Organisatie | Tholen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening gemeente Tholen 2004 |
Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Tholen 2004 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 160 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-02-2004 | 01-01-2021 | Onbekend | 12-02-2004 Onbekend | Onbekend |
elke organisatorische eenheid, als zodanig aangewezen en genoemd in artikel 2 van deze verordening.
elk als zodanig door het college aangewezen onderdeel van een sector.
het overleg gevormd door de secretaris en de sectorhoofden.
de voorzitter van het managementteam (= de secretaris).
de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die primair verantwoordelijk is voor de algemene en dagelijkse leiding van een sector.
de ambtenaar die als zodanig door het college is benoemd en die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van een afdeling.
HOOFDSTUK 2 STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE
De plaats van de in artikel 2 bedoelde organisatorische eenheden in de ambtelijke organisatie wordt aangegeven in het als bijlage bij deze verordening gevoegd organogram.
De feitelijke leiding van de ambtelijke organisatie als geheel wordt door burgemeester en wethouders opgedragen aan de secretaris, die daarmee aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat en een scharnierfunctie bekleedt tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie. De secretaris is bevoegd en gehouden alle maatregelen te treffen die voor de vervulling van deze eindverantwoordelijkheid nodig zijn.
HOOFDSTUK 3 TAAK EN WERKWIJZE ORGANISATIE
De in artikel 2 bedoelde sectoren hebben de volgende hoofdtaken:
Sector Middelen (nader aangeduid als: Sector MID of sector I):
het verrichten van of gericht zijn op taken die samenhangen met de voorbereiding en uitvoering van beleid en nodig zijn om de ambtelijke organisatie in zijn geheel te ondersteunen en goed te doen functioneren op het terrein van financiën c.a., automatisering, personeel, organisatie, interne zaken (zoals bodediensten, tekstverwerking, postbehandeling en registratuur), voorlichting en representatie;
Sector Algemeen Bestuur en Welzijn (nader aangeduid als: Sector ABW of sector II):
het verrichten van of gericht zijn op taken die samenhangen met de voorbereiding en uitvoering van beleid op het terrein van onderwijs, openbare orde, integrale veiligheid, algemeen juridische en bestuurlijke aangelegenheden, uitvoering diverse bijzondere wetten en verordeningen niet vallende onder de hoofdtaken van de andere sectoren, brandweer, jeugd- en jongerenwerk, vormings- en ontwikkelingswerk voor volwassenen, ouderenzorg, minderheden, sport, cultuur, maatschappelijke en sociale dienstverlening, gehandicaptenzorg, emancipatie, burgerzaken (waaronder burgerlijke stand, verhuizingen en uitgifte reisdocumenten), en beheer en exploitatie van sport- en andere welzijnsaccommodaties.
Sector Gemeentelijke Ontwikkeling (nader aangeduid als: Sector GO of sector III):
het verrichten van of gericht zijn op taken die samenhangen met de voorbereiding en uitvoering van beleid op het terrein van ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, stads- en dorpsvernieuwing, milieuzaken, energiezaken, economische aangelegenheden, bedrijfsacquisitie, weg- en waterbouw, grondzaken, bouwkunde, beheer onroerend goed, stedenbouw, verkeer en vervoer, bouw- en woningtoezicht, inrichting en beheer openbare ruimten, recreatie en toerisme, monumentenzaken, afvalinzameling en -verwijdering.
Artikel 6 Uitgangspunten en organisatorische randvoorwaarden voor functioneren van de organisatie
het collegeprogramma, op te stellen door het na de periodieke gemeenteraadsverkiezingen nieuw geformeerde college van burgemeester en wethouders. Dit programma bevat een kwalitatieve en globaal kwantitatieve omschrijving van beleidsintenties en -doelstellingen voor de nieuwe vierjarige zittingsperiode;
het sectorplan, jaarlijks op te stellen voor elke sector door de sectordirecteur en -na beoordeling door het Managementteam- vast te stellen door het college.
Het sectorplan is een instrument ten behoeve van sturing en beheersing van de organisatie op sectorniveau in enig begrotingsjaar en bevat ten minste de volgende elementen:
het bedrijfsplan, jaarlijks op te stellen voor de gehele organisatie door het managementteam en vast te stellen door het college.
In het bedrijfsplan wordt, uitgaande van een gegeven taakstelling in enig begrotingsjaar, ingegaan op de beschikbare en benodigde bedrijfsmiddelen voor die taakstelling en op oplossingen die daar- uit moeten voortvloeien. Voorts wordt vanuit deze taakstelling in het bedrijfsplan een analyse gemaakt van sterke en zwakke punten van de organisatie en wordt aangegeven welke aanpassingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering nodig zijn;
de periodieke managementrapportage, op te stellen door de sectordirecteur voor zijn sector ten behoeve van de gemeentesecretaris, het managementteam en het college. Deze rapportage beoogt het management tussentijds informatie te geven om te sturen of bij te sturen en bevat daartoe gegevens over de prestaties van de sector, het budgetgebruik en het functioneren van de middelen op basis van nacalculaties;
de periodieke bestuursrapportages, op te stellen door het college ten behoeve van de gemeenteraad. Deze rapportage beoogt het bestuur tussentijds informatie te geven om te sturen of bij te sturen en bevat daartoe gegevens over de prestaties van de organisatie in termen van geleverde output, gebruikt budget en gerealiseerde effecten op basis van nacalculaties;
Artikel 8 Financieel management en administratieve organisatie
In de onder 1. bedoelde verordening of de ter uitvoering daarvan gestelde regels worden tevens de bevoegdheden en verantwoordelijkheden geregeld van de controller, die de organisatorische onderdelen analyseert en adviseert inzake bedrijfsprocessen en de doelmatigheid van beleids-processen. De controller is tevens belast met de ontwikkeling van plannings-, procesbeheersings- en informatieve systemen.
Voorts stelt het college in het kader van productgericht en bedrijfsmatig werken een regeling vast voor (master)budgethouders. Een budgethouder is een aangewezen ambtenaar aan wie de bevoegdheid is (onder)gemandateerd om binnen het voor een product toegewezen budget overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en/of verlening van diensten aan te gaan binnen de daarvoor te stellen grenzen.
Indien het college, de burgemeester of het hoofd van dienst besluiten de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden en de ondertekening van stukken te mandateren aan de secretaris, een sectorhoofd, een afdelingschef of aan andere personen of instanties binnen of buiten de gemeentelijke organisatie, worden deze besluiten tot het verlenen van mandaat opgenomen in een verzamelmandaatlijst, welke door de zorg van de secretaris wordt bijgehouden en verspreid binnen de organisatie door de afdeling Personeel en Organisatie.
De voorzitter van het managementteam bereidt de vergaderingen van het team voor en stelt de agenda voor de vergaderingen van het team op. De sectordirecteuren kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter. De voorzitter zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken zo mogelijk ten minste twee werkdagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het team.
Van elke vergadering van het managementteam wordt door de zorg van de voorzitter -bij toerbeurt door een van de sectordirecteuren- een beknopte besluitenlijst gemaakt, die aan de teamleden zo mogelijk binnen één dag na de vergadering wordt uitgereikt ter verspreiding onder de medewerkers van de sectoren.
De leden van het managementteam streven vanuit hun gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie in hun besluitvorming zoveel mogelijk consensus na. Indien consensus ontbreekt wordt bij meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.
Artikel 23 Uitwerking hoofdtaken
Ter uitvoering van de in lid 1 genoemde taken zal het managementteam o.a.:
een geïntegreerde wijze van werken bevorderen, stemt het de activiteiten van de verschillende sectoren op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten; ten aanzien van werkzaamheden die in aanmerking komen voor inter-disciplinaire (projectsgewijze) aanpak over sectoren heen worden nadrukkelijke afspraken gemaakt;
Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, een en ander binnen het door het college gevoerde beleid en onverminderd de bevoegdheden van de secretaris terzake.
Artikel 28 Overleg portefeuillehouder(s)
De sectordirecteur zorgt voor een regelmatig gestructureerd overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden die het taakgebied van de sector betreffen.
Essentiële punten uit dat overleg worden door hem in de vergadering van het managementteam aan de orde gesteld.
Artikel 34 Uitwerking hoofdtaken
Tot de taken van het afdelingshoofd behoren met name de volgende zaken:
HOOFDSTUK 8 PROCEDURES/SPELREGELS
Voor zover hij zulks, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald, nodig acht, stelt de secretaris in overleg met de sectorhoofden procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding c.q. uitvoering zijn opgedragen.
Artikel 38 - Geïntegreerde adviezen
Indien een zaak, welke tevens het taakgebied van een andere sector raakt, moet uitmonden in een advies aan een van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding c.q. uitvoering belaste sector zorg voor het tot stand komen van een geïntegreerd advies.