Organisatie | Groningen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregel fiscale aspecten personele vergoedingen en verstrekkingen 2016 |
Citeertitel | Beleidsregel fiscale aspecten personele vergoedingen en verstrekkingen 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
van rechtswege vervallen
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-08-2016 | 01-01-2020 | Nieuwe regeling | 24-05-2016 | 5651559 |
Het college van de gemeente Groningen,
vast te stellen de beleidsregel fiscale aspecten personele vergoedingen en verstrekkingen 2016.
Aan een aantal basisgegevens stelt de Belastingdienst fiscale bewaartermijnen. Voor de loonadministratie is dat zeven jaar. Deze termijn is van belang voor de onderstaande beleidsafspraken. Immers, er worden een aantal (digitale) documenten geproduceerd:
Deze worden gezien als onderdeel van de loonadministratie. De gegevens dienen dan ook te worden gearchiveerd, waarbij een bewaartermijn van zeven jaar in acht wordt genomen.
In verband met digitale correcties loonaangiften dient bij overgang naar een nieuw salaris- en personeelsadministratiesysteem het oude systeem nog zeven jaar toegankelijk te zijn.
Iedere medewerker die een leenauto voor permanent gebruik ter beschikking heeft, dient een gebruikersovereenkomst te tekenen en daarnaast een ‘Verklaring geen privé gebruik’ bij HRM beheer in te leveren of er vindt een bijtelling bij het salaris plaats van het vastgestelde percentage van de cataloguswaarde.
Er vindt eenmaal per kwartaal controle plaats op privé gebruik op basis van de rittenregistraties. Indien de uitkomsten van de toetsing goed zijn, dan neemt de frequentie van de controle geleidelijk af, mochten de bevindingen slecht of matig zijn, dan wordt de frequentie van toetsing eenmaal per kwartaal aangehouden. De bevindingen van de controle worden vastgelegd.
2. Reiskostenvergoedingen privé voertuigen
Er zijn 3 standaardformulieren: één voor incidentele reizen in het binnenland (formulier declaratie reis- en verblijfskosten binnenland), één voor incidentele reizen in het buitenland (formulier declaratie reis- en verblijfskosten buitenland) en één voor regelmatig zakelijk gebruik eigen auto (formulier declaratie autokilometers).
B. FUNCTIE- EN WERKPLEKGERELATEERD
3. Verstrekking zakelijke apparatuur (laptops/tablets/smartphones/mobiele telefoons)
Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder het zakelijke apparaat, kan toch aan het noodzakelijkheidscriterium worden voldaan. Waar het om gaat is dat de voorziening naar redelijk oordeel van de leidinggevende noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus kan worden aangetoond dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.
Nota’s aan ZZP’ers worden pas betaald nadat kopie VAR 1 , dan wel een andere door de belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst, en kopie ID-bewijs aanwezig zijn.