CVDR417498_1Archiefverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2016nlregelingUtrechtse Heuvelrug2016-09-29Utrechtse HeuvelrugGemeentenieuws, 21-9-2016Archiefverordening gemeente Utrechtse HeuvelrugArchiefwet 1995, art. 30 eerste lid en art. 32 tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2016-09-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-09-292025-03-27nieuwe regeling2016-310GeenGeenArchiefverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2016De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug;Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van [datum];Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van hetcollege van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;Besluit vast te stellen de volgende verordening:Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2016)HoofdstukIDefinitiesArtikel1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen ` archiefbewaarplaats

archiefruimte: de overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemdegemeentearchivaris

beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

wet: de Archiefwet 1995

HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheidenArtikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteitHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.Artikel3KwaliteitssysteemHet college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.Artikel4MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel5PersoneelHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel6BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.Artikel9ArchiefbewaarplaatsHet college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzienvan het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats.Artikel11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.Artikel12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.Artikel13Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.Artikel14Inkennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.Artikel15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.Artikel16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.HoofdstukIVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raadArtikel17Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel18IntrekkingDe Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug 2011 wordt ingetrokken.Artikel19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de achtste dag na de datum van bekendmaking.Artikel20NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2016.Doorn, 15 september 2016,De raad voornoemd,G.F. Naafs, voorzitter W. Hooghiemstra, griffierMemorie van toelichtingDe Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als ‘de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden’. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorischearchiefbescheiden worden gegarandeerd.Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen (Hoofdstuk I), uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college vanburgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een e-depot wanneer van toepassing.Artikelsgewijze toelichtingArtikel1a.Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/ of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijkerechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.

Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder ‘archiefbewaarplaats’ wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel2Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.Artikel3De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.Artikel8Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.Artikel9Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.Artikel15en 16De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Artikel17Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.