CVDR41579_1Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2008nlregelingTynaarlo2017-09-26TynaarloOostermoer, 19-12-2007Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2008Gemeentewet, artikel 33gemeenteraadfinanciën en economie2007-11-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-01-01OnbekendRaadsvergadering, agendapunt, 10-12-2007GeenVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2008Raadsbesluit nr. 7Betreft: De raad van de gemeente Tynaarlo;gelezen het voorstel van het Presidium van 25 september 2007; overwegende dat het wenselijk is om in het kader van dualisering van het
gemeentebestuur nieuwe regels te stellen met betrekking tot ambtelijke
bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde
groeperingen;gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;B E S L U I T:vast te stellen de volgende verordening:Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
20081:Ambtelijke bijstand11.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt
hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie
kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één
of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo
spoedig mogelijk verlenen.21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de
secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de
bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de
raad.
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd
deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier
en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het
verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo
spoedig mogelijk over het verzoek.41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling
aan de secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over
de zaak.5Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand als bedoeld in
artikel 1, derde lid. 6De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst Informatie over de verleende ambtelijke bijstand.
7Indien het college of leden van het college informatie wensen over
een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven
advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken
raadslid.2:Fractieondersteuning81.De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van
orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als
tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie. 2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke
fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per
raadszetel. Voor het jaar 2008 bedraagt het vast deel €
1.500,-- per fractie, en het bedrag per raadszetel €
150,-. De raad kan deze bedragen jaarlijks
aanpassen.9
Fracties besteden de bijdrage om hun
volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende
rol te versterken.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke
bepalingen en overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke
partijen verbonden instellingen of natuurlijke
personen anders dan ter vergoeding van prestaties
(diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de
fractie op basis van een gespecificeerde, reële
declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit
vergoedingen die de leden ingevolge het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden
toekomen;
opleidingen voor individuele raads- en commissieleden.
10
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari
van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar
verstrekt.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het
voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand
waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na
de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen
raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de
overige maanden van dat jaar. 3.Het voorschot wordt
verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren
waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.
111. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand
na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand
waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8,
tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie
verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het
aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling
die volgt uit het tweede lid. 121. De fractie kan het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de
bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in
volgende jaren reserveren. 2. De reserve is niet groter dan 50% van de bijdrage die de fractie
in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8. 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot
uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat
jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats. 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die
onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het
oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden
dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer
bedraagt dan 50% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in
het voorgaande kalenderjaar ontving. 131.Elke fractie legt binnen twee maanden na het einde van het
kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de bijdrage
voor fractieondersteuning onder overlegging van een
verslag.2.Dit verslag bestaat uit:a.de bankafschriften (beginsaldo, mutaties, eindsaldo);b.facturen en eventuele andere bewijsstukken van de gedane
uitgaven;c.een toelichting om te kunnen vaststellen of de uitgaven zijn
gedaan in overeenstemming met artikel 9.3.Voor de verwerking van inkomsten en uitgaven houdt elke fractie
een aparte bankrekening bij.4.Controle van het verslag als bedoeld in lid 2 vindt plaats door
de afdeling Bestuur en Management Ondersteuning inclusief een
toets of de uitgaven zijn gedaan in overeen-stemming zijn met
artikel 9.5.Het controlerapport als bedoeld in lid 3 wordt voorgelegd aan
het Presidium van de gemeenteraad. Het Presidium stelt
vervolgens vast:a.de uitgaven van een fractie die uit de bijdrage bekostigd
zijn;b.de wijziging van de reserve; c.de resterende reserve; d.de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en
het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de
terugvordering.6.Het besluit van het Presidium wordt ter kennis van de
gemeenteraad gebracht. 7.Indien de vaststelling van de uitgaven als bedoeld in lid 5,
onder a, afwijkt van het verslag van de fractie(s) besluit de
gemeenteraad over de vaststelling.3:Slotbepaling14
Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de
ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2008”
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari
2008
De “verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning 2002”, vastgesteld bij raadsbesluit van
10 september 2002, en nadien gewijzigd, in te trekken.
Vries, 27 november 2007.De raad voornoemd,J.Rijpstra, voorzitter.J.L. de Jong, griffier.Artikelgewijze toelichting Verordening op de ambtelijke bijstand en
de fractieondersteuning 2008Ambtelijke bijstandArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat
om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of
afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met
de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de
reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier
overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid
bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet
openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een
regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Er is
voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het
bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van
de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft
gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten
wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere
ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand
verleent moeten aanwijzen De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in
de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de
verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De
griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de
reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het
college. Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich
voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is
aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van
ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de
rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en
indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de
gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af
te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan
zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een
hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn
eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen
instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg
te voeren met de secretaris.Artikel 5 Door aan iedere raadslid recht op ambtelijke bijstand door de reguliere
ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden
dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Artikel 6In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken
portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend
door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien
de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de
dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt
gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de
secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt
gemaakt.Artikel 7Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit
kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden
onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de
dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De
mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een
verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand
geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door
collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen
over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat
collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid
wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een
extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om
ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel
onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van
ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak.
Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het
college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.FractieondersteuningArtikel 8Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De
hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de
gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden
vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een
variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt
zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties
meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij
voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.Artikel 9De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de
inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is
wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een
aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden.
Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage
verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen
vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit
raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en
96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen
bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en
dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze
inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden.
Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van
gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht,
aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties
moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties
eventueel ondersteunen.Artikel 10De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt
het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het
aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat
het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar
verrekend worden.Artikel 11Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan
veranderde ver-houdingen in de raad. De regeling heeft tot
gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over
de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de
bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties)
gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale
bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt
dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot
direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel
van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en
zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het
kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de
verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Artikel 12De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag
zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum
gebonden (50%).Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt
omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid
regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw
ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen
plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de
reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat
geval de reserve verdeeld moet worden. Artikel 13De controle van het verslag kan worden met de controle op de
jaarrekening. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een
verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien
niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad
verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen
terugvorderen. Controle door de accountant is vervangen door een controle van de
gemeentelijke afdeling, mede vanwege de geringe omvang van het budget.
Het interne controlerapport wordt voorgelegd aan het agendaoverleg
(presidium), die de uitgaven definitief vaststelt; dit besluit gaat
vervolgens ter kennisneming naar de gemeenteraad. Artikel 14Dit artikel behoeft geen toelichting.Vries, 27 november 2007.20071127verordening ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning