CVDR415455_1Beleidsregels invordering privaatrechtelijke vorderingen gemeente LeeuwardennlregelingLeeuwarden2017-05-17LeeuwardenBeleidsregels invordering privaatrechtelijke vorderingen gemeente LeeuwardenOnbekendgemandateerde functionarisfinanciën en economie2016-08-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-08-04nieuwe regelingOnbekendGeen Beleidsregels invordering privaatrechtelijke vorderingen gemeente Leeuwarden Beleidsregels invordering privaatrechtelijke vorderingen gemeente Leeuwarden  Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd
  • Burgerlijk Wetboek
  • Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering
    • 1 Algemeen De beleidsregels met betrekking tot de privaatrechtelijke invordering bieden een duidelijk kader ter ondersteuning van de dagelijkse praktijk. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beperkt voor inconsequente gedragslijnen met betrekking tot de invordering en financieel administratieve verantwoording van de nota’s van de Gemeente Leeuwarden. Privaatrechtelijke vorderingen komen voort uit overeenkomsten naar burgerlijk recht, tot dienstverlening of leveringen van producten door de gemeente aan derden, waarvoor de gemeente een vergoeding factureert. 1.1 Opmerkingen vooraf
  • Privaatrechtelijke invordering vindt plaats op grond van het Burgerlijk Wetboek en Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering.
  • Met ‘factuur’ of ‘nota’ wordt de door de gemeente in rekening gebrachte dienst dan wel product bedoeld.
  • Met ‘debiteur’ kan ook zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger of de aansprakelijkgestelde worden bedoeld.
  • Voor verzending van de invorderingsbescheiden wordt gebruik gemaakt van de diensten van postbezorgbedrijf, tenzij de wet anders voorschrijft. Hiermee ligt de bewijslast, bij geen (volledige) ontvangst van het invorderingsbescheiden, te allen tijde bij de debiteur.
  • De hierna volgende beleidsregels en richtlijnen zijn gebaseerd op de genoemde wetten en wetsartikelen, alsmede op de Grondwet, de Algemene Wet Bestuursrecht, de Algemene Termijnenwet, het Wetboek van Koophandel, de Ambtenarenwet, de Faillissementswet en sociale wetgeving.
  • De medewerker die verantwoordelijk is voor de invordering, hierna te noemen als medewerker invordering.
    •      1.2 Algemene uitgangspunten van het invorderingsbeleid
  • Als een openstaande nota op verschillende wijzen kan worden ingevorderd, dient te worden gekozen voor de meest effectieve en efficiënte invorderingsbehandeling, tenzij het belang van de invordering daardoor zou worden geschaad. Belangrijke indicatoren van effectiviteit en efficiency zijn eenvoud, snelheid en een lage kostprijs.
  • Derden dienen niet onnodig te worden betrokken bij de invordering. Dit betekent echter niet dat met invorderingsmaatregelen, waarbij derden betrokken zijn, zo lang mogelijk moet worden gewacht.
  • Hoewel de ambtenaar, welke belast is met invordering, bij het invorderen rekening kan houden met persoonlijke omstandigheden van de debiteur, is zijn taak er in de eerste plaats op gericht om er zorg voor te dragen dat een openstaande vordering, binnen de gestelde termijnen, wordt voldaan.
  • Met betrekking tot aansprakelijkgestelden en andere derden vindt de invordering voor een groot deel op overeenkomstige wijze plaats ten aanzien van de debiteur. Ter wille van de leesbaarheid is op de daarvoor geëigende plaatsen vermeden tevens de aansprakelijkgestelden en andere derden te noemen, zonder dat hiermee wordt beoogd de toepasselijkheid van die voorschriften op de invordering met betrekking tot aansprakelijkgestelden en andere derden te beperken.
    •      2 Invorderingstraject Wanneer een nota niet binnen de daartoe gestelde termijnen wordt betaald, wordt overgegaan tot vervolging van de debiteur middels het uit handen geven van de vordering aan het incassobureau. 2.1 Invorderingsprocedure De medewerker invordering tracht voor zover mogelijk de onderstaande volgorde van maatregelen t.b.v. de invordering aan te houden: 1. Vervaardiging en verzending 1e betalingsherinnering. 2. Controle naam/adres/woonplaats/datum van inschrijving (na elk retour ontvangen stuk). 3. Bij uitblijven van betaling worden stappen 1 en 2 herhaald voor de 2e betalingsherinnering. 4. Wanneer na de 2e betalingsherinnering de nota nog niet is voldaan wordt contact opgenomen met de budgethouder of kredietbeheerder (interne opdrachtgever vordering) om situatie te bespreken. 5. Na contact met budgethouder of kredietbeheerder wordt telefonisch contact opgenomen met de debiteur om situatie te bespreken. 6. Wanneer blijkt dat de vordering (al dan niet tijdelijk) ingetrokken dient te worden, dient te worden vastgesteld wat de reden hiervoor is:6.B.1 indien de nota niet opgesteld had mogen worden dient deze te worden gecrediteerd;6.B.2 indien de nota juist is opgesteld dient deze als oninbaar te worden aangemerkt. 7. Wanneer na de 3e betalingsherinnering de nota nog niet is voldaan wordt de vordering uit handen gegeven aan het incassobureau. Inzet van het incassobureau strekt zich tot reguliere inningactiviteiten en indien noodzakelijk, op expliciet verzoek van de medewerker invordering, tot het nemen van gerechtelijke stappen. 8. Bij inning van de vordering dienen de ontvangsten geboekt te worden op betreffende nota. 9. Indien de vordering oninbaar blijkt te zijn: 9.a. controle van eventuele verhaalsmogelijkheden; 9.b. voorstel maken om betreffende nota oninbaar te verklaren (aan gemandateerde ambtenaar).
    2.2 Tijdspad invordering Om de inkomsten te maximaliseren is het van belang om de openstaande nota’s goed te volgen. Door tijdig de herinneringen te verzenden zullen de inkomsten worden gemaximaliseerd en het oninbare bedrag worden beperkt. Streeftijdstippen met betrekking tot de invordering: Tijd Omschrijving Actie Dag 0 Dagtekening nota Versturen nota Dag 30 Vervaldatum nota   Dag 37 Einde controletermijn ontvangst nota Versturen 1e betalingsherinnering Dag 47 Betaaltermijn 1e betalingsherinnering verlopen   Dag 54 Einde controletermijn ontvangst 1e herinnering Versturen 2e betalingsherinnering Dag 70 Betaaltermijn 2e betalingsherinnering verlopen Controletermijn 14 dagen vangt aan Dag 84 Einde controletermijn ontvangst 2e herinnering Contact opnemen met budgethouder Dag 90 Verificatie geschil of toezeggingen Telefonisch contact met debiteur Dag 100 Einde controletermijn telefonisch contact Vordering uit handen geven aan Flanderijn
    2.3 De betalingsherinneringen De betalingsherinnering is op naam gesteld van de natuurlijke- of rechtspersoon die op de nota is vermeld of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger. Voor het versturen van een betalingsherinnering is geen minimum bedrag vastgesteld. Als na de vervaldag van de nota het verschuldigde bedrag niet of in onvoldoende mate is voldaan, wordt binnen 7 dagen na de vervaldatum van de nota de 1e herinnering gestuurd. De vervaldatum van de 1e herinnering is 10 dagen na dagtekening van deze herinnering. De 2e betalingsherinnering wordt binnen 7 dagen na de vervaldatum van de 1e herinnering verstuurd en kent een vervaldatum van 16 dagen na dagtekening van deze herinnering. Daarna volgt de “telefonische herinnering”. 2.4 De telefonische herinnering (3e herinnering) In geval van effectiviteit en wenselijkheid heeft de medewerker invordering de mogelijkheid om, naast het schriftelijke herinneringsproces, op elk moment van het invorderingstraject voorafgaand aan het incassobureau, over te gaan tot telefonisch manen. Er zal in ieder geval na het uitblijven van een betaling na het versturen van de 2e betalingsherinnering telefonisch contact met de debiteur worden opgenomen. 2.5 Het incassobureau De gemeente Leeuwarden maakt gebruik van een externe incassopartij. Na het, ondanks verzending van twee betalingsherinneringen en het contact te hebben gelegd met de debiteur, onbetaald blijven van de vorderingen worden deze uit handen gegeven aan Deurwaarderskantoor Flanderijn te Heerenveen, waar het gehele gerechtelijke invorderingstraject in behandeling wordt genomen. Indien de vordering 15 dagen na de vervaldatum van de telefonische herinnering nog steeds niet voldaan is, wordt de vordering door de medewerker invordering ter verdere inning uit handen gegeven aan het incassobureau. Vanaf deze invorderingsfase worden vervolgingskosten bij de debiteur in rekening gebracht. Hierbij geldt dat de kosten van invordering zoveel mogelijk worden verhaald op de nalatige debiteur. Redenen hiervoor liggen in het beginsel van gelijke behandeling en het ‘uitstralingskarakter’ door duidelijk te laten blijken dat de Gemeente elke vordering gelijk bewaakt. Indien vooraf blijkt dat in redelijke mate vaststaat dat de opbrengsten niet op zullen wegen tegen de kosten wordt de vordering als niet te incasseren beschouwd en zal het incassobureau de vordering teruggeven aan de medewerker invordering als zijnde oninbaar. 2.6 Faillissement of WSNP Nota’s ten name van een debiteur van wie bekend is dat hij/zij in staat van faillissement verkeert dan wel in geval de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen van toepassing is verklaard, worden, indien de openstaande schuld binnen het faillissement of de wettelijke schuldsaneringsregeling valt, dan wel een boedelschuld vormt, ter verificatie bij de curator respectievelijk de bewindvoerder aangemeld. Nota’s ten name van een debiteur van wie bekend is dat hij/zij is overleden, worden, binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid, gezonden aan de executeur, de bewindvoerder over de nalatenschap of de erfgenamen. De medewerker invordering zal in deze gevallen nastreven deze omzetting op een zo kort mogelijke termijn af te wikkelen.     3 Verdere bepalingen 3.1 Toerekening betaling/afboeken kleine bedragen Als tijdstip van betaling geldt de datum van bijschrijving op de rekening van de Gemeente (of bij Flanderijn) dan wel de ontvangstdatum in geval van een kasbetaling. De betalingen, waarvan de bestemming is aangegeven, worden afgeboekt overeenkomstig de bedoeling van de betaler. Een ongerichte betaling, waartoe geen bestemming is aangegeven, wordt afgeboekt op de oudste openstaande vordering. Er zal niet eerder tot terugstorting worden overgegaan van teveel ontvangen bedragen dan wanneer er geen bedrag meer als te ontvangen in de administratie is opgenomen. Kosten van vervolging die op meer dan één nota betrekking hebben (zoals beslagkosten) worden toegerekend aan een van de betreffende nota’s. Indien een betaling volgt zonder dat er vorderingen open staan zal het bedrag teruggestort worden op hetzelfde bankrekeningnummer als waarvan de betaling is verricht. 3.2 Kwijtschelding Voor private vorderingen is kwijtschelding niet mogelijk. 3.3 Uitstel van betaling Indien er sprake is van onenigheid over de nota, zulks ter beoordeling van de verantwoordelijke budgethouder, en het er op lijkt dat de onenigheid niet op korte termijn verholpen kan worden, wordt uitstel van betaling verleend voor het bedrag waar de onenigheid over bestaat. 3.4 Betalingsregeling Een debiteur die een betalingsregeling wenst voor zijn betalingsachterstand kan hier schriftelijk (hieronder valt ook verzoek per e-mail via gemeente@leeuwarden.nl) om verzoeken. Als stelregel geldt in principe dat de betalingsregeling binnen een redelijke termijn voltrokken dient te zijn, afhankelijk van het totaalbedrag. In eerste instantie zal geprobeerd worden om een betalingsregeling van 3 maandelijkse termijnen af te spreken. Een overeengekomen betalingsregeling wordt door de medewerker invordering schriftelijk vastgelegd en verstuurd aan de debiteur. In het geval van regelmatige verzoeken om een betalingsregeling van dezelfde debiteur kan door de medewerker invordering schriftelijk om meer informatie verzocht worden aangaande de persoonlijke situatie van betrokkene. Te denken valt aan inkomsten- en vermogensspecificaties. Indien een betalingsregeling niet conform overeenkomst wordt nagekomen komt deze per direct te vervallen. Aan de debiteur wordt schriftelijk medegedeeld dat de regeling per direct buiten behandeling is gesteld, waarna het invorderingstraject wordt hervat. 3.5 Oninbaar verklaren Minimaal eens per kwartaal maakt de medewerker invordering een lijst op van openstaande nota’s die, ondanks alle mogelijke invorderingsmaatregelen, niet te innen zijn. Alvorens het voorstel ter parafering zal worden voorgelegd, wordt de betrokken budgethouder, die opdracht heeft gegeven tot het opstellen van de nota, gehoord. De medewerker invordering dient vervolgens het voorstel tot oninbaar verklaren in bij de volgens het mandaat bevoegde personen. Het daartoe strekkende besluit ontheft de medewerker invordering van de wettelijke plicht verdere pogingen tot invordering te doen. Hierbij geldt dat naast een totaaltelling per notasoort, in het voorstel alle gegevens op notaniveau moeten worden aangegeven, inclusief de van toepassing zijnde argumentatie. De bevoegde persoon verklaart de betreffende posten al dan niet oninbaar, waarna de betreffende notabedragen in de financiële administratie worden afgeboekt. Redenen voor oninbaar verklaren zijn: • Faillissement; • Vertrokken onbekend waarheen; • Vertrokken naar het buitenland; • Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP); • Minnelijke schuldregeling (finale kwijting); • Kosten/baten (bedrag te laag om dwanginvordering toe te passen); • Overleden, erven onbekend of erfenis verworpen; • Geen verhaal. Leeuwarden, 4 augustus 2016 R.W.J. Westerveld, Hoofd Financiën en Administratie.