Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland houdende uitvoeringsregels voor de Financiële verordening Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2016

Bijlage bij de Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2016

TOELICHTING

Algemeen Artikel 216 van de Provinciewet verplicht Provinciale Staten om bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast te stellen. Op basis hiervan hebben Provinciale Staten op 16 december 2015 de Financiële verordening Gelderland 2016 vastgesteld (PS2015-714). Artikel 11 van deze verordening draagt Gedeputeerde Staten op om nadere regels vast te stellen. Bedoeling daarvan is dat Gedeputeerde Staten de in de financiële verordening opgenomen hoofdlijnen nader uitwerken. Voor een belangrijk deel zijn deze nadere regels opgenomen in de Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2016. In verbandmet het specifieke karakter zijn de nadere regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, dienstenen leveringen opgenomen in een afzonderlijke regeling: de ‘Beleidsregels aanbesteding en de Algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Gelderland’. De Regeling op de ambtelijke organisatie 2009 bevat nadere regels voor de inrichting van de organisatie, die ook relevant zijn voor de inrichting van de financiële organisatie. Hierna is een toelichting op de artikelen opgenomen.

TOELICHTING OP DE ARTIKELEN

Artikelen 1 en 2 In het eerste artikel zijn enkele specifieke taken en verantwoordelijkheden van de afdelingsmanagers met betrekking tot de financiële administratie opgenomen. Omdat de afdelingsmanager Financiën bij de financiële organisatie en administratie een specifieke rol heeft is in het tweede artikel een hierbij behorende taak vastgelegd. Een actueel beeld van de financiële positie van de provincie en van de ontwikkelingen die deze kunnen beïnvloeden is essentieel voor het adequaat besturen van de provincie. In dat verband is het van belang dat de afdelingsmanager Financiën op de hoogte is van alle voorstellen met financiële gevolgen die binnen de organisatie worden gedaan. Om deze reden is bepaald dat aan de afdelingsmanager Financiën advies moet worden gevraagd over voorstellen die leiden tot uitgaven die nog niet in de vastgestelde begroting zijn opgenomen. Daarnaast zijn enkele verantwoordelijkheden vastgelegd, die specifiek aan de afdeling Financiën zijn verbonden. Dat neemt niet weg dat zonder adequate inbreng van de andere organisatieonderdelen deze verantwoordelijkheid niet kan worden waargemaakt. Zo zal bij het ontwikkelen van het financiële instrumentarium de behoefte vanuit de kerntaken leidend zijn. Vooral bij het verlenen van subsidies is het financieel instrumentarium van belang. Voor het subsidiebeleid speelt de afdeling Subsidieverleningdan ook een centrale rol. Bij het verstrekken van informatie over de tussentijdse stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de begroting spelen de managementrapportages een belangrijke rol. Deze rapportages zijn gedigitaliseerd en opgenomen in de managementmonitor. De managementmonitor biedt een totaaloverzicht van alle beschikbare monitors/rapportages. Elke afdeling en elk organisatieonderdeel heeft zijn eigen monitor. De algemene kenmerken van de managementmonitor zijn: • Bevat managementinformatie zowel op concernniveau als op afdelings-/programmaniveau, als onderdeel van de jaarlijkse planning & control cyclus; • Maakt onderscheid tussen een bedrijfsvoeringsperspectief en een programmaperspectief; • Sluit aan op bestuurlijke informatievoorziening (begroting, voor-/najaarsnota, slotwijziging, jaarstukken); • Sluit aan op sturingsmodel voor ambtelijke organisatie provincie Gelderland; • Organisatie brede toegang; • Digitalisering van de 1e, 2e en 3e marap (proces en document managementrapportages); • Hulpmiddel ter voorbereiding van voor-/najaarsnota’s/slotwijziging/jaarstukken.

Artikel 3 Dit artikel vormt de basis voor het voorkomen van onregelmatigheden bij de financieel administratieve verwerking van gegevens en bij de uitoefening van de financieringsfunctie. Het in handen leggen van de beschikkende, uitvoerende, administrerende en controlerende taken van de financieel administratieve verwerking en de financieringsfunctie bij verschillende functionarissen draagt hieraan bij. Deze taken moeten wordt uitgevoerd door functionarissen afkomstig uit verschillende organisatieonderdelen. Dit is vastgelegd in de beschrijving van de relevante administratieve processen. Om de rechtmatige besteding van gelden te waarborgen regelt het tweede lid dat de vaststelling van de verschuldigdheid van de betaling en het doen van de betaling niet geschiedt door dezelfde persoon.

Artikel 4 Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat een aantal voorschriften over reserves en voorzieningen. Zo staat in de artikelen 54 en 55 welke informatie in de toelichting op de balans over reserves en voorzieningen moet worden opgenomen. De beleidsruimte die het BBV laat met betrekking tot reserves en voorzieningen is voor een belangrijk deel al ingevuld in de Financiële verordening Gelderland 2016. Dit artikel van de uitvoeringsregeling regelt nog enkele aanvullende aspecten. Het eerste lid van de uitvoeringsregeling is een nadere regeling van artikel 7 van de Financiële Verordening. In dat artikel staat dat overschotten op reserves terug gaan naar de algemene middelen.

Artikel 5 In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden voor en de werkzaamheden met betrekking tot de budgetten verder uitgewerkt. De algemeen directeur wijst voor elk budget een budgethouder aan en stelt het budgethoudersregister vast. De afdelingsmanager Financiën beheert het budgethoudersregister. De budgethouder is onder meer verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van middelen uit de budgetten en de rapportage daarover. Ten aanzien van het zesde lid wordt het volgende opgemerkt. De Financiële Verordening Gelderland 2016 bepaalt dat Provinciale Staten autoriseren op het totale budget per kerntaak, c.q. de begrotingsonderdelen ‘Mens en Middelen’ en ‘Algemene Dekkingsmiddelen en overige middelen’. (noot 1: Waar in de toelichting verder het begrip ‘kerntaak’ wordt gebruikt dient te worden gelezen ‘kerntaak c.q. de begrotingsonderdelen ‘Mens en Middelen’ en ‘Algemene Dekkingsmiddelen en overige middelen’) Het eventueel herschikken van bedragen binnen een kerntaak, is een bevoegdheid van Gedeputeerde Staten. Dit betekent dat Gedeputeerde Staten kunnen schuiven met budgetten op plandoelniveau, waarbij uiteraard geen inbreuk mag worden gemaakt op de door Provinciale Staten vastgestelde plandoelen binnen de betreffende kerntaak. Ook op andere specifieke besluiten van Provinciale Staten m.b.t. de besteding van budgetten mag geen inbreuk worden gemaakt. Het zesde lid is opgenomen om de ruimte, die Provinciale Staten in het kader van het budgetrecht aan Gedeputeerde Staten hebben geboden, nader in te vullen. Gedeputeerde Staten geven afdelingsmanagers de bevoegdheid om onder het plandoelniveau zo nodig en mogelijk budgetten te herschikken. Dit uiteraard onder het strikte voorbehoud dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vooraf door Gedeputeerde Staten of door Provinciale Staten gestelde doelen en specifieke besluiten over de besteding van middelen. Dus is een doel onder het plandoelniveau gerealiseerd met minder middelen, dan kunnen deze middelen worden ingezet voor een ander doel onder het plandoelniveau waarvoor een tekort aan middelen ontstaat of dreigt te ontstaan. Dit mag uiteraard niet leiden tot het realiseren van nieuwe doelen. Het bepalen van de doelen is een politiekbestuurlijke verantwoordelijkheid. Met het oog op het budgetrecht van Provinciale Staten ligt het voor de hand dat middelen, die na doelrealisatie vrijvallen, weer beschikbaar komen voor integrale afweging door Provinciale Staten. De tabel hieronder bevat een overzicht van de situaties waarin wordt afgeweken van het uitgangspunt.

Het zevende lid regelt dat bij elk voorstel aan Gedeputeerde Staten duidelijk moet zijn uit welk budget de lasten, die het voorstel meebrengt, worden gedekt. Indien het gaat om nieuw beleid of indien gevraagd wordt om aanvullend budget moet ook een voorstel worden toegevoegd waarin de wijze waarop de lasten kunnen worden gedekt is aangegeven. Indien het voorstel leidt tot overschrijding van het budget van de kerntaak zullen Provinciale Staten hierover een besluit moeten nemen. Hierbij wordt nog opgemerkt dat Provinciale Staten uiteraard ook moeten besluiten over voorgenomen wijzigingen van de plandoelen. 

Artikel 6 De Financiële verordening bepaalt dat investeringen worden afgeschreven op basis van de verwachte gebruiksduur. De concrete afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de Uitvoeringsregeling omwille van de consistentie en om te voorkomen dat elke nieuwe afschrijvingstermijn of aanpassing daarvan aan Provinciale Staten moeten worden voorgelegd. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de verwachte gebruiksduur. Met het afschrijven van de activa wordt begonnen in het jaar volgend op het jaar van het in gebruik nemen. Mocht voor het eventueel doorbelasten van kosten, waarin ook de kosten van de investering (met een economisch nut) een rol spelen, berekening van een kostprijs noodzakelijk zijn, dan kunnen de afschrijvingslasten in het deel van het eerste jaar (het jaar van het in gebruik nemen, waarin niet wordt afgeschreven) afzonderlijk (intra comptabel) worden berekend en worden meegenomen in de doorbelasting.

Artikel 7 Vanaf 1 januari 2014 is de verplichting tot schatkistbankieren wettelijk geregeld. Voor de nog resterende uitstaande en aflopende obligaties en de mogelijkheid om binnen het schatkistbankeieren middelen voor langer termijn uit te zetten, stellen Gedeputeerde Staten om de vier jaar een beleggingsplan vast.

Artikel 8 De Uitvoeringsregeling Financiële verordening 2016 treedt in de plaats van de op 1 januari 2015 inwerking getreden Uitvoeringsregeling Financiële verordening 2014. Omdat de op 16 december 2015 vastgestelde Financiële verordening Gelderland 2016 van toepassing is vanaf 1 januari 2016 en deze uitvoeringsregeling is afgestemd op de Financiële verordening Gelderland 2016 wordt de inwerkingtreding van de uitvoeringsregeling ook bepaald op 1 januari 2016. De terugwerkende kracht levert geen probleem op omdat de nieuwe uitvoeringsregeling geen materiele gevolgen heeft.