Organisatie | Cromstrijen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement gebruik e-mail, internet en social media en overige ICT-middelen, ICt samenwerkingsverband Hoeksche Waard |
Citeertitel | Privacyreglement gebruik e-mail, internet en social media en overige ICT-middelen, ICt samenwerkingsverband Hoeksche Waard |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gelet op artikel 160 van de gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-07-2016 | 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 12-07-2016 Het Kompas d.d. 10 augustus 2016 | Z.05037/ADV-B&W-16-00072 |
Hoofdstuk I WERKINGSSFEER EN BEGRIPPENKADER
gebruik e-mail, internet en social media en overige ICT middelen
In de organisaties wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van internet, social media en e-mail. Dit geldt ook voor de medewerkers die gebruik maken van de systemen van het ICT samenwerkingsverband Hoeksche Waard. Om het gebruik hiervan in goede banen te leiden is een privacyreglement wenselijk. Voor u ligt om die reden het ‘Privacyreglement e-mail, internet en social media en overige ICT middelen’, wat met instemming van de ondernemingsraden tot stand is gekomen. Dit reglement legt de rechten en verplichtingen bij het zakelijk- en privégebruik van e-mail, social media en internetgebruik vast. Er wordt gestreefd naar een goede balans tussen controle op verantwoord gebruik van e-mail, internet en social media en overige ICT middelen en bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek.
Dit reglement wordt aan de medewerkers op de volgende wijze kenbaar gemaakt:
De nieuwe medewerkers, zowel die met een vast of tijdelijk contract als ook inhuurkrachten, krijgen dit reglement bij de aanstelling.
Voor de medewerkers die al reeds in dienst zijn is de direct leidinggevende verantwoordelijk dat zij het bestaan en de inhoud van het reglement kennen. Het wordt ook op Samen@work geplaatst.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Medewerker: degene die bij de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen, het ICT samenwerkingsverband Hoeksche Waard en Werk & Inkomen Hoeksche Waard, of een aangesloten gemeenschappelijke regeling, onder welke titel en hoedanigheid ook, werkzaam is (geweest) of werkzaamheden (heeft) verricht.
geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen,
opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van
doorzending, verspreiden of enige andere vorm van ter
beschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen,
alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
ICT middelen: alle huidige en toekomstige elektronische communicatie- en informatiemiddelen door of namens de werkgever aan medewerkers ter beschikking gesteld inclusief alle bijbehorende hardware bestanden zoals (mobiele) telefoon, smart Phone, tablet (zoals een I-Pad, Androïd), laptop, WiFi en software bestanden zoals e-mail, internet, (social) intranet en WiFi netwerk die tot doel hebben het ondersteunen van de functie-uitoefening van de medewerker.
ter beschikking gestelde internetfaciliteiten, daar mede onder begrepen social media
Dit reglement legt de rechten en verplichtingen bij het zakelijk- en privégebruik van e-mail, social media en internetgebruik vast. Daarnaast is deze regeling van toepassing op het gebruik van overige ICT middelen Tevens regelt het reglement in verband met bovengenoemde het verwerken van persoonsgegevens.
Deze regeling geldt voor degene die bij de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen, het ICT Samenwerkingsverband Hoeksche Waard en Werk & Inkomen Hoeksche Waard en van aangesloten gemeenschappelijke regelingen onder welke titel en hoedanigheid ook, werkzaam is (geweest) of werkzaamheden (heeft) verricht, nadat deze regeling in werking is getreden.
Hoofdstuk III GEBRUIK VAN DE ICT MIDDELEN
Het is de medewerker niet toegestaan de door de werkgever ter beschikking gestelde ICT middelen te gebruiken:
om voor privédoeleinden software of bestanden (bijvoorbeeld (ten behoeve van) foto’s, films, muziek, boeken et cetera) te versturen, te downloaden, te ontvangen of te streamen, dan wel zonder voorafgaand overleg met de applicatiebeheerder(s) bestanden te verzenden of op te vragen waarvan de medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn;
Medewerkers zullen bij het gebruik van social media de richtlijn Social Media in acht nemen zoals beschreven in de bijlage bij dit reglement.
Hoofdstuk IV BEHEER VAN DE ICT MIDDELEN
De applicatiebeheerders van de betreffende organisatie zijn belast met de het beheer van de bestanden. Zij zijn op grond van artikel 125 a, derde lid Ambtenarenwet verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Indien een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de ICT middelen door de medewerker, kan door de betreffende werkgever opdracht worden gegeven aan de manager van ISHW de in het eerste lid, onderdeel d en/of onderdeel e, van dit artikel bedoelde gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 15.
Hoofdstuk VI BEWARING EN VERWIJDERING
De in artikel 9, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden volgens wettelijke termijnen bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden verwijderd, tenzij een ernstig vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de ICT middelen in die periode. In dat geval worden de gegevens uit die betreffende periode bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een medewerker noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een medewerker, worden de gegevens verwijderd.
De persoonlijke toegangscode(s) met wachtwoord(en), de in het eerste lid genoemde persoonsgegevens en de digitale bestanden worden uiterlijk 6 maanden na de datum waarop het dienstverband is geëindigd verwijderd. Dit tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik. In dat geval worden de gegevens bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een medewerker noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een medewerker worden de gegevens verwijderd.
Hoofdstuk VII UITGANGSPUNTEN EN VOORWAARDEN BIJ CONTROLE
De betreffende verantwoordelijke kan de manager van ISHW verzoeken om het gebruik van de ICT middelen van één of meerdere personen te onderzoeken. Het verzoek tot controle wordt schriftelijk gedaan en met redenen omkleed. Na toestemming van de betreffende verantwoordelijke draagt de manager van ISHW zorg voor uitvoering van dit verzoek.
Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet. Alleen indien een met meerdere signalen omkleed redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de ICT middelen door de medewerker vindt er, voor zover technisch mogelijk, controle op de inhoud plaats.
De algemene controle ter voorkoming van negatieve publiciteit en seksuele intimidatie en andere vormen van ongewenst gedrag en de controle in het kader van systeem- en netwerkbeveiliging kan steekproefsgewijs en/of op basis van content filtering plaatsvinden. Verdachte berichten worden apart gezet voor nader onderzoek.
Hoofdstuk X RECHTEN VAN DE MEDEWERKER
Indien de betreffende persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift of in strijd met dit reglement worden verwerkt, kan de medewerker de betreffende werkgever schriftelijk binnen een termijn van 4 weken verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
Alle eerdere reglementen of gedragscodes met betrekking tot het gebruik van ICT middelen van de betreffende werkgevers worden ingetrokken op hetzelfde moment dat onderhavige regeling in werking treedt.
Deze regeling inclusief de bijlage richtlijn Social Media kan worden aangehaald als “Privacyreglement gebruik e-mail, internet, social media en overige ICT middelen” en treedt, onder gelijktijdige intrekking van het “ Privacyreglement e-mail- en internetgebruik Cromstrijen 2008”, in werking op de dag na de bekendmaking van het besluit van het college.
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing zijn.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Cromstrijen
de secretaris, de burgemeester,
Bijlage: Richtlijn Social Media.
a.Je bent zelf verantwoordelijk
Alles wat je plaatst en het imago van de werkgever(s) schaadt, is je eigen verantwoordelijkheid. Ga af op je beoordelingsvermogen en eigen logica en wanneer je twijfelt, plaats dan geen bericht. Wanneer je twijfelt over de wijze waarop je moet antwoorden laat je dan adviseren door de afdeling Communicatie.
b.Signaleer complimenten en kritiek
Ook wanneer je geen officiële voorlichter bent van de gemeente, ben je een belangrijke schakel binnen het monitoren van sociale media. Indien je negatieve of positieve berichten over de gemeente signaleert, stuur deze dan naar de afdeling Communicatie. Laat onderwerpen van negatieve aard over aan de communicatieadviseurs en vermijd de verleiding om zelf impulsief te reageren.
c.Wel / niet reageren op berichten
Of je wel of niet reageert op berichten verschilt van geval tot geval. Stelregel is om in principe niet te reageren op kritische commentaren. Want iedereen heeft het recht op zijn/haar mening en je wilt niet in welles nietes discussies verzeild raken. Echter, als blijkt dat er sprake is van een duidelijke, onjuiste weergave van feiten of dat het college of medewerker van de werkgever(s) op kwetsende wijze bejegend worden, zal er overwogen moeten worden een reactie te plaatsen. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er vragen gesteld worden over het beleid van de werkgever(s). Een antwoord van een medewerker heeft dan toegevoegde waarde.
d.Woordvoering: dezelfde regels gelden
Voor sociale media gelden dezelfde regels op het gebied van woordvoering als voor het reageren op berichten in de traditionele media ( bijvoorbeeld de krant e.d). Stem altijd met de afdeling Communicatie af of er gereageerd moet worden en zo ja, wie dit doet. Als je zelf reageert, maak dan altijd je rol duidelijk als vertegenwoordiger van je werkgever(s). Het is niet acceptabel om een schuilnaam te gebruiken of op andere wijze mensen te misleiden. Als medewerker ben je accuraat, eerlijk, transparant en betrouwbaar. Geef nooit persoonlijke gegevens vrij zoals je huisadres en privételefoonnummers.
e.Blijf alert bij het mixen van je persoonlijke leven met je zakelijke activiteiten.
Online lopen werk en je persoonlijke leven gemakkelijk door elkaar. De werkgever(s) respecteert de vrijheid van meningsuiting van al haar medewerkers, maar je moet je bewust zijn dat je een vertegenwoordiger van de gemeente of de organisatie bent. Wees je ervan bewust dat het publiekelijk stelling nemen in tegenstelling kan zijn met de belangen van de gemeente of de organisatie en dat dit een conflict kan veroorzaken. Houd hiermee rekening indien je informatie online publiceert die niet alleen gezien kan worden door vrienden en familie. Realiseer je dat dit soort informatie makkelijk kan worden doorgestuurd.
Omdat online conversaties vaak plotseling plaatsvinden en vluchtig zijn is het belangrijk vast te leggen wanneer je de gemeente vertegenwoordigt. Onthoud hierbij dat online verklaringen dezelfde juridische standaarden dienen te bevatten als traditionele media. Leg alles vast wanneer het een online dialoog over de gemeente betreft (bijvoorbeeld door het bericht ook in JOIN op te nemen) en mail een kopie naar de afdeling Communicatie.
h.Realiseer je dat het internet blijvend is
Online bijdragen blijven altijd vindbaar, dus ook persoonlijke informatie, en deze kunnen door andere media worden overgenomen. Wanneer je reactie inclusief haar context niet kan worden weergegeven binnen het aantal te gebruiken karakters (zoals 140 karakters bij Twitter), maak dan een link naar een online ruimte waar de boodschap volledig en accuraat kan worden uitgedrukt.