CVDR41468_1Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008nlregelingIJsselstein2018-03-27IJsselsteinZenderstreeknieuws, 16-12-2010Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008Archiefverordening gemeente IJsselstein 2008, art. 7gemeenteraadbestuur en recht2008-06-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-12-252008-04-012012-02-22Nieuwe regelingcollegebesluit 2008-9815GeenGeenBesluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008Burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein;Gelet op Artikel 7 van de Archiefverordening gemeente IJsselstein 2008;Besluit:Vast te stellen:Voorschriften betreffende het beheer van documenten van de gemeente IJsselstein, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein)Hoofdstuk1Algemene bepalingenArtikel1.1.Dit besluit verstaat onder:

de Wet de Archiefwet 1995

archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de archiefwet bedoelde verordening, vastgesteld bij het besluit van de gemeenteraad van 24 april 2008;

de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren

informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden

informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten

de regeling de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat

2.De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.HoofdstukIIVerantwoordelijkheidArtikel2.Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: Interne DienstverleningArtikel3.Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor deonder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid,voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel4.Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandaterenaan één of meer medewerkers.HoofdstukIIIArchiefvorming en -ordeningProductie van documentenArtikel5.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten opzodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste inovereenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel6.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigenvan documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffendeselectie en vernietiging worden toegepast.Artikel7.Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een vastgestelde versie (kopie)van een document bewaard.Artikel8.Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling vanprocedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en internedocumenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.Identificeren van documentenArtikel9.1.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uitdaarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie deafzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en hetontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan isverzonden.2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze metbehulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader vanuitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijkvoorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met decommunicatie met de burger.Artikel10.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee deregistratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.Ordening en toegankelijkheid van documentenArtikel11.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documentenin goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documentengeschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek op grond van Artikel 3van ditbesluit en overeenkomstig een documentair structuurplan.Artikel12.1.Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig Artikel3 van dit besluit een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin deinformatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met deverschillende werkprocessen en taken.2.In afwijking van ;de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn2. minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van hetoverheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, beginnen einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

Van vernietigbare digitale documenten worden alle in Artikel9 van dit besluit opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit stellen het hoofd

van de afdeling Interne Dienstverlening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

De eenheid documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

de onderdelen als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit'waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

de onderdelen als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

de eenheid automatisering van de afdeling Intern dienstverlening, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

De eenheid automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

Artikel13.Uit de in Artikel 12beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hunonderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie.ze zijn overgebracht, overgedragen,vernietigd of vervreemd.HoofdstukIVBeheer van documentenBewaring van DocumentenArtikel14Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documentenin goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel15Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van dearchiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel16Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten,bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van Burgemeester enWethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van documentenArtikel17Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke medeomvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging,verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status nietin aanmerking komen.Artikel18Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staandearchieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, dieambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan anderefunctionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.Artikel19Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij ofkrachtens de wet gegeven regels.Artikel20

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Burgemeester en Wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde

functionarissen aan degenen aan wie op grond van Artikel 4 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen Burgemeester en4. Wethouders voorwaarden verbinden.Vervanging van DocumentenArtikel21.Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld inArtikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van gemeentearchivarisingewonnen.Vervreemding en overdracht van documentenArtikel22.Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in Artikel 7, eerste lid, vanhet Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van gemeentearchivaris ingewonnen.Artikel23.Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in Artikel 26van ditbesluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van Burgemeester en Wethouders, degemeentearchivaris gehoord.Selectie en vernietiging van documentenArtikel24.1.Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien Van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in Artikel 12van dit besluit bedoelde inventaris.Artikel25.Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voorzijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldendeselectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van degemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.Overbrenging van documentenArtikel26.Bij overbrenging van documenten als bedoeld in Artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in eeninformatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem,voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel27.Met ingang van 1 april 2008 treedt het Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008 in werking envervalt het Besluit Informatiebeheer 1998.Artikel28.Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008Artikel