CVDR41205_1Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningnlregelingTholen2018-03-20TholenGemeenteblad nr 4/2004'Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning'artikel 33, derde lid, van de Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2004-04-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2002-10-012015-01-01OnbekendOnbekendGeenVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningNo.: De raad van de gemeente Tholen;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10
februari 2004, nr. 3;gezien het advies van de commissie AB d.d. 4 maart 2004;gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;b e s l u i t :vast te stellen de volgende 'Verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning';1- Ambtelijke bijstand11.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand
bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan
worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer
ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig
mogelijk verlenen.21.Een verzoek om ambtelijke bijstand wordt ingewilligd tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond
van het eerste lid geweigerd wordt.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt
geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed
mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek
heeft ingediend.
3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek
voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over het verzoek.41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan
de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de
zaak.5Indien het college of leden van het college informatie wensen over een
verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies
wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.2- Fractieondersteuning61.De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde,
ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de
kosten voor het functioneren van de fractie. 2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie. Daarnaast
ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel.71.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen
verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan
ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)
geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een
gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen
die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden toekomen;
opleidingen voor raads- en commissieleden.
81.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een
kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot
verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen
plaatsvinden. In de eerste maand na die waarin de eerste vergadering
van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt
voor de overige maanden van dat jaar.3.Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in
jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in
artikel 15, derde lid.91.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand na die waarin de eerste vergadering van de nieuw
gekozen raad plaatsvindt.
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt.
2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8,
tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie
verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het
aantal bij de splitsing betrokken leden. 3.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling
die volgt uit het tweede lid.101.De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de
bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in
volgende jaren.2.De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in
het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.3.Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot
uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat
jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.4.De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die
onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het
oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden
beschouwd.5.Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden
dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
6.Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer
bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in
het voorgaande kalenderjaar ontving.111.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de
bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een
verslag.2.De raad stelt de bedragen vast van:
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar
uit de bijdrage bekostigd zijn;
de wijziging van de reserve;
de resterende reserve;
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven
en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte
van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
3- Slotbepaling12Hoofdstuk 1 van deze verordening treedt in werking met ingang van 1
oktober 2002, met ingang van die datum vervalt hoofdstuk IX van de
"Organisatieverordening gemeente Tholen 1998". Hoofdstuk 2 van deze verordening treedt in werking met ingang van een
nader door de raad te bepalen datum. Bij dit besluit bepaalt de raad
eveneens de hoogte van het bedrag per fractie en per raadslid als
bedoeld in artikel 8, tweede lid van deze verordening.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Tholen in zijn openbare
vergadering van 29 april 2004., voorzitter, griffierToelichtingAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel
is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt
expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke
bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op
fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden
geregeld.De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe
dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het
meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat
bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het
eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult
ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke
organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en
als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme
en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de
burgemeester.Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op
het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken
tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Een ambtenaar mag niet
onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht.
Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om
ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot
de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk
voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit
scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde
dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke
organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen
staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de
griffier.Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte
meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie.
Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties
en regelingen zal een beroep op deze organisatie nodig blijven. Dit geldt ook
voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie
beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van
ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de
uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad,
recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle
raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het
verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe
niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel
probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden
gebracht.N.B. Nu de ambtelijke bijstand aan raadsleden in een aparte verordening wordt
geregeld kunnen de ter zake in de Organisatieverordening Tholen opgenomen
bepalingen die dit onderwerp regelen worden ingetrokken. Artikelgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het
verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Ook kan in deze gevallen een raadslid zich rechtstreeks tot een
ambtenaar wenden. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de
betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt
bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet
openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de
Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad
en de verordening op de raadscommissies. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de
raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt
ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de
griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de
secretaris de ambtenaar die de bijstand verleend moeten aanwijzen. Overigens is er in de verordening een onderscheid aangebracht tussen de
verstrekking van feitelijke informatie of het verlenen van inzage in openbare
stukken, en het verlenen van bijstand bij het opstellen van moties,
amendementen, enz. De laatstgenoemde categorie zal per geval veelal meer beslag
leggen op ambtelijke tijd en vergt daarom meer coördinatie.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de
griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het
eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken
raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen persoon voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren
met de secretaris.Artikel 5 Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen
gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk
opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand
gebrachte ontvlechting van posities. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet
door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen
over het verzoek van een raadslid is bepaald dat collegeleden zich voor
informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend
ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleend blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop
aan te spreken.Artikel 6Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. In het beleidsprogramma
"Kleur Bekennen" heeft de raad vanaf het jaar 2005 een budget voor dit doel
opgenomen op de A-lijst. Bij de bespreking van de Kadernota 2004 is dit punt
echter onderwerp van bezuiniging geworden. Thans gaat het voorstel dan ook niet
verder dan het stellen van de kaders waarbinnen fractieondersteuning gestalte
zal kunnen krijgen. Voor de daadwerkelijke beschikbaarstelling ervan en de
vaststelling van de hoogte van de bedragen zal de raad een nader besluit moeten
nemen. Artikel 7De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke
besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage
besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd
waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere
voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat
raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de
artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd
te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook
niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet
te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het
beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk
geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties
moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties
ondersteunen. Artikel 8 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het
voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt
aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig
is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden. Artikel 9Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner
worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad
voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden
(of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat
de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger
uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct
verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de
oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere
deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog
verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct
te laten plaatsvinden.Artikel 10De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet
eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met
de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve
naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een
splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan
over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over
dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden. Artikel 11Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te
vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden,
bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten
onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderenArtikel 12Oorspronkelijk had de raad in het programma Kleur Bekennen met ingang van 2005
een budget voor de fractieondersteuning opgenomen. Bij de besprekingen over de
kadernota 2004 is dit budget onderwerp van bezuiniging geworden. Daarom is het
noodzakelijk dat de raad, wanneer hij daadwerkelijk gebruik wil maken van de
mogelijkheden voor fractieondersteuning, zowel het budget beschikbaar stelt, als
de datum vaststelt met ingang waarvan paragraaf 2 van deze verordening in
werking treedt. INHOUDSOPGAVE:HOOFDSTUK 1 - Ambtelijke bijstand 1Artikel 1 1Artikel 2 1Artikel 3 2Artikel 4 2Artikel 5 2HOOFDSTUK 2 - Fractieondersteuning 2Artikel 6 2Artikel 7 2Artikel 8 2Artikel 9 2Artikel 10 3Artikel 11 3HOOFDSTUK 3 - Slotbepaling 3Artikel 12 3Toelichting 1Artikelgewijze toelichting 2Artikel 1 2Artikelen 2 en 3 2Artikel 4 2Artikel 5 2Artikel 6 3Artikel 7 3Artikel 8 3Artikel 9 3Artikel 10 3Artikel 11 4Artikel 12 4