Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008

• 1.

  Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    de Wet de Archiefwet 1995

  • b.

    archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de archiefwet

    bedoelde verordening, vastgesteld bij het besluit van de

    gemeenteraad van 24 april 2008;

  • c.

    de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen

    archiefbewaarplaats

  • d.

    documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor

    zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

  • e.

    beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen,

    die nodig zijn om documenten in goede, geordende en

    toegankelijke staat te brengen en te bewaren

  • f.

    informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening

    gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden

  • g.

    informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening

    inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten

  • h.

    de regeling de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat

• 2.

  De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: Interne Dienstverlening

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de

onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid,

voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren

aan één of meer medewerkers.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op

zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in

overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen

van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende

selectie en vernietiging worden toegepast.

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een vastgestelde versie (kopie)

van een document bewaard.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van

procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne

documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificeren van documenten

1.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit

daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de

afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het

ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is

verzonden.

2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met

behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van

uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk

voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de

communicatie met de burger.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de

registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten

in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten

geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek op grond van Artikel 3van dit

besluit en overeenkomstig een documentair structuurplan.

1.Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig Artikel3 van dit besluit een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de

informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de

verschillende werkprocessen en taken.

2.In afwijking van ;de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn

2. minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het

overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, beginnen einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

• 3.

  Van vernietigbare digitale documenten worden alle in Artikel9 van dit besluit opgesomde

  gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de

  besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

• 4.

  De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit stellen het hoofd

van de afdeling Interne Dienstverlening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is.

Tenminste eenmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een

inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die

uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

• 5.

  De eenheid documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot

  conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

• 6.

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde

  conversie en migratie zijn:

  • a.

    de onderdelen als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit'waar de betreffende digitale

    documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b.

    de onderdelen als bedoeld in Artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of

    opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen

    digitale documenten of informatiebestanden;

  • c.

    de eenheid automatisering van de afdeling Intern dienstverlening, indien er volgens

    beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

• 7.

  De eenheid automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde

  conversie en migratie.

Uit de in Artikel 12beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun

onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie.ze zijn overgebracht, overgedragen,

vernietigd of vervreemd.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten

in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de

archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten,

bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van Burgemeester en

Wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede

omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging,

verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet

in aanmerking komen.

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande

archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.

Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die

ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere

functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of

krachtens de wet gegeven regels.

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in

  aanmerking komende documenten.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding

  zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Burgemeester en Wethouders slechts

  toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de

  behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde

functionarissen aan degenen aan wie op grond van Artikel 4 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van

geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of

verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen Burgemeester en

4. Wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van Documenten

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in

Artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van gemeentearchivaris

ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van documenten

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in Artikel 7, eerste lid, van

het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van gemeentearchivaris ingewonnen.

Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in Artikel 26van dit

besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van Burgemeester en Wethouders, de

gemeentearchivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van documenten

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren

  van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de

  daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien Van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in Artikel 12van dit besluit bedoelde inventaris.

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor

zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende

selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de

gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van documenten

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in Artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een

informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem,

voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Met ingang van 1 april 2008 treedt het Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008 in werking en

vervalt het Besluit Informatiebeheer 1998.

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente IJsselstein 2008

Artikel