijs worden voorkomen dat de gegevens herleidbaar zijn tot een andere dan betrokkene. Veel verstrekkingen aan de burgemeester met het oog op orde en veiligheid vallen hieronder, bijvoorbeeld ook in verband met diens taakuitoefening in het kader van de Wet tijdelijk huisverbod.
12. Wetboek van strafvordering
De wet biedt getuigen in een rechtszaak die gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht op grond van een ambts- of beroepsgeheim de mogelijkheid om zich te verschonen, te weigeren een antwoord te geven. Ook kan het zijn dat om die reden de in de wet geregelde aangifteplicht niet geldt. Het is aan de rechter om te bepalen of en in welke mate het verschoningsrecht van toepassing is, wat neer komt op een belangenafweging.
13. Wet basisregistratie personen (Wet BRP)
Verstrekkingen aan andere overheidsorganen en derden
Deze wet vormt het algemeen kader voor de uitvoering van de zogenaamde ‘basisregistratie personen’ door de overheid (BRP was voorheen GBA: gemeentelijke basisadministratie). Geregeld is onder meer in welke gevallen gemeenten gegevens uit deze registratie mag verstrekken aan andere overheidsorganen of derden. In het kader van deze wet kan onder bepaalde voorwaarden toegang worden verleend tot (delen) van de basisregistratie.
14. Wet algemene bepalingen burgerservicenummer / Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg
Deze wetten verplichten de overheid en zorgaanbieders om bij hun taakuitoefening gebruik te maken van burgerservicenummers. Ook is hierin een legitimatieplicht geregeld. Dat moet zorgen voor minder fouten bij gegevensuitwisseling, voorkomen van persoonswisseling, eenvoudiger declareren en betere bescherming tegen identiteitsfraude.