Reglement Adviescommissie Evenementen Overijssel 2017-2019
Artikel 1. Instelling adviescommissie
Gedeputeerde Staten stellen de Adviescommissie Evenementen Overijssel 2017-2019 (hierna te noemen: commissie) in.
Artikel 2. Taken en bevoegdheden commissie
- 1.
De commissie heeft als taak het uitbrengen van een gemotiveerd advies over de selectie van beeldbepalende en potentieel beeldbepalende cultuur- en sportevenementen in Overijssel op basis van aanmeldingen aan de hand van door Gedeputeerde Staten vastgestelde selectiecriteria.
- 2.
Gedeputeerde Staten kunnen bij de uitvoering van het evenementenbeleid 2017-2019 over andere onderdelen van het beleid de commissie vragen advies uit te brengen.
Artikel 3. Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit 5 leden.
- 2.
De commissie bestaat uit leden met expertise ten aanzien van de thema's marketing, cultuur, sport, vrijetijdseconomie en evenementenbranche.
- 3.
Gedeputeerde Staten benoemen de leden.
- 4.
Gedeputeerde Staten benoemen één van de leden van de commissie als stemgerechtigde voorzitter.
Artikel 4. Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden betreft de gehele looptijd van het Evenementenbeleid 2017-2019 vanaf 24 augustus 2016.
- 2.
Indien een lid tussentijds zijn/haar functie neerlegt, wordt hij/zij door een nieuw door Gedeputeerde Staten te benoemen lid vervangen.
- 3.
Het lidmaatschap van de commissie eindigt op verzoek van het vertrekkende lid of indien Gedeputeerde Staten hiertoe besluiten. Gedeputeerde Staten besluiten hiertoe op verzoek van een meerderheid van de leden.
Artikel 5. Voorzitter
- 1.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het bewaken van de deugdelijkheid van de advisering in brede zin;
- c.
het ondertekenen van het advies.
- 2.
De voorzitter geeft, op uitnodiging van Gedeputeerde Staten, een toelichting aan Gedeputeerde Staten over de adviezen van de commissie.
Artikel 6. Commissiesecretariaat
- 1.
Ter ondersteuning van de commissie fungeert een commissiesecretariaat, dat werkzaam is onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten.
- 2.
Het commissiesecretariaat verzorgt:
- a.
de organisatie en voorbereiding van de vergadering;
- b.
het in overleg met de voorzitter opstellen en tijdig (digitaal) verspreiden van de agenda en de bijbehorende stukken, waaronder de aanmeldingsformulieren van evenementen-organisaties, inclusief eventuele bijlagen;
- c.
verslaglegging van de vergadering, inclusief advies.
Artikel 7. Vergadering commissie
- 1.
De voorzitter en het commissiesecretariaat schrijven de vergadering uit en stellen de agenda samen.
- 2.
In de week voorafgaand aan de vergadering van de commissie worden de benodigde stukken aan de leden toegezonden.
- 3.
De commissie brengt binnen één week na de laatste vergadering hun advies voor Gedeputeerde Staten uit. Het advies is vertrouwelijk totdat Gedeputeerde Staten een besluit genomen hebben op basis van het advies .
- 4.
De commissie wijst een plaatsvervangende voorzitter uit hun midden aan. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.
- 5.
Vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
- 6.
Voor het begin van de gezamenlijke vergadering tekenen de leden en de voorzitter de presentielijst.
Artikel 8. Werkwijze commissie
- 1.
Om tot advisering te kunnen overgaan dienen minimaal drie stemgerechtigde leden aanwezig te zijn, waarvan in elk geval de leden voor de thema's cultuur en sport.
- 2.
Teneinde de onafhankelijkheid en integriteit te waarborgen dienen de leden van de commissie zich te onthouden van alle activiteiten die tot een verstrengeling van belangen zouden kunnen leiden.
- 3.
De leden van de commissie dienen bij directe of indirecte persoonlijke belangen of betrokkenheid bij één of meer aanmeldingsformulieren dit aan de voorzitter te melden.
- 4.
Het commissielid zoals bedoeld in lid 3 onthoudt zich van de beraadslagingen over alle aanmeldingen. Bij twijfel over de aard van de betrokkenheid beslist de voorzitter over de deelname aan de beraadslagingen.
- 5.
De melding van een persoonlijk belang of betrokkenheid wordt expliciet opgenomen in het verslag van de vergadering.
- 6.
De voorzitter en de leden ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.
Artikel 9. Beoordelingsprocedure aanmeldingen
- 1.
Op basis van de selectiecriteria beoordeelt de commissie alle aanmeldingen.
- 2.
Gedeputeerde Staten doen over besluiten die zij naar aanleiding van de adviezen van de commissie nemen, zo spoedig mogelijk mededeling aan de commissie. Indien zij afwijken van adviezen van de commissie, motiveren zij die afwijking.
Artikel 10. Vergoedingen
- 1.
Alle commissieleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering een vergoeding die gelijk staat aan driemaal een bijdrage conform artikel 13 juncto artikel 2, tweede lid van het Rechtspositiebesluit Staten- en Commissieleden per bijgewoonde vergadering (is één dagdeel).
- 2.
De commissieleden kunnen gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een vergadering , declareren bij de provincie Overijssel. Daarbij wordt uitgegaan van reizen met het openbaar vervoer (1e klas). Vervoersbewijzen dienen te worden meegestuurd. Indien reizen per openbaar vervoer niet mogelijk is, kunnen leden van de commissie een vergoeding krijgen per afgelegde kilometer conform artikel 2 van de Reisregeling binnenland (BZK).
Artikel 11. Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement beslist de meerderheid der leden.
Artikel 12. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking één dag na publicatie in het Provinciaal blad.
Artikel 13. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement Adviescommissie Evenementen Overijssel 2017-2019.