CVDR415130_1Verordening op de vertrouwenscommissie Steenwijkerland 2016, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtnlregelingSteenwijkerland2017-11-21SteenwijkerlandGemeenteblad 2016, nr. 91655Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeesterGemeentewet, artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149Archiefwet 1995, artikelen 15 en 31Archiefbesluit 1995, artikel 9gemeenteraadbestuur en recht2016-05-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-07-08Nieuwe regeling2016/30Verordening op de vertrouwenscommissie Steenwijkerland 2016, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtVerordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en
herbenoeming burgemeesterDe raad van de gemeente Steenwijkerland;gelezen het voorstel van het Presidium van 21-5-2016;gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995;gelet op de circulaire "Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester" van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
(BZK);b e s l u i t:vast te stellen deVerordening op de vertrouwenscommissie Steenwijkerland 2016, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de
raadscommissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester
houdt en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van
de burgemeester voorbereidt (elk hierna te noemen: de
commissie).1TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2Samenstelling commissie1.De commissie bestaat uit de voorzitters van de in de gemeenteraad
vertegenwoordigde raadsfracties. 2.Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie
dezen uit haar midden.3.De commissie kent geen plaatsvervangende leden.3Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1, onder a,
genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden
toegevoegd.3.De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.4.De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.4Adviseur1.De gemeenteraad kan één of meer wethouders aan de commissie toevoegen
als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1, onder a,
genoemde taken.2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.3.Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.5Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke
vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit
artikel 61c van de Gemeentewet.3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij de
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het
gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt
voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in artikel 9, vierde lid, artikel 10, tweede lid, en
artikel 11 van deze verordening, geen inzage in of informatie omtrent de
inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het
gesprek wordt verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van artikel 7, artikel 8, tweede
lid, en artikel 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking
tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer
van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van
plaats en tijdstip van de gesprekken.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding, waartoe de
Gemeentewet verplicht, respectievelijk zullen de geheimhouding, waartoe
het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
secretaris en de adviseur.6Vergaderingen1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee
leden dit noodzakelijk achten.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren
aankondiging aan de leden van de commissie, aan de adviseur van de
commissie en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, aan de
burgemeester.3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het
aantal leden aanwezig is.4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt
het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is
uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die
volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar
de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft
naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het
verslag tot uitdrukking gebracht.7Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden, onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en op de ingesloten
stukken, gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. 3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden, onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en op de ingesloten
stukken, door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
privéadres van de secretaris verzonden.8Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, vierde lid, dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar
nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met
derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.9Bijzondere bepalingen over de functioneringsgesprekken1.De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.2.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens
een 100-dagengesprek plaats.3.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De
commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor
het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen
voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid het verslag van het vorige
functioneringsgesprek in te zien.4.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester
als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De
commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan
de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de
andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan
het verslag van en de afspraken uit het vorige
functioneringsgesprek.5.Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier
weken voorafgaand aan het klankbordgesprek, dat de commissaris van de
Koning met de burgemeester heeft.6.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een
indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op
obstakels zal stuiten.10Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de commissaris van de Koning.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris
van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester.
Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt
gemaakt.3.Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de
vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie
en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad
vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.11Verslag1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag
uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van
een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag
bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
heeft verricht;
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de
volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling
gemotiveerd;
een aanduiding of sprake is van unanimiteit binnen de
commissie;
bij benoemingen: een bijlage waarin de conceptaanbeveling van
twee personen staat;
bij herbenoemingen: een bijlage waarin het verslag van het
gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van
bevindingen en de conceptaanbeveling staan.
2.Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt.3.Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.12Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire ‘Benoeming,
functionerings-gesprekken en herbenoeming burgemeester’ van de minister van
BZK niet voorziet, beslist de commissie.13Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop:
bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend
is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
bij een functioneringsgesprek: het verslag van het laatste
functioneringsgesprek met de burgemeester in de betreffende
raadsperiode is vastgesteld;
bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat de voordracht voor herbenoeming van de
burgemeester van de minister van BZK door een koninklijk besluit is
gevolgd.
14Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar
de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad
aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste
lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in
artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen
aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.15CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie
benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester.16InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31-5-2016.De raad voornoemd,de griffier, A. ten Hoffde voorzitter, M.A.J. van der TasToelichtingAlgemeenDe verordening regelt de werkzaamheden van zowel de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, de raadscommissie,
die de functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en de raadscommissie,
die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Deze drie
onderwerpen – benoeming en herbenoeming van en functioneringsgesprekken met de
burgemeester – horen bij elkaar. Dat wordt in deze verordening tot uitdrukking
gebracht. Artikel 61 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad bij de
benoemingsprocedure voor de burgemeester een vertrouwenscommissie instelt. De
bevoegdheid om een (raads-) commissie in te stellen voor de
herbenoemingsprocedure en de functioneringsgesprekken is gebaseerd op artikel 84
van de Gemeentewet. ArtikelsgewijsArtikel 2 Samenstelling commissieDe samenstelling van de commissie kan per taak – benoeming,
functioneringsgesprekken en herbenoeming – variëren. In deze verordening is er
voor gekozen om de commissies voor alle drie taken op dezelfde wijze samen te
stellen. De commissies bestaan uit de voorzitters van alle in de raad
vertegenwoordigde fracties. Het gegeven dat de commissie uit raadsleden bestaat, brengt mee dat het
lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij
tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissie-lidmaatschap herleven
zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie
inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.De bepaling om geen plaatsvervangende leden aan te wijzen, is opgenomen om te
voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien één van de leden van de
commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.Artikel 4 AdviseurHet is aan te raden één of meer wethouders als adviseur aan de
vertrouwenscommissie toe te voegen in verband met de vaardigheden en kwaliteiten
die de burgemeester nodig heeft bij uitvoering van het dagelijks bestuur. Ook
bij het opstellen van de uiteindelijke aanbeveling voor herbenoeming ligt het
voor de hand dat het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de
burgemeester wordt meegewogen. Over het al dan niet toevoegen van een adviseur
aan de vertrouwenscommissie wordt bij de instelling van de commissie een
beslissing genomen.De gemeentesecretaris en de raadsgriffier kunnen geen formele adviespositie
krijgen in de commissie die de aanbeveling voor (her-)benoeming voorbereidt. Zij
hebben een bijzondere functie als ondersteuner van het college respectievelijk
de gemeenteraad. Het college benoemt de gemeentesecretaris en de gemeenteraad
benoemt de raadsgriffier. In deze relatie past niet dat de gemeentesecretaris
respectievelijk de raadsgriffier adviseert over de (her)benoeming van de
voorzitter van het college respectievelijk van de gemeenteraad, de
burgemeester.Artikel 5 GeheimhoudingDe geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de
Gemeentewet. Het is daarom strikt genomen overbodig om de geheimhoudingsplicht
in een verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering
uitdrukkelijk te laten wijzen. Omdat de praktijk uitwijst dat de
geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt, is zij toch
expliciet in deze verordening opgenomen. De geheimhoudingsplicht geldt voor de
leden van de commissie, de adviseur en de ambtelijke bijstand. Elk overleg met
niet-leden van de vertrouwenscommissie – en dus ook met de overige raadsleden en
eventuele oud-leden van de vertrouwenscommissie – is uitgesloten, op straffe van
schending van het ambtsgeheim (artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht). De
geheimhoudingsplicht blijft ook na ontbinding van de commissie van kracht. Omdat
de zorg voor de geheimhouding primair bij de gemeenteraad berust, kan het zijn
dat de gemeente in voorkomende gevallen zelf het initiatief neemt tot aangifte
van schending van de geheimhouding. Doel van de geheimhouding is te voorkomen
dat sollicitanten (imago)schade oplopen.Artikel 6 VergaderingenAls er geen spoed bij is, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en
herbenoemingsprocedureHet eerste lid doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De
geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedureDe gemeenteraad stelt het profiel vast en stelt de vertrouwenscommissie in, die
namens de gemeenteraad de selectie doet. De vertrouwenscommissie verneemt van de
commissaris van de Koning de namen van de kandidaten en gaat met hen de diepte
in. De vertrouwenscommissie sluit het selectieproces af met een verslag van
bevindingen en een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op
basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Het advies van de
vertrouwenscommissie is derhalve het kader voor de besluitvorming door de
gemeenteraad. De vertrouwenscommissie is immers een wettelijk onderdeel van de
benoemingsprocedure. De aanbeveling omvat in beginsel twee personen. De aanbeveling is uitsluitend
openbaar voor zover het de eerste kandidaat op de aanbeveling betreft. De
gemeenteraad stuurt de aanbeveling binnen vier maanden na openstelling van de
vacature aan de minister van BZK. Deze volgt in zijn voordracht in beginsel de
aanbeveling van de gemeenteraad, met inbegrip van de daarop gehanteerde
volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven.Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de functioneringsgesprekkenEen functioneringsgesprek is in de eerste plaats een instrument binnen de
relatie tussen de gemeenteraad en de burgemeester. Het burgemeestersambt
ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt
steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote
bestuurlijke en persoonlijke schade mee en dit dient zo veel mogelijk te worden
voorkomen. Het is daarom van belang dat de gemeenteraad en de burgemeester
periodiek stilstaan bij elkaars functioneren. Ook kunnen zo op een vast moment
verwachtingen over en weer worden uitgesproken en kan zonodig worden
bijgestuurd. Wederzijdse afspraken en wensen worden verankerd in een verslag en
kunnen zodoende worden gevolgd. De profielschets veroudert in de loop van de
ambtsperiode door ontwikkelingen in de gemeente en de eisen die deze stellen aan
het functioneren van de burgemeester. Functioneringsgesprekken zijn onderdeel
van een zorgvuldig personeelsbeleid. De gemeenteraad kan aldus bij herbenoeming
terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. In het laatste
functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure moet duidelijk
worden gecommuniceerd of er op dat moment obstakels voor herbenoeming zijn.
Indien dit het geval is, is het gewenst contact op te nemen met de commissaris
van de Koning. Om deze reden is het ook van belang dat verslagen van
functioneringsgesprekken aan hem ter beschikking worden gesteld.Het functioneringsgesprek dient tenminste één keer per twee jaar plaats te
vinden. Om het jaar vindt er dus een uitgebreide gespreksronde plaats. In het
tussenliggende jaar kan, als alles goed loopt, elkaar kort de spiegel worden
voorgehouden. Dit ook om de belasting voor met name de raadsgriffier, die in dit
proces een spilfunctie vervult, laag te houden. Als het echter minder goed gaat,
kan jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden. Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. Aan
het functionerings-gesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Een goed
functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. In de
voorbereiding kan worden gesproken met één of meer leden van het college, een
samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de
raads-griffier. Van al deze gesprekken worden verslagen gemaakt. Die verslagen
vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van
geraadpleegden niet groter te maken dan hier aangegeven.Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven, zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in de onderlinge samenwerking en uiteindelijk ook bij de
herbenoemings-procedure. Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedureArtikel 61a van de Gemeentewet geeft een aantal regels met betrekking tot de
herbenoeming van de burgemeester. Als de burgemeester heeft aangegeven voor
herbenoeming in aanmerking te willen komen, wordt de herbenoemingsprocedure
gestart. Niet kan worden volstaan met het eenvoudigweg laten aflopen van de
ambtstermijn van de burgemeester. Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten, dan
dient de kabinetschef van de commissaris van de Koning geraadpleegd te worden.
Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een
dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De
praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot
niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden
beperkt.Bij het begin van de procedure overlegt de gemeenteraad met de commissaris van
de Koning over het voorgaande en verder gewenste functioneren van de
burgemeester in het licht van de komende herbenoemingsprocedure.De gemeenteraad stelt de commissie in, die de aanbeveling voorbereidt. De
commissie vormt zich, mede op basis van de verslagen van de
functioneringsgesprekken, een oordeel over het functioneren van de burgemeester.
In de herbenoemingsprocedure gaat het echter niet alleen om een terugblik. Het
gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de
burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de
samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert. De commissie bespreekt
haar bevindingen met de burgemeester voordat zij het verslag, vergezeld van een
conceptaanbeveling, aan de gemeenteraad uitbrengt. De gemeenteraad stelt de
uiteindelijke aanbeveling vast. De aanbeveling van de gemeenteraad is openbaar.
De minister van BZK volgt in zijn voordracht aan de Koning in beginsel de
aanbeveling van de gemeenteraad, tenzij gronden ontleend aan het advies van de
commissaris van de Koning dan wel andere zwaarwegende gronden aanleiding tot
afwijking geven.Artikel 11 VerslagHet is van belang dat het verslag van bevindingen met betrekking tot de
benoeming en herbenoeming voldoende onderbouwing bevat van de visie van de
commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit
over de aanbeveling.In de BZK-circulaire zijn de volgende voorbeelden van een mogelijke opbouw van
het verslag van bevindingen opgenomen:Bij benoeming
Proces. In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er
wordt informatie gegeven over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe
die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering
verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en
procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten
van de commissaris van de Koning kan dit onderdeel worden afgesloten met
procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en
eventuele assessments. Dit onderdeel bevat dus uitsluitend procedurele
informatie.
Bevindingen. In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop
van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen
desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan
bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op
de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij
worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over
welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten
staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de
commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende
de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan in het verslag
vermeld.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Bij herbenoeming
Proces. Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft
voorbereid, en over de functioneringsgesprekken (frequentie,
gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn
gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden
van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de
burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele
tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt
vermeld.
Bevindingen. In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester
kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets
en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekkenIn het verslag van het functioneringsgesprek staan tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld
van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van
belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte
afspraken, zodat de overige raadsleden en de commissaris van de Koning zich een
goed beeld daarvan kunnen vormen.Artikel 13De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden.
Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; bij een
nieuwe taak wordt enkel een nieuwe commissie ingesteld. De commissies, die de
aanbeveling voor benoeming en herbenoeming van de burgemeester voorbereiden,
worden na die benoeming of herbenoeming ontbonden. De commissie die de
functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt, wordt ontbonden na
vaststelling van het verslag van het laatste functioneringsgesprek van de
raadsperiode.Artikel 14 ArchiveringDe Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van
toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de
gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale
opslag, dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op
overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden
gegarandeerd.Artikel 16 IntwerkingtredingDe Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Steenwijkerland 2010 hoeft
niet te worden ingetrokken, aangezien hierin is bepaald dat deze vervalt wanneer
in de vacature is voorzien.