CVDR416463_1Besluit Informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht 2016nlregelingStichtse Vecht2016-09-08Stichtse VechtVechtstroom, 7-9-2016Besluit Informatiebeheer gemeente Stichtse vecht 2016Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-08-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-09-082021-10-06Nieuwe regelingBeleidGeenGeenBesluit Informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht 2016Burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse VechtGelet op de artikelen 4, 6, 7 en 10 van de Archiefverordening Stichtse Vecht
2016Overwegende dat:
in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie
wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;
deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de
gemeente;
deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en
plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het
handelen van de gemeente en de democratische controle;
deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis
van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het
cultureel erfgoed.
Besluiten:I in te trekken het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Stichtse Vecht
2012;II vast te stellen het volgendeBesluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
(Besluit informatiebeheer 2016).Dit besluit verstaat onder:
archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de
Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats;
archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring
van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging
ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de
Archiefwet 1995;
archiefsysteem een digitale omgeving, bestemd of aangewezen voor
de bewaring van archiefbescheiden;
archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede
lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van
de gemeenteraad op 5 juli 2016;
archivaris de overeenkomstig artikel 32 derde lid van de
Archiefwet 1995 benoemde gemeentearchivaris;
authenticatie, authenticeren het toekennen van een of meer
kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden
vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie
gaat;
beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met het beheer van de
informatie;
informatie de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c
van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer
informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens,
die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken of de
werkprocessen van de gemeente;
(informatie)beheer het geheel aan handelingen en maatregelen om
de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn,
zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de
informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en
interpreteerbare vorm beschikbaar kan worden gesteld;
kwaliteitsysteem het geheel van organisatorische maatregelen die
er op gericht zijn te garanderen dat het informatiebeheer en de
staat van de informatie voldoen aan toetsbare eisen,
overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 van de
Archiefregeling;
ordeningsstructuur compleet en logisch samenhangend overzicht
van de bij dat overheidsorgaan berustende informatie, geordend
overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief
daarvoor geldende ordeningsstructuur, overeenkomstig het
bepaalde in artikel 18 van de Archiefregeling;
vorm (van de informatie) de informatiedrager waarop of wijze
waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals
papier, film, of met digitale hulpmiddelen;
werkproces een aantal samenhangende handelingen waarmee
uitvoering wordt gegeven aan een gemeentelijke taak.
Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in dat een
keer per jaar plaatsvindt.
Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid , op
strategisch en operationeel niveau, te formuleren en vast te
stellen.
In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste
vakdisciplines vertegenwoordigd:
de gemeentesecretaris;
de streekarchivaris;
de directeur bedrijfsvoering;
een onafhankelijk deskundige (alleen bij de
totstandkoming van de selectielijst).
Ons college bepaalt dat het kwaliteitssysteem bestaat uit het
opstellen en jaarlijks actualiseren van het Beheerplan
Informatiehuishouding.
Ons college stelt jaarlijks het geactualiseerde Beheerplan
Informatiehuishouding vast en zendt een exemplaar naar de
archivaris.
Het Beheerplan Informatiehuishouding bevat ten minste de
volgende elementen:
de organisatie van het informatie beheer;
een beschrijving van de (onder)mandatering;
het controleren en actualiseren van procedures waarin is
beschreven welke functionaris verantwoordelijk is voor
informatiebeheerstaken; voorbeelden zijn procedures
omtrent:
postafhandeling (inclusief een
e-mailprocedure);
dynamisch en semi-statisch archiefbeheer;
overbrenging;
vervanging;
vernietiging;
beheer van de archiefruimten;
koppelen van informatiesystemen;
conversies;
migraties;
de wijze waarop de authenticatie, duurzaamheid en
beveiliging van de informatie wordt gewaarborgd;
het controleren op actualiteit en/of naleving van de
volgende informatiebeheer-instrumenten:
Handboek Vervanging;
Ordeningsstructuur (Artikel 18 Archiefregeling)
inclusief een overzicht met beschrijvingen van de
vindplaats, relaties met andere werkprocessen, de
status en de bewaartermijn van de informatie;
Metagegevensschema (Artikel 19 Archiefregeling);
Het overzicht waarin de aanwezige archiefruimten
en archiefsystemen worden beschreven en wordt
vastgesteld of de informatie voldoende wordt
beheerd.
een overzicht met knelpunten en een plan van aanpak voor
het treffen van verbetermaatregelen. Dit overzicht vormt
de essentie van het beheerplan als kwaliteitssysteem:
uit de toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan
niet voldaan wordt en welke verbetermaatregelen
getroffen moeten worden.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk
voor het informatiebeheer van zijn organisatie.
Het college van burgemeester en wethouders zorgt dat het
informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de
informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en
haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en
andere organisaties kan worden vastgesteld.
Het college van burgemeester en wethouders zorgt dat de taken op
het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang
worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen
medewerkers.
Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen
of gecreëerd en heeft in die vorm rechtskracht. Een verandering
in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.
Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór
verzending een kopie gemaakt in de vorm waarin de dossiervorming
van dat werkproces plaatsvindt, de kopie wordt geauthenticeerd
en bewaard.
Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of
krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen
en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het
gebied van:
informatiearchitectuur;
informatiebeveiliging en -geheimhouding;
duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van
informatie.
Voor de beveiliging van informatie treft het college adequate
maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen,
kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van
informatie.
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een
organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een
ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of
rechtspersoon;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte papieren archieven.
7In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel namens het college
de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil
uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem
waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard
wordt;
vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet
1995;
vernietiging van informatie als bedoeld in artikel 7 lid 3 van
de Archiefwet 1995;
bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van
archiefruimten;
overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een
ander organisatieonderdeel.
Het college zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt
vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de
Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.
Het college stelt alvorens tot vernietiging van informatie over
te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met
inachtneming van de krachtens artikel 5 van de Archiefwet 1995
vastgestelde selectielijst.
De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring
van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot
vernietiging.
Indien het college op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 het
voornemen heeft om informatie over te brengen naar de
archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de
archivaris.Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de
archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen
stelt de archivaris voorschriften op.Hoofdstuk III. De archiefbewaarplaats en de archivarisDe in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats is
de bewaarplaats die zich bevindt in Breukelen, het Regionaal Historisch
Centrum Vecht en Venen (RHC). De streekarchivaris is belast met de zorg en het beheer van de naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie
op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien
dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang
kan worden geacht.De streekarchivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van
de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking
worden gesteld.Hoofdstuk IV. VerantwoordelijkhedenAls beheerseenheden in de zin van dit besluit worden aangewezen: Team
Facilitaire Zaken, Team Informatievoorziening en Automatisering en Team
Juridische Zaken. De hoofden van de beheerseenheden zijn samen belast
met het beheer van informatie van de gemeente voor zover deze niet is
overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Eindverantwoordelijke voor het
beheer van informatie voor zover deze niet is overgebracht naar de
archiefbewaarplaats is de directeur bedrijfsvoering. Het hoofd van de beheerseenheid Team Facilitaire Zaken is
verantwoordelijk voor:
het borgen van het kwaliteitsysteem (artikel 3) wat bestaat uit
het jaarlijks op- en vaststellen van een Beheerplan
Informatiehuishouding dat onder andere de actualiteit en
naleving van kwaliteitsinstrumenten controleert en
verbetermaatregelen formuleert;
het overbrengen, vervreemden, vervangen en vernietigen van
informatie;
het zodanig inrichten van het DMS/zaaksysteem dat de informatie
wordt ontsloten op een manier dat deze goed geordend en
toegankelijk is én dat medewerkers worden ondersteund in het
afhandelen van hun werkprocessen;
het aanleggen en onderhouden van een overzicht van de informatie
van de gemeente en diens ordeningsstructuur overeenkomstig
artikel 18 van de Archiefregeling;
het over de informatie (laten) vastleggen:
wanneer het is ontvangen of opgemaakt of verzonden;
wie de afzender, vervaardiger of geadresseerde is;
op welke taak/welk werkproces het betrekking heeft en de
samenhang met andere werkprocessen of informatie;
wat de status en het ontwikkelingsstadium is;
welke beheeractiviteiten hebben plaatsgevonden;
welke besturingsprogrammatuur of
toepassingsprogrammatuur wordt gebruikt om de informatie
te bewaren of beheren;
de bewaar- of overbrengingstermijn;
wanneer het is vervreemd, vernietigd of is overgedragen;
de authenticering en routering van ingekomen, uitgaande en
interne informatie;
het bij of krachtens de wet gegeven regels wijzigen, verwijderen
of vernietigen van informatie;
het aanwijzen van archiefruimten en archiefsystemen;
het voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen voor
de inrichting en het beheer archiefruimten en archiefsystemen;
een uitleenadministratie waarin wordt bijgehouden welke
informatie wordt uitgeleend en die toeziet op tijdige
terugbezorging ervan:
uitlening van informatie is slechts toegestaan aan
functionarissen die ambtelijk zijn belast met
behandeling van de betreffende aangelegenheid of aan
andere functionarissen na verkregen toestemming van het
hoofd van de beheerseenheid Team Facilitaire Zaken;
aan het verlenen van toestemming als hierboven bedoeld
kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden
verbinden.
Het hoofd van de beheerseenheid Team Informatisering en Automatisering
is verantwoordelijk voor:
het aanschaffen, actualiseren en optimaliseren van hardware en
software;
het functioneel en technisch beheer van organisatiebrede
applicaties, infrastructuur en platforms, noodzakelijk voor het
aanmaken, vastleggen en beheren van informatie;
Het treffen van voldoende maatregelen om de informatie van de
gemeente tegen onrechtmatig gebruik van in- en externen te
beveiligen.
De beheerseenheden Team Facilitaire Zaken en Team Informatievoorziening
en Automatisering werken samen wanneer:
nieuwe applicaties of platforms worden aangeschaft of ingericht
om werkprocessen mee te ondersteunen en informatie in te bewaren
of beheren;
maatregelen worden getroffen voor het tegengaan van
onrechtmatige wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging
van informatie (autorisatiestructuren);
maatregelen worden getroffen voor het afschermen/vernietigen van
informatie op basis van wet- en regelgeving omtrent privacy;
conversies of migraties van informatie worden gerealiseerd;
beleid met betrekking tot informatie(beheer) wordt op- en
vastgesteld.
Het hoofd van de beheerseenheid Team Juridische Zaken ondersteunt de
vakafdelingen en de overige beheerseenheden door er op toe te zien dat
werkprocessen zodanig worden ingericht dat de gemeente zijn wettelijke
taken en plichten adequaat naleeft en dat de gemeente voldoende
maatregelen treft om zijn eigen rechtspositie te beschermen. De hoofden van vakafdelingen of teams hebben de verantwoordelijkheid om
toe te zien op naleving en actualisering van procedures rondom de
informatiehuishouding van hun afdeling/team. Bij het inrichten van
informatieprocessen betrekken zij de drie beheerseenheden. De hoofden van de drie beheerseenheden kunnen bij geconstateerde
misstanden of risico’s op het gebied van het informatiebeheer een
(ongevraagd) advies geven. Als dat niet wordt opgevolgd, zullen zij de
kwestie rapporteren aan het college.
Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit
vervalt het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Stichtse
Vecht 2012.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer
Stichtse Vecht 2016.Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente
Stichtse Vecht op 30 augustus 2016., burgemeester, secretaris