CVDR412698_1Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 17 mei 2016, nummer 817FAFD9 en provinciale staten van Utrecht van 6 juni 2016, nummer 817F5DDE, houdende regels voor de behandeling van bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen (Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen)nlregelingUtrecht2016-07-26UtrechtProvinciaal blad, 2016, 4241Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepenProvinciewet, art. 82Provinciewet, art. 105, lid 1Provinciewet, art. 145Provinciewet, art. 168Algemene wet bestuursrecht, hfd. 7Algemene wet bestuursrecht, afd. 9.1.3gedeputeerde statenbestuur en recht2016-05-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-07-232021-08-01nieuwe regeling817FAFD9bezwaar, beroep, klachtenGeen.Geen.Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 17 mei 2016, nummer 817FAFD9 en provinciale staten van Utrecht van 6 juni 2016, nummer 817F5DDE, houdende regels voor de behandeling van bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen (Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen)Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 17 mei 2016, nummer 817FAFD9
en provinciale staten van Utrecht van 6 juni 2016, nummer 817F5DDE, houdende
regels voor de behandeling van bezwaarschriften, klachten en administratieve
beroepen (Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve
beroepen)Gedeputeerde staten van Utrecht;Gelet op artikel 82 van de Provinciewet, hoofdstuk 7 en afdeling 9.1.3 van
de Algemene wet bestuursrecht;Overwegende dat het wenselijk is regels te stellen ten behoeve van de
behandeling van en advisering over bezwaarschriften, klachten en
administratieve beroepen en een adviescommissie in te stellen waarvan de
voorzitters en leden geen deel uitmaken van gedeputeerde staten of hun
commissies dan wel werkzaam zijn onder hun verantwoordelijkheid;Provinciale staten van Utrecht;Gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van 17 mei 2016, nummer
817F5A81;Gelet op de artikelen 105, eerste lid, 145 en 168 van de Provinciewet,
hoofdstuk 7 en afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht;Overwegende dat het wenselijk is regels te stellen ten behoeve van de
behandeling van en advisering over bezwaarschriften, klachten, en een
adviescommissie in te stellen waarvan de voorzitters en leden geen deel
uitmaken van provinciale staten of hun commissies dan wel werkzaam zijn
onder hun verantwoordelijkheid;Besluiten, ieder voor zoveel het hun bevoegdheden betreft, de volgende
verordening vast te stellen:1Algemene bepalingen1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
commissie: Awb-adviescommissie van provinciale staten en
gedeputeerde staten als bedoeld in artikel 7:13, 7:19 en artikel
9:14 van de wet;
bezwaarschrift: bezwaarschrift als bedoeld in artikel 1:5,
eerste lid, van de wet;
klacht: klacht als bedoeld in artikel 9.1 van de wet die
betrekking heeft op gedragingen van of toe te rekenen is aan
provinciale staten of gedeputeerde staten;
beroepschrift: administratief beroep als bedoeld in artikel
1:5, tweede lid, van de wet;
verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit
heeft genomen of waartegen de klacht zich richt;
wet: Algemene wet bestuursrecht.
2Taak van de commissie
De commissie is belast met de behandeling van en advisering
over:
bezwaarschriften tegen besluiten van provinciale
staten onderscheidenlijk gedeputeerde staten, met uitzondering van de gevallen genoemd in het
derde lid en vierde lid;
beroepschriften die aan de beslissing van
gedeputeerde staten zijn onderworpen;
klachten die betrekking hebben op provinciale staten
of gedeputeerde staten;
De commissie adviseert tevens over verzoeken om
kostenvergoeding als bedoeld in artikel 7:15 en 7:28 van de wet
in verband met de in het eerste lid genoemde bezwaar- en
beroepschriften.
De commissie heeft geen taak:
voor zover provinciale staten onderscheidenlijk
gedeputeerde staten een bijzondere adviescommissie
hebben ingesteld;
ten behoeve van de beslissing op bezwaren tegen
besluiten waarvan de behandeling bij mandaat aan een
andere instantie is opgedragen.
ten behoeve van de beslissing tegen besluiten op
grond van een wettelijk voorschrift inzake provinciale
belastingen of heffingen.
In afwijking van het eerste lid kunnen gedeputeerde staten
onderscheidenlijk provinciale staten de voorbereiding en
advisering van bepaalde bezwaarschriften aan zich houden.
IISamenstelling commissie3Samenstelling van de commissie
De commissie bestaat per zitting uit een voorzitter en twee
andere leden.
Gedeputeerde staten benoemen één of meer voorzitters en twee
of meer andere leden voor de commissie, nadat overleg plaats
heeft plaatsgevonden met het fractievoorzittersconvent van
provinciale staten over de voordracht van het kandidaatlid of
kandidaatleden.
De voorzitter en andere leden van de commissie kunnen geen
deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid
van een van de bestuursorganen van de provincie Utrecht.
De commissie regelt zelf de samenstelling van de commissie
voor de behandeling van een bezwaarschrift, klacht of
administratief beroep. De commissie wijst hierbij uit haar
midden per zitting een reservelid aan.
Bij verhindering van de voorzitter wijst de commissie uit de
zitting houdende andere leden, de vervanger van de voorzitter
aan.
Ten behoeve van de behandeling van administratief beroep
bestaat de commissie per zitting uit een lid, aan te wijzen uit
en door het college van Gedeputeerde Staten, alsmede twee
voorzitters van de commissie.
4Secretariaat
De commissie wordt bijgestaan door een of meer ambtelijk
secretarissen.
De secretaris is voor zijn werkzaamheden voor de commissie
uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de commissie.
De secretarissen worden ondersteund door (door gedeputeerde
staten aangewezen) medewerker(s) administratieve
ondersteuning.
5Zittingsduur
De benoeming van de voorzitters en de andere leden van de
commissie geldt voor ten hoogste vier jaar. Gedeputeerde staten
kunnen hen schorsen en tussentijds ontslaan.
De voorzitters en de andere leden kunnen eenmaal herbenoemd
worden.
De voorzitters en de leden van de commissie kunnen te allen
tijde schriftelijk ontslag nemen, met inachtneming van een
opzegtermijn van twee maanden.
De aftredende voorzitters en de aftredende andere leden van
de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de
opvolging is voorzien.
IIIProcedure6Ingediend bezwaarschrift, klaagschrift of
beroepschrift
Op het ingediende bezwaar-, klaag- of beroepschrift wordt de
datum van ontvangst aangetekend.
Het secretariaat draagt zorg voor het bericht van ontvangst
aan de indiener van het bezwaar-, klaag- of beroepschrift.
Daarin wordt tevens vermeld dat een commissie over het bezwaar-,
klaagof beroepschrift zal adviseren.
Het bezwaar-, klaag- of beroepschrift met de daarbij
overgelegde stukken wordt zo spoedig mogelijk in handen van de
commissie gesteld.
7Uitoefening bevoegdhedenDe bevoegdheden als gevolg van de hierna genoemde artikelen van de wet
worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de
voorzitter van de commissie:
artikel 2:1, tweede lid (schriftelijke machtiging
vragen);
artikel 6:6 en 7:24, derde lid, voor wat betreft het stellen
van een termijn aan de indiener (herstellen van verzuim);
artikel 6:17, voor wat betreft de verzending van stukken
tijdens de behandeling door de commissie (verzending van stukken
aan de gemachtigde);
artikel 7:4, eerste lid (indienen van stukken) en tweede lid
(het ter inzage leggen van stukken)
artikel 7:6, vierde lid (geheimhouding om gewichtige redenen
bij het horen).
8Vooronderzoek
De voorzitter van de commissie is bevoegd in verband met de
voorbereiding van de behandeling van het bezwaarschrift,
klaagschrift of beroepsschrift rechtstreeks alle gewenste
inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.
De voorzitter van de commissie kan uit eigen beweging of op
verlangen van de commissie bij deskundigen advies of
inlichtingen inwinnen en hen, zo nodig, uitnodigen daartoe op de
hoorzitting te verschijnen.
9BemiddelingDe secretaris kan onderzoeken of het bezwaar in der minne kan worden
opgelost en daartoe de nodige handelingen verrichten.10Hoorzitting
De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van
de zitting, waarop de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan
in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te doen
horen.
De commissie beslist over de toepassing van artikel 7:3, 7:17
en artikel 9:10 van de wet.
Indien de commissie op grond van het tweede lid besluit af te
zien van horen, doet zij daarvan mededeling aan de
belanghebbende en het verwerend orgaan.
11Uitnodiging zitting
De voorzitter nodigt belanghebbenden en het verwerend orgaan
ten minste tien werkdagen voor de zitting schriftelijk uit.
Binnen vijf werkdagen na de dag van verzending van de
uitnodiging kunnen belanghebbenden of het verwerend orgaan
zonder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip
van de zitting te wijzigen.
12Niet-deelneming aan de behandelingEen voorzitter of een ander lid van de commissie maakt, uit eigen
beweging of op verzoek, geen deel uit van de commissie, indien hij bij
de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest, een
persoonlijk belang heeft bij de zaak of in een bijzondere relatie tot de
indiener van het bezwaar of de klacht staat.13Openbaarheid zitting
De zitting van de commissie is openbaar.
De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de
commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of
indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.
Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen
aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting
verzetten, vindt de zitting plaats met gesloten deuren.
De zitting van de commissie vindt in ieder geval achter
gesloten deuren plaats voor wat betreft bezwaarschriften die
zijn ingediend tegen rechtspositionele besluiten en
klachten.
14Schriftelijke verslaglegging
Het verslag, zoals bedoeld in artikel 7:7, 7:21 en 9:15,
vierde lid van de wet, vermeldt de namen van de aanwezigen, met
daarbij een vermelding van hun hoedanigheid.
Het verslag bevat een beknopte weergave van het ter
hoorzitting verhandelde.
Indien de zitting geheel of gedeeltelijk niet openbaar was,
of indien belanghebbenden respectievelijk hun gemachtigden niet
in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, wordt hiervan melding
gemaakt in het verslag.
Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde
bescheiden. Deze worden aan het verslag gehecht.
Het verslag wordt, nadat dit door de commissie is
vastgesteld, ondertekend door de secretaris van de
commissie.
15Nader onderzoek
Indien na afloop van de zitting, maar voordat het advies is
uitgebracht, naar het oordeel van de commissie een nader
onderzoek wenselijk is, geschiedt dit door of onder leiding van
de voorzitter van de commissie.
De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in
afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en
de belanghebbende(n) gezonden, met het verzoek daarop binnen een
te stellen termijn te reageren.
De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de
belanghebbende(n) kunnen binnen een week na verzending van de
nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek
richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De
voorzitter beslist op een dergelijk verzoek.
Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze
verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel
mogelijk van overeenkomstige toepassing.
IVAdvies16Raadkamer en advies
De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren
over het door haar uit te brengen advies.
De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit
te brengen advies.
Het advies wordt gegeven door minimaal drie personen, waar
onder in ieder geval de voorzitter en het lid dat bij de
hoorzitting aanwezig is geweest.
17Uitbrengen advies en verdaging
De commissie brengt het advies, het verslag, bedoeld in
artikel 14, en eventueel door de commissie ontvangen nadere
informatie, uit aan het bestuursorgaan dat op het bezwaar-,
klaag- of beroepschrift beslist.
Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te
nemen beslissing op het bezwaar-, klaag- of beroepschrift.
Het advies wordt, nadat dit door de commissie is vastgesteld,
door de voorzitter en de secretaris van de commissie
ondertekend.
Het advies wordt met inachtneming van de termijnen van de wet
zo spoedig mogelijk uitgebracht.
Indien naar het oordeel van de voorzitter de wettelijke
beslistermijn ontoereikend is voor achtereenvolgens het
uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing,
ontvangen belanghebbenden voor de beslistermijn een verdaging
van de beslissing.
VSlotbepalingen18JaarverslagDe commissie brengt jaarlijks een schriftelijk verslag uit over haar
werkzaamheden in het afgelopen kalenderjaar.19IntrekkingIngetrokken worden:
Verordening administratieve beroepen en geschillen provincie
Utrecht.
Verordening bezwaarschriften en klachten provincie
Utrecht.
20Overgangsrecht
Ten aanzien van de voor de inwerkingtreding van deze
verordening ingediende bezwaarschriften, behoudt de voorheen
geldende verordening haar gelding, als al een hoorzitting is
gehouden of advies aan het bestuursorgaan is uitgebracht.
Ten aanzien van de andere dan de in lid 1 genoemde ingediende
bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van deze
verordening zijn ingediend en waarop nog niet is beslist, geldt
deze verordening.
De leden en voorzitters van de commissie die zijn benoemd
onder de werking van het Besluit adviescommissie
bezwaarschriften GS, de Verordening bezwaarschriften en klachten
provincie Utrecht en de Verordening administratieve beroepen en
geschillen provincie Utrecht worden geacht te zijn benoemd onder
de werking van deze verordening.
21InwerkingtredingDit besluit treedt in werking met ingang met ingang van de eerste dag na
bekendmaking in het Provinciaal blad van Utrecht. Deze is te vinden op
www.overheid.nl22CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening bezwaarschriften,
klachten en administratief beroep provincie Utrecht’.Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht van
17 mei 2016 en de vergadering van provinciale staten van 6 juni 2016.Gedeputeerde Staten van Utrecht,Voorzitter,Secretaris,Provinciale staten van Utrecht,Voorzitter,Griffier,Toelichting: Provinciaal blad 2016, 4241Artikelsgewijze toelichting Verordening Bezwaarschriften,
klachten en administratieve beroepen Provincie Utrecht 2016 In deze
verordening is geregeld dat de behandeling (horen en adviseren) van
bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen wordt opgedragen aan de
Awb-adviescommissie van provinciale staten en gedeputeerde staten. Ieder bevoegd
orgaan stelt zelf zijn eigen commissies in. Daarom is in de aanhef van deze
verordening bepaald dat provinciale staten en gedeputeerde staten ieder voor
zover het hun bevoegdheid betreft, besluiten de verordening vast te stellen.
Daarnaast zal de commissie op verzoek van de Commissaris van de Koning tevens
bezwaarschriften en klachten behandelen, die de Commissaris van de Koning
betreffen.Op deze manier is het mogelijk dat provinciale staten en gedeputeerde
staten samen één en dezelfde commissie instellen en de behandeling van
bezwaarschriften, klachten en administratief beroep opdragen aan deze commissie.
De Commissaris van de Koning stelt deze verordening niet mede vast, maar draagt
bij besluit wel de behandeling van bezwaarschriften en klachten op aan de
commissie.Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel zijn een beperkt aantal
begripsbepalingen opgenomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip
'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het
bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt behoudens wanneer
het gaat om een beroepsschrift, in de verordening aangeduid als 'verwerend
orgaan'. Dit kan gedeputeerde staten betreffen, provinciale staten, de
Commissaris van de Koning of een commissie waaraan via delegatie bepaalde
bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.Artikel 2 Inleidende bepaling De adviescommissie adviseert
gedeputeerde staten, provinciale staten en de Commissaris van de Koning over
bezwaarschriften tegen door deze bestuursorganen genomen besluiten, over
klachten tegen gedragingen van of onder verantwoordelijkheid van deze
bestuursorganen werkzame personen en over administratieve beroepen.Bij de vaststelling van de vorige verordening op 19 september 2011 zijn de
regels voor de adviescommissies voor gedeputeerde staten en die voor provinciale
staten reeds samengevoegd in een verordening over de bezwaarschriften- en
klachtenbehandeling door de adviescommissie. In de praktijk wordt het ontbreken
van een regeling voor advisering bij bezwaarschriften en klachten tegen
besluiten of gedragingen van of namens de Commissaris van de Koning ervaren als
een omissie. Om die reden vindt de behandeling van bezwaarschriften en klachten
aan het adres van de Commissaris van de Koning door deze commissie plaats.Ten tijde van de vaststelling van de vorige verordening is de verordening
Administratieve beroepen en geschillen provincie Utrecht nog separaat
vastgesteld. De procedure voor afhandeling van administratieve beroepen of
geschillen lijkt veel op die voor bezwaarschriften. Het grote verschil is dat
bij een administratief beroep/geschil sprake is van een besluit dat is genomen
door B&W of de Raad van een gemeente. Veel komen deze procedures niet meer
voor. Daarom, en vanuit de wens tot stroomlijning van procedures en
deregulering. is de verordening Administratieve beroepen en geschillen opgenomen
in de nu voorliggende verordening Bezwaarschriften, klachten en administratieve
beroepen Provincie Utrecht.Het tweede lid bepaalt dat de commissie tevens adviseert over de beslissing op
een verzoek om vergoeding van kosten van beroepsmatig juridisch advies in de
bezwaarfase en de fase van administratief beroep (artikel 7:15 lid 2 en artikel
7:28 lid 2 Awb).In het derde lid zijn categorieën opgesomd die van de werking van de verordening
zijn uitgezonderd. Het derde lid vormt een uitzondering op de hoofdregel dat de
adviescommissie adviseert over bezwaarschriften, klachten en administratief
beroep. Het betreft naast de gebruikelijke belastingzaken, zoals aanslagen leges
en precariobelasting, bijvoorbeeld ook de bezwaarschriften die betrekking hebben
op de behandeling van bezwaarschriften, die in het kader van de uitvoering van
onder meer de subsidieverordening Natuur- en Landschapsbeheer provincie Utrecht;
de subsidieverordening Natuur- en landschapsbeheer provincie Utrecht 2016; de
subsidieregeling kwaliteitsimpuls Natuur en landschap provincie Utrecht, aan de
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland toebedeeld zijn.Op grond van lid 4 kunnen gedeputeerde staten en provinciale staten bij hoogste
uitzondering besluiten, voor categorieën bezwaarschriften of een individueel
bezwaarschrift, om de behandeling van de bezwaarschrift(en) aan zich te houden.
Wanneer hiertoe besloten wordt, kan, met in achtneming van de eisen van artikel
7:5 lid 1 Awb, het horen ambtelijk plaatsvinden. De procedure via de
adviescommissieheeft echter de voorkeur. Een dergelijk besluit kan aangewezen
zijn in het geval van bulkzaken met soortgelijke bezwaren, zoals bijvoorbeeldde
bezwaren tegen de stikstofbesluiten, of indien het gaat om (een) spoedeisende
za(a)k(en) die vanwege de betrokken belangen, naar het oordeel van het
bestuursorgaan, niet kan c.q. kunnen wachten op de procedure via de
adviescommissie.Het ambtelijk horen vindt als gevolg van artikel 7:5 lid 1 Awb plaats door een
of meer personen die niet bij de voorbereiding van het bestreden besluit
betrokken zijn geweest.De mogelijkheid van het horen door de voorzitter of een ander lid is reeds in
artikel 7:13 lid 3 Awb geregeld. Hiervoor hoeft geen regeling in de verordening
getroffen te worden. De voltallige commissie kan het horen opdragen aan de
voorzitter of een ander lid.Artikel 3 Samenstelling van de commissie In artikel 7:13 lid 1 Awb is
reeds geregeld dat de commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee
andere leden. De commissie bestaat per zitting uit een voorzitter en twee andere
leden. Er worden per zittingsduur meerdere voorzitters en meerdere leden
benoemd, zodat voldoende gerouleerd kan worden.Benoeming vindt plaats nadat overleg plaats heeft plaatsgevonden met het
fractievoorzittersconvent van provinciale staten over de voordracht van het
kandidaatlid of kandidaatleden aan gedeputeerde staten. Dit overleg heeft een
vertrouwelijk karakter.In aanvulling op artikel 7:13 lid 1 maken ook de andere leden van de commissie
geen deel uit van of zijn werkzaam onder verantwoordelijkheid van een van de
bestuursorganen van de provincie Utrecht. Dit om alle schijn van partijdigheid
te voorkomen.De commissie stelt zelf de samenstelling per zitting vast door het vaststellen
van een (half-)jaarlijks rooster. Hierbij wordt een reservelid alvast ingepland.
Wanneer een lid onverhoopt verhinderd is, schuift het reservelid in. Wanneer de
voorzitter ter zitting verhinderd is, wijst de zittende commissie uit haar
midden een plaatsvervanger voor de voorzitter aan. Deze zal voor deze zitting
alle taken van de voorzitter waarnemen.Wanneer gebruik wordt gemaakt van de bevoegdheid van artikel 7:13, derde lid
Awb, waarin de commissie de voorzitter of een ander lid heeft opgedragen om te
horen, of met twee leden wordt gehoord, is het wel van belang dat het advies
door de voltallige commissie wordt uitgebracht.Ten behoeve van de behandeling van administratief beroep wordt de commissie per
zitting gevormd door een GS-lid en twee voorzitters van de commissie. Het GS-lid
treedt in die gevallen op als voorzitter. Voor deze afwijking ten opzichte van
de behandeling van bezwaar- en klachtschriften is gekozen omdat het karakter van
administratief beroep anders is. Immers, bij administratief beroep wordt aan een
ander (vaak hoger) bestuursorgaan gevraagd om een besluit te beoordelen en te
dien aanzien eventueel een andere beslissing te nemen. Belangrijk verschil
tussen administratief beroep en bezwaar/klachten is aldus dat
bezwaarschriften/klachten worden ingediend bij hetzelfde bestuursorgaan als die
het besluit heeft genomen. Door ten behoeve van de behandeling van
administratief beroep een GS-lid onderdeel uit te laten maken van de commissie,
wordt aangesloten bij het doel en de achterliggende gedachte van administratief
beroep, GS actief betrokken (ten behoeve van een goede oordeelsvorming, nu zij
niet het orgaan is dat het bestreden besluit heeft genomen) en wordt meer
gewicht in de schaal gelegd.Artikel 4 Secretariaat Hoewel in de Awb nergens over een secretaris
wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een
secretariaat ter ondersteuning van de werkzaamheden. Dit secretariaat bestaat
uit één of meer juridisch medewerkers die in ieder geval het advies van de
commissie uitwerken en verslag van de hoorzitting maken en een administratief
ondersteuner die zorg draagt voor registratie, correspondentie, archivering en
bewaking van het proces van bezwaarafhandeling.Voor de inhoudelijke strekking van de adviezen en de uitvoering van bevoegdheden
van de commissie uit artikel 8, is de secretaris uitsluitend verantwoording
schuldig aan de commissie. Dit is inherent aan zijn taakvervulling in dienst van
de adviescommissie. De secretaris verwoordt het oordeel van de commissie in het
advies en schrijft brieven in het kader van de procedure. Het is niet wenselijk
dat een hiërarchisch leidinggevende de strekking van het advies kan laten
aanpassen, of de secretaris aanspreekt op het uitvoeren van bevoegdheden van de
commissie.Artikel 5 Zittingsduur Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip
van dat ontslag bepalen. Het lid kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende
eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. Van
de bepaling van het derde lid kan in voorkomende gevallen worden afgeweken.Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift of klaagschrift Over de
ontvangstbevestiging wordt opgemerkt dat naast verzending per post, bij afgifte
aan de balie van het provinciehuis, ook uitreiking van een ontvangstbewijs in
aanmerking komt.Een bezwaarschrift kan digitaal worden toegezonden, via een daartoe bestemd
elektronisch formulier. Voorwaarde is dat bezwaarmaker zich met behulp van DigiD
dient te identificeren om redenen van betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid.
Indienen van een bezwaarschrift per e-mail is vanwege dezelfde redenen (nog)
niet mogelijk. Wordt een bezwaarschrift per e-mail ingediend, dan dient de
verzender hiervan op de hoogte te worden gebracht en gevraagd te worden om het
bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven wijze te versturen.Een per e-mail ingediend bezwaarschrift kan niet zonder meer niet-ontvankelijk
worden verklaard, maar pas nadat de indiener in de gelegenheid gesteld dit
verzuim te herstellen (artikel 6:6 Awb).Het indienen van een klaagschrift middels de website van de provincie is uit het
oogpunt van laagdrempeligheid mogelijk gemaakt. De commissie heeft eerder
geoordeeld dat door het verschijnen van de klager ter hoorzitting, de
verificatie van de klacht voldoende heeft plaatsgevonden.Voor de behandeling van klachten geldt dat de klacht in handen van de commissie
wordt gesteld indien niet naar tevredenheid van de klager aan diens klacht is
tegemoetgekomen. Vervolgens zal de wettelijke procedure gevolgd worden. Indien
het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is
gekomen is het niet meer noodzakelijk de wettelijke procedure te volgen (artikel
9:5 Awb).Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden De commissie oefent een aantal
bevoegdheden van het bestuursorgaan uit, omdat de commissie vanaf het moment van
ontvangst tot de verzending van het advies verantwoordelijk is voor de
behandeling van het bezwaar-, klaag- of beroepschrift.In artikel 7:13 lid 4 Awb is reeds bepaald dat de commissie beslist over
toepassing van artikel 7:4 lid 6 (achterwege laten van terinzagelegging vanwege
geheimhouding), artikel 7:5 lid 2 (niet openbaar horen) en artikel 7:3 Awb
(afzien van horen). Omdat deze taken reeds bij wet rechtstreeks bij de commissie
zijn belegd, zijn die niet in de verordening opgenomen. Deze bevoegdheden worden
onder eigen verantwoordelijkheid van de commissie uitgevoerd. De bevoegdheden
die in artikel 8 aan de voorzitter van de commissie zijn toegekend, zijn
bevoegdheden die namens het bestuursorgaan worden uitgevoerd. Dit verschil moet
ook blijken uit de correspondentie van de commissie.Vanwege praktische overwegingen van overleg tussen de secretaris en de commissie
is in de verordening gekozen om de bevoegdheden van artikel 8 aan de voorzitter
toe te kennen. De toegekende bevoegdheden zijn overigens precies dat:
bevoegdheden. Zo hoeft bijvoorbeeld een machtiging aan vertegenwoordiger van
belanghebbende(n) niet gevraagd te worden, maar kan de voorzitter besluiten
hierom te vragen als er vragen zijn over de vertegenwoordigingsbevoegdheid.Artikel 7:4 lid 1 is opgenomen, omdat de commissie de tijdige indiening van
stukken voorafgaand aan de hoorzitting dient te bewaken. Indien nieuwe stukken
minder dan 10 dagen voor de hoorzitting of ter zitting worden overgelegd, dient
de commissie te bepalen of deze stukken kunnen worden betrokken bij het advies
van de commissie. Doorslaggevend is de vraag of de goede procesorde wordt
geschaad doordat een van de partijen niet in de gelegenheid is (geweest) op deze
nieuwe stukken te reageren. De commissie kan op grond van artikel 15 van deze
verordening echter nader onderzoek gelasten. In dat geval kan tevens een tweede
hoorzitting plaatsvinden.Het mag duidelijk zijn dat de voorzitter taken en bevoegdheden heeft op het vlak
van de organisatie van de commissie en het functioneren van haar leden. Overige
taken en bevoegdheden van de voorzitter voortvloeiend uit de wet en de
verordening zijn, in ieder geval: • het horen door alleen de voorzitter; • het
besluiten over te laat ingediende stukken; • het verlangen van een schriftelijke
machtiging; • het stellen van een hersteltermijn; • het inwinnen van advies of
inlichtingen bij partijen en/of deskundigen; • het adviseren c.q. opdragen van
bemiddeling door de secretaris; • het afzien van horen van belanghebbenden; •
het bepalen van plaats en tijdstip van de zitting; • het op verzoek wijzigen van
het tijdstip van de zitting; • het excuseren van een ander lid wegens (de schijn
van) partijdigheid; • het besluiten tot het beleggen van een nieuwe
hoorzitting.Artikel 8 Vooronderzoek Het spreekt voor zich dat de commissie er
zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de
behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel
intern bij de provincie – de commissie krijgt de bevoegdheid alle gewenste
inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de
bezwaarmaker in contact te treden om nadere informatie in te winnen of
bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid of kennelijke
ongegrondheid door het nader toelichten van de motivering van het bestreden
besluit in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.De activiteiten van de commissie bij de voorbereiding van de te behandelen zaken
kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te
onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen
voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten
meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de begroting. In de begroting is
voorzien in de normale, maar ook de bijzondere kosten van een commissie. De
commissie kan hierover alleen niet vrijelijk beschikken. Hiervoor is toestemming
van het management van de afdeling vereist.In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het
bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de
gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede
vervulling van diens taak.Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het
bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies
van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking
hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel
kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.Artikel 9 Bemiddeling Dit artikel geeft de basis voor premediation
aan. Verplicht is het niet. Ook zonder dit artikel is premediation mogelijk. Het
artikel heeft dan ook meer een symbolische waarde: er is nadrukkelijk nagedacht
over alternatieve geschillenbeslechting. Het primaat van premediation ligt
voorlsnog bij de vakafdeling van het verwerend orgaan. Dit om een duidelijke
taakscheiding te waarborgen.Artikel 10 Hoorzitting Op grond van artikel 7:2 en artikel 7:16 Awb
geldt een hoorplicht. Artikel 7:3 en artikel 7:17 Awb geven aan in welke
gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een
ingediend bezwaar (voor beroepschriften geldt soortgelijk) is dat indien: a. het
bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is; b. het bezwaar kennelijk ongegrond is;
c. de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het
recht te worden gehoord, of d. aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen
en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden
geschaad.De commissie is op grond van artikel 7:13 lid 4 reeds bevoegd om, in
bovengenoemde gevallen, te besluiten af te zien van het horen van
belanghebbenden. Deze bevoegdheid is om die reden dan ook niet herhaald in de
verordening. Voor administratief beroep geldt een dergelijke bepaling niet. De
Awb kent voor de klachtenprocedure eveneens geen soortgelijke
bevoegdheidsattributie. Het ligt voor de hand, om de bevoegdheid voor klachten
en beroep op een zelfde wijze te regelen in de verordening.Artikel 11 Uitnodiging zitting Ingevolge het eerste lid van deze
bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van
belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan
worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig
beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van belang om van
bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders
kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de
oproeping en de zitting zelf. Gekozen is voor een termijn van tien werkdagen,
mede in verband met de termijn van tien weken waarbinnen, behoudens verdaging,
op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en de termijn voor het
indienen van stukken (artikel 7:4 Awb).Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip
van de zitting. Wijziging van het tijdstip kan op grond van de regeling binnen
vijf werkdagen zonder opgaaf van reden worden verzocht. Indien het verzoek
binnen vijf werkdagen wordt gedaan, zal aan het verzoek worden voldaan.
Verzoeken buiten de genoemde termijn, zullen niet altijd worden gehonoreerd. Een
gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te
worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het
bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden. Betrokkene dient wel
tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen.Artikel 12 Niet-deelneming aan de behandeling Artikel 2:4 Awb geeft
aan dat het bestuursorgaan zijn taak zonder vooringenomenheid vervult. Deze eis
geldt ook voor de adviescommissie als adviseur van het bestuursorgaan. Het
advies moet onpartijdig worden gegeven. Het advies moet berusten op hun
deskundigheid en op hun oordeel over de wet en het beleid, maar moet ten
opzichte van de belanghebbenden onpartijdig zijn. Zelfs de schijn van
partijdigheid, moet in het kader van de onafhankelijkheid van de adviescommissie
vermeden worden. Wanneer de voorzitter of een ander lid bijvoorbeeld bij de
voorbereiding van het bestreden besluit of de gedraging betrokken is geweest,
een persoonlijk belang heeft bij de zaak, in een bijzondere relatie tot de
indiener van het bezwaar of klacht staat of zijn mening over soortgelijke zaken
in de (vak)media bekend heeft gemaakt, is er sprake van (schijn) van
partijdigheid en verwacht het bestuursorgaan dat het bewuste commissielid zich,
uit eigen beweging dan wel op verzoek van de voorzitter, terugtrekt uit de
behandeling. In dit artikel wordt aansluiting gezocht bij de afdeling 8.1.4 ten
aanzien van de wraking en verschoning van rechters.Artikel 13 Openbaarheid zitting Vanwege de persoonlijke,
privacygevoelige aspecten van een bezwaarschrift ingediend tegen
rechtspositionele besluiten en bejegeningsklachten gericht tegen een ambtenaar
vindt in ieder geval in die gevallen de zitting plaats achter gesloten
deuren.Artikel 14 Schriftelijke verslaglegging Het verslag speelt ook een
rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het
horen en de stemmen staken in de adviescommissie, hoeft er bij de hernieuwde
behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden (CRvB, 2 april
1996, AB 1997/23).Artikel 15 Nader onderzoek Artikel 16 moet onder andere gelezen
worden tegen de achtergrond van de plicht van het bestuursorgaan om ex nunc, dat
wil zeggen op grond van de actuele omstandighedenn van dat moment, op het
bezwaarschrift te beslissen.Bovendien houdt een zorgvuldige procedure in dat het bestuursorgaan zich niet
rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden, zonder dat andere
belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande
kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).Artikel 16 Raadkamer en advies De hoorzitting is in principe openbaar
(zie echter het bepaalde in artikel 15); de hier bedoelde beraadslaging vindt
achter gesloten deuren plaats.Het advies wordt te allen tijde gegeven door minimaal drie personen. Ook wanneer
het horen op grond van artikel 13 door alleen de voorzitter heeft plaatsgevonden
of bij verhindering van een derde lid, met twee leden. Het is dan ook niet
mogelijk een advies over het kennelijk niet-ontvankelijk verklaren of het
kennelijk ongegrond verklaren door alleen de voorzitter te laten afgeven. Ook in
die gevallen dient een voltallige commissie te adviseren.Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde)
beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak
06-01-1997).Artikel 17 Uitbrengen advies en verdagingVolgens artikel 7:13, zesde
lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel
uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.De beslistermijnen zijn in de wet vastgelegd, behoudens in het geval van
opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De in
artikel 19 lid 1 genoemde bepalingen verlangen van de commissie dat, indien zij
voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, zij tijdig de
beslissing op het bezwaar verdaagt.Het besluit tot verdaging is een beschikking, waartegen bezwaar open staat.Door een veranderde interne werkwijze, is de commissie vanaf 1 januari 2015 niet
meer verantwoordelijk voor het opstellen van een concept beslissing op bezwaar.
Dit doen de vakafdelingen namens het verwerende orgaan. Hiermee wordt meer recht
gedaan aan de onafhankelijke positie van de commissie ten opzichte van de
bestuursorganen.Om aan te geven dat het advies door de voltallige commissie is uitgebracht,
ondertekent de voorzitter samen met de secretaris het advies. Bij uitspraak van
de Centrale Raad van Beroep (1 augustus 2005, AB 2005/422) is uitgemaakt dat het
advies door tenminste drie leden moet worden uitgebracht, maar dat ondertekening
door de voorzitter en de secretaris voldoende is. De voorzitter ondertekent voor
de inhoud van het advies, de secretaris voor het feit dat deze het advies heeft
opgetekend als verzocht door de commissie. Onderzocht wordt of hiervoor een
digitale ondertekening kan worden gebruikt.Artikelen 18, 19 Spreken voor zich.Artikel 20 De ingangsdatum van de benoemingstermijn genoemd in de
desbetreffende benoemingsbesluiten van de voorzitter en de leden zijn bepalend
voor hun zittingsduur. Om te voorkomen dat de voorzitter en de leden met de
vaststelling van deze verordening opnieuw moeten worden benoemd is in dit
artikel geregeld dat zij worden geacht te zijn benoemd onder de werking van deze
verordening. Overigens wijkt de procedure in deze verordening niet af van de in
te trekken Verordening bezwaarschriften en klachten provincie Utrecht, het in te
trekken Besluit adviescommissie bezwaarschriften GS en de in te trekken
Verordening administratieve beroepen en geschillen provincie Utrecht. Derhalve
behoeft niet te worden voorzien in overgangsbepalingen die zich richten op
bezwaren, beroepen en klachten die zijn ingediend ten tijde van de nog in
werking zijnde voornoemde regelingen.Artikel 21 Spreekt voor zich.Artikel 22 Spreekt voor zich.