Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | ONDERMANDATENREGELING SECTOR INWONERS 2012, versie X, september 2016 |
Citeertitel | ONDERMANDATENREGELING SECTOR INWONERS 2012, versie X, september 2016 |
Vastgesteld door | gemandateerde functionaris |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Verleende (onder)mandaten |
Deze wijziging bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Het historisch overzicht van deze regeling is incompleet.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-02-2017 | 04-05-2021 | bijlage A | 10-02-2017 | . | |
08-09-2016 | 16-02-2017 | nieuwe regeling | 25-08-2016 | . |
ONDERMANDATENREGELING SECTOR INWONERS 2012, versie X, september 2016
Gelet op de besluiten van de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van 20 december 2011 tot vaststelling van en van 4 december 2012, 25 juni 2013 en 5 april 2016 tot wijziging van de Mandatenregeling 2012;
gelet op de besluiten van het college van 6 nov.2012 (afd.PUZA vlg.nr.32); 19 juni 2012 (drempelbedragen Besluit regeling (sub)budgethouders); 31 jan.2012 (afd. OCSW vlg.nr. 8); 27 april 2010 (afd.OCSW vlg.nr. 20) en 1 sept.2009 (afd. OCSW vlg.nr.19);
gelet op de besluiten van de directeur Inwoners tot vaststelling/wijziging van de Ondermandatenregeling sector Inwoners 2012 van 21 december 2011, 3 juli 2012, 8 augustus 2012, 5 september 2012, 15 november 2012, 28 mei 2013, 25 juli 2013, 26 juni 2014 en 25 augustus 2016;
gelet op het besluit van het college van 17 november 2015 tot vaststelling van het overzicht van de onderlinge vervanging van de ambtelijke organisatie en alle eerdere besluiten tot onderlinge vervanging in te trekken;
gelet op de nieuwe functie(s)(omschrijvingen) binnen de afdeling Werk, inkomen en zorgverlening als gevolg van de reorganisatie in 2016;
Geldend per ….. september 2016, t.w. daags na publicatie besluit van de directeur Inwoners van 25 augustus 2016 in het digitale Gemeenteblad op ……september 2016.
In deze geconsolideerde versie X van de Ondermandatenregeling Inwoners 2012, zijn de wijzigingen ten opzichte van versie IX(in rood), aanvullingen (in blauw) en vervallen teksten/bevoegdheden (doorgehaald) verwerkt uit:
1. Het Wijzigingsbesluit 2016 Mandatenregeling gemeente Weert
2. het besluit van de directeur sector Inwoners van …..augustus 2016.
Tekstuele bepalingen uit gewijzigde Mandatenregeling 2016
Artikel 10:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht geeft aan, dat onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Dit impliceert in feite reeds dat het bestuursorgaan ter zake regels kan stellen of beperkingen opleggen. Om hierin volledig duidelijk te zijn, heeft de wetgever in artikel 10:6 Algemene Wet Bestuursrecht toch nog eens het volgende bepaald:: "de mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid”
De algemene instructie, die geldt voor alle mandaten, houdt in, dat:
Verder gelden de volgende voorschriften:
Voor een aantal mandaten en ondermandaten als bedoeld onder “Algemeen Bestuur Personeel” geldt dat vooraf advies is vereist van de afdeling Personeel, Informatie en Facilitair (PIF). Dit advies wordt schriftelijk gemotiveerd. Indien advies en voorgenomen besluit niet met elkaar in overeenstemming zijn, wordt van het mandaat/ondermandaat geen gebruik gemaakt.
Volgens artikel 10:9 Algemene Wet Bestuursrecht kan de mandaatgever toestaan dat ondermandaat wordt verleend.
Voor ondermandaat gelden dezelfde regels als voor mandaat.
Het verlenen van ondermandaat houdt in dat er wordt doorgemandateerd van directeur naar afdelingshoofd, teamleider of medewerker.
Het initiatief hiertoe ligt bij de directeur, waarbij het bestuursorgaan vooraf toestemming dient te verlenen.
Voordat ondermandaat wordt verleend pleegt de directeur overleg met de betreffende portefeuillehouder.
Eventuele afspraken worden vastgelegd in het ondermandatenbesluit.
Mandaat wordt verleend aan de directeur. Ondermandaat aan afdelingshoofd, teamleider of medewerker.
Ondermandaat aan de medewerker is – behoudens uitzondering - een persoonlijk mandaat, verleend aan een bepaalde medewerker. Mandaat aan de directeur c.q. ondermandaat aan het afdelingshoofd en teamleider wordt in feite toegekend aan een functie.
Dat wil zeggen dat bij afwezigheid van directeur of afdelingshoofd hun plaatsvervangers de aan deze functionarissen verleende mandaten kunnen uitoefenen.
Bij ondermandaat aan medewerkers en teamleiders geldt dit ondermandaat bij hun afwezigheid niet automatisch voor degenen die hen geheel of gedeeltelijk vervangen.
Is dit wel gewenst dan dient hierin in het besluit van de directeur tot het verlenen van ondermandaat te worden voorzien.
Bij vervanging moet niet de eigen functie maar die van degene die vervangen wordt, vermeld worden.
De mandatenlijst bevat niet uitsluitend mandaten, maar ook machtigingen en volmachten.
Bij elk van deze rechtsfiguren wordt er een bevoegdheid aan een ander toegekend om deze - namens het bestuursorgaan in dit geval - uit te oefenen.
Bij mandaat gaat het om het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 1:3 Algemene Wet Bestuursrecht.
Volmacht wordt verleend voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Een machtiging wordt verleend voor feitelijke handelingen, zoals vertegenwoordiging tijdens rechtszaken, het voeren van correspondentie, het geven van inlichtingen etc.
Omdat er in artikel 10:12 van de Algemene Wet Bestuursrecht is bepaald dat de afdeling, die betrekking heeft op mandaat, van overeenkomstige toepassing is op volmachten en machtigingen kunnen deze zonder bezwaar in de lijst opgenomen blijven.
Besluit regeling (sub)budgethouders 2006
Jaarlijks worden door de raad via het vaststellen van de begroting budgetten beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken. Dit zijn budgetten op programmaniveau. Via de sectorplannen worden de budgetten verder uitgesplitst op productniveau. De sectorplannen worden door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Daarnaast worden door de raad kapitaalkredieten beschikbaar gesteld voor uitvoering van specifiek benoemde taken/producten. Ook deze kredieten zijn aan te merken als voor uitvoering van gemeentelijke taken beschikbaar gestelde budgetten. Voor een goed beheer van de (deel)budgetten worden (sub)budgethouders aangewezen.
In het Organisatiebesluit is vastgelegd dat burgemeester en wethouders nadere regels moeten vaststellen met betrekking tot de bevoegdheden, verantwoordelijkheden en taken van de budgethouders. Hieraan wordt invulling gegeven door het “Besluit regeling (sub) budgethouders”, dat hierna is weergegeven.
Analoog aan de mandaatregeling worden de directeuren aangewezen als budgethouders voor alle budgetten betrekking hebbende op producten en/of taken welke tot de beleidsvelden van de concernstaf c.q. betreffende sector behoren. De budgethouders kunnen sub-budgethouders aanwijzen. Met betrekking tot de in artikel 7 vastgestelde maximumbedragen is aansluiting gezocht bij het vigerende gemeentelijk aanbestedings- en inkoopbeleid. Dit beleid wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld.
BESLUIT REGELING (SUB)BUDGETHOUDERS
Burgemeester en wethouders van Weert;
Gelet op de vigerende regelgeving ten aanzien van de ambtelijke organisatie, de administratie en het beheer van vermogenswaarden én de controle hierop;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling inzake (sub) budgethouders van de gemeente Weert;
De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake lasten en verplichtingen inzake baten.
Onder budget wordt verstaan een door burgemeester en wethouders aan een (sub)budgethouder toegekende taakstelling op basis van de productenbegroting.Tot de taakstelling worden tevens gerekend de prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en voorschriften, opgenomen in de omschrijving en toelichting van de begroting.
De (sub)budgethouder gaat niet eerder verplichtingen aan dan nadat ter zake een toereikend budget beschikbaar is.
Verplichtingen worden aangegaan met inachtneming van de gestelde regels in het aanbestedings- en inkoopbeleid.
De (sub)budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen vast door middel van het invullen of opstellen van bestelbonnen of orderbrieven.
Afdeling Financiën/de financiële sectorconsultent ondersteunt de (sub)budgethouders omtrent gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het toegekende budget, rekening houdend met de aangegane verplichtingen. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en/of baten, afwijkingen in prestatie-eenheden en kostendekkingspercentages en overige kengetallen.
De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van de teksten in de planning- en control-documenten, het periodiek opstellen van een overzicht van de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen, een en ander met ondersteuning van de werkeenheid managementondersteuning van de sector. De (sub)budgethouder voorziet een en ander van analyses en toelichting met ondersteuning van de afdeling Financiën/financiële sectorconsulent. Burgemeester en wethouders bepalen de frequentie waarmee omtrent het bovenstaande gerapporteerd dient te worden, De coördinatie van deze rapportage aan burgemeester en wethouders wordt verzorgd door de afdeling Financiën.
Het Besluit regeling budgethouder komt kort samengevat neer op het volgende.
B&W wijzen de directeuren aan als budgethouder van budgetten betrekking hebbende op producten en/of taken welke tot het beleidsveld van de concernstaf c.q. betreffende sector behoren. De budgethouders kunnen sub-budgethouders aanwijzen. De (sub)-budgethouder is verantwoordelijk voor het aangaan van verplichtingen (het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten)
De (sub) budgethouder moet hierbij het volgende in acht nemen:
Opdrachtverstrekking vindt plaats conform de door burgemeester en wethouders en/of in de betreffende ondermandatenregeling vastgestelde maximumbedragen.
De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het periodiek opstellen van de werkelijke uitkomsten van het budget, inclusief prestaties, kengetallen en analyses.
Bij afwijkingen kapitaalkredieten dienen ten aanzien van informatieverstrekking aan raad en/of college de uitgangspunten gehanteerd te worden zoals deze zijn geformuleerd in “bijlage A Rapportage afwijkingen kredieten” bij de “Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert”.
Ook dient de raad geïnformeerd te worden over verschuivingen tussen producten die hoger zijn dan 10% van het budget met een minimum van € 25.000,- (art. 7 van de “Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert”).
(Aandachtspunt m.b.t. invullen sub-budgethouders :
- de afdelingshoofden zijn uit hoofde van hun functie aangewezen als sub-budgethouder dus niet op naam maar op functie in de lijst opnemen; alle overigen moeten op naam als sub-budgethouder worden opgenomen.)
Ondertekening van besluiten, brieven etc
Alle stukken moeten steeds ondertekend worden met:
Namens burgemeester en wethouders van Weert
Namens de burgemeester van Weert
handtekening, naam en functie van (onder)gemandateerde.
Bij ondermandaat is het niet nodig om dit in de ondertekening tot uiting te brengen. Het besluit geldt immers als een besluit van het bestuursorgaan. Bij ondermandaat ondertekent de ondergemandateerde namens het bestuursorgaan en niet namens degene van wie hij de bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen. Bij (functionele) vervanging moet niet de eigen functie maar die van degene die vervangen wordt, vermeld worden.
Ondertekening dient plaats te vinden met een “echte” handtekening. Gebruik van een stempel is niet toegestaan. Alle standaardbrieven moeten zo nodig worden aangepast.
Het is van groot belang dat de regels die gelden voor mandaat zorgvuldig in acht worden genomen. Steeds vaker worden besluiten door de rechter geschorst of vernietigd omdat uit het besluit niet blijkt dat de beslissing krachtens mandaat is genomen, omdat er niet kan worden aangetoond dat er mandaat is verleend of omdat de daarvoor geldende regels niet zijn nageleefd.
Deze regels treft u aan in Afdeling 10.1 en verder van de Algemene Wet Bestuursrecht, in de hiervoor genoemde "Algemene Instructie" en in de voor sommige mandaten geldende bijzondere instructie. De bijzondere instructie is opgenomen in het besluit tot mandaatverlening en – voor zover mogelijk - in de kolom "specifieke bepalingen" van de mandatenlijst.
Met nadruk wordt gewezen op artikel 3:42 van de Algemene Wet Bestuursrecht. Hierin is bepaald dat: "de bekendmaking van besluiten van een niet tot de centrale overheid behorend bestuursorgaan die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, geschiedt door kennisgeving van het besluit of van de zakelijke inhoud ervan in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws - of huis-aan-huisblad, dan wel op een andere geschikte wijze. Elektronische bekendmaking vindt uitsluitend plaats in een van overheidswege uitgegeven blad, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.”
In navolging op de sinds 1 januari 2014 geldende verplichting voor overheden gebruikt de gemeente Weert een elektronisch gemeenteblad (www.officiëlebekendmakingen.nl) voor álle 'officiële' wettelijk vereiste bekendmakingen en andere kennisgevingen.
In artikel 2:74 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht is de mogelijkheid opgenomen om te volstaan met alleen elektronische publicatie, tenzij er een wettelijk voorschrift is dat anders bepaalt. De gemeente Weert kent de Verordening bekendmaking gemeente Weert 2015. Deze verordening dient als wettelijke basis, om daar waar de mogelijkheid wettelijk wordt geboden, te volstaan met het uitsluitend elektronisch publiceren.
Wetten en andere regelingen treden pas in werking nadat zij zijn bekendgemaakt. De gemeente Weert publiceert haar bekendmakingen op internet. Daarnaast wordt een deel van de bekend-makingen ook nog gepubliceerd in 1Weert (als service voor de burgers, in een kortere versie).
Deze procedure geldt ook voor vaststelling van de (onder)mandatenregeling en/of afzonderlijk verleende (onder)mandaten/machtigingen. Bij de kennisgeving wordt het (onder)mandaatbesluit/de (onder)mandatenlijst ter inzage gelegd en opgenomen in het gemeentelijke regelingenbestand en/of de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). Bij aanvullingen/wijzigingen van de (onder)mandaten(lijst) in de toekomst dient dezelfde procedure te worden gevolgd.
Voor (onder)mandaat en (sub)budgethouderschap gelden, naast de specifieke bepalingen in dit besluit, de instructies en het Besluit regeling (sub)budgethouders, zoals opgenomen in de geldende mandatenregeling.
De personen zoals vermeld op bijlage 1. van dit besluit, waarbij de afdelingshoofden worden aangewezen als mede-subbudgethouder voor de subbudgethouders van de eigen afdeling.
(Opmerking:Bijlage 1 is niet meer actueel. De (sub)budgethouders worden inmiddels toegewezen op basis van een invulformulier van afdeling Financiën, getekend door afdelingshoofd of sectordirecteur).
Versie X van de geconsolideerde Ondermandatenregeling Inwoners 2012, is in werking getreden per … september 2016, na publicatie besluit van …. Augustus 2016.
Zie hiervoor het actuele “Overzicht van de onderlinge vervanging van het management van de ambtelijke organisatie” onder ‘Verordeningen’ op de gemeentelijke website.
Bij vervanging van directeuren en afdelingshoofden (=functionele vervanging), moet niet de eigen functie maar die van degene die vervangen wordt, worden vermeld.
Bij afwezigheid van een teamleider, vervangt het betreffende afdelingshoofd.
Bijlage 1. van deze regeling is niet meer (geheel)actueel. De (sub)budgethouders worden inmiddels toegewezen op basis van een invulformulier van afdeling Financiën, getekend door afdelingshoofd of sectordirecteur.
Bijlage 1. “Ondermandatenregeling sector Inwoners 2012, versie VIII”,
OVERZICHT actuele (MEDE)(SUB)BUDGETHOUDERS en (MEDE)BEOORDELAARS SECTOR INWONERS
AFDELING ONDERWIJS, CULTUUR, SPORT EN WELZIJN (OCSW)
Beoordelaar Grpcode mede-beoordelaar
AFDELING WERK, INKOMEN EN ZORGVERLENING (WIZ)
Beoordelaar Grpcode mede-beoordelaar
De verplichtingen van (sub)budgethouders, zijn geregeld in het BESLUIT REGELING (SUB)BUDGETHOUDERS (opgenomen in de vigerende Mandatenregeling).
De bevoegdheid van (sub)budgethouders tot het aangaan van (externe) verplichtingen, is geregeld in de(ze) (onder)mandatenregeling onder ALGEMEEN BESTUUR, VlgNr. 24.