De gemeenteambtenaar bedoeld in art. 231, tweede lid, aanhef en onderdeel b, Gemeentewet, van de belastingsamenwerking Stichtse Vecht, Weesp en Wijdemeren (BSWW);
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 “Verkeer langs elektronische weg”;
Besluit
Vast te stellen de volgende beleidsregel:
Elektronisch berichtenverkeer Belastingen en WOZ
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a.
elektronische berichten: informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer zijn uitgesloten;
- b.
functionele berichten: elektronische berichten die een medewerker uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt;
- c.
bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen en in gebreke stellingen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan;
- d.
website: de internetsite van Belastingen SWW, www.belastingensww.nl;
- e.
algemene postbus: de elektronische postbus van Belastingen SWW, die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van Belastingen SWW, maar aan de organisatie als geheel, info@belastingensww.nl ;
- f.
webformulier: het formulier dat op de website www.belastingensww.nl is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;
- g.
DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;
Artikel 2 Openstelling elektronische weg
- 1.
Berichten kunnen elektronisch naar de Belastingen SWW worden verzonden.
- 2.
Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier of via info@belastingensww.nl.
- 3.
Functionele berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de website of wanneer deze verzonden zijn naar de algemene postbus, info@belastingensww.nl
- 4.
Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:
- a.
Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden;
- b.
Berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden;
- c.
Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender;
- d.
Berichten die door de virus- en spamfilters van Belastingen SWW worden tegengehouden.
- 5.
Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:
- a.
Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 10 Mb;
- b.
Het bericht moet door de e-mailserver van Belastingen SWW verwerkt kunnen worden en
voldoen aan de geldende standaarden voor e-mailverkeer;
- c.
Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij Belastingen SWW gehanteerde pakketten en formaten;
- d.
Het e-mailadres moet herleidbaar zijn;
- e.
Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten;
- f.
Berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.
Artikel 3 Ondertekening
1.van webformulieren:
Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht, wordt aangemerkt de DigiD.
2.van bestuurlijke berichten via info@belastingensww.nl:
Als handtekening ter ondertekening van bestuurlijke berichten via info@belastingensww.nl wordt aangemerkt een gescande natte handtekening.
Artikel 4 Wijze van verzending van aanvullende informatie
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen alleen digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier. Een combinatie van het gebruiken van het webformulier voor elektronisch berichtenverkeer en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is niet mogelijk, tenzij berichten groter zijn dan 10Mb.
Artikel 5 Ontvangstbevestiging
- 1.
Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier op de website wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.
- 2.
Als tijdstip van ontvangst van een digitaal bezwaarschrift geldt het tijdstip waarop het digitaal bezwaar op de server van Belastingen SWW binnenkomt.
Artikel 6 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
Artikel 7 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Vastgesteld op 15 juli 2016
De in artikel 231, tweede lid, onderdeel b, van de Gemeentewet bedoelde gemeenteambtenaar
G.M Plukker-Klein Meuleman