Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Middelburg

Organisatieverordening gemeente Middelburg 2016

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Middelburg
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Organisatieverordening gemeente Middelburg 2016
Citeertitel	Organisatieverordening 2016
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	ambtelijke organisatie

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet; art. 103, lid 2 en art. 160, aanhef en lid 1 onder c

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2016	01-01-2016		Nieuwe regeling	02-08-2016 De Faam, 24-08-2016	B&W-voorstel 158129

Tekst van de regeling

Intitulé

ORGANISATIEVERORDENING GEMEENTE MIDDELBURG 2016

Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Middelburg;

gelezen het ambtelijk voorstel van 26 juli 2016;

gelet op artikel 103, tweede lid en artikel 160, aanhef en eerste lid, onder c van de Gemeentewet;

gelet op de wijziging in de structuur van de organisatie per 1 januari 2016;

b e s l u i t :

de “Organisatieverordening gemeente Middelburg 2016” vast te stellen.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.
directieplan: de op basis van de programmabegroting en kadernota uitgewerkte doelstellingen en activiteiten van de directie.
b.
afdelingsplan: de per taakveld uitgewerkte activiteiten van de desbetreffende afdeling.
c.
bedrijfsvoering: planmatige inzet en het beheer van de middelen, personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting (PIOFAH) en materieel voor de gestelde doelen en de beoogde resultaten.
d.
productenraming: een door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld samenstel van beleids- en beheersmatige activiteiten gericht op de sturing en beheersing van de ambtelijke organisatie, dat als “contract” dient tussen het college van burgemeester en wethouders en de directie.
e.
project: resultaatgerichte, interdisciplinaire samenwerking, begrensd qua inhoud, doelstelling, tijd en geld, onder leiding van een projectleider en ingericht conform het model “werken in projecten gemeente Middelburg”.

HOOFDSTUK 2 DE STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2 Organisatorische eenheden

1.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Middelburg is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming van “afdeling”.
2.
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit de directie en de volgende afdelingen:
- a.
  afdeling Bestuursondersteuning
- b.
  afdeling Facilitaire Zaken
- c.
  afdeling Ingenieursbureau
- d.
  afdeling Bedrijfsvoering
- e.
  afdeling Publiekszaken
- f.
  afdeling Stadsbeheer
- g.
  afdeling Ruimtelijk Beleid
- h.
  afdeling Stedelijk Sociaal Beleid
- i.
  afdeling Vergunningverlening en Handhaving
- j.
  afdeling Belastingen

Artikel 3 Algemeen beheer

Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 4 Dagelijks beheer

Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur van de organisatie.

HOOFDSTUK 3 FUNCTIONARISSEN

Paragraaf 1 Gemeentesecretaris

Artikel 5 Verantwoordelijkheden gemeentesecretaris

1.
De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de organisatie.
2.
De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders.
3.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor:
- a.
  de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester en de ambtelijke organisatie.
- b.
  De verstrekking aan het college van burgemeester en wethouders van besluitrijpe voorstellen.
- c.
  De tijdige en adequate afhandeling van vragen van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan het ambtelijk apparaat.
- d.
  De uitvoering van verzoeken om bijstand of informatie van raadsleden aan het ambtelijk apparaat door tussenkomst van de griffier.
4.
De gemeentesecretaris is er ten aanzien van het in het vorige lid onder sub b vermelde primair verantwoordelijk voor dat bij het college van burgemeester en wethouders ingediende voorstellen zijn getoetst op:
- a.
  de rechtmatigheid,
- b.
  de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op handhaving van de vastgestelde begrotingsdiscipline,
- c.
  de doelmatigheid,
- d.
  de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure,
- e.
  de toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt (indien van toepassing).

Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de verordening als bedoeld in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet.

Artikel 6 Gemeentesecretaris in relatie tot het college

1.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college van burgemeester en wethouders en de individuele leden van het college van burgemeester en wethouders.
2.
De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.
3.
De gemeentesecretaris ziet toe op een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college van burgemeester en wethouders.
4.
De gemeentesecretaris ziet toe op een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures, en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.
5.
De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken, die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

Artikel 7 Gemeentesecretaris in relatie tot de burgemeester

1.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan, alsmede voor een doelmatige ondersteuning.
2.
De gemeentesecretaris zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college van burgemeester en wethouders goed te kunnen vervullen.
3.
De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
4.
De gemeentesecretaris zorgt er voor dat de besluiten van de burgemeester met de nodige voortvarendheid worden uitgevoerd.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitoefening van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op de afdelingen. Hij heeft het recht ten behoeve van de uitoefening van zijn taken op grond van deze paragraaf bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte medewerkers de inlichtingen in te winnen die daartoe nodig zijn.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden gemeentesecretaris voor afdelingen (dit artikel is opgenomen omdat de gemeentesecretaris in het directiemodel leiding zal geven aan een aantal afdelingshoofden)

1.
De gemeentesecretaris geeft conform de portefeuilleverdeling binnen de directie hiërarchisch leiding aan afdelingshoofden.
2.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor:
- a.
  een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande.
- b.
  een goede hantering en toepassing van vastgestelde processen, procedures en prioriteiten.
- c.
  Het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor en een goed kwaliteitspeil van het personeel.

Paragraaf 2 Directeur in algemene dienst

Artikel 10 Directeur in algemene dienst

1.
De directeur wordt in algemene dienst benoemd.
2.
De directeur is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris en legt aan hem verantwoording af.
3.
De directeur in algemene dienst en de gemeente secretaris vervangen elkaar in het geval van afwezigheid.

Artikel 11 Verantwoordelijkheden directeur in algemene dienst

1.
De directeur in algemene dienst geeft conform de portefeuilleverdeling binnen de directie hiërarchisch leiding aan afdelingshoofden.
2.
De directeur in algemene dienst draagt zorg voor:
- a.
  een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande.
- b.
  een goede hantering en toepassing van vastgestelde processen, procedures en prioriteiten.
- c.
  Het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor en een goed kwaliteitspeil van het personeel.

Paragraaf 3 Afdelingshoofd

Artikel 12 Verantwoordelijkheden afdelingshoofd

1.
Het afdelingshoofd is over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden verantwoording schuldig aan een lid van de directie. Afhankelijk van de portefeuilleverdeling binnen de directie kan dit lid een directeur in algemene dienst of de gemeentesecretaris zijn.
2.
Het afdelingshoofd is als integraal manager verantwoordelijk voor het opstellen van het afdelingsplan en het realiseren van de daarin opgenomen doelstellingen en activiteiten. Daarbij is hij bevoegd tot het inzetten van middelen op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting en materieel binnen de centraal vastgestelde kaders.
3.
Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten uit het afdelingsplan en de afstemming in en tussen afdelingen. Hieronder worden tevens specifiek aangewezen projecten verstaan, waarbij het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor het bewaken van het tijdig opstellen c.q. actualiseren van de projectplannen en voor het aanwijzen van aspecten van samenhang.
4.
Bij afwezigheid zijn afdelingshoofden verantwoordelijk voor de horizontale vervanging onderling.

HOOFDSTUK 4 VERBANDEN

Paragraaf 1 Directie

Artikel 13 Samenstelling directie

1.
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de directeur in algemene dienst. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “directie”.
2.
De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van de directie.
3.
Indien een onderwerp daartoe aanleiding geeft, kan de directie medewerkers, collegeleden en externe sprekers uitnodigen om ter vergadering een bijdrage te leveren bij de behandeling van het betreffende agendapunt.
4.
De leden van de directie streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij het ontbreken van overeenstemming neemt de gemeentesecretaris het besluit.

Artikel 14 Verantwoordelijkheden directie

1.
De directie bewaakt de integraliteit van de beleidsvoorbereiding, advisering en uitvoering van beleid. Afdelingoverstijgende aangelegenheden worden in de directie behandeld.
2.
De directie is binnen bestuurlijk vastgestelde kaders gezamenlijk primair verantwoordelijk voor:
- a.
  aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren.
- b.
  kaderstelling: stellen van normen en kader voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten.
- c.
  facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap.
- d.
  toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen overeenkomstig de planning en control cyclus; monitoring programma’s uit de programmabegroting.
- e.
  strategieontwikkeling: ondersteunen van de strategieontwikkeling van het college.
- f.
  planning: vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het directieplan.

Artikel 15 Strategisch beraad

1.
Tenminste vier keer per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen de directie en het college van burgemeester en wethouders. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde. Indien in deze besprekingen afspraken worden gemaakt, worden deze in een verslag vastgelegd.
2.
Naast de in lid 1 genoemde werkbesprekingen geeft de directie gevraagd en ongevraagd advies aan het college van burgemeester en wethouders.
3.
Het bepaalde in het eerste en tweede lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

Paragraaf 2 Staf

Artikel 16 Samenstelling staf

1.
De staf bestaat uit de gemeentesecretaris, de directeur in algemene dienst en de afdelingshoofden.
2.
De gemeentesecretaris is voorzitter van de staf en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van de staf.

Artikel 17 Taken

In de staf vindt:

a.
terugkoppeling plaats uit de vergaderingen van de directie, het college en, via de bestuurlijke planning, uit de vergaderingen van de raadscommissies en de raad.
b.
onderlinge informatie-uitwisseling, consultatie en afstemming over de bedrijfsvoering plaats.
c.
een vertaling plaats van college- en directiebesluiten van strategisch naar tactisch/operationeel niveau.

Paragraaf 3 Projecten

Artikel 18 Interne projecten

1.
Het college van burgemeester en wethouders alsook de directie kan besluiten tot het instellenvan (tijdelijke) organisatorische verbanden tussen afdelingen, ter voorbereiding en/of uitvoering van projecten die afdelingsoverstijgend zijn. Tot het instellen van projecten door het
college van burgemeester en wethouders wordt niet besloten dan nadat de directie is gehoord.
2.
Bij het besluit tot het instellen van een dergelijk project wordt een ambtelijk opdrachtgever, een politiek opdrachtgever en een projectleider aangewezen.
3.
De politiek opdrachtgever is een lid van het college van burgemeester en wethouders.
4.
De ambtelijk opdrachtgever is een lid van de directie dan wel een afdelingshoofd. De ambtelijk opdrachtgever rapporteert aan de politiek opdrachtgever en de directie.
5.
De projectleider rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever. De projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project binnen de gestelde kaders en wordt bijgestaan door een projectteam.

Artikel 19 Externe projecten

Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten tot het instellen van (tijdelijke) organisatorische verbanden tussen organisatieonderdelen van de gemeente en andere organisaties (derden). Tot het instellen van zo’n verband wordt niet besloten dan nadat de directie is gehoord.

Artikel 20 Programma's

1.
Het college van burgemeester en wethouders alsook de directie kan besluiten tot het samenvoegen van een aantal projecten. Dit overkoepelende verband wordt aangeduid met “programma”.
2.
Bij het besluit tot het instellen van een dergelijk programma wordt een ambtelijk opdrachtgever, een politiek opdrachtgever en een programmamanager aangewezen
("programmamanager" betreft een taak, geen functie en valt in dat opzicht te vergelijken met de taak projectleider).
3.
De politiek opdrachtgever is een lid van het college van burgemeester en wethouders. De ambtelijk opdrachtgever is de directie. Tezamen vormen zij de stuurgroep.
4.
De projectleiders van de onderliggende projecten rapporteren aan de programmamanager. De programmamanager rapporteert vervolgens aan de stuurgroep.

HOOFDSTUK 5 UITOEFENING VAN BESTUURSBEVOEGDHEID

Artikel 21 Bevoegdheden college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders kan ter zake van de uitoefening van een of meervan zijn bevoegdheden mandaat verlenen. Dit is geregeld in het Mandateringsbesluit 2004.

Artikel 22 Verstrekken gegevens

Het college van burgemeester en wethouders stelt vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de afdelingen moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking wordt daartoe per categorie nader bepaald.

HOOFDSTUK 6 WERKWIJZE VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 23 Primatenstelsel

1.
Elk product wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied het betreffende product volgens de productenraming behoort.
2.
Indien een product zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt, en ten aanzien van dat product geen project is ingesteld, wijst de directie een afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 24 Integrale advisering

1.
Indien een product het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling zo spoedig mogelijk aanvullend advies aan die andere afdeling.
2.
Een afdeling kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen. De gemeentesecretaris wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.
3.
Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling, die met de voorbereiding of uitvoering is belast.
4.
De afdeling, die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste afdeling, teneinde tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten voor mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
5.
Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het beleid is belast, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.

Artikel 25 Overleg met college van burgemeester en wethouders

1.
Overleg door de leden van het college van burgemeester en wethouders over strategische beleidskwesties met medewerkers van de afdelingen, vindt alleen plaats via of met medeweten van de gemeentesecretaris, de directeuren in algemene dienst en de afdelingshoofden.
2.
Overleg door de leden van het college van burgemeester en wethouders over routinematige kwesties en kwesties die niet onmiddellijk consequenties voor de hoofdlijnen van beleid hebben vindt rechtstreeks plaats met medewerkers van de afdelingen. Deze medewerkers leggen via de reguliere ambtelijke lijnen verantwoording af.
3.
Indien door de leden van het college van burgemeester en wethouders overleg over strategische beleidskeuzes plaatsvindt die een door het college ingesteld project betreffen, vindt dit alleen plaats via of met medeweten van de voor dat project aangewezen projectleider.

HOOFDSTUK 7 CONCERNCONTROLLING

Artikel 26

1.
De verschillende soorten van de concerncontrolling worden uitgevoerd door de afdelingen Bedrijfsvoering, en Bestuursondersteuning.
2.
Het lid van de directie dat op basis van de portefeuilleverdeling binnen de directie de afdelingen Bedrijfsvoering, en Bestuursondersteuning in zijn portefeuille heeft, is eindverantwoordelijk voor de concerncontrolling.

Artikel 27

Zowel de financiële concerncontroller als de juridische concerncontroller hebben de bevoegdheid om zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders te wenden. Zij stellen hiervan hun afdelingshoofd en de directie in kennis.

HOOFDSTUK 8 ARCHIEF

Artikel 28

1.
Naast de in het eerste lid van artikel 2 genoemde afdelingen is er een gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995 die is benoemd overeenkomstig het gestelde in de Gemeenschappelijke Regeling Het Zeeuws Archief.
2.
De gemeentearchivaris heeft als hoofdtaken het in overeenstemming met het bepaalde in artikel 32, lid 1 en 2 van de Archiefwet en het bepaalde in de Gemeenschappelijke Regeling Het Zeeuws Archief uitoefenen van het beheer over de naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en historisch-documentaire verzamelingen evenals het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van de afdelingen als bedoeld in het eerste lid, voor zover deze bescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK 9 SLOTBEPALINGEN

Artikel 29 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2016 en kan worden aangehaald als de “Organisatieverordening gemeente Middelburg 2016”.
2.
Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de op 1 januari 2008 gewijzigd vastgestelde “Organisatieverordening gemeente Middelburg” ingetrokken.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in de collegevergadering van 2 augustus 2016.

Burgemeester en wethouders van Middelburg,

De gemeentesecretaris, mr. A. van den Brink

De burgemeester,mr. H.M. Bergmann