Organisatie | Vervoerregio Amsterdam |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Spelregels Projecten Vervoerregio Amsterdam |
Citeertitel | Spelregels Projecten |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
Eigen onderwerp |
De gemeenschappelijke regeling Stadsregio Amsterdam heeft met ingang van 1 januari 2017 de naam gewijzigd in “Vervoerregio Amsterdam”. De geldende regelgeving van de Stadsregio Amsterdam in de periode van 1 januari 2014 tot 1 januari 2017 is terug te vinden onder regelgeving van de Vervoerregio Amsterdam.
Verordening BDU Infrastructuur Vervoerregio Amsterdam, artikel 1.4
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-07-2017 | 01-01-2017 | Wijziging naar aanleiding van naamswijziging Stadsregio Amsterdam in Vervoerregio Amsterdam | 09-02-2017 | BBV/2017/3687 | |
21-07-2016 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 31-05-2016 | BBV/2016/2549 |
Deel 1: de basis van de samenwerking
Samen met betrokken partners werkt de Vervoerregio aan bereikbaarheid en verkeersveiligheid. Aan de hand van projectbeheersingsaspecten delen we onze werkwijze. Het gaat om planning & fasering, inhoud, financiering, organisatie, risico’s en communicatie.
De Vervoerregio Amsterdam werkt samen met de wegbeheerders (en andere partners) in de regio aan het verbeteren van de bereikbaarheid en verkeersveiligheid. De Vervoerregio ondersteunt veel verschillende soorten initiatieven en maatregelen. Van nieuwe infrastructuur tot beter benutten maatregelen en van verkeersveiligheid tot informatievoorziening.
In deze Spelregels Projecten staat omschreven hoe de Vervoerregio invulling geeft aan de samenwerking in projecten met de wegbeheerders. De Spelregels Projecten vervangen de Handleiding Subsidieaanvragen van de Vervoerregio.
Met de Spelregels Projecten sluiten we aan bij de veranderende samenwerking tussen de Vervoerregio en haar partners in de regio. De Vervoerregio functioneert steeds meer als samenwerkingspartner die een (financiële) bijdrage levert aan gezamenlijke doelen en ambities met regionale bereikbaarheid. De belangrijkste wijzigingen zijn:
Een beter resultaat. Door meer focus op de inhoud en meer maatwerk in financiering. Ten eerste leggen we meer nadrukkelijk de verbinding tussen de financiële bijdrage en de beleidsdoelen van de Vervoerregio. Ten tweede onderscheiden we twee verschillende manieren om de financiële bijdrage van de Vervoerregio te bepalen: een maatwerkbijdrage of een referentiebijdrage. Het doel hiervan is om meer flexibiliteit mogelijk te maken (maatwerk), zonder over alle kleine projecten gedetailleerde discussies te voeren (referentie);
Een sneller resultaat. Door een eerdere betrokkenheid en betere samenwerking. Er ligt meer nadruk op de betrokkenheid van de Vervoerregio in de eerste fasen van de voorbereiding van projecten (initiatief, verkenning en planstudie). Hiermee verbetert de samenwerking. Er is bijvoorbeeld eerder duidelijkheid over de bijdrage van de Vervoerregio. In dat kader zijn ook duidelijker richtlijnen opgenomen over de wijze waarop we de projectfasering en bijbehorende beslisinformatie voor faseovergangen hanteren;
Verder zijn de spelregels en de verordening BDU Infrastructuur, waarin de mogelijkheden voor een financiële bijdrage van de Vervoerregio zijn vastgelegd, nu beter op elkaar afgestemd. De twee documenten zijn ook formeel verbonden aangezien het dagelijks bestuur van de Vervoerregio de spelregels als nadere uitwerking van de verordening vastlegt.
In deel 1 geven we aan de hand van de gangbare projectbeheersingsaspecten de werkwijze van de Vervoerregio weer. In deel 2 leest u hoe u een project opstart. Deel 3 legt uit welke beslisinformatie in de verschillende fasen van de projectvoorbereiding nodig is.
1.2. Planning en fasering van projecten
We streven naar snelle en effectieve projectuitvoering. Daarvoor hanteren we een flexibel toepasbare projectfasering en maken we heldere afspraken over de planning. Betrek de Vervoerregio op tijd bij de voorbereiding van een project.
Tijdig betrekken van de Vervoerregio
Betrek de Vervoerregio, naast andere relevante stakeholders, tijdig bij projecten waar zij een bijdrage aan levert. Tijdig betekent vanaf het initiatief van een project. Alleen dan kunnen we de regionale belangen optimaal in projecten opnemen. En alleen dan kunnen we goed bekijken welke bijdrage we vanuit het BDU-budget kunnen leveren. In een vroeg stadium maken we afspraken over onder andere doelen, verantwoordelijkheden, afbakening, trekkerschap, organisatie, planning en fasering. Ook zullen partijen verwachtingen uitspreken over het beoogde resultaat en de orde grootte van de kosten.
Fasering van het uitvoeringsprogramma
Een projectfasering is bedoeld om projecten goed te plannen en de voortgang goed te monitoren. Kortom, om projecten beheersbaar te houden. De Vervoerregio hanteert een eigen projectfasering met zes fasen:
Vergelijkbaar met andere projectfaseringen
De fasering van de Vervoerregio is vergelijkbaar met die bij andere overheden. Zoals de fasering van de gemeente Amsterdam (PBI-fasering), de provincie Noord-Holland (PMI-fasering) en het Rijk (MIRT-fasering). Deze faseringen zijn gericht op verkeer- en vervoerprojecten en zijn onderling zeer vergelijkbaar. In projecten zijn de faseringen dan ook goed naast elkaar te gebruiken. Voorwaarde is dan wel dat afstemming plaatsvindt van verwachtingen over voortgang, concreetheid, organisatie en (het detailniveau van) beslisinformatie.
Sommige projecten maken onderdeel uit van een groter geheel. Bijvoorbeeld een overkoepelend programma of een gebiedsgerichte (ruimtelijke) opgave. In dat geval spreken we af tot wanneer de overkoepelende opgave leidend is en vanaf wanneer de projectfasering gaat lopen voor de specifieke bereikbaarheidsmaatregel.
Onderstaande figuur vergelijkt de faseringen van de Vervoerregio en een aantal partners.
Flexibiliteit en transparantie
De projectfasering van de Vervoerregio is bedoeld om projecten snel en effectief voor te bereiden. Alle typen projecten passen binnen de fasering, die we flexibel toepassen. In een vroegtijdig stadium maakt de Vervoerregio afspraken met haar partners over de te doorlopen fasen. Dat betekent dat niet alle projecten alle fasen moeten doorlopen. Het overslaan of samenvoegen ervan kan in sommige projecten een optie zijn.
Tabel 1 toont een aantal voorbeeldprojecten met een fasering.
Tabel 1: voorbeeldprojecten met de mogelijk te hanteren fasering
De Vervoerregio steunt projecten die bijdragen aan de doelen van het regionaal verkeer- en vervoerbeleid: bereikbaarheid en verkeersveiligheid. Ook een kosteneffectieve uitvoering en een goede kwaliteitsborging wegen zwaar.
Verkeer- en vervoerbeleid van de Vervoerregio
De bijdrage van de Vervoerregio is gericht op het behalen van de doelen van het verkeer- en vervoerbeleid van de Vervoerregio, zoals is vastgelegd in het Regionaal Verkeer en Vervoer Plan (RVVP). In de investeringsagenda’s van de Vervoerregio zijn de beleidsdoelen uitgewerkt en geconcretiseerd. Meer over de inhoud en organisatie van de investeringsagenda’s: paragraaf 1.4 en deel 2 van de spelregels.
De bijdrage van de Vervoerregio aan projecten en maatregelen verantwoorden we aan de hand van het doelbereik. Houvast voor project(bege)leiders vormt de onderstaande tabel met de beleidsdoelen van de Vervoerregio. De indicatoren zijn te gebruiken om te bepalen in welke mate een maatregel aan de doelen bijdraagt. De tabel is alleen bedoeld om een eerste indruk te geven. De achtergronden van de doelen staan in de investeringsagenda’s.
Secondaire of randvoorwaardelijke doelen
Naast bovengenoemde primaire beleidsdoelen, hanteert de Vervoerregio een aantal secundaire of randvoorwaardelijke doelen. Met deze doelen houden we rekening in de beoordeling van projecten en het bepalen van de financiële bijdrage. Het gaat om:
Aan het begin van elke fase brengt de Vervoerregio haar eisen en wensen in de vorm van bijvoorbeeld een programma van eisen of klant eis specificaties in.
De Vervoerregio heeft een open houding ten opzichte van voorstellen en maatregelen vanuit de gemeenten en andere wegbeheerders. Draagt een voorstel of maatregel (ook) bij aan het bereiken van de doelen van de Vervoerregio, dan komt het in aanmerking voor een financiële bijdrage vanuit de Vervoerregio. Veel doelen van de Vervoerregio en gemeenten overlappen elkaar. Daarom werkt de Vervoerregio samen met de wegbeheerders aan oplossingen die de regio en de gemeenten bereikbaar houden.
Afweging kosteneffectiviteit (MKBA en business case)
De Vervoerregio vindt het belangrijk om een bijdrage te leveren aan oplossingen waar sprake is van efficiënte en effectieve inzet van middelen. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een analyse van de kosteneffectiviteit, een maatschappelijke kosten-batenanalyse (MKBA) en/of een business case.
Alle maatregelen vereisen (bij elke faseovergang) een onderbouwing van de kosteneffectiviteit. De wijze waarop, zal per project en per fase sterk verschillen. In een klein project volstaat een kwalitatieve analyse op basis van ‘expert judgement’ (soms is één zin voldoende). In sommige grote projecten zal een volledige MKBA nodig zijn.
Belangrijk: een positieve MKBA of business case is geen doel op zich. Gekoppeld aan de beleidsdoelen en de overige randvoorwaardelijke doelen vormt hij een van de bouwstenen voor een integrale afweging.
De verkenning en (in ieder geval) de planstudie houden in de analyses om tot een voorkeursoplossing te komen ook rekening met de consequenties voor beheer en onderhoud. Bij elke faseovergang maken we afspraken over (1) de verantwoordelijkheden voor en (2) bekostiging van het beheer en onderhoud van de op te leveren maatregelen gedurende de levenscyclus. De Vervoerregio is geen wegbeheerder en levert geen bijdrage aan beheer en onderhoud. Wel kan de Vervoerregio in de ontwikkeling en financiering van maatregelen rekening houden met een efficiënt beheer en onderhoud.
Ook moeten we afspraken maken over het gebruik van de gerealiseerde projecten. Dat speelt vooral bij openbaar-vervoerprojecten. Daar zijn afspraken met de vervoerder over de bediening vereist. In de verkenning of planstudie is het daarom in OV-projecten nodig dat ook de vervoerders een rol spelen of (structureel) betrokken zijn bij de betreffende uitwerking.
Een belangrijk uitgangspunt voor de Vervoerregio, voor de projecten waar zij een bijdrage aan levert, is uitvoering volgens de principes van functioneel en duurzaam. Primair gaat het daarbij om de regionale aspecten van een project. De betrokkenheid van de Vervoerregio bij de kwaliteitsborging kent grofweg drie fasen:
Voor de afronding van elke fase moeten partijen vastleggen op welke wijze rekening is gehouden met de eisen en wensen van de Vervoerregio.
1.4. Financiële bijdrage aan projecten
Aan bod komen onder meer: cofinanciering, soort maatregelen, hoogte van de bijdrage (maatwerk/referentie), wanneer duidelijkheid, geïntegreerde contracten, studiekosten, beschikkingsmanieren, betaling & voorfinanciering.
Regionale bijdrage en cofinanciering
Projecten en maatregelen die een bijdrage leveren aan de beleidsdoelen van de Vervoerregio, komen in aanmerking voor een financiële bijdrage vanuit het BDU-budget. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu stelt de BDU aan de Vervoerregio ter beschikking. Uiteraard kan de Vervoerregio projecten alleen financieren bij voldoende budget binnen de begroting.
Een belangrijke voorwaarde is dat in de projecten altijd sprake is van cofinanciering door de verschillende partners. De wegbeheerder moet daar rekening mee houden in de voorbereiding van een project of maatregel. Belangrijk: betrokken partijen moeten in de verschillende fasen van de voorbereiding dezelfde mate van commitment en zekerheid hanteren in de besluitvorming over een bijdrage aan het project.
Juridisch geregeld in de verordening
De verordening BDU Infrastructuur van de Vervoerregio vormt de juridische basis voor financiële bijdragen van de Vervoerregio. In juridische zin is sprake van een subsidieverordening. Dat betekent dat de projecttrekker / wegbeheerder de Vervoerregio in een (subsidie)aanvraag verzoekt om een bijdrage aan een project of maatregel.
Aan welk soort maatregelen kan de Vervoerregio bijdragen?
Maatregelen die de Vervoerregio vanuit het BDU-budget kan financieren:
bereikbaarheidsmaatregelen (openbaar vervoer, weg, fiets). Ook de gevolgkosten van deze projecten (zoals de kosten voor inpassing of tijdelijke maatregelen tijdens de bouw) komen in aanmerking, zolang deze onlosmakelijk verbonden zijn met de voor de Vervoerregio relevante onderdelen. Voor meer informatie, zie bijlage 1;
dienstverlening die de bereikbaarheid verbetert voor een vooraf afgesproken periode. Zoals: de exploitatie van een voorziening op een openbaar vervoerknooppunt (zoals fietsenstallingen), diversie vormen van informatievoorziening of -verzameling en structurele kosten ten behoeve van de organisatie van verkeersmanagement;
De Vervoerregio kan een bijdrage leveren aan (1) maatregelen op initiatief van de Vervoerregio zelf en (2) maatregelen op initiatief van gemeenten en andere wegbeheerders. Betreft een voorstel of maatregel (ook) de doelen van de Vervoerregio, dan komt het in aanmerking voor een financiële bijdrage vanuit de Vervoerregio.
De hoogte van de bijdrage van de Vervoerregio is afhankelijk van:
De hoogte van de bijdrage per project is in principe niet afhankelijk van de beschikbaarheid van voldoende budget. Als er vanuit een van de partners (Vervoerregio of wegbeheerders) onvoldoende budget beschikbaar is, zoeken we naar een andere planning van het project of een andere prioritering tussen projecten.
Methode bepalen bijdrage: referentie of maatwerk
De Vervoerregio kan de hoogte van de bijdrage op twee manieren bepalen:
Het dagelijks bestuur van de Vervoerregio bepaalt samen met de aanvrager welke vorm van financieren het meest geschikt is. Dat zal de vorm van financieren zijn die leidt tot de meest efficiënte realisatie van het project. We maken de keuze bij aanvang van het project (initiatieffase). Gedurende de voorbereiding kunnen we hem bijstellen. Hieronder lichten we de twee manieren om de hoogte van de bijdrage te bepalen toe.
Optie 1: referentiebijdrage - vaste bedragen en belangen
Een referentiebijdrage is geschikt voor eenvoudige projecten, waarin weinig discussie te verwachten is over de bijdrage van de Vervoerregio en de overige partners. Voorbeelden van dergelijke projecten zijn fietspaden, bushaltes, verkeersdrempels en stallingsvoorzieningen. Met een referentiebijdrage kan de financiering van deze projecten relatief eenvoudig en snel tot stand komen.
De referentiebedragen en -belangen zijn tot stand gekomen op basis van (1) de gemiddelde realisatiekosten van een bepaalde maatregel en (2) een gemiddelde verdeling tussen het belang van de Vervoerregio en het belang van de wegbeheerder. Deze bedragen zijn tot stand gekomen in overleg met de wegbeheerders en vastgesteld door het dagelijks bestuur. Ze zijn op basis van voortschrijdend inzicht in de toekomst aan te passen. Een actuele lijst met referentiebedragen en -belangen is opgenomen in bijlage 2 en bijlage 3.
In de initiatieffase bepalen we of een project met een referentiebijdrage te financieren is. Dat gebeurt in overleg tussen de projectleider van de wegbeheerder en de projectbegeleider van de Vervoerregio. De keuze leggen we vast bij de overgang naar de volgende fase. Als dit al direct de realisatiefase is (zoals bij kleine projecten mogelijk is), dan nemen we bij het promotiebesluit (naar de volgende fase) direct de aanvraag en beschikking mee.
Optie 2: maatwerkbijdrage - drie pijlers
Projecten waarin verschillende partijen en belangen een rol spelen, zijn het meest gebaat bij een maatwerkbijdrage. De hoogte van de bijdrage van de Vervoerregio baseren we op:
Aan deze drie pijlers koppelen we vragen (onderstaande tabel). De antwoorden hierop bepalen mede de hoogte van de maatwerkbijdrage. Op basis van de drie pijlers vindt beargumentering van de verantwoording van de financiële bijdrage plaats.
Belangenafweging per project: efficiëntere inzet van middelen
In het verleden kenden alle projecten een vast aandeel voor de bijdrage van de Vervoerregio: openbaar vervoer 95%, fiets 50 of 70% en weg 50%. Deze percentages golden alleen voor kosten waar de Vervoerregio zich in herkende. Met de maatwerkbijdrage is ruimte gecreëerd voor een specifieke belangenafweging per project. Daardoor kunnen we de financiële middelen van de Vervoerregio efficiënter inzetten om de regionale doelen te bereiken.
Referentiebelangen: hoger aandeel openbaar vervoer en fiets
Indien gewenst kunnen de referentiebelangen richting geven bij het bepalen van de maatwerkbijdrage. Een actuele lijst met referentiebelangen is opgenomen in bijlage 2.
Verantwoording en onderbouwing maatwerkbijdrage
Om de redelijkheid van de hoogte van de bijdrage te toetsen, kunnen we deze vergelijken met de bijdrage aan projecten met een vergelijkbare scope en vergelijkbare effecten. Toetsing of de opgevoerde kosten aanvaardbaar zijn, door een vergelijking te maken met de kosten van vergelijkbare oplossingen, is ook een optie. Gebruik daar eventueel de lijst met referentiebedragen bij (zie bijlage 3).
Voor een maatwerkbijdrage levert de wegbeheerder een kostenraming aan, die volgens de SSK-systematiek is opgesteld. In de kostenraming maken we onderscheid naar bouwkosten, een risicoreservering en de kosten voor engineering en organisatie. Als referentie houdt de Vervoerregio rekening met 10% voor de risicoreservering (objectoverstijgende risico’s) en 16% voor de engineering en organisatie. In aanmerking komen: kosten voor op te leveren producten en projectgebonden kosten voor proces- en projectmanagement. Onderbouwing van deze kosten, met voor de Vervoerregio herkenbare en gangbare tarieven, is noodzakelijk.
Belangrijk is verder het aanleveren van een goede onderbouwing van (1) de te verwachten effecten en (2) het rendement van de gekozen oplossing. Dat laatste betreft de kosteneffectiviteit of kosten-batenverhouding. Een MKBA of een business case kan hier uitkomst bieden. Meer details over de aan te leveren onderbouwing per fase staan in deel 3.
Krijgt een maatregel een maatwerkbijdrage, dan komt in elke faseovergang en de beschikking een verantwoording en onderbouwing van de bijdrage aan de hand van de beleidsdoelen waar het project een bijdrage aan levert. Dat zal gebeuren aan de hand van de drie pijlers: belang beleidsdoelen Vervoerregio, belang andere partners en kosten van de gekozen oplossing. Deze onderbouwing legt het verband tussen de genoemde beleidscriteria en de hoogte van de bijdrage. Dit kan helpen bij het bepalen van toekomstige maatwerkbijdragen. Het zorgt voor continuïteit en voorkomt willekeur.
Belangrijk is dat de betrokken partijen voor aanvang van de planuitwerking afspreken wie de gemaakte kosten voor engineering en organisatie vergoedt, als een project niet tot uitvoering komt. Als ze gezamenlijk besluiten niet met het project door te gaan, is het gebruikelijk dat ze naar rato bijdragen aan de gemaakte kosten. Bij eenzijdige beëindiging van de samenwerking ligt dat anders. Dan geldt: de veroorzaker betaalt de tot op dat moment gemaakte kosten.
Wanneer ontstaat duidelijkheid over de bijdrage van de Vervoerregio?
Bij elke promotie naar een volgende fase in de voorbereiding van het project, maken we afspraken over:
Op basis daarvan kan het dagelijks bestuur van de Vervoerregio een bijdrage reserveren of een beschikking afgeven.
Start van de planuitwerkingsfase: op basis van de resultaten van de planstudie, zullen de wederzijdse bijdragen aan het project nagenoeg zeker moeten zijn. Daarmee verschuift het accent van de betrokkenheid van de Vervoerregio van de planuitwerking naar eerdere fasen. Vóór die tijd is het de bedoeling om inschattingen en verwachtingen af te geven, zodat de partijen weten waar ze aan toe zijn. Als de wegbeheerder een goede onderbouwing aanlevert, die voldoet aan eerder gemaakte afspraken, toetst de Vervoerregio ontwerp en kostenraming alleen op hoofdlijnen. Namelijk om na te gaan of de uitvoering van het project functioneel en duurzaam gebeurt.
Starten met vast bedrag of percentage
In de eerste fasen van een project kunnen we de bijdrage in een vast bedrag of in een aandeel van de projectkosten uitdrukken. Heeft de Vervoerregio een groot aandeel in het project of is de scope al vrijwel zeker, dan spreken we mogelijk een vast bedrag af. Bijvoorbeeld als taakstellend budget. Is het aandeel klein of de scope van het project nog onzeker, dan kan een percentage van de kosten handiger zijn. Belangrijk: er zal altijd een koppeling zijn tussen de bijdrage van de Vervoerregio en een bepaalde scope en daarmee de beoogde effecten en te leveren prestatie.
Hardheid en onderbouwing maatwerkbijdrage per faseovergang
Zo ontstaat gedurende de voorbereiding van het project steeds meer zekerheid over de scope, de effecten en de financiering. De onderstaande tabel geeft aan hoe de maatwerkbijdrage per fase in te vullen is. Meer details over de te maken afspraken per fase: deel 3.
Tabel hardheid en onderbouwing maatwerkbijdrage per faseovergang
In veel projecten van de Vervoerregio is tegenwoordig sprake van geïntegreerde contracten, bijvoorbeeld design en construct. De Vervoerregio ondersteunt deze werkwijze. In geval van geïntegreerde contracten zijn er afspraken over de maatwerkbijdrage op basis van een referentieontwerp en -raming.
De Vervoerregio geeft de beschikking bij een geïntegreerd contract, voor gunning, doorgaans af op basis van het aanbestedingsresultaat. Dat levert voor zowel de Vervoerregio als de wegbeheerder voldoende zekerheid op. Er is op dat moment een risicodossier, een gunningsbedrag, de scope van de onderdelen die bij opdrachtgever blijven en dergelijke. Afgifte van de beschikking is ook mogelijk vóór de aanbesteding. Bijvoorbeeld bij een klein project met weinig vrijheidsgraden. Afgifte na de gunning is voor beide partijen niet gewenst. Het zou eventueel, na overleg en als er tussen het aanbestedingsresultaat en de gunning onvoldoende tijd zit voor een besluit over de beschikking, wel kunnen.
De Vervoerregio beschikt bij geïntegreerde contracten vrijwel altijd op basis van lump sum (zie: ‘twee manieren van beschikken’).
We maken afspraken over de risicoverdeling en de Vervoerregio kan daar (op basis van een gedegen risicodossier) in de beschikking een bijdrage voor opnemen. Als referentie hanteert de Vervoerregio 10% als risicoreservering (objectoverstijgende risico’s). Bepaalde specifieke en/of bijzondere risico’s (bijvoorbeeld risico’s met hoge kosten, maar een kleine kans van optreden) kunnen buiten de beschikking blijven. Daarover maken de Vervoerregio en de wegbeheerder nadere afspraken.
De Vervoerregio kan een bijdrage leveren aan de studiekosten in de verkenningsfase en/of planstudiefase van projecten die zijn opgenomen in een van de investeringsagenda’s van de Vervoerregio.
De hoogte van de studiebijdrage aan verkenningen en planstudies staat in verhouding tot het belang van het betreffende project voor de regionale beleidsdoelen van de Vervoerregio. De bijdrage komt meestal tot stand op basis van een aandeel van de totale studiekosten. In aanmerking komen: kosten voor op te leveren producten en projectgebonden kosten voor proces- en projectmanagement. Daarbij leggen we een directe koppeling met de inhoud van het plan van aanpak voor de betreffende fase. Bovendien: ook voor de proces- en projectmanagementkosten is een onderbouwing, met voor de Vervoerregio herkenbare en gangbare tarieven, noodzakelijk.
Het aandeel van de Vervoerregio in de studiekosten hoeft niet gelijk te zijn aan het uiteindelijke aandeel van de Vervoerregio in de realisatiekosten van het project. Is er (nog) geen zicht op het aandeel van de Vervoerregio in realisatiekosten? Dan kunnen we voor de studiekosten een referentieaandeel van 50% aanhouden.
Wie vergoedt de gemaakte studiekosten als een project niet tot uitvoering komt? Het is belangrijk dat betrokken partijen dat voor aanvang van de verkenning of planstudie afspreken. Normaal gesproken, indien de betrokken partijen gezamenlijk besluiten niet met het project door te gaan, geldt dat ieder naar rato bijdraagt aan de reeds gemaakte kosten. Dat is anders als een van de betrokken partijen eigenhandig de samenwerking beëindigt. Dan geldt dat de veroorzaker voor de kosten opdraait die tot op dat moment zijn gemaakt.
Naast een bijdrage aan de studiekosten van de verkenning en planstudie, kan de Vervoerregio een bijdrage leveren aan algemene studies. Deze moeten dan gericht zijn op het uitdiepen van een bepaald aspect van het regionale verkeer- en vervoerbeleid of de ruimtelijke ordening (bijvoorbeeld een integrale ruimtelijke visie of een gebiedsuitwerking). Belangrijk criterium bij de beoordeling of een studie voor een bijdrage in aanmerking komt, is de vraag of de studie gericht is op het leveren van een bijdrage aan de beleidsdoelen van de Vervoerregio.
Ook evaluatiestudies van gerealiseerde en in gebruik genomen infrastructuurprojecten komen in aanmerking. Het kan gaan om een inhoudelijke en/of procesmatige evaluatie.
Aan het einde van de planuitwerkingsfase geeft de Vervoerregio op verzoek van de wegbeheerder een integrale beschikking af voor de bijdrage aan het project. Deze is gekoppeld aan de betreffende scope en te leveren ‘prestatie’ en vormt de basis voor start van de realisatiefase. De beschikking is gebaseerd op de eerder gemaakte afspraken in de voorbereiding van het project en de aangeleverde onderbouwing van de projecttrekker. Meer details over de aan te leveren onderbouwing voor de beschikking: deel 3.
Als de Vervoerregio een maatwerkbijdrage aan een project verleent, zijn er twee manieren van beschikken mogelijk:
Beschikken op basis van lump sum:
We maken afspraken over de risicoverdeling en de Vervoerregio kan daar (op basis van een gedegen risicodossier) in de beschikking een bijdrage voor opnemen. Als referentie hanteert de Vervoerregio 10% als risicoreservering (objectoverstijgende risico’s). Bepaalde specifieke en/of bijzondere risico’s (bijvoorbeeld risico’s met hoge kosten, maar een kleine kans van optreden) kunnen buiten de beschikking blijven. Daarover maken de Vervoerregio en de wegbeheerder nadere afspraken.
Aanpassing van de bijdrage kan alleen bij wijzigingen in het algemene loon- en prijspeil en indexatie volgens IBOI (alleen van toepassing voor omvangrijke projecten met een meerjarige looptijd). De Vervoerregio past alleen indexatie toe als op haar eigen inkomsten ook indexatie van toepassing is. De indexering naar een project is nooit hoger dan de indexering die de Vervoerregio ontvangt.
De Vervoerregio bepaalt in overleg met de projecttrekker de wijze van beschikken. De Vervoerregio heeft een voorkeur voor lump sum, maar houdt zich altijd het recht voor om te beschikken op basis van werkelijke kosten.
Bij verlening van een referentiebijdrage aan een project of bij een geïntegreerd contract, geeft de Vervoerregio vrijwel altijd een lump sum beschikking af.
Bij de beschikking maken we afspraken over het betalingsritme. Normaal gesproken lopen deze betalingen mee in het uitvoeringsritme van het project. Maar andere mijlpalen zijn ook mogelijk. Over het algemeen geldt, zeker voor lump sum-beschikkingen, dat het moet gaan om toetsbare en zichtbare prestaties. Dit vormt de verantwoording voor de Vervoerregio om tot betaling over te kunnen gaan.
De Vervoerregio kan een deel van de voorbereidingskosten (engineering en de organisatiegebonden kosten) voorfinancieren. Bijvoorbeeld als het om grote bedragen gaat die de wegbeheerder niet kan dragen. Hierover maken door de Vervoerregio en de wegbeheerder voor aanvang van de planuitwerkingsfase afspraken.
Na realisatie van het project verzoekt de projecttrekker de Vervoerregio om de bijdrage vast te stellen. De Vervoerregio stelt door middel van een schouw vast of de afgesproken scope is uitgevoerd en of alle betreffende maatregelen zijn opgeleverd.
De Vervoerregio hanteert als referentie een instandhoudingstermijn van de gerealiseerde projecten van 30-50 jaar. Het moet immers gaan om een toekomstvaste investering en zeker voor bruggen en tramverbindingen is een instandhouding van 50 jaar meer dan logisch. Een kortere instandhoudingstermijn is af te spreken. Maar alleen als er sprake is van voldoende baten en rendement in deze kortere periode. Ook in dat geval dienen de kosten en baten in verhouding met elkaar te staan en houden we ook rekening met de belangen van de direct betrokken partijen. Bij het realisatiebesluit maken we een afspraak met de wegbeheerder over het beheer en onderhoud van de gerealiseerde voorzieningen.
Wie is waar verantwoordelijk voor? Wat verwachten we van elkaar? Wie trekt het project en binnen welke investeringsagenda(‘s)? Wat doen de regioraad en het DB? En wat als er een meningsverschil is? We creëren helderheid.
Duidelijkheid over rolverdeling en verantwoordelijkheden
De Vervoerregio vindt duidelijkheid over de organisatie van een project en de rolverdeling belangrijk. Wie zijn de opdrachtgevers en wat zijn de escalatielijnen van een project, zowel ambtelijk als bestuurlijk. De betrokken partijen bepalen gezamenlijk of ze in een project met een stuurgroep, directeurenoverleg of ambtelijk overleg werken. In de initiatieffase van een project maken we duidelijke afspraken over de organisatie. Bijstellen gedurende de voorbereiding kan.
Projectorganisatie: wegbeheerder & de Vervoerregio
Hieronder is een algemeen organisatieschema voor de samenwerking tussen de Vervoerregio (blauw) en de projecttrekker / wegbeheerder. Als de Vervoerregio een project zelf trekt, geldt vrijwel hetzelfde plaatje.
Figuur algemeen organisatieschema voor projecten
Als referentie hanteert de Vervoerregio het volgende samenwerkingsmodel:
In overleg met de overige betrokken partijen, vullen we de betrokkenheid van de Vervoerregio bij het project in. De input van de Vervoerregio zal gericht zijn op een zo groot mogelijke bijdrage aan het behalen van de regionale beleidsdoelstellingen. En op tijdige en efficiënte tot project realisatie.
De Vervoerregio kan vanuit verschillende rollen een bijdrage leveren aan een project:
Samen met de andere partners zoekt de Vervoerregio naar de meest efficiënte inzet. Die zal voor de Vervoerregio per project verschillen. In eenvoudige projecten of projecten met een beperkt belang voor de Vervoerregio, kan dat op hoofdlijnen zijn. Als partijen daar maar goede afspraken over maken. In complexe opgaven met een groot belang voor de Vervoerregio, zal de Vervoerregio ook intensief betrokken moeten zijn.
Bij bepaalde OV-projecten in de verkenning en/of planstudie zal de vervoerder een rol hebben. Bijvoorbeeld als het afgeven van een bedieningsgarantie vereist is.
Projectbegeleider eerste aanspreekpunt
De projectbegeleider is vanaf het eind van de initiatieffase het eerste aanspreekpunt voor de partijen die met de Vervoerregio te maken hebben. De projectbegeleider kan een actieve en signalerende rol spelen en aanwezig zijn bij overleggen met de projectpartners.
Projectbegeleider: spin in het web
De projectbegeleider is de spin in het web vanuit de Vervoerregio. Hij/zij legt de noodzakelijke contacten met de deskundigen van de Vervoerregio. Als het nodig is zitten die direct aan tafel. Dat kan bijvoorbeeld efficiënt zijn als het gaat om heel specifieke kennis ten aanzien van het openbaar vervoer of fietsverkeer.
Voordat een projectbegeleider is aangesteld, onderhoudt de programmamanager van een van de vier investeringsagenda’s de contacten met de projectleider of opdrachtgever vanuit de wegbeheerder. Gedurende de initiatieffase draagt de programmamanager het contact over aan een projectbegeleider van de Vervoerregio.
Vanaf dat moment is de projectbegeleider degene die de belangen van de Vervoerregio vertegenwoordigt. Ook als de Vervoerregio medewerkers inzet die in het projectteam meewerken aan de onderzoeken en studies (bijvoorbeeld op detacheringsbasis).
Escalatielijnen bij de Vervoerregio
Vanuit de Vervoerregio zijn aan de projectbegeleider altijd een verantwoordelijk afdelingshoofd en een verantwoordelijke portefeuillehouder gekoppeld. Het afdelingshoofd neemt zitting in een directeurenoverleg of onderhoudt contact met de ambtelijk opdrachtgever van de projecttrekker. Op dezelfde wijze neemt de portefeuillehouder van de Vervoerregio deel aan de (eventuele) stuurgroep en onderhoudt contact met de verantwoordelijke bestuurder(s) van de andere partij(en). Daarmee zijn de escalatielijnen vanuit de Vervoerregio altijd duidelijk.
Projecttrekkerschap door de Vervoerregio
De Vervoerregio kan het projecttrekkerschap voor haar rekening nemen bij:
Het projecttrekkerschap kan per fase verschillen. De Vervoerregio heeft veel ervaring als projecttrekker van verkenningen en planstudies. Het trekkerschap in planuitwerkingen en de realisatiefase is echter ook mogelijk, inclusief de aanbestedingsprocedure. Zolang er tussen de Vervoerregio en de wegbeheerder maar goede afspraken zijn over de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden en risico’s.
Afspraken in investeringsagenda’s
In de investeringsagenda’s zijn soms specifieke afspraken gemaakt over het trekkerschap. Zo bestaan in de Investeringsagenda Openbaar Vervoer duidelijke afspraken over gemeentegrensoverschrijdende projecten en projecten die zich binnen de gemeentegrenzen van Amsterdam afspelen. In het eerste geval is de Vervoerregio projecttrekker, in het laatste geval is dat de gemeente Amsterdam.
Projectleider én projectbegeleider
In overleg met de betrokken partijen kan de Vervoerregio, ook als zij projecttrekker is, een aparte projectbegeleider aanstellen (naast de projectleider). Bij grote projecten met uiteenlopende belangen is het vaak zuiverder om zo de belangen van de Vervoerregio te vertegenwoordigen. In kleine projecten kan de projectleider de rollen combineren.
Afstemming programma’s en investeringsagenda’s
Elk project waar de Vervoerregio een bijdrage aan levert, moet in de initiatieffase opgenomen zijn in minstens één van de investeringsagenda’s. Hoe dat werkt staat in deel 2. De programmamanagers van de investeringsagenda’s coördineren de verdeling van het BDU-budget vanuit de Vervoerregio, zodat besteding ervan op het juiste moment en aan de juiste projecten gebeurt. In de initiatieffase – met de programmamanager als aanspreekpunt voor de wegbeheerder(s) – gaan we na of het project past in het beleid, kansrijk is en voldoende prioriteit heeft. Zie verder: deel 2.
Een project, meerdere investeringsagenda’s
Een project kan meer doelen dienen en vanuit verschillende investeringsagenda’s een bijdrage ontvangen (bijvoorbeeld weg en fiets)., De wegbeheerder hoeft dan alleen met de primaire (grootste) investeringsagenda contact op te nemen. De Vervoerregio organiseert de onderlinge afstemming tussen de investeringsagenda’s.
De projectbegeleider van de Vervoerregio
In de loop van de initiatieffase (bij het opstellen van een plan van aanpak voor de verkenning), stellen we een projectbegeleider aan. Deze is nu het eerste aanspreekpunt voor de betrokken wegbeheerder(s).
De projectbegeleider gaat bij elke faseovergang bij de betrokken programmamanager(s) na of de dekking van het project op orde is. Daarbij komen de volgende aspecten aan de orde:
Als er sprake is van scope- of kostenwijzigingen, vindt uiteraard teruglegging bij de investeringsagenda’s plaats. De projectbegeleider legt de voorstellen, met advies van de programmamanager(s) en in overleg met het verantwoordelijk afdelingshoofd, voor aan het bestuur.
Project als onderdeel van deelprogramma
Een project maakt altijd onderdeel uit van een of meer investeringsagenda’s, maar kan ook onderdeel uitmaken van een specifiek inhoudelijk deelprogramma. Bijvoorbeeld bij een aantal projecten voor het opwaarderen van een HOV-verbinding). In dat geval stemt de projectbegeleider af met het deelprogramma en de programmamanager van het deelprogramma met de betreffende investeringsagenda.
Bestuurlijke besluitvorming: regioraad en dagelijks bestuur
Verdeling budgetten: regioraad
Het uitvoeringsprogramma van de Vervoerregio en de programma’s van de vier investeringsagenda’s zijn een verantwoordelijkheid van de regioraad van de Vervoerregio. De Regioraad gaat dus over de verdeling van de budgetten over programma’s en projecten. In de begroting stelt de raad het budget voor het komend jaar vast en geeft een doorkijk op de budgetten voor de jaren daarna.
Invulling en promotiebesluiten: dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur van de Vervoerregio is verantwoordelijk voor de invulling van de projecten en maatregelen binnen de kaders die door de regioraad zijn gesteld. In de voorbereiding van projecten leggen we alle promotiebesluiten naar een volgende fase voor aan het dagelijks bestuur. Dat gaat als volgt. De projecttrekker/wegbeheerder verzoekt een project naar de volgende fase te promoveren. Het portefeuillehoudersoverleg brengt advies uit. Vervolgens dient de verantwoordelijk portefeuillehouder het verzoek in bij het dagelijks bestuur, dat beslist.
Tegen elk besluit dat de Vervoerregio neemt over een financiële bijdrage, kan de aanvrager (meestal de wegbeheerder) gebruik maken van de bezwaar- en beroepsprocedure. We wijzen de aanvrager daar bij elk besluit specifiek op.
De procedure is echter ingewikkeld en tijdrovend. Bij een verschil van mening is het daarom verstandig om gebruik te maken van de (bestuurlijke) escalatielijnen van het project zelf. Het opstarten van een formele procedure voor bezwaar en beroep blijkt dan vaak niet nodig. De Vervoerregio wil meningsverschillen juist zo veel mogelijk voorkomen. Daarom hechten wij er sterk aan het borgen van tijdige betrokkenheid en optimale afstemming over de (bestuurlijke) besluitvorming.
1.6. Risico’s en risicobeheersing
Gedurende de voorbereiding van een project maken we op verschillende niveaus afspraken over risico’s en risicobeheersing. Het is daarbij belangrijk verantwoordelijkheden en partijen te benoemen.
In de planstudie en/of planuitwerkingsfase maken we afspraken over de risico’s in de realisatiefase. We kwantificeren ze en verdelen de verantwoordelijkheden voor deze risico’s. Zeker bij geïntegreerde contractvormen is het zaak om goed met elkaar door te nemen welke risico’s mee gaan in het contract en welke risico’s achterblijven bij de opdrachtgever.
Bij een beschikking op basis van lump sum, maken we afspraken over de risicoverdeling. De Vervoerregio kan daar in de beschikking een bijdrage voor opnemen. Als referentie houdt de Vervoerregio rekening met 10% risicoreservering. Bepaalde risico’s (bijvoorbeeld risico’s met hoge kosten, maar een kleine kans van optreden) kunnen eventueel buiten de beschikking blijven. Daarover maken de Vervoerregio en de wegbeheerder nadere afspraken. In geval van een referentiebijdrage is in het referentiebedrag al rekening gehouden met een opslag voor risico’s.
De Vervoerregio ziet het signaleren en analyseren van de risico’s altijd samen oplopen met het formuleren van de juiste risicobeheersing. Expliciete vermelding van partijen die mee kunnen helpen bij de beheersing van bepaalde risico’s, is daarbij belangrijk.
1.7. Informatie, communicatie en omgevingsmanagement
Alle bij een project betrokken partijen moeten goed geïnformeerd zijn. Dat betekent: de juiste informatie op het juiste moment. Duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden. De Vervoerregio denkt graag mee.
Alle partijen moeten in voldoende mate op de hoogte en betrokken zijn. Gedurende de voorbereiding van een project maken de betreffende partners afspraken over de benodigde informatie-uitwisseling. Frequentie en detailniveau kunnen sterk verschillen per project of zelfs per projectfase. De Vervoerregio hoeft niet in elk project en in alle fasen (even) intensief betrokken te zijn. Het belangrijkste is duidelijke afspraken maken en ze nakomen.
Communicatie en omgevingsmanagement
De wegbeheerder of projecttrekker is in beginsel verantwoordelijk voor communicatie en omgevingsmanagement van het project. En ook voor het doorlopen van de ruimtelijke procedures en het organiseren van de benodigde vergunningen. De Vervoerregio denkt graag mee over de juiste aanpak en invulling. Vroegtijdige afstemming kan helpen in de voorbereiding, bijvoorbeeld bij een inspraakprocedure.
Bij communicatie ‘naar buiten toe’ vindt altijd afstemming plaats tussen de Vervoerregio en de direct betrokken partijen. Het kan gaan om een studie, afronding van de verkenning, een openingshandeling of ‘het slaan van een eerste paal’. In alle gevallen stemmen partijen de strategie en de invulling af.
Deel 2: opstarten van projecten
Waarom is contact in een vroeg stadium met de Vervoerregio cruciaal? Hoe werkt aanmelden bij een investeringsagenda (OV, Weg, Fiets, Verkeersveiligheid)? Wat zijn de voorwaarden? Komt er een bijdrage? Welke fasering past bij het project?
2.1. Samenwerken vanaf het begin
Zaken gedaan krijgen vergt samenwerking. Tijdig contact – bij initiatief van het project – is daarbij cruciaal. Om belangen af te stemmen. En om te kijken of er kans is op een bijdrage van de Vervoerregio.
Een project begint met een idee of initiatief vanuit een wegbeheerder, de Vervoerregio of een andere partner in de regio. Het is belangrijk dat de betrokken partijen elkaar in een vroeg stadium opzoeken en niet solitair vergaande stappen zetten in de voorbereiding van een project of maatregel. Alleen dan kunnen we de diverse belangen goed op elkaar afstemmen.
Tijdig contact belangrijk voor bijdragebepaling
Het is zaak de Vervoerregio tijdig te betrekken bij projecten waar de Vervoerregio een bijdrage aan levert. Tijdig betekent vanaf het initiatief van een project. Alleen dan kunnen we de regionale belangen optimaal in (studie)projecten opnemen. En alleen dan kunnen we goed bekijken welke bijdrage vanuit het BDU-budget gewenst is. Om te bepalen of een initiatief een bijdrage van de Vervoerregio kan krijgen, bekijken we of het aansluit bij de beleidsdoelstellingen uit het regionale verkeer- en vervoerbeleid.
2.2. Aanmelden bij een investeringsagenda
De Vervoerregio Amsterdam kent vier Investeringsagenda’s: Openbaar Vervoer, Weg, Fiets en Verkeersveiligheid. Aanmelding van een projectinitiatief bij een agenda is gekoppeld aan specifieke procedures en criteria.
Vier agenda’s, vier programma’s
De Vervoerregio heeft het regionale verkeer- en vervoerbeleid uitgewerkt in vier investeringsagenda’s. Elke agenda heeft een eigen investeringsprogramma. In de investeringsagenda’s krijgen projecten en andere initiatieven een planning en een prioriteit. Elke agenda kent specifieke eisen waar projecten en andere initiatieven aan moeten voldoen.
Is een project of maatregel nog niet opgenomen in een van de investeringsagenda’s, dan is aanmelden de eerste actie. Dat kan op twee manieren:
Vervolgens gaan we na of het initiatief aansluit bij de doelen van de Vervoerregio. Voor elke investeringsagenda gelden een paar specifieke procedures en criteria. Bovendien moet er enig zicht zijn op budget.
Aanmeldingsspecificaties per investeringsagenda
Hieronder is kort omschreven hoe de aanmelding bij de vier investeringsagenda’s van de Vervoerregio werkt. Komt een initiatief in aanmerking voor een bijdrage vanuit meerdere investeringsagenda’s (bijvoorbeeld weg en fiets), dan hoeft de initiatiefnemer alleen met de primaire (dominante) investeringsagenda contact op te nemen. De Vervoerregio organiseert de onderlinge afstemming tussen de investeringsagenda’s.
Aanmelden Investeringsagenda Openbaar Vervoer
Aanmelden Investeringsagenda Weg
Aanmelden Investeringsagenda Fiets
2.3. Besluitvorming en status investeringsagenda’s
Opname van een initiatief in een van de vier investeringsagenda’s betekent opname in het Uitvoeringsprogramma van de Vervoerregio. Daar gaat een besluitvormingsproces aan vooraf.
Opname initiatief in programma investeringsagenda
Na de afstemming tussen de betrokken partners, zal de programmamanager van een van de investeringsagenda’s aan de portefeuillehouder van de Vervoerregio vragen om het betreffende initiatief op te nemen in het programma van de investeringsagenda. De portefeuillehouder stelt dit vervolgens voor aan het dagelijks bestuur, waarna de regioraad het gewijzigde programma vaststelt.
De programma’s van alle vier de investeringsagenda’s leggen we minstens één keer per jaar voor actualisatie aan de regioraad voor. Tussendoor zijn afspraken te maken met de programmamanagers en/of de portefeuillehouder Verkeer.
Opname in een van de vier investeringsagenda’s betekent direct opname van een project in de initiatieffase van het Uitvoeringsprogramma van de Vervoerregio. Over het algemeen zal het opnemen in een investeringsagenda wel betekenen dat een ander project verschuift of minder prioriteit krijgt.
2.4. Invulling van de initiatieffase
De initiatieffase is het fundament van het project. De betrokken partijen maken een plan van aanpak en voorzien de Vervoerregio van een onderbouwing. Doel: promotie naar de volgende fase en een bijdrage.
In de initiatieffase van een project leggen we de basis voor een goede samenwerking tussen de betrokken partijen. Deel 3 beschrijft de initiatieffase in meer detail.
Plan van aanpak voor vervolgfase
De initiatieffase sluit af met het besluit om een vervolgfase op te starten. Dat gebeurt op basis van een plan van aanpak. Daarin zal in ieder geval aandacht moeten zijn voor:
Beslisinformatie bijdrage Vervoerregio
Om een eerste beeld te krijgen van de financieringsmogelijkheden vanuit de Vervoerregio, geven de betrokken partijen inzicht in de volgende aspecten:
Besluit dagelijks bestuur over promotie en bijdrage
Op basis van het plan van aanpak en de bovengenoemde beslisinformatie neemt het dagelijks bestuur een besluit over:
De volgende fase van het project is in veel gevallen de verkenningsfase. Bij kleinere projecten kunnen we deze vaak overslaan. Soms kan zelfs direct de planuitwerking of realisatie starten.
Projectbegeleider wordt aanspreekpunt
In de loop van de initiatieffase (bij het opstellen van een plan van aanpak voor de verkenning), stellen we een projectbegeleider aan. De programmamanager van de investeringsagenda is dan niet meer het eerste aanspreekpunt van de Vervoerregio.
De projecttrekker/wegbeheerder stelt tegen die tijd een projectleider aan, die de volgende fase(n) van het project gaat organiseren. Is de Vervoerregio projecttrekker, dan is de projectleider natuurlijk van de Vervoerregio. Samen zoeken zij naar de meest efficiënte inzet van de Vervoerregio in het project. Deze inzet zal per project en per fase verschillen.
Wat is de meest geschikte fasering? De betrokken partners gaan op zoek naar de kortste en beste weg naar uitvoering van het project. En naar de meest efficiënte inzet van partijen en middelen.
In de initiatieffase bepaalt de Vervoerregio in overleg met de betrokken wegbeheerders de snelste en meest geschikte fasering naar uitvoering van het project. Voor kleine en/of eenvoudige projecten kunnen we de meeste fasen overslaan. Voor grote complexe projecten zullen we alle fasen waarschijnlijk uitgebreid moeten doorlopen.
De Vervoerregio zoekt samen met de andere partners naar de meest efficiënte inzet in het project. Die van de Vervoerregio zal per project verschillen. Daarbij kunnen we ook kijken naar wie opdrachtgever is van het project en/of diverse fasen. De Vervoerregio kan hierbij een rol spelen. Is de wegbeheerder/aanvrager de opdrachtgever, dan zorgt de Vervoerregio voor een projectbegeleider. Deze is eerste aanspreekpunt en is bij het proces te betrekken.
De invulling van de fasering van initiatief naar realisatie is omschreven in deel 3.
Deel 3: fasering van initiatief naar realisatie
Fasering maakt projecten beheersbaar. De fasering van de Vervoerregio: initiatief - verkenning - planstudie - planuitwerking - realisatie - beheer. Toepassing is flexibel. Aan te leveren beslisinformatie per faseovergang, vindt u hier.
3.1. Hoe werkt de projectfasering?
Fasering maakt beheersbaar. Overgang naar een volgende fase vraagt altijd een startbesluit. De partners leveren daarvoor beslisinformatie aan. Projectfasering is flexibel inzetbaar: soms is een fase overbodig.
Met behulp van de projectfasering houdt de Vervoerregio de projecten waar zij een bijdrage aan levert beheersbaar. Bij elke overgang naar een volgende fase leggen we afspraken vast over (onder meer) de scope, effecten, voortgang, planning, kosten, risico’s en financiering van de projecten. Gedurende de fasering worden de gemaakte afspraken steeds concreter en gedetailleerder. We onderscheiden zes fasen: initiatief, verkenning, planstudie, planuitwerking, realisatie en beheer.
Afronding elke fase: besluit start volgende fase
De projecttrekker vraagt de overige betrokken partijen bij afronding van een projectfase te besluiten over de inhoudelijke keuzes, vervolgprocedure en projectbeheersing. De besluiten van de betrokken partijen zullen daarbij een vergelijkbaar commitment en detailniveau moeten hebben. In ieder geval moeten ze uitsluitsel geven over de bekostiging en bemensing van de volgende fase.
Beslisinformatie voor de overgang naar de volgende projectfase
Op basis van de aangeleverde beslisinformatie besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over het promoveren naar de vervolgfase. Daarbij geeft de Vervoerregio een bepaalde mate van zekerheid over de financiële bijdrage aan de realisatie van het project en de daarbij behorende uitgangspunten en voorwaarden. Zo nodig neemt de Vervoerregio een indicatief bedrag op in haar meerjarenraming.
Indien nodig tekenen de betrokken partijen een overeenkomst om de afgesproken inhoudelijke keuzes en vervolgprocedure te bekrachtigen. Voor een dergelijke overeenkomst zijn verschillende vormen en juridische hardheden denkbaar. Bij het afsluiten van een overeenkomst, moet de Vervoerregio deze aan de regioraad voorleggen.
Flexibele toepassing van de fasering
De Vervoerregio levert bijdragen aan projecten van zeer verschillende aard en omvang. Daarom zetten we de projectfasering flexibel in. Bij kleine, standaard projecten (bijvoorbeeld de realisatie van een verkeersdrempel) kan op de initiatieffase direct de realisatiefase volgen. Voor grote, complexe projecten (bijvoorbeeld een nieuwe tramlijn) zullen we alle fasen uitgebreid moeten doorlopen. Het belangrijkste is daarover duidelijke afspraken te maken.
In de initiatieffase van een project leggen we in overleg met de betrokken wegbeheerders vast, hoe we de fasering voor het betreffende project het beste kunnen doorlopen. Uiteraard kunnen partijen in vervolgfasen constateren dat een andere fasering passender is. Bijvoorbeeld bij de keuze voor een meer of minder omvangrijke oplossing. Belangrijk is een fasering te kiezen, geschikt voor tijdige en inhoudelijk juiste realisatie van het project.
Voorbeeldprojecten met de mogelijk te hanteren fasering
Verschillende faseringen op elkaar afstemmen
De fasering van de Vervoerregio is vergelijkbaar met de fasering die andere overheden hanteren. Zoals de fasering van de gemeente Amsterdam (PBI-fasering), de provincie Noord-Holland (PMI-fasering) en het Rijk (MIRT-fasering). Uiteraard houden we er rekening mee dat de projectfasering bij verschillende partners kan verschillen. Of dat de betrokken partners
verschillende methodiek van projectbeheersing hanteren. In projecten zijn de faseringen goed naast elkaar te gebruiken, zolang de verwachtingen over voortgang, concreetheid, organisatie en (het detailniveau van) de beslisinformatie op elkaar zijn afgestemd. Al in de initiatieffase van een project maken we afspraken om de besluitvorming, projectfasering en projectbeheersing op elkaar af te stemmen.
In deel 1 staat een vergelijking met de fasering die een aantal partners van de Vervoerregio gebruiken.
Erkenning in een van de vier investeringsagenda’s betekent opname in de initiatieffase. Hier leggen we de basis voor de samenwerking. Beslisinformatie voor start volgende fase is vooral globaal.
Erkenning in een investeringsagenda
Voor elk nieuw projectinitiatief schat de Vervoerregio in of het project een bijdrage kan leveren aan de regionale beleidsdoelen. Past het project binnen een van de investeringsagenda’s voor openbaar vervoer, weg, fiets of verkeersveiligheid? Meer informatie hierover: deel 2.
Erkenning van een projectinitiatief in een van de investeringsagenda’s, betekent opname in de initiatieffase van de projectfasering. In deze fase vindt, in overleg met de betrokken partners, nadere definiëring en afbakening van het project plaats.
Samenwerking initiatieffase en beslisinformatie faseovergang
In de initiatieffase gaan de betrokken partijen op zoek naar een goede basis voor de samenwerking in het project. Aanvankelijk is de programmamanager van de betreffende investeringsagenda het aanspreekpunt. In de loop van de initiatieffase (bij het opstellen van een plan van aanpak voor de verkenning) zal dat de projectbegeleider zijn. Afspraken zijn nog vooral bedoeld om gezamenlijke uitgangspunten te definiëren en wederzijdse verwachtingen te managen. Over het algemeen is de beslisinformatie nog globaal en indicatief; nog niet gebaseerd op studies of onderzoeken, maar op expert judgement.
Het gewenste detailniveau is sterk afhankelijk van de aard en omvang van het project. Voor een klein project is een half A4-tje voldoende. Voor een groot infrastructuurproject kunnen voor de start van de verkenning een uitgebreid plan van aanpak en bestuursovereenkomst nodig zijn.
Verder hangt het detailniveau af van de volgende fase. Bij een klein project kan de volgende fase al de planuitwerking of zelfs realisatie zijn. Dat vraagt om concretere afspraken dan voor de start van een verkenning.
We maken afspraken over de onderwerpen in de onderstaande tabel. Zijn bepaalde onderwerpen voor het project niet relevant, dan kunnen de betrokken partijen hier beargumenteerd van afwijken.
Afspraken / beslisinformatie bij de afronding van de initiatieffase
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over:
Wat is de urgentie van het project? Welke oplossingsrichtingen gaan we onderzoeken? Wat is het belang van elke projectpartner? Vragen waar concrete antwoorden op moeten komen in de verkenningsfase.
Wat we meenemen uit de initiatieffase
Bij de promotie van de initiatieffase naar de verkenningsfase, hebben de betrokken partijen de belangrijkste kaders en verwachtingen (doelen, uitgangspunten, definities, afbakening en dergelijke) voor het project vastgelegd. Ook is een plan van aanpak voor de verkenning vastgesteld. Bovendien zijn de verwachtingen voor het vervolgproces (planning, kosten en financiering) gedeeld en vastgelegd.
Samenwerking verkenningsfase en beslisinformatie faseovergang
In de verkenningsfase staat de vraag centraal wat de urgentie van het project is en welke oplossingsrichtingen relevant zijn om nader te onderzoeken.
Belangrijk is dat de betrokken partijen hun belang bij het project helder maken en concretiseren. Dat kan door kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden te benoemen. Vervolgens kunnen we een beoordelingskader afspreken voor een afweging tussen alternatieve oplossingen in de planstudie. Dat kader beschrijft bijvoorbeeld welke doelen centraal staan en hoe we in het vervolg rekening houden met kosteneffectiviteit (MKBA, business case, etc.).
Inzet deskundigen Vervoerregio
Om de kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden goed mee te geven, kunnen diverse deskundigen vanuit de Vervoerregio een bijdrage leveren:
De projectbegeleider van de Vervoerregio coördineert de inzet van deze deskundigen.
Voldoende perspectief voor realisatie?
Op basis van de verkenning volgt (over het algemeen) het besluit om een planstudie uit te voeren. Belangrijke voorwaarde: voldoende perspectief voor realisatie van het project. Dat gaat om draagvlak (omgeving), effectiviteit, maar ook de financiële dekking. De betrokken partners moeten aangeven welke bijdrage ze verwachten. Afhankelijk van de aard en omvang van het project, kunnen we bijvoorbeeld met een intentieverklaring werken. Het kan handig zijn om afspraken te maken over een aandeel van een bepaalde scope of juist over vaste bedragen (een soort taakstellend budget). Dat zal per project verschillen.
Afspraken / beslisinformatie bij de afronding van de verkenningsfase
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over:
De fase van de belangrijkste projectbeslissingen: de voorkeursoplossing, dekking van investeringskosten, exploitatie, beheer en onderhoud. Een sluitende begroting. En de bepaling van de Vervoerregiobijdrage.
Wat we meenemen uit de verkenningsfase
Bij de promotie naar de planstudiefase, hebben de betrokken partijen de urgentie van het project en de oplossingsrichtingen vastgelegd. Daarbij zijn uitgangspunten en randvoorwaarden meegegeven, ook voor de financiële bijdrage. Bovendien is een plan van aanpak voor de planstudie vastgesteld en zijn de verwachtingen voor het vervolgproces (planning, kosten en financiering) gedeeld en vastgelegd.
Samenwerking planstudiefase en beslisinformatie faseovergang
Voorafgaand aan de planstudie zijn er nog veel vrijheidsgraden, zoals verschillende oplossingsrichtingen/alternatieven. Op basis van de planstudie maken we de belangrijkste keuzes in het project: we leggen een voorkeursoplossing vast, inclusief dekking en vervolgplanning. In de planuitwerkingsfase en realisatiefase werken we de voorkeursoplossing verder uit en leggen hem planologisch vast. Grote wijzigingen zijn niet meer de bedoeling.
Inzet deskundigen Vervoerregio
Om te komen tot een gedragen voorkeursoplossing, kunnen (indien nodig) diverse deskundigen vanuit de Vervoerregio een bijdrage leveren:
De projectbegeleider van de Vervoerregio coördineert de inzet van deze deskundigen.
Op basis van de resultaten van de planstudie moeten de bij het project betrokken partijen een sluitende begroting maken en hun bijdrage aan het project vastleggen. Hoewel de definitieve investeringsbeslissing pas in de planuitwerkingsfase (of bij de start van de realisatiefase) volgt, is het, niet de bedoeling die fase te starten zonder sluitende begroting.
Bepaling bijdrage Vervoerregio
We bepalen de bijdrage op basis van drie aspecten:
Onderbouwing: effectonderzoeken (of inschattingen), het ontwerp (SO) en de kostenraming (SSK). De bijdrage van de Vervoerregio koppelen we aan een bepaalde scope, de te behalen effecten, de kosten- en een risicoverdeling. Meer details over het bepalen van de hoogte van de bijdrage van de Vervoerregio: deel 1.
De afspraken die betrokken partijen op basis van de planstudie maken, zijn goed in een overeenkomst vast te leggen. Per project moeten we bepalen of en in welke vorm dat gewenst is.
Afspraken / beslisinformatie bij de afronding van de planstudiefase
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over:
Begroting uit planstudiefase sluitend? Akkoord op de voorkeursoplossing? Tijd voor: uitwerken voorkeursoplossing, planologische procedures en voorbereiding aanbesteding. Afspraken worden definitief.
Hoe gaan we het project uitvoeren?
De planuitwerking gaat pas van start als er, vanuit alle betrokken partijen, harde toezeggingen zijn over de financiering. Een reservering in de begroting is de uitgangspunt. In de planuitwerking staat de wijze van uitvoering van het project centraal. Belangrijk aandachtspunt: tussen de start van de planuitwerking en de start van de realisatie mogen maximaal 24 maanden zitten.
Samenwerking planuitwerkingsfase en beslisinformatie faseovergang
Deze fase kent normaal gesproken geen grote wijzigingen meer in de scope, planning en kosten van het project. Het is tijd voor het bevestiging van gemaakte afspraken en het invullen van de laatste details. De partijen maken alles gereed om tot realisatie over te gaan. De projecttrekker/wegbeheerder start indien nodig de ruimtelijke procedures op en vraagt de benodigde vergunningen aan. Bij tram- en metroprojecten zal hij ook de juiste procedure in het kader van de Wet Lokaal Spoor moeten doorlopen. De Vervoerregio is volgens deze wet eindverantwoordelijk voor aanleg en instandhouding, veiligheid en financiering van lokaal spoor. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam is, via delegatie door het dagelijks bestuur, verantwoordelijk voor de vergunningverlening voor indienststelling van nieuwe spoorweginfrastructuur.
Definitieve aanvraag en toezegging bijdrage
De wegbeheerder zal nu ook de aanvraag voor een financiële Vervoerregiobijdrage definitief maken en met de Vervoerregio afstemmen. Hij overlegt de benodigde stukken (scope, effecten, kosten, planning, et cetera.). De Vervoerregio toetst of ze overeenkomen met eerder gemaakte afspraken. Als dat zo is, en als er ook over de opbouw en kwaliteit van de kosten overeenstemming is, zal de Vervoerregio niet opnieuw berekeningen uitvoeren. De bijdrage die op basis van de planstudie was toegezegd, is dan definitief.
Zijn er toch omvangrijke wijzigingen aan de voorkeursoplossing nodig, dan beoordeelt de Vervoerregio of deze passen binnen de doelen en uitgangspunten van de Vervoerregio. Als dat niet het geval is, dan zoeken we in overleg met de wegbeheerder een oplossing. Mogelijk heroverwegen we de financiële bijdrage.
Afspraken / beslisinformatie bij de afronding van de planuitwerkingsfase
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over:
Bij een rimpelloze of juist niet zo perfecte uitvoering. Of bij signalering van extra kansen. Het is zaak de Vervoerregio altijd en tijdig te informeren. Voor het meedenken in oplossingen. En soepele betalingen. Op weg naar een goede afronding van het project.
(Financiële) betrokkenheid de Vervoerregio rond de uitvoering
Op basis van de aanbesteding vindt in de realisatiefase uitvoering van de werkzaamheden plaats om de bereikbaarheidsmaatregel te realiseren. Betrek de Vervoerregio (volgens afspraak) in de periode richting de start van de uitvoering indien nodig bij de aanbesteding, gunning en het omgevingsmanagement. Gedurende de uitvoering is de Vervoerregio op een of andere wijze altijd betrokken. In ieder geval om te komen tot een tijdige en efficiënte afhandeling van de tussentijdse voorschotbetalingen. Dit aan de hand van het afgesproken kasritme, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.
Samenwerking, communicatie en afronding realisatiefase
Bij het maken van de afspraken bij de afronding van de planuitwerking leggen we ook vast welke organisatie en welk overleg we uitgaan gedurende de uitvoering. Dit verschilt per bereikbaarheidsmaatregel. Bij complexe en langlopende projecten is een meer vaste opzet waarschijnlijk. Het is dan zaak de Vervoerregio bijvoorbeeld aan de hand van concept-voortgangsrapportages over de stand van zaken en eventuele knelpunten te informeren.
Bij de informatievoorziening ligt de nadruk op de scope en planning, zodat afronding van de realisatie gebeurt zoals afgesproken is. Is er sprake van afwijkingen, dan moet u de Vervoerregio tijdig informeren. We kunnen dan meedenken over mogelijke maatregelen om dit juist te beheersen. Dit raakt ook het tijdig in procedure brengen van voorschotbetalingen. Blijkt een afgesproken scope niet realiseerbaar, dan is direct overleg met de Vervoerregio en de overige relevante stakeholders noodzakelijk. Gezamenlijk zullen we mogelijkheden bespreken om de doelen van de bereikbaarheidsmaatregel toch te behalen, in lijn met de in de beschikking vastgelegde afspraak.
Het kan ook zijn dat zich kansen voor doen. Bijvoorbeeld aanvullende maatregelen die niet in de scope zijn opgenomen. We bekijken de mogelijkheden. Op basis van aanvullende besluitvorming met bijbehorende afspraken over financiële inbreng, kunnen we de maatregelen mogelijk meenemen in de uitvoering. De financiële stand op dat moment en de verwachte eindprognose betrekken we bij de beslissing. Misschien is er ruimte binnen het beschikbare budget. In overleg maken we dit expliciet en leggen het ter besluitvorming voor.
Schouw voor formele oplevering
Bij afsluiting van de realisatiefase dient de wegbeheerder altijd een opleveringsdocument met prestatieverklaring in bij de Vervoerregio. De Vervoerregio voert altijd een schouw uit om de oplevering en de gerealiseerde scope formeel te bevestigen. De Vervoerregio neemt het initiatief, de aanvrager werkt mee aan het organiseren van de schouw.
Publieke aankondiging ingebruikname
De afronding van de realisatiefase, is gericht op een financiële afsluiting van het project. Het is ook een markering van de daadwerkelijke ingebruikname. Over het algemeen staan we hier communicatief bij stil, bijvoorbeeld met een persbericht. Of met een officiële openingshandeling voor de betrokken bestuurders en/of de gebruikers en omwonenden. Betrek de Vervoerregio hier actief bij om dit gezamenlijk invulling te geven.
Bij de afronding van de planuitwerkingsfase is er al een beeld van de organisatie gedurende de realisatie en de wijze waarop de financiële afsluiting tot stand komt. Aan het einde van de realisatiefase bespreekt de wegbeheerder met de Vervoerregio het proces om te komen tot afsluiting. Voor de verantwoording is de volgende informatie nodig:
Een accountantsverklaring is alleen noodzakelijk als een beschikking op basis van werkelijk gemaakte kosten is afgegeven.
Na goedkeuring van de Vervoerregio stellen we de financiële bijdrage definitief vast. Is er een afwijking van de oorspronkelijke beschikking of gemaakte afspraak of is er een andere aanleiding? Dan kunnen we de afsluiting voorleggen aan het dagelijks bestuur van de Vervoerregio.
Het project is gerealiseerd. De wegbeheerder neemt de ‘prestatie’ in gebruik. Daar hoort ook de onderhoudsverantwoordelijkheid bij.
Van prestatie naar asset. Van realisatie naar beheer.
Financiële afsluiting van het project betekent dat de ‘prestatie’ door de wegbeheerder is geleverd en de bereikbaarheidsmaatregel in gebruik is genomen. In geval van (nieuwe) infrastructuur geldt de voorwaarde dat er ook een overdracht heeft plaats gevonden naar de beheerfase. Vanaf dat moment is de prestatie een ‘asset’. Daarvoor vindt dagelijks onderhoud plaats en na een langere periode grootschalig vervangingsonderhoud.
De verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud (B&O) ligt altijd bij de wegbeheerder. Voor tram- en metro-infrastructuur zijn afspraken gemaakt tussen de Vervoerregio en de afdeling Eigendom & Beheer van ‘Metro en Tram’ (MeT) van de gemeente Amsterdam. De verantwoordelijkheid voor B&O ligt bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam via de delegatie van de opdrachtgeversbevoegdheden uit de Wet Lokaal Spoor. De formele rol van de Vervoerregio voor dergelijke B&O-projecten is ook ‘subsidieverlener’.
De ‘gebruikstermijn’ van een project houden we vast. De financiële bijdrage vanuit de Vervoerregio gaat uit van toekomstvaste en robuuste investeringen. Dit om te voorkomen dat partijen na korte tijd de functionaliteit van een bereikbaarheidsmaatregel verwijderen of verminderen. In een uitwerking van een maatregel is, op basis van argumentatie, afwijken van de referentie ‘toekomstvast’ een optie. Bijvoorbeeld als voor het rendement en belang voor de Vervoerregio en partijen, een kortere periode gerechtvaardigd is. De Vervoerregio zal ook deze ‘afwijking’ in de ‘beheerfase’ vasthouden.
Aan het begin van de beheerfase kunnen partijen een evaluatie naar het effect van de gerealiseerde bereikbaarheidsmaatregel afspreken. Bij het verlenen van de beschikking kan opname van een evaluatie een voorwaarde zijn. Na afronding van de realisatiefase kunnen partijen verder afspreken over de uitvoering van de evaluatie. De Vervoerregio kan hiervoor een financiële bijdrage verlenen volgens het principe van een studie.
Bij het vasthouden van gegevens gaat het primair om de volgende informatie:
Bijlage 1: kosten bereikbaarheidsmaatregelen
Bij een maatwerkbijdrage, bij het financieren van de overeengekomen scope van de bereikbaarheidsmaatregelen binnen het grondgebied van de Vervoerregio, nemen we kosten in beschouwing. Hieronder een overzicht.
Indicatieve, niet-limitatieve lijst van kosten
Tijdig een SSK-kostenoverzicht voor de VervoerregioDe Vervoerregio wenst zo vroeg mogelijk in een project en in ieder geval vanaf de planstudiefase een onderbouwd kostenoverzicht volgens de SSK-systematiek met risicodossier en zonder stelposten die niet nader zijn omschreven.
Buiten beschouwing bij bepaling bijdrage VervoerregioBij het bepalen van de bijdrage van de Vervoerregio blijven kosten die we volgens het dagelijks bestuur ten laste van andere kostendragers kunnen brengen, buiten beschouwing:
Voor een groot project dat bijdraagt aan de doelen van de Vervoerregio kunnen we een bijdrage verlenen voor de kosten in de verkenningen- en planstudiefase. De Vervoerregio hanteert een referentiebelang van 50% van de totale studiekosten of het referentiebelang voor investeringen over alleen de externe productkosten.
Voor relatief eenvoudige en solitaire projecten kan de Vervoerregio een referentiebelang (en referentiebedrag) hanteren. Dat kan ook voor deelbelangen bij meer complexe projecten behorende bij de overeengekomen scope.
Goed openbaar vervoer is van groot belang voor de stedelijke regio. Als concessieverlener heeft de Vervoerregio een rechtstreeks financieel belang bij een verbetermaatregel in het OV-netwerk. Indien er geen substantiële belangen van andere partijen betrokken zijn, dan kan de Vervoerregio een referentiebelang hanteren van 95%.
Verbetermaatregelen op het door de Vervoerregio vastgestelde regionaal fietsnetwerk kunnen voor een bijdrage van 70% in aanmerking komen.
Verbetermaatregelen op het door de Vervoerregio vastgestelde regionaal wegennetwerk kunnen voor een bijdrage van 50% in aanmerking komen.
Voor maatregelen die de verkeersveiligheid verbeteren hanteert de Vervoerregio een referentiebelang van 50%.
De Vervoerregio heeft een door het dagelijks bestuur vastgesteld overzicht met referentiebedragen beschikbaar. Dit is gebaseerd op de eerder vastgestelde normbedragen, waaruit de referentiebelangen zijn afgezonderd.
In de referentiebedragen is rekening gehouden met toeslagen voor engineering en organisatiegebonden kosten (voorheen VAT) van 16% en onvoorzien/risico’s van 10%.