Reglement Commissie Bosch' Cultuursysteem (Commissie BC)

Artikel 1. Hoofdtaak van de Commissie BC

Er is een Commissie Bosch’ Cultuursysteem die burgemeester en wethouders adviseert over subsidieaanvragen die zijn ingediend op grond van de door het college vastgestelde subsidieregelingen Cultuur van de gemeente ’s-Hertogenbosch; hierna te noemen de Commissie BC.

De Commissie BC beoordeelt voornoemde subsidieaanvragen en adviseert het college over de honorering of afwijzing ervan.

De Commissie BC rapporteert desgevraagd aan het college over de werking van de drie cultuurfondsen en het effect van de gehonoreerde projecten op het culturele klimaat in de gemeente.

Artikel 2. Profiel van de leden van de Commissie BC

• a.

  de commissie bestaat uit een pool van deskundigen op een bepaald terrein: kunstinhoudelijk, maatschappelijk of bedrijfsmatig;

• b.

  uit de Commissie BC wordt in samenspraak met de voorzitter een kern- en een randcommissie ingesteld. De kerncommissie is het meest actief en bestaat voornamelijk uit kunstinhoudelijke adviseurs. De randcommissie wordt advies gevraagd op grond van expertise en op grond van de aard van de aanvragen die beoordeeld moeten worden;

• c.

  welke personen lid zijn van de Commissie BC, wordt bekend gemaakt op de gemeentelijke website.

Artikel 3. Zittingsduur, taken en werkwijze van de Commissie BC

• a.

  Zittingsduur

  • 1.

    burgemeester en wethouders benoemen de voorzitter en leden van de Commissie BC. De Commissie BC wijst uit de leden vice-voorzitters aan. De commissie spreekt onderling een roulatie-systeem af.

  • 2.

    de zittingstermijn van de leden van de Commissie BC is vier jaar, parallel aan de beleidscyclus cultuur van de gemeente;

  • 3.

    voor de periode 2017 t/m 2020 geldt een langere zittingstermijn, namelijk van augustus 2016 t/m 31 december 2020. Dit omdat het Cultuurfonds Landelijk Onderscheidend al van start gaat in september 2016;

  • 4.

    de voorzitter, vice-voorzitters en leden treden allen met ingang van een nieuwe vierjarige beleidsperiode cultuur af. Met ingang van 1 januari 2021 benoemt het college van burgemeester en wethouders dus een geheel nieuwe Commissie BC voor de beleidsperiode 2021 t/m 2024;

  • 5.

    om de kennis en ervaring niet geheel verloren te laten gaan, wordt een beperkt aantal leden gevraagd om kandidaat te zijn voor herbenoeming van een half jaar. Daarna kunnen opvolgers benoemd worden;

  • 6.

    tussentijds eindigt het lidmaatschap van de Commissie BC bij opzegging, overlijden of ontslag door burgemeester en wethouders.

  • 7.

    nieuwe leden kunnen op voordracht en in overeenstemming met de voorzitter door het college benoemd worden.

• b.

  Taken

  • 1.

    het bijwonen van de informatiebijeenkomsten van de Commissie BC;

  • 2.

    het lezen en beoordelen van subsidieaanvragen aan de hand van de subsidieregelingen cultuur;

  • 3.

    het deelnemen aan de vergaderingen van de Commissie BC;

  • 4.

    het (eventueel digitaal) adviseren over kleinere subsidieaanvragen zoals beschreven in de subsidieregelingen;

  • 5.

    het bezoeken van projecten die vanuit de drie cultuurfondsen financieel ondersteund zijn.

     

    Taken van specifieke commissieleden:

     

  • 6.

    de voorzitter van de Commissie BC is een technisch voorzitter. Hij/zij heeft geen stem in de beoordeling en advisering;

  • 7.

    er zijn 2 vice-voorzitters die bij verhindering van de voorzitter de vergaderingen voorzitten;

  • 8.

    de commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris die daartoe wordt aangewezen door de afdeling cultuur van de gemeente ‘s-Hertogenbosch. De secretaris informeert aanvragers, bereidt de vergaderingen voor, voorziet de commissieleden van informatie en formuleert aanvraag-analyses.

• c.

  Werkwijze:

  • 1.

    vergaderingen van de commissie BC zijn niet openbaar.

  • 2.

    bij een vergadering zijn minimaal 5 commissieleden aanwezig;

  • 3.

    bij een vergadering over subsidieaanvragen formuleert de voorzitter het definitieve advies op basis van consensus van de aanwezige commissieleden;

  • 4.

    indien er geen consensus bestaat, wordt het advies op basis van meerderheid van stemmen geformuleerd;

  • 5.

    indien het college van burgemeester en wethouders afwijkt van het advies, motiveert het deze afwijking;

  • 6.

    alleen de adviezen en besluiten van gehonoreerde subsidieaanvragen worden zichtbaar gemaakt op de gemeentelijke website. De overige adviezen en besluiten zijn wel openbaar maar worden niet op de website geplaatst.

Artikel 4. Integriteit

• 1.

  Een commissielid of voorzitter van de Commissie BC is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze. Commissieleden dienen vertrouwelijk om te gaan met wat in het verband van de commissies besproken wordt. Daarover kan niet met derden of met media worden gesproken.

Een commissielid of voorzitter kan geen (persoonlijk) belang hebben bij een aanvraag. Van belangenverstrengeling is sprake als het commissielid of de voorzitter:

• 2.

  zelf een subsidieaanvraag bij één van de cultuurfondsen heeft aangevraagd in de desbetreffende aanvraagronde;

• 3.

  bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider is bij een organisatie die subsidie heeft aangevraagd bij één van de fondsen in de desbetreffende aanvraagronde;

• 4.

  een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd tijdens de desbetreffende aanvraagronde;

• 5.

  werkzaam is voor een organisatie die niet zelf heeft aangevraagd, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidietoezegging.

• 6.

  gezien het bovenstaande dienen de commissieleden of de voorzitter bij elke aanvraagronde dan ook aan te geven of er sprake is van belangenverstrengeling. Als dat het geval is doet het betreffende commissielid of de voorzitter niet mee aan de desbetreffende aanvraagronde.

Artikel 5. Vergoedingen

De vergoedingen voor de werkzaamheden van de Commissie BC heeft het college als volgt vastgesteld:

• ·

  De vacatievergoeding per bijgewoonde vergadering van een dagdeel (ochtend, middag, avond), inclusief voorbereiding: €150. De (vice)voorzitter ontvangt een opslag van 100%.

• ·

  Digitale advisering per aanvraag onder €15.000: €15, per aanvraag boven €15.000: €25

• ·

  De vergoeding voor het bijwonen van een informatiebijeenkomst: €100. De voorzitter ontvangt een opslag van 100%.

• ·

  Reiskosten vergaderingen: OV 2e klas (ook als men per auto komt)

• ·

  Reiskosten bezoek: € OV 2e klas (ook als men per auto komt)

• ·

  Parkeerkosten: volledig

• ·

  Entreekosten bezoek presentatie: volledig

• ·

  Bezoekverslag: €15

Betaling van de advisering tijdens een vergadering vindt plaats aan de hand van de presentielijst die tijdens de vergadering ondertekend moet worden. Betaling van digitale advisering gebeurt op grond van het ingediende advies. Betaling van het bezoek aan een presentatie vindt plaats aan de hand van een declaratieformulier.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 20 juli 2016 met ingang van de dag die volgt op de dag van publicatie van dit reglement;

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als: “Reglement Commissie Bosch’ Cultuursysteem”