CVDR417609_1Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2014nlregelingUtrecht (Utr)2017-10-31UtrechtGemeentebladBesluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2014Archiefwetcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2014-03-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-05-212014-05-21OnbekendOnbekendinformatiebeheerGeenGeenBesluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2014(b. en w.-besluit van 11 maart 2014)Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht,gelet op artikel 5 van de Archiefverordening gemeente Utrecht 2014Besluit:vast te stellen de navolgende:Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organisatieonderdelen ende Raadsorganen, voor zover deze niet is overgebracht.Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2014HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1Dit besluit verstaat onder:

het besluit: het Archiefbesluit 1995;

archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 15 mei 2014;

informatie: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk2Verantwoordelijkheid voor de informatieArtikel2Het college van burgemeester en wethouders stelt het Strategisch Informatie Overleg (SlO) in. Ditambtelijk overleg bestaat uit de gemeentesecretaris en de archivaris en heeft tot taak het voorbereidenen regisseren van besluitvorming op het gebied van het informatiebeheer.Artikel3Overeenkomstig artikel16 van de Archiefregeling is er een Kwaliteitssysteem documentaire informatie,waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie.Het Kwaliteitssysteem documentaire informatie, worden vastgesteld door de Directieraad, gehoord dearchivaris. Wijzigingen in het Kwaliteitssysteem documentaire informatie worden eveneens vastgestelddoor de Directieraad, gehoord de archivaris.Artikel4Het hoofd van de beheereenheid is verantwoordelijk voor het informatiebeheer conform hetKwaliteitssysteem documentaire informatie.Hoofdstuk3Uitvoering van de beheersverantwoordelijkheidArtikel5Het hoofd van de beheereenheid stelt jaarlijks een geactualiseerd Informatieplan vast en zendt eenexemplaar daarvan naar de gemeentesecretaris en de archivaris. De gemeentesecretaris ziet hierbijtoe op de volledigheid van de het plan.Artikel6Het Informatieplan houdt ten minste de volgende elementen in:a de beschrijving van de beheereenheid en de hoofdtaken, alsmede de organisatie van dehet informatiebeheer;b de beschrijving van de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen; c het overzicht met knelpunten, risico's en de aanpak voor het treffen vanverbetermaatregelen;d het systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijvingvan die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekkingheeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en deapparatuur en programmatuur waarin de informatie wordt bewaard.Artikel7Het hoofd van de beheereenheid doet aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van hetvoornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één ofmeer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming vanruimten als archiefruimte;c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaatsovergebrachte informatie;d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding,invoering en wijziging van ordeningssystemen.Hoofdstuk4SlotbepalingenDit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 21 mei 2014. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2004.Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2014.Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 11 maart2014.BIJLAGE toelichtingDit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 6, lid 1 van de Archiefverordening gemeenteUtrecht 2014. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer vaninformatie en daarmee het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren vaninformatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren informatie.Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.Het besluit houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband metde noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijnin de documentaire informatie - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is determinologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip 'informatie' is daarvan eenvoorbeeld.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 2Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit van kracht geworden, waarbij onder anderehet Strategisch Informatie Overleg in het leven is geroepen. Het voorbereiden en regisseren vanbesluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding betreft de selectie, vervanging,vervreemding, overbrenging en beperking van de openbaarheid van informatie.Artikel 3 en artikel 4Het Kwaliteitssysteem documentaire informatie is de basis van een goed functionerendarchiefsysteem: het geheel van mensen, procedures, instrumenten en technologie dat zowel vantoepassing is op informatie in de bedrijfsvoeringfase als op informatie in de fase van archivering (in dezin van langdurige bewaring).Het Kwaliteitssysteem documentaire informatie dient meerdere doelen en vormt de grondslag voor:-de jaarlijkse beheercyclus, inclusief de werkwijze voor de beheerplannen/verbeterplannen vanuit dete onderscheiden organisatieonderdelen, conform artikel 3 van dit besluit;-de jaarlijkse verantwoording in de gemeentelijke archiefketen aan de gemeenteraad op basis vantoetsbare eisen, zoals gesteld in indicator 2 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) van de Verenigingvan Nederlandse Gemeenten (VNG-Iedenbrief 'Horizontale verantwoording gemeentelijkearchiefketen, 21 juli 2011 );-de functionele inrichting van de voorzieningen voor digitaal werken. Het gaat er immers om dat hetarchiefsysteem voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden in het kader van goedinformatiebeheer. Dat betekent onder andere de werkprocessen van de beheereenheden de grondslagvormen voor de ordeningsstructuur, inclusief alle benodigde metagegevens om die goede engeordende en toegankelijke staat van de informatie duurzaam te waarborgen.Indien bij invoering c.q. wijziging van onderdelen van het archiefsysteem de fomele advisering door dearchivaris verplicht is, wordt hiervan melding gemaakt in het Kwaliteitssysteem documentaire zaken.Artikel 5 en artikel 6Het Informatieplan vormt de basis van een systematische, gestructureerde en vooral cyclischeaanpak om te voldoen aan de eisen uit het Kwaliteitssysteem documentaire informatie. Met cyclischwordt bedoeld dat het proces van kwaliteitsverbetering eigenlijk nooit af is: de noodzaak om aannamesof uitgangspunten weer opnieuw te bezien en te bekijken of ze nog steeds voldoen blijft bestaan. Voorhet uitvoeren van de cyclische (plan-do-check-act) aanpak dient per beheereenheid Informatieplan teworden opgesteld, met daarin opgenomen de eventuele en actuele verbetermaatregelen.Verbetermaatregelen kunnen gebaseerd zijn op ontwikkelingen ingegeven door wijzigingen in wet- enregelgeving, op nieuwe of bestaande (concern)beleidslijnen en op aanbevelingen vanuit monitoring- ofauditrapportages.Artikel 7Het begrip 'ruimten' moet worden begrepen in de meest brede betekenis van het woord, dus alsruimten waarin papieren informatie ligt opgeslagen, maar ook computerruimten en ruimten in de zinvan systemen en applicaties.