Regeling budgethouderschap 2016

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Budget: Een taakstelling op basis van de vastgestelde productenbegroting, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een deelproduct.

Productenbegroting: Een verzameling van kosten en opbrengsten inclusief bijbehorende taakstelling, ontleend aan de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting.

Een taakstelling: De opdracht om met een daarvoor toegekend budget een afgesproken prestatie te leveren.

Budgethouder: Een lid van het managementteam die op grond van gegeven mandaat door het college belast is met activiteiten zoals deze in de productenmatrix inclusief kostenplaatsen en investeringen is opgenomen.

Budgetbeheerder: Een functionaris die door de budgethouder is aangewezen om te assisteren bij de uitvoering van de activiteiten.

Financieel controller: Beleidsmedewerker van het team financiën die onder andere belast is het de interne controle.

Artikel 2. Budgethouder

• 1.

  De budgethouder zorgt ervoor dat de doelstelling van het aan hem toegewezen budget gerealiseerd wordt met behulp van de beschikbaar gestelde middelen;

• 2.

  Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze vervangen door een van de andere budgethouders (horizontale vervanging) of zijn direct naast hogere leidinggevende;

• 3.

  De budgethouder verstrekt tijdig de juiste en volledige informatie ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus; dit houdt zowel de financiële als beleidsmatige informatie in;

• 4.

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van de gemeente. Hierbij wordt rekening gehouden met interne en externe richtlijnen (bijvoorbeeld regels met betrekking tot aanbesteding en inkoop, regels met betrekking tot planning- en controlcyclus);

• 5.

  Indien er onvoldoende budgetruimte is ter realisering van de taakstelling, dan dient de budgethouder aanvullende middelen bij het college aan te vragen;

• 6.

  De budgethouder legt verantwoording af over de voortgang en realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van budgetten. Maandelijks wordt door de financieel beleidsmedewerkers een overzicht samengesteld van de werkelijke resultaten van het budget. Eventuele afwijkingen worden voorzien van een toelichting. De overzichten worden maandelijks besproken en voorzien van een schriftelijke goedkeuring door de budgethouder;

• 7.

  De budgethouder wijst een budgetbeheerder aan, die hem assisteert. De budgethouder blijft echter verantwoordelijk.

Artikel 3. Budgetbeheerder

• 1.

  De budgetbeheerder assisteert de budgethouder bij alle in artikel 2 genoemde taken;

• 2.

  De budgetbeheerder ziet er op toe dat bij het aangaan van verplichtingen er een toereikend budget is. Indien dit niet het geval is, mag er niet betaald worden en brengt hij de budgethouder hiervan terstond op de hoogte;

• 3.

  De budgetbeheerder controleert de ingekomen factuur op de juiste levering van goederen en diensten, hij/zij codeert de factuur (=vermelding van grootboeknummer) en geeft hierdoor de opdracht tot betaling.

Artikel 4. Bevoegdheden

• 1.

  Schuiven met budgetten tussen producten binnen een programma is aan het college.

• 2.

  Schuiven met budgetten binnen een product is aan de budgethouder en geldt alleen voor de directe kosten en opbrengsten.

• 3.

  Vaststellen of wijzigen van programma’s en programmabudgetten, het beslag op algemene middelen en het vormen, (her)bestemmen en aanwenden van reserves is een bevoegdheid van de gemeenteraad.

• 4.

  Het vaststellen of wijzigen van producten en productbudgetten, en het vormen en aanwenden van voorzieningen is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 5. Informatieverstrekking

• 1.

  De budgethouders en de budgetbeheerders kunnen alle gegevens over hun budgetten raadplegen;

• 2.

  Over de stand van zaken van de lopende begroting wordt periodiek gerapporteerd. Hierbij leveren de budgethouders zowel het financiële als het tekstuele gedeelte aan;

• 3.

  De senior medewerker financiën is belast met de consolidatie van de rapportages.

Artikel 6. Controle

• 1.

  Maandelijks zal er steekproefsgewijs een controle plaatsvinden over de gevoerde procesgang door de financieel controller;

• 2.

  De financieel controller is belast met de interne controle op de uitvoering van deze regeling zoals opgenomen in het interne controleplan;

• 3.

  Rapportage van deze interne controle vindt plaats aan het MT.

Artikel 7. Inkoopbeleid

• 1.

  Alle opdrachten voor het verstrekken van opdrachten tot leveringen, diensten en werken geschieden schriftelijk, waarbij uit praktische overwegingen een ondergrensbedrag mag worden aangehouden van € 500,--.

  De budgetbeheerder zorgt ervoor dat afschriften van opdrachten tot leveringen diensten en werken geregistreerd worden en laat deze op nader te duiden wijze archiveren.

• 2.

  De financieel controller geeft voorschriften over de wijze waarop de budgetbeheerder zijn verplichtingen dient vast te leggen.

• 3.

  Op grond van de “Nota Inkoopbeleid” kunnen bestellingen boven een drempelbedrag niet worden geplaatst nadat minimaal het daarvoor gestelde aantal offertes bij verschillende leveranciers is gevraagd.

• 4.

  Afwijking van het inkoopbeleid is slechts mogelijk voor situaties zoals omschreven in de “Nota Inkoopbeleid” of bij een goedkeurend besluit van college van burgemeester en wethouders op een daaraan voorafgaand gemotiveerd advies. Een dergelijk advies dient voorzien te zijn van het standpunt van de concerninkoper.

• 5.

  De budgetbeheerder legt vast bij welke leveranciers offertes zijn gevraagd. De ontvangen offertes worden op een nog nader te duiden wijze door de budgetbeheerder systematisch in een dossier gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgetbeheerder aangetekend.

• 6.

  De budgetbeheerder beoordeelt minstens één maal per jaar de leveranciers waarmee zaken zijn gedaan en stuurt de beoordeling naar de budgethouder.

• 7.

  De budgethouder en de budgetbeheerder zijn verplicht zich te houden aan de “Nota Inkoopbeleid”.

Artikel 8. Risico's

Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico's. Hiertoe wordt o.a. gerekend het benoemen van risico's, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico's.

Artikel 9. Slotbepalingen

De budgethouder c.q. budgetbeheerder dient zich tevens te houden aan het Besluit begroting en verantwoording en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften.

De regeling budgethouderschap 2011 gemeente Bergen wordt ingetrokken.

Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling budgethouderschap 2016.

Dit besluit treedt in werking op 1 september 2016.