Besluit Informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht 2016

Dit besluit verstaat onder:

• a.

  archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats;

• b.

  archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995;

• c.

  archiefsysteem een digitale omgeving, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden;

• d.

  archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad op 5 juli 2016;

• e.

  archivaris de overeenkomstig artikel 32 derde lid van de Archiefwet 1995 benoemde gemeentearchivaris;

• f.

  authenticatie, authenticeren het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;

• g.

  beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met het beheer van de informatie;

• h.

  informatie de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken of de werkprocessen van de gemeente;

• i.

  (informatie)beheer het geheel aan handelingen en maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn, zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm beschikbaar kan worden gesteld;

• j.

  kwaliteitsysteem het geheel van organisatorische maatregelen die er op gericht zijn te garanderen dat het informatiebeheer en de staat van de informatie voldoen aan toetsbare eisen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 van de Archiefregeling;

• k.

  ordeningsstructuur compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende informatie, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur, overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 van de Archiefregeling;

• l.

  vorm (van de informatie) de informatiedrager waarop of wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals papier, film, of met digitale hulpmiddelen;

• m.

  werkproces een aantal samenhangende handelingen waarmee uitvoering wordt gegeven aan een gemeentelijke taak.

• 1.

  Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in dat een keer per jaar plaatsvindt.

• 2.

  Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid , op strategisch en operationeel niveau, te formuleren en vast te stellen.

• 3.

  In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd:

  • a.

    de gemeentesecretaris;

  • b.

    de streekarchivaris;

  • c.

    de directeur bedrijfsvoering;

  • d.

    een onafhankelijk deskundige (alleen bij de totstandkoming van de selectielijst).

• 1.

  Ons college bepaalt dat het kwaliteitssysteem bestaat uit het opstellen en jaarlijks actualiseren van het Beheerplan Informatiehuishouding.

• 2.

  Ons college stelt jaarlijks het geactualiseerde Beheerplan Informatiehuishouding vast en zendt een exemplaar naar de archivaris.

• 3.

  Het Beheerplan Informatiehuishouding bevat ten minste de volgende elementen:

  • a.

    de organisatie van het informatie beheer;

  • b.

    een beschrijving van de (onder)mandatering;

  • c.

    het controleren en actualiseren van procedures waarin is beschreven welke functionaris verantwoordelijk is voor informatiebeheerstaken; voorbeelden zijn procedures omtrent:

    • i.

      postafhandeling (inclusief een e-mailprocedure);

    • ii.

      dynamisch en semi-statisch archiefbeheer;

    • iii.

      overbrenging;

    • iv.

      vervanging;

    • v.

      vernietiging;

    • vi.

      beheer van de archiefruimten;

    • vii.

      koppelen van informatiesystemen;

    • viii.

      conversies;

    • ix.

      migraties;

  • d.

    de wijze waarop de authenticatie, duurzaamheid en beveiliging van de informatie wordt gewaarborgd;

  • e.

    het controleren op actualiteit en/of naleving van de volgende informatiebeheer-instrumenten:

    • i.

      Handboek Vervanging;

    • ii.

      Ordeningsstructuur (Artikel 18 Archiefregeling) inclusief een overzicht met beschrijvingen van de vindplaats, relaties met andere werkprocessen, de status en de bewaartermijn van de informatie;

    • iii.

      Metagegevensschema (Artikel 19 Archiefregeling);

    • iv.

      Het overzicht waarin de aanwezige archiefruimten en archiefsystemen worden beschreven en wordt vastgesteld of de informatie voldoende wordt beheerd.

  • f.

    een overzicht met knelpunten en een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen. Dit overzicht vormt de essentie van het beheerplan als kwaliteitssysteem: uit de toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke verbetermaatregelen getroffen moeten worden.

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatie.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

• 3.

  Het college van burgemeester en wethouders zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

• 1.

  Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd en heeft in die vorm rechtskracht. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

• 2.

  Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt in de vorm waarin de dossiervorming van dat werkproces plaatsvindt, de kopie wordt geauthenticeerd en bewaard.

• 3.

  Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

  • a.

    informatiearchitectuur;

  • b.

    informatiebeveiliging en -geheimhouding;

  • c.

    duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

• 4.

  Voor de beveiliging van informatie treft het college adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

• 1.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• 2.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte papieren archieven.

In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel namens het college de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

• 3.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

• 4.

  vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• 5.

  vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995;

• 6.

  vernietiging van informatie als bedoeld in artikel 7 lid 3 van de Archiefwet 1995;

• 7.

  bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

• 8.

  overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

• 1.

  Het college zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.

• 2.

  Het college stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de Archiefwet 1995 vastgestelde selectielijst.

• 3.

  De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Indien het college op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.

De in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in Breukelen, het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHC).

De streekarchivaris is belast met de zorg en het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.

De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

De streekarchivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Als beheerseenheden in de zin van dit besluit worden aangewezen: Team Facilitaire Zaken, Team Informatievoorziening en Automatisering en Team Juridische Zaken. De hoofden van de beheerseenheden zijn samen belast met het beheer van informatie van de gemeente voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Eindverantwoordelijke voor het beheer van informatie voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats is de directeur bedrijfsvoering.

Het hoofd van de beheerseenheid Team Facilitaire Zaken is verantwoordelijk voor:

• 1.

  het borgen van het kwaliteitsysteem (artikel 3) wat bestaat uit het jaarlijks op- en vaststellen van een Beheerplan Informatiehuishouding dat onder andere de actualiteit en naleving van kwaliteitsinstrumenten controleert en verbetermaatregelen formuleert;

• 2.

  het overbrengen, vervreemden, vervangen en vernietigen van informatie;

• 3.

  het zodanig inrichten van het DMS/zaaksysteem dat de informatie wordt ontsloten op een manier dat deze goed geordend en toegankelijk is én dat medewerkers worden ondersteund in het afhandelen van hun werkprocessen;

• 4.

  het aanleggen en onderhouden van een overzicht van de informatie van de gemeente en diens ordeningsstructuur overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling;

• 5.

  het over de informatie (laten) vastleggen:

  • a.

    wanneer het is ontvangen of opgemaakt of verzonden;

  • b.

    wie de afzender, vervaardiger of geadresseerde is;

  • c.

    op welke taak/welk werkproces het betrekking heeft en de samenhang met andere werkprocessen of informatie;

  • d.

    wat de status en het ontwikkelingsstadium is;

  • e.

    welke beheeractiviteiten hebben plaatsgevonden;

  • f.

    welke besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur wordt gebruikt om de informatie te bewaren of beheren;

  • g.

    de bewaar- of overbrengingstermijn;

  • h.

    wanneer het is vervreemd, vernietigd of is overgedragen;

• 6.

  de authenticering en routering van ingekomen, uitgaande en interne informatie;

• 7.

  het bij of krachtens de wet gegeven regels wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie;

• 8.

  het aanwijzen van archiefruimten en archiefsystemen;

• 9.

  het voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen voor de inrichting en het beheer archiefruimten en archiefsystemen;

• 10.

  een uitleenadministratie waarin wordt bijgehouden welke informatie wordt uitgeleend en die toeziet op tijdige terugbezorging ervan:

  • a.

    uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid of aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid Team Facilitaire Zaken;

  • b.

    aan het verlenen van toestemming als hierboven bedoeld kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Het hoofd van de beheerseenheid Team Informatisering en Automatisering is verantwoordelijk voor:

• 1.

  het aanschaffen, actualiseren en optimaliseren van hardware en software;

• 2.

  het functioneel en technisch beheer van organisatiebrede applicaties, infrastructuur en platforms, noodzakelijk voor het aanmaken, vastleggen en beheren van informatie;

• 3.

  Het treffen van voldoende maatregelen om de informatie van de gemeente tegen onrechtmatig gebruik van in- en externen te beveiligen.

De beheerseenheden Team Facilitaire Zaken en Team Informatievoorziening en Automatisering werken samen wanneer:

• 1.

  nieuwe applicaties of platforms worden aangeschaft of ingericht om werkprocessen mee te ondersteunen en informatie in te bewaren of beheren;

• 2.

  maatregelen worden getroffen voor het tegengaan van onrechtmatige wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie (autorisatiestructuren);

• 3.

  maatregelen worden getroffen voor het afschermen/vernietigen van informatie op basis van wet- en regelgeving omtrent privacy;

• 4.

  conversies of migraties van informatie worden gerealiseerd;

• 5.

  beleid met betrekking tot informatie(beheer) wordt op- en vastgesteld.

Het hoofd van de beheerseenheid Team Juridische Zaken ondersteunt de vakafdelingen en de overige beheerseenheden door er op toe te zien dat werkprocessen zodanig worden ingericht dat de gemeente zijn wettelijke taken en plichten adequaat naleeft en dat de gemeente voldoende maatregelen treft om zijn eigen rechtspositie te beschermen.

De hoofden van vakafdelingen of teams hebben de verantwoordelijkheid om toe te zien op naleving en actualisering van procedures rondom de informatiehuishouding van hun afdeling/team. Bij het inrichten van informatieprocessen betrekken zij de drie beheerseenheden.

De hoofden van de drie beheerseenheden kunnen bij geconstateerde misstanden of risico’s op het gebied van het informatiebeheer een (ongevraagd) advies geven. Als dat niet wordt opgevolgd, zullen zij de kwestie rapporteren aan het college.

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.

• 2.

  Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Stichtse Vecht 2012.

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Stichtse Vecht 2016.